Ventas Automáticas desde Descripción Quirúrgica
Introducción
El presente manual ha sido elaborado para orientar a los usuarios en el proceso de generación de ventas automáticas a partir del registro de la descripción quirúrgica dentro del sistema institucional. Este proceso surge como una necesidad de integrar la información clínica con los procesos de facturación, permitiendo que, al registrar adecuadamente un procedimiento quirúrgico, se realice de manera automática la correspondiente venta de los productos asociados.
El objetivo principal de este documento es guiar al usuario en la correcta ejecución de este proceso, detallando las configuraciones previas requeridas, la ruta operativa dentro del sistema y las acciones necesarias para asegurar la generación exitosa de las ventas automáticas, así como la gestión de posibles errores.
El alcance del manual está dirigido al personal asistencial y administrativo involucrado en el registro de procedimientos quirúrgicos y en los procesos de facturación. Incluye la configuración, ejecución y validación de la venta automática desde la descripción quirúrgica, así como la consulta y solución de ventas pendientes. No contempla la parametrización avanzada del sistema ni procesos externos a la funcionalidad descrita.
La correcta aplicación de este procedimiento es fundamental para garantizar la coherencia entre la información clínica y financiera, optimizar los tiempos operativos y reducir errores en la facturación, contribuyendo así a una gestión más eficiente y oportuna de los servicios prestados.
El documento se encuentra organizado en secciones que abarcan las configuraciones previas necesarias, el paso a paso para la generación de la venta automática desde la descripción quirúrgica y la identificación y solución de posibles errores durante el proceso.
Configuraciones Previas
Venta Automática desde Descripción Quirúrgica
Siguiendo la ruta: Configuración > General > Configuración de Menú
Ruta
Al ingresar la ruta, se encuentra la siguiente pantalla.
En esta pantalla siga la ruta: Gestión Clínica > Registros Clínicos > Descripción Quirúrgica
Ruta
Al hacer esto, verifique en la sección "Asociar Productos a Actividades" que la actividad tenga seleccionado el movimiento de "Ventas Automáticas HCE", en estado activo.
Esto permite que cuando el usuario realice el guardado del registro, automáticamente se venda el producto que se configuró en esta pantalla.
En este punto el usuario debe verificar que el producto que desea vender tenga ya configurado el "Manual Tarifario", este proceso se muestra en el siguiente manual https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/manuales-tarifarios
Hecho el proceso anterior, es importante que el usuario haya definido la cantidad del producto que va a solicitar desde la Pantalla de "Creación de Productos", este proceso se explica en el manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/creaci%C3%B3n-de-productos-medicamentos-1(Pagina 12).
Una vez completado el proceso anterior, el usuario deberá realizar la programación de una cirugía para el paciente. Este procedimiento se encuentra explicado de forma detallada en el siguiente manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/autorizaci%C3%B3n-en-programaci%C3%B3n-de-cirug%C3%ADa
Una vez programada la cirugía, siga la ruta: Gestión Clínica > Registros Clínicos > Pacientes
Ruta
Al ingresar la ruta, se encuentra la siguiente pantalla.
De clic en el icono , y busque o seleccione el paciente al que se le programo la cirugía.
Una vez hecho esto, siga la ruta: Mis Actividades > Descripción Quirúrgica
Al hacer esto, se habilita la siguiente pestaña. Aquí aparece la programación del procedimiento que se realizó anteriormente. De clic en el icono
En caso de que no haya realizado una programación, de clic en el botón "Nuevo Evento Quirúrgico"
Una vez se haga clic en cualquiera de las dos opciones, se habilitará la siguiente pantalla. La diferencia radica en que, al seleccionar el icono del procedimiento previamente programado, el sistema cargará automáticamente los datos registrados; en caso contrario, los campos se mostrarán en blanco y el usuario deberá completar los campos obligatorios indicados en negrilla.
Para conocer el procesó de como completar esta pantalla, consulte el siguiente manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/descripcion-quirurgica-9-3-2026
Una vez completos todos los campos obligatorios, de clic en el icono Guardar
Hecho esto, el sistema muestra la siguiente pestaña, donde debe dar clic en "Si"
Guardar
Resultado:
Resultado
En esta pantalla en algunas ocasiones puede suceder que no se generó la venta
Error de venta
Si esto le ocurre, diríjase a la siguiente ruta: Gestión Financiera > Facturación/Radicación > Ventas Automáticas Pendientes
Ruta
Al ingresar la ruta, se encuentra la siguiente pantalla.
De clic en la pestaña Ventas Quirúrgicas, donde encontrará los siguientes campos que deberá completar según la búsqueda que quiera generar.
- Estado Venta: Campo desplegable de única selección donde debe elegir la opción "Todas"
- Fecha Desde / Fecha Hasta: Define el rango de fechas para consultar las ventas automáticas pendientes. Estos campos son obligatorios para realizar la búsqueda.
- Sede: Campo desplegable de única selección que permite elegir la sede donde se realizó la venta. Las opciones cambian según la entidad.
El resto de los campos no son obligatorios para realizar la búsqueda, se pueden usar si el usuario desea encontrar la venta de una forma más detallada.
Una vez completos los campos necesarios, de clic en el botón "Filtrar Ventas"
Al hacer esto, se visualiza todo el resumen de las ventas que quedaron en cola. En la columna "Descripción Error" se puede ver la razón por la cual la venta no se generó y quedo pendiente.
Una vez solucionado el error, seleccione la venta requerida en la casilla de verificación de la primera columna y de clic en el icono de guardar , para que se genere la venta desde esta pantalla.
Posibles Errores
Falta Configuración de Honorarios:
Para solucionar este error, el usuario debe consultar el manual adjunto al inicio del documento, titulado "Configuraciones para ventas automáticas", donde se explica detalladamente el procedimiento para realizar dicha configuración.
El producto no tiene tarifa:
Para solucionar este error, el usuario debe consultar el manual adjunto en la página 5, titulado "Manuales Tarifarios", donde se explica detalladamente el procedimiento para realizar dicha configuración.
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