Configuraciones para Ventas Automáticas
El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en la correcta configuración de las ventas automáticas dentro del sistema, en respuesta a la necesidad de optimizar los procesos de facturación y registro de servicios no quirúrgicos. Este documento aborda las parametrizaciones requeridas para garantizar que las ventas se generen de manera automática, reduciendo la intervención manual y mejorando la eficiencia operativa.
El objetivo principal es guiar de forma clara y estructurada a los usuarios en la configuración de los tipos de atención, la asignación de honorarios y la parametrización de los movimientos de facturación, asegurando una correcta implementación del proceso de ventas automáticas.
Este manual está dirigido al personal administrativo y operativo responsable de la configuración y gestión de facturación dentro del sistema. Incluye las instrucciones necesarias para realizar las configuraciones asociadas a ventas automáticas en servicios no quirúrgicos, y no contempla los procesos de facturación de procedimientos quirúrgicos, los cuales se gestionan mediante otros flujos definidos.
La correcta aplicación de estas configuraciones es fundamental para garantizar la integridad de la información, la automatización de los registros y la adecuada gestión financiera de los servicios prestados, contribuyendo a la eficiencia y control de los procesos institucionales.
El documento se encuentra organizado en secciones que describen de manera secuencial las configuraciones requeridas, iniciando por los tipos de atención, seguido de la asignación de honorarios y finalizando con la parametrización de los movimientos de facturación y permisos asociados.
Configuraciones
Tipos de Atención
Siguiendo la ruta: Configuración > General > Tipos de Atención
Una vez ingresada la ruta, se visualizará la siguiente pantalla.
En la pestaña "Tipos de atención", dentro de la sección "Registros tipos de atención", verifique si el tipo de atención requerido ya se encuentra configurado.
En caso afirmativo, haga clic sobre el ícono Editar , ubicado en la primera columna de la tabla.
Tipos de atención
Al hacer clic en el icono, valide que las casillas de verificación "Ventas Automáticas" y "Vende Automáticamente" estén activas.
Casillas de verificación
En caso de que no, actívelas y de clic sobre el icono de Guardar.
En este punto es importante tener en cuenta que el usuario que será responsable de las ventas debe tener configurados los honorarios médicos tal como se explica a continuación.
Honorarios
Siguiendo la ruta: Configuración > Facturación > Honorarios / Responsables de Venta
Una vez ingresada la ruta, se visualizará la siguiente pantalla.
Datos del registro
Digite el número de identificación en el campo CC/NIT o búsquelo en el icono
Una vez hecho esto, complete los siguientes campos en la sección "Datos del Registro"
- Tipo producto: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de producto requerido.
- Grupo producto: Campo desplegable de única selección que permite elegir el grupo de producto requerido. Solo es necesario su diligenciamiento si el usuario requiere hacer el proceso de forma más detallada.
Opciones Campo Grupo producto
- Tipo liquidación: Campo desplegable de única selección donde se debe elegir "Valor"
- Forma liquidación: Campo desplegable de única selección donde se debe elegir "Ventas"
- Valor liquidación: Campo numérico donde debe diligenciar "0.00"
Ejemplo:
Datos del registro
Una vez completos los campos mencionados, debe dar clic en el icono de "Insertar Registro"
Registro creado
Al hacer el proceso de esta forma, los honorarios de ventas aplicaran para todos los tipos de atención, productos, contratos y empresas.
En caso de que se requiera realizar la responsabilidad de ventas a tipos de productos diferentes, se debe repetir el proceso por cada uno.
Nota: Es importante tener en cuenta que las ventas automáticas solo aplican para productos no quirúrgicos. En cambio, los procedimientos quirúrgicos si se deben realizar por medio del proceso de Ventas/Facturación u otros procesos que se generen desde historia clínica.Movimientos Facturación
Siguiendo la ruta: Configuración > Facturación > Movimientos Facturación/Cuentas por Cobrar
Una vez ingresada la ruta se encuentra la siguiente pantalla:
Movimientos Facturación
De clic en el icono de Buscar
Al hacer clic en el icono, se habilita la siguiente pestaña donde debe dar clic en la opción "Seleccione" de las Ventas Automáticas HCE
Seleccione
Al hacer esto, en la pantalla principal se muestra que el método de numeración "VENTAS AUTOMATICAS HCE" este agregado y activo.
Confirme que las casillas de verificación "Movimiento Automático" y "Activo", estén seleccionados.
Métodos de numeración
En la parte inferior, en la sección "Permisos", puede verificar los usuarios que cuentan con los permisos para realizar las ventas automáticas.
Permisos
En caso de no aparecer en la lista, de clic en el icono "Crear Nuevo Permiso"
- Rol: Campo desplegable de única selección donde debe elegir el rol del usuario.
- Usuario: Campo desplegable de única selección donde debe elegir el nombre del usuario.
- Active la casilla de verificación "Habilitado"
Habilitado
Completos los campos, de clic en el botón "Guardar Cambios"
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