Introducción

Este manual tiene como propósito guiar al usuario en el proceso de generación de ventas automáticas desde odontograma en el sistema iMedical. Su objetivo es asegurar que, una vez configurados los parámetros previos, el registro de tratamientos odontológicos se realice de manera eficiente, permitiendo que los procedimientos formulados se vendan automáticamente al momento de guardar el registro clínico.

Está dirigido a personal asistencial, administrativo y de facturación que participa en la atención odontológica de pacientes, así como a usuarios encargados de configurar productos, movimientos de facturación, manuales tarifarios y permisos necesarios para la correcta ejecución del proceso de ventas automáticas. Este manual abarca el proceso completo para realizar ventas automáticas desde odontograma, incluyendo la configuración previa de parámetros, la definición de cantidades en la creación de productos, y la asociación de productos a actividades clínicas. Se detallan los pasos para registrar tratamientos odontológicos, seleccionar procedimientos, agregar observaciones, y generar automáticamente el número de venta. Además, se explica cómo el sistema valida la cantidad solicitada y cómo proceder en caso de errores, asegurando una gestión precisa y ordenada de las ventas dentro del módulo clínico.

Configuraciones Previas  
Antes de realizar este proceso, el usuario debe haber configurado previamente los parámetros necesarios para realizar ventas automáticas. Para conocer el procedimiento completo, consulte el siguiente manual:  https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/configuraciones-para-ventas-autom%C3%A1ticas

Venta Automática desde Odontograma

En este punto, es importante que el usuario haya definido la cantidad del procedimiento que va a solicitar desde la Pantalla de "Creación de Productos", este proceso se explica en el manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/creaci%C3%B3n-de-productos-medicamentos-1

Siguiendo la ruta: Configuración > General > Configuración de menú 

Ruta

Al ingresar la ruta, se encuentra la siguiente pantalla. 

Config. De menú

En esta pantalla siga la ruta: Gestión Clínica > Registros Clínicos > Odontograma. 

Ruta

Al hacer esto, verifique en la sección "Asociar Productos a Actividades" que la actividad tenga seleccionado el movimiento de "Ventas Automáticas HCE", en estado activo. 

Esto permite que cuando el usuario realice el guardado del registro, automáticamente se venda el producto que se configuro en esta pantalla. 

Verificación

En este punto el usuario debe verificar que el producto que desea vender tenga ya configurado el "Manual Tarifario", este proceso se muestra en el siguiente manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/manuales-tarifarios

Una vez hecho esto, siga la ruta: Gestión Clínica > Registros Clínicos > Pacientes 

Ruta

Al ingresar la ruta, se encuentra la siguiente pantalla. En la pestaña "Pacientes" de clic en el icono y busque o seleccione el paciente que se requiera. 

Pacientes

Al hacer esto, se habilita la pestaña "Historia", donde debe dar clic en Mis Actividades > Odontograma.

Nota. Debe tener en cuenta que el odontograma se carga automáticamente según la edad del paciente, mostrando el esquema correspondiente sin necesidad de configuración manual. Esta funcionalidad resulta especialmente útil en la atención pediátrica.

Mis actividades

Odontograma adultos

Una vez hecho esto, se habilita la pantalla de la actividad de Odontograma. Se debe completar todos los campos en negrilla que son de carácter obligatorio para el proceso.

Odontograma

Seleccione la opción "Nuevo Registro" 

Nuevo registro

Los dientes estarán organizados en 4 secciones:

• Cuadrante superior derecho 
• Cuadrante superior izquierdo 
• Cuadrante inferior derecho 
• Cuadrante inferior izquierdo

En la parte superior izquierda encontrará:

• El número del diente seleccionado
• Patología: Casilla de selección que permite indicar que la información registrada en el odontograma corresponde a una condición o alteración clínica del diente, como caries, fracturas u otras afecciones.
• Dentición Mixta: Casilla de selección que permite indicar que el paciente presenta dentición mixta, es decir, la coexistencia de dientes temporales y permanentes. Al activarla, el sistema mostrará ambos tipos de dentición. Este campo solo estará habilitado cuando el paciente tenga 13 años o más. 
  

Dentición Mixta

Convenciones clínicas

Seleccione el diente al que se le hará el tratamiento.

Selección Diente

Seleccione la o las convenciones clínicas a tratar en el diente dando clic sobre cada uno de los iconos:

Convenciones nuevas

Una vez dado clic sobre la o las convenciones clínicas, estas se irán agregando dentro del diente seleccionado:

Recuadro

Superficies dentales

En esta sección encontrará la o las superficies dentales a tratar en el diente:

• Abrasión    
• Caries
•   Obturado con resina
• Obturado con amalgama
• Obturado con lonómero
• Cemento temporal
• Sellante

Seleccione el diente al que se le hará el tratamiento según la superficie dental elegida

Selección Diente

Seleccione la o las superficies dentales a tratar en el diente dando clic sobre el icono. Una vez dado clic sobre el icono de la superficie dental, seleccione el recuadro requerido del diente seleccionado: 

Superficies dentales

Repita ese proceso en cada de uno de los dientes dentro del tratamiento que se va a realizar. 

Al completar este proceso, continúe con las pestañas de la parte inferior de la pantalla.

En la pestaña "Diagnósticos", seleccione el diagnostico identificado al diente en el campo:

• Diagnóstico: Campo desplegable de única selección que permite buscar el diagnostico por nombre o código, ingresando al menos tres caracteres.

Diagnóstico

Una vez seleccionado el diagnostico, de clic en el icono de "Agregar" 

Diagnostico

Repita ese proceso en cada de uno de los dientes dentro del tratamiento que se va a realizar. 

En la pestaña "Tratamientos", seleccione el tratamiento a realizar al diente en los siguientes campos:

• Tratamiento: Campo desplegable de única selección que permite buscar el procedimiento ingresando al menos tres caracteres, por medio del nombre o código. 

Tratamiento

• Ubicación: Campo desplegable de única selección que permite elegir la ubicación donde se hará el tratamiento:

Ubicación

• Boca: Al seleccionar esta opción, la pantalla bloquea todas las casillas de verificación de los dientes, dando a entender que el tratamiento se hará de forma general. 

Opción Boca

• Cuadrante: Al seleccionar esta opción, se habilitan solamente las casillas de verificación correspondientes al cuadrante. Aquí puede seleccionar varios cuadrantes según el tratamiento.

Opción Cuadrante

• Diente: Al seleccionar esta opción, se habilitan solamente las casillas de verificación correspondientes al diente. Aquí puede seleccionar varios dientes según el tratamiento.

Opción Diente

Una vez hecho esto, de clic en el icono de "Agregar" 

Agregar

Al hacer esto, se agregan cada uno de los dientes seleccionados al tratamiento en una línea diferente.

Dientes Agregados

Cuando se encuentran en color negro, es porque son procedimientos que aún no han sido atendidos ni cancelados. 

Tenga en cuenta que, la cantidad no debe ser superior a la solicitada en la pantalla de "Creación de Productos" o si no el sistema no lo dejara facturar.

Cantidad

Si solicita una cantidad superior a la configurada, el sistema arrojará la siguiente alerta:

Alerta

Para generar el proceso de la venta, seleccione el o los procedimientos a atender mediante la casilla de verificación de la primera columna. Al seleccionar, el tratamiento se visualizará en color verde.

Agregue una observación si es necesario en el campo "Observaciones"

Selección

Una vez hecho esto, de clic en el icono Guardar .

Guardado

Posibles errores 

En esta pantalla puede presentarse el caso de que no sea posible realizar la venta; Esto sucede porque no están hechas las configuraciones necesarias para realizar ventas automáticas. 

Alerta de error

Para solucionar este problema, consulte los manuales que fueron adjuntados al principio de este documento.

Odontograma para niños

Busque o seleccione el paciente que se requiera. 

Pacientes de 0 a 2 años

Al hacer esto, se habilita la pestaña "Historia", donde debe dar clic en Mis Actividades > Odontograma.

Para pacientes de 0 a 2 años:

Una vez realizado este proceso, se habilita la pantalla del esquema de Odontograma, mostrando la Dentición temporal inicial, en la cual se visualizan únicamente los dientes temporales (51–85).

Dientes temporales

Los dientes temporales estarán organizados en 4 secciones:

• Cuadrante superior derecho 
• Cuadrante superior izquierdo 
• Cuadrante inferior derecho 
• Cuadrante inferior izquierdo

En la parte superior izquierda encontrará:

• El número del diente seleccionado.
• Patología: Casilla de selección que permite indicar que la información registrada en el odontograma corresponde a una condición o alteración clínica del diente, como caries, fracturas u otras afecciones.
• Dentición Mixta: Esta casilla estará inhabilitada ya que solo se puede activar cuando el paciente tenga 13 años o más.

Casillas disponibles

Para pacientes de 3 a 5 años:

La pantalla del esquema de Odontograma, mostrará la Dentición temporal completa, en la cual se visualizan únicamente los dientes temporales (51–85).

Dientes temporales

Los dientes temporales estarán organizados en 4 secciones:

• Cuadrante superior derecho 
• Cuadrante superior izquierdo 
• Cuadrante inferior derecho 
• Cuadrante inferior izquierdo

En la parte superior izquierda encontrará:

• El número del diente seleccionado.
• Patología: Casilla de selección que permite indicar que la información registrada en el odontograma corresponde a una condición o alteración clínica del diente, como caries, fracturas u otras afecciones.
• Dentición Mixta: Esta casilla estará inhabilitada ya que solo se puede activar cuando el paciente tenga 13 años o más.

Casillas disponibles

Para pacientes de 6 a 12 años:

La pantalla del esquema de Odontograma, mostrará la Dentición mixta automática, en la cual se visualizan los dientes temporales (51–85) y permanentes (11-48).

Dientes temporales y permanentes

Los dientes temporales y permanentes estarán organizados en 4 secciones:

• Cuadrante superior derecho 
• Cuadrante superior izquierdo 
• Cuadrante inferior derecho 
• Cuadrante inferior izquierdo

En la parte superior izquierda encontrará:

• El número del diente seleccionado.
• Patología: Casilla de selección que permite indicar que la información registrada en el odontograma corresponde a una condición o alteración clínica del diente, como caries, fracturas u otras afecciones.
• Dentición Mixta: Esta casilla estará inhabilitada ya que solo se puede activar cuando el paciente tenga 13 años o más.

Casillas disponibles

Para pacientes de 13 años en adelante:

La pantalla del esquema de Odontograma mostrará la Dentición permanente, en la cual se visualizan solamente los dientes permanentes (11-48).

Nota. El funcionamiento del diligenciamiento del esquema funciona de la misma manera como ya se explicó en la parte superior de este documento.