Creación de Productos 

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Tipos de producto disponibles 

Estructura general de productos en iMedical

iMedical maneja una jerarquía en la configuración de productos basada en los siguientes niveles: 

• Tipo de producto: Corresponde a la categoría general del ítem que se desea crear. Ejemplos: Procedimientos quirúrgicos, Insumos, Medicamentos, Servicios, entre otros.
• Grupo de productos: Cada tipo de producto contiene grupos específicos que organizan su contenido según normativas o criterios funcionales.

Para los procedimientos quirúrgicos y no quirúrgicos, estos grupos están estructurados conforme a la codificación CUPS (Clasificación Única de Procedimientos en Salud).

Nota: Esta codificación garantiza la estandarización de los procedimientos en el sistema, permitiendo su correcta interpretación y tarifación.

Tipo Producto

Creación del producto

Una vez seleccionado el tipo de producto y su clasificación correspondiente (por ejemplo, procedimientos no quirúrgicos o medicamentos), se deben diligenciar los campos del formulario ubicado en el panel derecho.

Entre los campos obligatorios se encuentran:

• Código del producto: debe ser único. Este código identificará al producto en los diferentes procesos, incluyendo la facturación.

• Grupo de productos : Corresponde a una subclasificación dentro del tipo de producto, utilizada para organizar y agrupar los productos según su naturaleza o especialidad, especialmente en el caso de procedimientos quirúrgicos y no quirúrgicos. Esta agrupación se basa en la codificación estándar de los CUPS (Clasificación Única de Procedimientos en Salud), permitiendo una estructuración más precisa de los servicios en el sistema.

Importante: Al crear un nuevo producto, es obligatorio asignarlo a un grupo, ya que esta clasificación impacta directamente en la forma en que se parametriza su valor o tarifa en el sistema.

• Estado: se sugiere mantenerlo en "Activo".
• Nivel: aplica para productos jerárquicos o agrupados.
• Clasificación RIPS y Descripción RIPS: campos necesarios para el reporte de servicios al Ministerio de Salud.
• Fabricante, Grupo, Edad mínima/máxima, Finalidad por defecto, Clasificación Mipres: completar según el contexto del producto.

Además, se dispone de una serie de opciones adicionales como:

• Producto multidosis
• Manejo decimal
• No excluible de ventas
• Requiere aprobación
• Permite traslado entre sedes, entre otros.

Importante: El sistema permite registrar productos genéricos y específicos con múltiples configuraciones.

Clasificación

Configuración de indicadores y homologación

Dentro de la sección "Configuración de Indicadores", se deben diligenciar diferentes pestañas, entre ellas:

• Presentación
• Homologación
• Especialidad
• Entidades
• Cobertura
• Cobertura Dx
• Servicios

Homologación

En esta pestaña se deben asignar los códigos correspondientes a los diferentes planes o esquemas requeridos:

• CUM
• INVIMA
• SOAT
• ISS
• EXPEDIENTE
• CUPS
• CÓDIGO LEGAL, entre otros.

Nota. Si el producto no cuenta con homologación (por ejemplo, a CUPS o SOAT), el sistema utilizará, por defecto, el código original del producto durante el proceso de facturación. Por lo tanto, es indispensable definir correctamente estos códigos para garantizar una facturación adecuada y conforme con las normativas.

Homologación

Configuración de manuales tarifarios

Una vez creado el producto, es fundamental asignarle un valor tarifario que será utilizado en los procesos de facturación. Esta asignación se realiza a través del módulo de Configuración de Manuales Tarifarios, al cual se accede desde:
Configuración > Facturación > Manuales Tarifarios.

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¿Qué es un manual tarifario?

Un manual tarifario es el catálogo oficial en el que se listan los productos disponibles junto con su valor asociado, medido en una unidad de valor establecida (por ejemplo, UVR, puntos, pesos, etc.). Este valor tarifario será el que se tomará en cuenta durante la generación de la factura por los servicios prestados o productos entregados.

iMedical permite trabajar con múltiples manuales tarifarios, lo que resulta útil en procesos de negociación, convenios con EPS, tarifas institucionales, entre otros.

Selección del manual y vigencia

1. En el campo Tarifas, seleccionar el manual tarifario que se desea configurar.
   Ejemplos disponibles en el sistema:

• CUPS UVT
• INSUMOS NUEVA EPS 2024 (A)
• MEDICAMENTOS SALUD TOTAL 2025 (A)
• SOAT, entre muchos otros.

Tarifa

2. Indicar la vigencia tarifaria correspondiente para el periodo en el que los valores estarán activos.

Vigencia Tarifaria

Creación de una tarifa

La creación de una tarifa en iMedical permite definir los valores que se aplicarán a un conjunto de productos o servicios dentro de un convenio o manual tarifario. Esta configuración es esencial para garantizar una facturación adecuada y acorde con las condiciones establecidas.

Elementos necesarios para la creación de una tarifa: 

1. Nombre de la tarifa
   Se debe asignar un nombre que identifique claramente la tarifa o convenio como, por ejemplo:

• “ISS 2001”
• “Medicamentos contratados 2024”
• “Tarifa NUEVA EPS 2025”

2. Vigencia de la tarifa
   Es necesario definir la fecha de inicio de la tarifa y, si aplica, la fecha de finalización. Esto determina el periodo durante el cual los valores registrados serán utilizados en los procesos de facturación.
3. Productos incluidos
   Se deben identificar los productos que harán parte de la tarifa. Estos productos deben estar previamente creados en el módulo de Creación de Productos.
4. Valor de tarifa por producto
   Para cada producto incluido, es obligatorio establecer un valor económico que será aplicado al momento de facturar.
5. Unidad de valor
   La unidad de valor indica la forma en que se calculará el cobro del producto o servicio. Puede tratarse de unidades, puntos, pesos, porcentajes, entre otros, según la naturaleza del convenio o manual.

Elementos

Unidades de Valor en iMedical

iMedical permite configurar diferentes unidades de valor, lo cual otorga flexibilidad al momento de definir tarifas para productos y procedimientos. Esta funcionalidad es esencial para soportar tanto cobros simples en moneda local (pesos colombianos) como esquemas de tarifas más complejas basadas en unidades de valor relativas.

Unidad de valor en pesos (COP)

La unidad de valor más sencilla y directa es el peso colombiano (COP). En este caso, cada producto o procedimiento tendrá un valor específico asignado en pesos.
Por ejemplo:

• Consulta médica general: $50.000
• Hemograma completo: $20.000

Esta modalidad permite que el valor tarifario esté definido directamente sobre el producto, sin necesidad de realizar conversiones adicionales.

Unidades de valor relativas 

Además del uso de pesos, iMedical permite configurar unidades de valor relativas, utilizadas en manuales como el ISS o el I.F. (Instituto de Finanzas o cualquier manual institucional con base en puntos).

En este esquema:

• Cada servicio o procedimiento se valora en unidades relativas (UVR, puntos, etc.).
• Luego, a cada unidad de valor se le asigna un equivalente monetario.
• En el proceso de facturación, el sistema realiza la conversión automáticamente multiplicando las unidades asignadas al servicio por el valor monetario establecido para esa unidad.

Unidad de Valor

Trabajo con el manual SOAT

Este manual se caracteriza por:

• Tener una vigencia anual, que debe actualizarse cada año según el ajuste del salario mínimo.
• Incluir procedimientos relacionados con accidentes de tránsito cubiertos por el Seguro Obligatorio (SOAT).
• Ser un manual regulado por normativas nacionales y aplicable únicamente a servicios prestados bajo esta cobertura.

Tarifa Soat

Selección de la vigencia tarifaria

Desde el módulo Configuración de Manuales Tarifarios, al seleccionar el manual SOAT (A), el usuario puede elegir entre diferentes vigencias, por ejemplo:

• 01/01/2023 a 31/12/2023
• 01/01/2024 a 31/12/2024
• 01/01/2025 a 31/12/2025

Al seleccionar una vigencia específica, el sistema carga automáticamente el listado de productos con los valores tarifarios asignados para ese periodo.

Impacto en los precios por cambio de vigencia 

Como se muestra en la imagen proporcionada, al cambiar la vigencia del manual SOAT se actualizan automáticamente los valores tarifarios correspondientes. Esto permite que:

• Cada año se reflejen los incrementos derivados del ajuste del salario mínimo.
• Se mantenga la trazabilidad de los valores históricos por cada periodo.
• Se garantice una facturación correcta según la fecha del evento clínico.

Ejemplo:
Para el año 2025, un procedimiento como la punción cisternal vía lateral puede tener un valor unitario distinto al que tenía en 2024 o 2023, aunque mantenga el mismo código de producto.

Vigencia

Procedimientos quirúrgicos en el Manual SOAT y su forma de liquidación

Dentro del manual tarifario SOAT, los procedimientos quirúrgicos están configurados con una particularidad: cada uno tiene un valor base establecido en 1 peso. Esto se debe a que la liquidación real del procedimiento no se realiza directamente por ese valor, sino a través de una forma de liquidación asignada al procedimiento.

Relación entre procedimientos y formas de liquidación

Cada procedimiento quirúrgico del SOAT está asociado a una forma de liquidación específica, la cual se encarga de definir:

• Los componentes que se deben facturar en el momento de la prestación (por ejemplo: honorarios médicos, derechos de sala, materiales, anestesia).
• El factor de liquidación, es decir, la manera en que se calculará el valor final a pagar.
• El grupo quirúrgico al que pertenece el procedimiento, según la clasificación del SOAT.

Ejemplo: Punción cisternal vía lateral

Ejemplo

En el caso del procedimiento 010101 – PUNCIÓN CISTERNAL VÍA LATERAL, se observa lo siguiente:

• El valor tarifario asignado en la tabla de productos es 1 peso.
• Al hacer clic sobre el ícono de edición (), se abre una ventana de detalle.
• Allí se indica que la forma de liquidación asignada es “SOAT GRUPO QUIRÚRGICO 4”.

Esta forma de liquidación contiene las reglas necesarias para calcular el valor real del procedimiento al momento de la facturación, basándose en:

• La unidad de valor (por ejemplo: UVR, pesos).
• La cantidad mínima, máxima y por defecto.
• El tipo de cálculo (fijo o proporcional).
• La distribución de componentes incluidos en el servicio.

Editar

Importancia de la forma de liquidación 

Gracias a este enfoque, se pueden mantener todos los procedimientos quirúrgicos registrados con un mismo valor base (1 peso), pero diferenciarlos mediante su forma de liquidación. Esto permite:

• Automatizar el cálculo del valor total de una cirugía.
• Incluir en el cobro múltiples conceptos asociados al procedimiento.
• Alinear el sistema con las reglas establecidas por el Ministerio de Salud para el SOAT.

Nota: La asignación correcta de la forma de liquidación es obligatoria. Si un procedimiento no tiene vinculada una forma válida, el sistema no podrá calcular adecuadamente su valor durante la facturación.

Detalle de componentes en la forma de liquidación SOAT   

Dentro del sistema iMedical, al ingresar al módulo de Formas de Liquidación y seleccionar una forma de liquidación, se visualizan los componentes que forman parte de la estructura tarifaria definida para este grupo quirúrgico en particular.

Estos componentes corresponden a productos de tipo "Componente", y representan los conceptos que serán cobrados automáticamente al momento de facturar un procedimiento quirúrgico que pertenezca a este grupo.

Cálculo del valor final en las formas de liquidación

Dentro de cada forma de liquidación configurada en iMedical, el valor económico de los componentes no se define como un valor fijo en pesos directamente, sino que se calcula dinámicamente al momento de facturar, utilizando los siguientes elementos:

Parámetros clave del cálculo 

Para cada componente dentro de una forma de liquidación, se deben establecer los siguientes parámetros:

• Tipo de cálculo:
  Generalmente se utiliza la opción Multiplicador.
• Unidad de valor de cálculo:
  Puede ser una unidad relativa como el Salario Mínimo Legal Diario (SMLD), UVR, puntos, entre otras.
• Valor cálculo (multiplicador):
  Es un número que se multiplica por el valor de la unidad definida, obteniendo así el valor final del componente en pesos.

Ejemplo general de cálculo

Supongamos que se tiene el siguiente componente configurado:

• Tipo de cálculo: Multiplicador
• Unidad de valor: Salario Mínimo Legal Diario (SMLD)
• Valor cálculo (multiplicador): 4.27

Y que el valor vigente del SMLD es $39.000. ( según lo creado en Valor de unidades)
Entonces, el valor en pesos del componente será:

4.27 × $39.000 = $166.530

Este valor es el que se reflejará al momento de generar la factura o liquidación del procedimiento en el cual esté involucrado el componente.

Agregar un nuevo detalle tarifario

El módulo de configuración de manuales tarifarios de iMedical permite crear y registrar detalles tarifarios de productos de manera individual. Esta funcionalidad es útil para agregar nuevos productos a una vigencia específica o para actualizar manualmente su información tarifaria.

Acceso a la opción "Agregar Nuevo Detalle" 

Desde el menú:

1. Seleccionar el manual tarifario correspondiente (por ejemplo, SOAT (A)).
2. Elegir la vigencia tarifaria en la parte superior derecha (ej. 01/01/2025 al 31/12/2025).
3. Hacer clic en el botón “Agregar Nuevo Detalle” ubicado sobre la tabla de productos.

Agregar Nuevo Detalle

Formulario de registro de detalle 

Se abrirá una ventana emergente donde debe diligenciarse la siguiente información:

Nuevo Detalle

Guardado de información 

Una vez diligenciados todos los campos:

1. Verificar que los datos ingresados sean correctos.
2. Hacer clic en el botón “Guardar” ubicado en la parte inferior derecha del formulario.

Guardar

El sistema registrará el nuevo detalle tarifario y lo mostrará en la tabla de productos de la vigencia seleccionada.

Creación de una nueva vigencia en un manual tarifario Soat

En iMedical, cada manual tarifario puede tener múltiples vigencias, lo cual permite gestionar adecuadamente los cambios anuales en los valores tarifarios de los productos. Este mecanismo es especialmente importante en manuales como el SOAT, donde los valores se ajustan anualmente de acuerdo al incremento del salario mínimo.

Acceso a la funcionalidad de vigencias 

1. Seleccionar el nombre del manual tarifario en el campo Tarifas (por ejemplo, “SOAT (A)”).
2. Hacer clic en el ícono de hoja en blanco ubicado junto al selector de vigencia tarifaria.

Nuevo

Registro de una nueva vigencia 

A continuación, se desplegará una ventana emergente con los siguientes campos:

Guardar

Una vez completados los campos, se debe hacer clic en el botón Guardar.

Resultado

Después de guardar:

• La nueva vigencia aparecerá en la lista desplegable de vigencias tarifarias.
• Se podrá comenzar a agregar productos, valores y formas de liquidación para el periodo definido.
• El sistema diferenciará automáticamente los registros según la vigencia seleccionada, permitiendo mantener la trazabilidad histórica. 

Nota. 

Sobre la actualización del valor de unidades para una nueva vigencia.

Esto incluye valores como:

• El Salario Mínimo Legal Diario (SMLD).
• El valor del punto SOAT o cualquier otra unidad relativa configurada en el sistema.

Dado que el valor de estas unidades suele depender de normativas nacionales (como el incremento anual del salario mínimo), se recomienda esperar hasta el 31 de diciembre o hasta que se publiquen oficialmente los nuevos valores para el año correspondiente.

Posteriormente, se deben registrar en el sistema a través del módulo Configuración > Valor de Unidades, asociándolos expresamente a la nueva vigencia tarifaria creada. Esto garantiza que, al momento de facturar, el sistema convierta correctamente los valores relativos en montos expresados en pesos colombianos.

Nota.