Venta Automática desde Historia Clínica
Introducción
El presente manual se elabora con el propósito de orientar a los usuarios en el proceso de generación de ventas automáticas a partir de la información registrada en la historia clínica. Este procedimiento responde a la necesidad de optimizar la facturación de procedimientos no quirúrgicos, garantizando coherencia entre la actividad clínica realizada y su correspondiente registro administrativo.
El objetivo principal es guiar paso a paso al usuario en la ejecución correcta de esta funcionalidad, desde las configuraciones previas requeridas hasta la validación y gestión de posibles ventas pendientes, facilitando un uso adecuado del sistema.
Este documento está dirigido al personal asistencial y administrativo que participa en el registro clínico y en los procesos de facturación, e incluye las actividades necesarias para la generación de ventas automáticas desde la historia clínica. No aborda configuraciones avanzadas del sistema ni procesos de facturación distintos a los aquí descritos.
La correcta aplicación de este procedimiento es fundamental para asegurar la integridad de la información, la oportunidad en la facturación y la reducción de reprocesos derivados de inconsistencias entre lo registrado y lo facturado.
El manual se encuentra organizado en secciones que incluyen las configuraciones previas requeridas, el proceso de generación de ventas automáticas y consideraciones importantes para su correcta ejecución.
Configuraciones Previas
Antes de realizar este proceso, el usuario debe haber configurado previamente los parámetros necesarios para realizar ventas automáticas. Para conocer el procedimiento completo, consulte el siguiente manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/configuraciones-para-ventas-autom%C3%A1ticas
Venta Automática desde Historia Clínica
Como parte inicial es importante que el usuario haya definido la cantidad del producto/procedimiento que va a solicitar desde la Pantalla de "Creación de Productos", este proceso se explica en el manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/creaci%C3%B3n-de-productos-medicamentos-1 (Pagina 12).
En este punto el usuario debe formular "Procedimientos" al paciente dentro de la historia clínica. Para conocer este proceso de forma detallada consulte el siguiente manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/actividad-formulacion-de-productos
Nota. Se debe tener en cuenta que las ventas automáticas solo se generan para procedimientos no quirúrgicos. Una vez formulados los procedimientos, debe seguir la ruta: Gestión Clínica > Registros Clínicos > Atender Procedimientos
Ruta
Una vez ingresada la ruta se encuentra la siguiente pantalla. Complete los siguientes campos obligatorios:
- Ubicación que atiende: Campo desplegable de única selección donde debe elegir la opción "Servicio de Laboratorio Clínico".
- Sede: Campo desplegable mediante casillas de verificación donde se debe seleccionar "All ítems checked" para elegir todas las sedes disponibles.
De clic en el botón de Buscar.
Al dar clic en el botón se muestran los procedimientos que han sido agregados
De clic en el icono Cancelar , si desea cancelar el procedimiento.
De clic en el icono Atender automáticamente , si desea generar la venta automática de un procedimiento que tenga solamente una cantidad pendiente.
Al dar clic en el icono, el sistema genera una alerta donde debe dar en la opción "Si"
Alerta
Al hacer esto, se genera la venta automática con su respectivo número.
No. de venta automática
En caso de que exista más de un procedimiento registrado a un mismo paciente, de clic sobre el nombre del paciente
Esto habilita una ventana donde debe activar la casilla de verificación "Atender todos los procedimientos" según las cantidades pendientes.
Si hay un procedimiento que tiene 2 o más cantidades pendientes, se debe modificar el campo "Cantidad Atendida" a 1, si solamente se va a atender una, así, la cantidad que queda pendiente seguirá disponible para hacer atendida en el momento que se requiera.
La cantidad no debe ser superior a la solicitada en la pantalla de "Creación de Productos" o si no el sistema no lo dejara facturar.
Cantidad Pendiente
Si solicita una cantidad superior a la configurada, el sistema arrojará la siguiente alerta:
Una vez hecho esto, de clic en el icono GUARDAR
Al hacer esto, se genera la venta automática son su respectivo número.
No de venta
Ruta
Al ingresar la ruta, se encuentra la siguiente pantalla.
En la pestaña "Ventas No Quirúrgicas" encontrara los siguientes campos que deberá completar según la búsqueda que quiera generar.
- Estado Venta: Campo desplegable de única selección donde debe elegir la opción "Todas"
- Fecha Desde / Fecha Hasta: Define el rango de fechas para consultar las ventas automáticas pendientes. Estos campos son obligatorios para realizar la búsqueda.
- Sede: Campo desplegable de única selección que permite elegir la sede donde se realizó la venta. Las opciones cambian según la entidad.
El resto de los campos no son obligatorios para realizar la búsqueda, se pueden usar si el usuario desea encontrar la venta de una forma más detallada.
Una vez completos los campos necesarios, de clic en el botón "Filtrar Ventas"
Al hacer esto, se visualiza todo el resumen de las ventas que quedaron en cola. En la columna "Error" se puede ver la razón por la cual la venta no se generó y quedo pendiente.
Una vez solucionado el error, seleccione la venta requerida en la casilla de verificación de la primera columna y de clic en el icono de guardar , para que se genere la venta desde esta pantalla.
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