Introducción   

El presente documento describe de manera detallada el proceso de teleconsulta, con el fin de orientar a los usuarios en la correcta ejecución de cada una de las etapas que intervienen en la programación, acceso y desarrollo de una cita médica no presencial. En este material se explican las configuraciones necesarias para habilitar la modalidad de teleconsulta, así como los procedimientos que deben realizar tanto el paciente como el profesional de salud para ingresar a la sesión en los tiempos establecidos.

El contenido está dirigido al personal encargado de la gestión administrativa y clínica del sistema, y comprende desde la configuración de exámenes para teleconsulta, el envío automático del enlace de acceso, el uso de la funcionalidad de “copiar vínculo”, hasta el ingreso del médico a la sala virtual. El documento incluye también las consideraciones operativas que deben tenerse en cuenta para garantizar la correcta interacción entre los usuarios y el sistema durante el desarrollo de la consulta.

Este manual es fundamental para asegurar la continuidad del servicio, optimizar la experiencia del usuario y estandarizar las acciones requeridas para la adecuada prestación de la teleconsulta. Su estructura presenta los procedimientos de forma organizada, permitiendo comprender cada paso y su relación dentro del flujo general del proceso.

Configuración Exámenes

Como parte del proceso de citas es necesario habilitar las citas en modo teleconsulta en la Ruta: Gestión administrativa > Citas > Configuración de exámenes

Ruta

Hacer clic en el icono para buscar el examen a configurar posteriormente seleccionar el examen 

Botón Buscar 

Para cargar el examen, se debe hacer clic en el icono de color verde, el cual habilita la selección del tipo de consulta o procedimiento que será asociado.

Cuando el registro cargue en la opción teleconsulta se habilita la casilla de verificación y se hace clic en icono Guardar cambios.

Nota. Una vez sea asignada una cita, siguiendo la ruta Gestión Administrativa > Citas > Asignación Citas, y esta corresponda a una teleconsulta, la URL será generada automáticamente, garantizando que la información esté disponible desde el mismo momento en que la cita es creada

Ingreso Paciente Cita Teleconsulta por mensaje al correo electrónico

Al asignar la cita al paciente el sistema de Información envía al correo electrónico registrado acceso a la cita.

En la asignación de citas seleccionar check autoriza correo electrónico.

Correo 

El sistema de información envía correo electrónico Confirmación de Cita.

Correo Confirmación De Cita

Al hacer clic en el Check  

El sistema de información Dirige a el usuario al portal de Teleconsulta

Al Ingresar a la cita en el Horario Asignado en el portal el usuario debe completar los campos solicitados.

Al hacer clic en siguiente se muestra Consentimiento Informado el cual debe leer y hacer clic en aceptar.

A continuación, se muestran los Términos y condiciones los cuales también debe leer y aceptar.

Por último, el usuario se le permitirá el acceso a la sala.

Al ingresar a la sala se muestra el nombre de usuario que accede y se da clic en Entrar a la reunión.

Nota. Si el usuario intenta ingresar tiempo antes a cita asignada visualiza el mensaje que indica la cita está programada para un horario.

Nuevo Acceso para paciente mediante ícono de "copiar vínculo"

El botón "copiar vínculo" fue implementado con el objetivo de optimizar el proceso y brindar un acceso más ágil y seguro a las citas médicas por teleconsultas, esta funcionalidad permitirá a los usuarios copiar fácilmente el enlace de acceso y compartirlo con el paciente por otros medios, reforzando así la comunicación y reduciendo la incidencia de problemas de acceso. 

Para tener acceso a esta funcionalidad, es necesario realizar una configuración previa, para esto nos dirigimos a la siguiente Ruta: Gestión Administrativa > Citas > Configuración de Exámenes

Ruta

En esta interfaz vamos a diligenciar los siguientes campos en la primera parte de opciones llamada CITAS EXAMENES:

Casillas de selección: Para este servicio es necesario que este seleccionado la opción Teleconsulta 

Campo desplegable Tipo de Ingreso: TELEMEDICINA

Campo desplegable Servicio: MEDICINA GENERAL

Al terminar de seleccionar estas opciones, hacemos clic sobre el ícono de guardar  ubicado en la parte superior derecha de la pantalla 

Icono de guardar

Con esta configuración realizada, podemos encontrar disponible el botón de copiar vínculo

El botón fue implementado en tres pantallas:

La primera pantalla, la pueden ubicar siguiendo la Ruta: Gestión Administrativa > Citas > Asignación de Citas

Ruta

Una vez se realiza la asignación de una cita, el botón aparecerá junto al ícono de impresión.

Nota.  Previamente debe ser creada una agenda médica para un médico que tenga la opción de realizar teleconsultas.

Para acceder a la información de Agenda Médica puede dirigirse al siguiente enlace https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/agendas-m%C3%A9dicas

En la interfaz de ASIGNACIÓN DE CITAS, en la parte de Datos de paciente, diligenciamos la información necesaria para asignar la cita:

Tipo de identificación: Campo desplegable de selección única donde vemos los diferentes tipos de identificación que puede tener el paciente.

Documento: Campo numérico. Aquí escribimos el número de documento del paciente.

Fecha Solicitada por paciente: espacio para seleccionar el día en el que se realizará la cita.

Examen: campo desplegable. Se selecciona la especialidad, para este ejercicio es MEDICINIA GENERAL TELECONSULTA

Médico: campo desplegable. Se muestra la lista de médicos disponibles.

Tipo de examen: campo desplegable. Se selecciona si es una cita por primera vez o control.

Observaciones: Se escriben las observaciones que sean necesarias.

Para finalizar el proceso, damos clic sobre Asignar Cita

Luego nos aparece la pantalla de las próximas citas disponibles. Seleccionamos la cita programada en los pasos anteriores

Nos aparece el siguiente mensaje, damos clic en si para continuar

Mensaje de agendamiento de cita

Al confirmar la cita, en la siguiente pantalla podemos ver que la cita está asignada y aparece el botón de enlace de teleconsulta, damos clic sobre este botón.

Nos aparece el mensaje: Url de teleconsulta copiado al portapapeles! Y queda disponible para compartirlo.

Mensaje

Ruta

En esta pantalla iniciamos introduciendo el número de documento del paciente que tiene asignada una teleconsulta.

Al realizar la búsqueda, nos aparece los datos del paciente, hacemos clic en el cuadro de selección o check box Seleccionar

En la siguiente pantalla nos aparece los datos de ingreso y encontraremos el botón del link de la teleconsulta, al hacer clic sobre este, aparece el respectivo mensaje, en este mensaje debemos dar clic en Aceptar y la url quedará copiada y lista para compartir.

Ruta

Estando en la interfaz de Pacientes, vamos a pacientes citas y hacemos clic sobre su icono, realizamos la búsqueda del paciente que tiene programada una teleconsulta mediante su documento de identidad.

Icono pacientes citas

En la siguiente pantalla nos aparece el paciente y seguidamente debemos dar clic sobre este

En la siguiente pantalla que nos aparece, podemos ubicar el botón del link de teleconsulta, si damos clic cobre él, se nos mostrará el mensaje correspondiente y dando clic en el botón Aceptar del mensaje, la url quedará copiada y lista para compartir con el paciente – usuario.

Todos los botones cuentan con una ayuda emergente informativa y, al ser presionados, muestran un mensaje de confirmación indicando que la URL ha sido copiada al portapapeles exitosamente.

Ayudas informativas emergentes

Nota. Los botones para copiar vínculo, solo se mostrarán cuando se trate de una cita de teleconsulta.

Ingreso Medico A Teleconsulta

Ingresar con credenciales de usuario

Al ingresar en la Ruta: Gestión Clínica > Registros Clínicos > Pacientes

Ruta

Seleccionar paciente

Al abrir la Historia clínica se visualiza el icono de teleconsulta.

Seleccionar Icono tele consulta en Historia clínica

Seleccionar el icono y este enviara al Usuario Medico a la sala para iniciar la Reunión.

Al ingresar a la sala se visualiza la conexión con el paciente.

Nota. Los consentimientos informados Firmados por el paciente se visualizan en la Ruta: Gestión clínica > Registros clínicos > Pacientes > Histórico Contenido Multimedia.