Introducción

El presente documento ha sido elaborado con el propósito de orientar al usuario en el uso adecuado de las funcionalidades relacionadas con la administración de agendas médicas dentro del sistema. Su contenido ofrece una descripción clara de los procesos necesarios para crear, configurar, editar e inhabilitar agendas, así como para gestionar la disponibilidad de citas y el estado de publicación en los canales web.

El material está dirigido al personal encargado de la programación y control de citas médicas, y abarca desde la definición de parámetros básicos de la agenda hasta la administración de horarios y franjas disponibles. El alcance del documento incluye la explicación de cada una de las opciones habilitadas en la pantalla de Agendas Médicas, los pasos para la activación o eliminación de registros y las opciones especiales para el manejo de citas web.

Este manual resulta fundamental para garantizar una adecuada organización y asignación de citas, optimizando la disponibilidad del servicio y asegurando que las funcionalidades sean utilizadas de manera correcta y eficiente. Su estructura presenta el proceso de forma ordenada, permitiendo al usuario comprender cada etapa desde la creación de la agenda hasta su modificación o inactivación según las necesidades operativas.

Agendas Médicas

Para este proceso, se procede de la siguiente manera: 

Ruta: Gestión Administrativa > Citas > Agendas  Médicas

Ruta

Pantalla Agendas Medicas

Al ingresar a la pantalla de Agendas Medicas, se visualiza que está conformada por los siguientes parámetros:

Sección Datos

Lista Medico

Duración de Citas. En este campo se registra la duración de cada una de las consultas. (el tiempo se calcula por minutos)

Campo Duración de citas

Campo Citas Extras

Consultorio. Consultorio en el cual será atendido el paciente

Examen. Tipo de Consultas y/o exámenes a agendar.

Lista Examen

Fecha Inicio. En este campo se indicará la fecha en que iniciará la agenda médica.

Fecha Inicio

Fecha Final. En este campo se indicará la fecha en la que finalizará la agenda médica.

Fecha Final

Hora Inicio. En este campo se indicará la hora, en la que se iniciará la agenda médica.

Campo Hora De Inicio

Hora Final. En este campo se indicará la hora en que finalizará la agenda médica.

Campo Hora Final

Días de la semana. Corresponden a los días de la semana para agendar las citas.

Días de la semana

Fecha de activación. En este campo se podrá seleccionar la fecha y la hora a partir de la cual estará disponible la agenda médica para la asignación de citas médicas.

Fecha de activación.

Casilla de verificación Incluir Festivos: Casilla de verificación para habilitar sobre la agenda medica los festivos de acuerdo con la configuración de festivos. 

Casilla de verificación Incluir Festivos

Casilla de verificación Internet: Casilla de verificación para habilitar agenta cita virtual. 

Casilla de verificación Internet

Usar. En este campo se puede habilitar una segunda jornada para la agenda que se está abriendo. Este campo no es obligatorio

Ejemplo. Una agenda comprendida entre las 7 am y 1 pm, 2 pm a 6 pm, en este campo se habilitará el espacio de 2 pm a 6 pm.

Casilla de verificación Usar

Campo Observación

Una vez marcados todos los filtros de la agenda a crear, se confirmará el guardado de esta agenda en el icono “Ejecutar” que se encuentra en la barra de herramientas general (parte superior derecha de la pantalla), al realizar este paso el sistema arrojara un mensaje de confirmación indicando que sus datos han sido guardados. 

Botón Ejecutar

“Datos Guardados Exitosamente”, confirmando en el cuadro “OK”

Mensaje Confirmación

Una vez confirmado el guardado de la agenda, los datos de la agenda creada se podrán visualizar en la parte derecha de la pantalla

Agenda Creada

Inhabilitar De Agendas Médicas

Estando en la pantalla de creación de agendas, seleccionar el médico al cual se requiere realizar la cancelación de la agenda.

Seleccionar Medico

Si el médico ya tiene agendas creadas, en la parte derecha de la pantalla se visualizarán las agendas creadas, posteriormente ubíquese sobre el registro de la agenda del día a eliminar.

Si se desea eliminar/inhabilitar la agenda totalmente, se debe hacer clic en el botón   de clic en el icono. 

Eliminar / Inhabilitar

Al hacerlo se desplegará el siguiente mensaje, tal y como se aprecia en la imagen.

Confirmación Agenda para inhabilitar

Nota:  Tenga en cuenta que para eliminar una agenda no pueden haber citas asignadas sí, se cuenta con estas, el sistema arrojar un mensaje indicando que existen citas asignadas y para eliminar la agenda, se deberá realizar la cancelación de estas citas.

Al Eliminar la agenda, el sistema le indicara que sus datos han sido registrados exitosamente.

Alerta agenda eliminada

Pero si lo que se quiere es eliminar solo una franja de la agenda, ubíquese sobre el registro a eliminar, posteriormente debe hacer clic en el icono “Editar” al hacerlo muestra la interfaz con la relación de cada una de las citas de la agenda del día seleccionado, en estado Activas (solo se podrán eliminar franjas que no tengas citas asignadas). 

Botón Editar

Marque la casilla de “Verificación” de las citas a eliminar dando clic sobre cada uno de ellos y ahora de clic en el botón “Eliminar” (en el caso no se tenga seguridad de eliminar parcialmente horas de la agenda, usar la opción cambiar estado Activo/Inactivo para dejar estos espacios no disponibles y visibles al usuario al momento de asignar una cita)

Eliminar cita / Cambiar estado de cita

Al consultar nuevamente esta agenda, se evidencia que los espacios de la agenda se muestran en color rojo en estado inactivo.

Agenda Inactiva

Administración De Citas Web

Si desea que las citas previamente agendadas cambien a estado web o no, de clic en el icono “Administración de citas web”  

Botón Administración de citas web

Posteriormente abrirá una ventana con las Agenda disponible para el día solicitado. 

Agenda Disponible

De clic en la casilla sobre horas que requiera cambiar de estado ha eliminado y finalmente de clic en el botón “Cambiar Estado Web o No Web”.

Cambiar Estado

Una vez de confirme las horas que quiere eliminar de la agenda, el sistema mostrara la siguiente alerta.

Alerta Datos Guardados

Activa en la Web

Inhabilitar horas disponibles de la agenda 

Si cambiar las horas disponibles de la agenda tiene opción de eliminar, inactivar o volver a activar la hora que requiera de la agenda.

De clic en el icono “Inhabilitar horas disponibles de la agenda” 

Botón Inhabilitar horas disponibles de la agenda

Posteriormente abrirá una ventana con las Agenda disponible para el día solicitado. 

Agenda disponible

De clic en la casilla de verificación sobre horas que requiera modificar, posteriormente selecciones una observación y finalmente de clic sobre el uno de los botones, de acuerdo con su solicitud;

Cambiar Estado

Cambiar Estado (Activo/Inactivo)

Alerta Datos cambiados