Introducción

El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en el uso de las funcionalidades Descargar Plantilla y Procesar Plantilla Excel del módulo de Manuales Tarifarios del sistema iMedical. Estas herramientas permiten gestionar de forma masiva los productos y valores tarifarios mediante archivos en formato Excel, facilitando procesos de creación, actualización o migración de información tarifaria dentro del sistema.

El objetivo principal de este documento es brindar una guía clara y estructurada para la correcta descarga, edición y carga de plantillas, asegurando que los cambios realizados se integren adecuadamente en la configuración tarifaria.

Este manual está dirigido a personal administrativo, financiero y usuarios responsables de la gestión de tarifas en la institución. Describe los parámetros requeridos, las validaciones del sistema y el procedimiento general para la ejecución de cada funcionalidad. No contempla la configuración inicial del módulo ni la parametrización previa de productos, códigos o vigencias, los cuales deben encontrarse definidos antes de utilizar estas opciones.

La correcta utilización de estas herramientas es fundamental para garantizar la coherencia, actualización y trazabilidad de la información tarifaria, especialmente en escenarios que requieren modificaciones masivas o el manejo de grandes volúmenes de registros.

El documento se encuentra organizado en secciones que presentan, en primer lugar, el proceso de descarga de la plantilla y, posteriormente, el procedimiento para su procesamiento y carga al sistema, permitiendo una comprensión secuencial de la operación.

Nota previa

Antes de utilizar esta funcionalidad, es indispensable que el proceso de configuración general del módulo de Manuales Tarifarios haya sido completado correctamente.

Esto incluye la creación de productos, asignación de códigos homologados (como CUPS, SOAT, ISS, entre otros), definición de unidades de valor, y configuración de vigencias tarifarias. Toda esta parametrización se detalla en el documento principal: Manual Configuración de Manuales Tarifarios https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/manuales-tarifarios

Sin esta configuración base, las funcionalidades descritas en este manual (como creación de vigencias, procesamiento de plantillas, factores de liquidación, entre otras) no funcionarán correctamente dentro del sistema iMedical.

Descargar Plantilla

La opción Descargar Plantilla está diseñada para facilitar la gestión masiva de tarifas mediante archivos en formato Excel. Esta funcionalidad se utiliza principalmente en procesos de migración o creación masiva de productos tarifarios dentro del sistema.

Configuración > Facturación > Manuales Tarifarios.

Ruta

En la siguiente pantalla se debe dar clic en el icono Descargar Plantilla 

Descargar Plantilla

Al seleccionar esta opción, el sistema despliega una ventana emergente donde se deben definir dos parámetros clave:

• Tarifa Origen (Productos): Aquí se escoge el manual tarifario desde el cual se desea tomar como base la información de tarifas. Puede tratarse de manuales institucionales, contratos anteriores o tarifas estándar como CUPS o INSUMOS.
• Vigencia Tarifaria Origen: Permite seleccionar la vigencia sobre la cual se desea realizar la descarga de la plantilla, ya que las tarifas pueden variar según el periodo.

Una vez seleccionados estos valores, se habilita el botón Descargar Plantilla, que genera un archivo Excel conteniendo los productos y sus respectivas tarifas según la configuración escogida. Este archivo puede luego ser editado por el usuario para realizar ajustes, crear nuevos productos o modificar valores existentes.

Descargar Planilla

Este proceso es útil para:

• Cargas iniciales de productos tarifarios.
• Actualizaciones masivas de valores.
• Replicación de tarifas de un manual a otro.
• Migraciones entre vigencias o instituciones.

La plantilla descargada se podrá posteriormente procesar mediante la funcionalidad complementaria "Procesar Plantilla", ubicada en el mismo módulo de configuración. Esta opción cargará y aplicará los cambios al sistema según los datos ingresados en el archivo Excel.

Procesar Plantilla Excel

Una vez descargada la plantilla desde la opción "Descargar Plantilla", el sistema permite realizar modificaciones masivas sobre los productos tarifarios directamente en el archivo Excel. Estas modificaciones pueden incluir:

• Cambios en los valores tarifarios.
• Inclusión de nuevos productos.
• Ajustes en la unidad de valor.
• Actualización de vigencias.

Posteriormente, desde el módulo de Manuales Tarifarios, se puede acceder a la opción Procesar Plantilla Excel, que permite subir nuevamente este archivo al sistema para aplicar los cambios.

Procesar Plantilla

En esta pantalla:

• Se muestra la advertencia de que el archivo puede contener un máximo de 4000 registros.
• Se utiliza el botón Elegir archivo para seleccionar el archivo Excel previamente editado.
• Al hacer clic en Procesar Plantilla, el sistema valida y carga los datos modificados al entorno correspondiente, actualizando así la configuración tarifaria.

Procesar Plantilla

Esta funcionalidad es especialmente útil en procesos de:

• Migración de tarifas entre vigencias.
• Corrección masiva de errores.
• Incorporación de grandes volúmenes de productos en nuevos manuales tarifarios.

El sistema también ofrece una pestaña de Histórico de plantillas procesadas, donde se puede consultar el registro de archivos que han sido cargados, incluyendo detalles como fecha, usuario y resultados del procesamiento. Esto facilita la trazabilidad de los cambios realizados mediante plantillas.