Introducción

En este documento se describe el proceso para la generación automática del recibo de caja asociado a una cita médica. El sistema permite registrar de manera rápida y eficiente el pago de la cuota moderadora previamente configurada, vinculando de forma directa la transacción con el ingreso del paciente. Solo es necesario seleccionar el medio de pago y confirmar la operación para completar el registro.

Se debe seguir la ruta: configuración/facturación/configuración conceptos de cobro

Ruta

Esta pantalla permite la creación y gestión de diferentes conceptos de pago asociados a los pacientes, como cuota moderadora, copago o deducible, según el régimen de afiliación del usuario. El sistema genera automáticamente el recibo de caja vinculando el concepto correspondiente al ingreso del paciente, facilitando así el control y registro de los pagos realizados en cada atención médica.

Sección Concepto de Cobro

Aquí se definen los datos básicos del concepto:

Opciones campo Régimen

Opciones campo Homologación DIAN

1. Sección Concepto de Cobro Detalle
   

Permite especificar las condiciones de aplicación del cobro.

En este proceso también es posible definir un tope máximo por evento, es decir, el valor límite que se puede cobrar por cada atención individual. Además, según la normativa, se debe configurar un valor máximo anual, que representa el monto total que un paciente puede pagar en un año por un concepto específico como el copago.

Por ejemplo, si la norma indica que el paciente no puede pagar más de 2.000.000 de pesos al año por concepto de copagos, se deben llevar los soportes de todas las atenciones realizadas en el periodo vigente (del 1 de enero al 31 de diciembre). De esta forma, cuando se alcance ese límite, en las siguientes hospitalizaciones ya no se generarán nuevos cobros por ese concepto.

Esto es especialmente importante en casos de pacientes con hospitalizaciones recurrentes por enfermedades, accidentes u otros procesos de salud. Así, si en la primera atención ya pagaron 1.000.000 de pesos, el sistema reconocerá ese acumulado y evitará nuevos cobros que puedan generar un gasto impagable y una descapitalización para el paciente.

1.  Sección Servicios Asociados
   

Aquí se vinculan los servicios específicos al concepto de cobro.

• Servicio: lista desplegable para seleccionar el servicio.

Opciones campo Servicios

1. Sección Tipos de Afiliados
   

Permite asignar el concepto de cobro a tipos específicos de afiliados.

Opciones campo Afiliado

Acciones disponibles en la barra superior

En la parte superior derecha se encuentran íconos para realizar acciones como:

opciones conceptos de cobro

Esta pantalla muestra un ejemplo de configuración completa para un concepto de cobro llamado CUOTA MODERADORA, asociado al Régimen Contributivo y homologado con la DIAN.

En esta sección se visualizan los detalles configurados para diferentes grupos y periodos.

La tabla inferior muestra:

Ejemplo visible:

Esto permite visualizar la evolución progresiva de las cuotas por grupo y año.

Nota. Si al ingresar un paciente el sistema no muestra la cuota moderadora que debe pagar, puede deberse a que el servicio asociado en la admisión no está incluido dentro de los servicios configurados para generar ese cobro.

Por ejemplo, aunque el paciente debe pagar una cuota moderadora, si el servicio registrado en la admisión (medicina general, hospitalización, odontología, etc.) no está agregado en la configuración de servicios sujetos a cobro, el sistema no liquidará el valor.

Es importante que el servicio seleccionado en la admisión coincida con los servicios previamente configurados para aplicar la cuota moderadora.

Aquí se asocian servicios específicos al concepto.

Tipos de afiliados

Nota. Cuando se realiza el ingreso del paciente en el proceso de admisión, se debe seleccionar el servicio correspondiente y, en ese momento, definir si el cobro aplicará al beneficiario o al cotizante. Por ejemplo, si se configura el cobro de una cuota moderadora para el Grupo A, con vigencia del 1 de enero al 31 de diciembre de 2025, el sistema aplicará automáticamente el valor establecido de $4.700.

De esta forma, si el paciente ingresa por un servicio como cirugía general, el sistema identificará si es beneficiario o cotizante para determinar la forma de cobro según la configuración definida.

Permite vincular el concepto a determinados tipos de afiliados:

1. Afiliado: lista desplegable para seleccionar (por ejemplo, Beneficiario).

Si se requiere agregar otros tipos de afiliación, estos deben configurarse previamente desde el módulo de contratos. Generalmente se encuentran los más comunes, como beneficiario y cotizante.

Adicionalmente, existen tipos de afiliación especiales que aplican para entidades con régimen especial, como Ecopetrol, docentes universitarios, afiliados y beneficiarios de medicina prepagada, entre otros. Estos tipos están definidos según la normativa vigente y determinan las reglas de cobro correspondientes.

Al configurar una cuota moderadora, se define un valor fijo por vigencia (ej. $4.700 para el Grupo A en 2025). Si se habilita la opción “Modifica valor”, el sistema sugiere ese valor, pero permite editarlo manualmente. Esto se usa principalmente en conceptos variables, como bonos o copagos en medicina prepagada.

Para que el sistema cobre correctamente la cuota, el servicio registrado en la admisión debe estar asociado al concepto. Si no hay relación, el cobro no se realiza, aunque aplique.

También se pueden establecer topes por evento y por año, y configurar el cobro según el tipo de afiliación (cotizante, beneficiario, prepagada, régimen especial). Estos tipos se definen en el módulo de contratos.

En el sistema, los conceptos como cuota moderadora o copago se configuran con valores fijos o porcentajes, según lo definido normativamente.

Por ejemplo, puede establecerse que para el Grupo A, entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2025, el valor de la cuota moderadora sea de $4.700. Si se habilita el campo "Modifica valor", el sistema sugerirá ese monto pero permitirá editarlo manualmente. Esto se aplica comúnmente en casos de medicina prepagada o bonos, donde el valor es autorizado por la aseguradora en el momento de la atención.

En el caso del copago, se liquida con base en un porcentaje del valor facturado, dependiendo del tipo y nivel de afiliación del paciente. Ejemplo: si la factura es de $1.000.000 y el porcentaje es 11.5%, el copago sería $115.000. Sin embargo, existen topes máximos por evento y por año para evitar que el paciente pague montos excesivos. Por ejemplo, si el tope anual es de $2.000.000 y ya ha pagado $1.800.000, solo se le cobrará la diferencia restante en su próxima atención.

Para que el sistema realice estos cobros correctamente, el servicio asignado durante la admisión del paciente debe estar previamente relacionado con el concepto de cobro configurado. De lo contrario, aunque el paciente deba pagar, el sistema no liquidará el valor.

Adicionalmente, los tipos de afiliación como cotizante, beneficiario, medicina prepagada o régimen especial se gestionan desde el módulo de contratos. Estos determinan cómo se aplican las reglas de cobro según las normativas vigentes.

Copagos

Cuando se configura un copago, ya no se habla de un valor fijo, sino de un porcentaje aplicado sobre el valor total facturado. Por ejemplo, si el paciente debe pagar el 11.5% de una factura de $1.000.000, el sistema calculará un copago de $115.000.

Sin embargo, existen topes máximos por evento y por año, definidos normativamente, para proteger al paciente de sobrecostos:

Estos porcentajes se mantienen estables en el tiempo, y los topes se actualizan anualmente con base en el salario mínimo legal vigente. Por ejemplo, para el Grupo C, el copago es del 23%, con un tope por evento de $2.856.356 y un tope anual de $5.149.736.

Cabe destacar que, en el régimen contributivo, el copago solo lo pagan los beneficiarios, no el cotizante principal.

Finalmente, estos cobros se aplican solo si el servicio prestado está previamente configurado en el sistema, según los parámetros establecidos en cada sede o institución.

Conceptos de cobro

En el sistema es posible crear conceptos de recaudo como cuota moderadora, copago, bono, entre otros. Estos conceptos se configuran con un nombre, grupo, estado y deben estar homologados con los conceptos definidos para facturación electrónica y tesorería, asegurando coherencia entre el cobro, el recibo de caja y la factura emitida.

Al crear un concepto (ej. cuota moderadora), se le asigna un código único (como "CM") que se asocia tanto al recibo de caja como al concepto de facturación. Esto permite que el sistema cruce automáticamente el pago recibido con el valor facturado, evitando inconsistencias.

Configuración

Para cada año, se crean vigencias con las tarifas actualizadas según el salario mínimo vigente. No es necesario generar un nuevo concepto, solo se actualiza la vigencia con el nuevo valor (por ejemplo, de $4.700 en 2025 a $5.200 en 2026). También se pueden configurar topes por evento o anuales, así como restricciones por edad, útiles en casos donde ciertos cobros no aplican (como programas de promoción y prevención).

En el caso de pacientes particulares, se usa un concepto ya parametrizado ("PART"), que permite cruzar el pago en admisión con la factura para que esta se emita saldada automáticamente.

Finalmente, para que el sistema liquide correctamente los cobros, es necesario que los servicios y tipos de atención estén configurados, y que el paciente tenga asignado el tipo de afiliación correspondiente (cotizante, beneficiario, particular, etc.) desde la asignación de cita o durante el ingreso.

Conceptos de cobro

Para realizar alguna corrección dar clic en el icono editar 

Crear una nueva vigencia

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Ruta

Cuando se requiere actualizar el valor de un concepto como la cuota moderadora, no es necesario crear un nuevo encabezado o concepto. En su lugar, se debe agregar una nueva vigencia con la tarifa correspondiente al nuevo año, tal como se hace con otros manuales tarifarios, por ejemplo, el SOAT.

En la pantalla se observa que el concepto con código CM y nombre CUOTA MODERADORA ya existe. Para actualizar el valor del año 2026, simplemente se define una nueva vigencia indicando la fecha de inicio (01-ene-2026) y de fin (31-dic-2026), así como el valor a cobrar ($5.200). Este valor podrá ajustarse cuando se oficialice el aumento del salario mínimo para el año correspondiente.

Este mecanismo permite que el sistema liquide correctamente el cobro según el periodo vigente, sin afectar vigencias anteriores ni duplicar conceptos. Además, se pueden establecer condiciones adicionales como edad mínima, máxima, o topes por evento o anuales, según lo defina la normativa.

Conceptos de cobro

Dar clic en agregar 

Creación de listas especiales 

Historia clínica/creación de listas especiales

Ruta

En la pantalla de búsqueda se muestra un listado paginado con los grupos disponibles. Para localizar un registro específico, ubíquese en el campo Código Grupo, digite el código que desea buscar y presione el ícono del filtro para aplicar la búsqueda. El sistema mostrará únicamente los registros que coincidan con el valor ingresado.

Búsqueda

se visualiza el listado de homologación de conceptos establecido por la DIAN. El campo Deslistado indica que corresponde a la “Lista de homologación DIAN conceptos de cobro”, y el Código Grupo identifica el grupo asociado (HDCCO).

En la sección Creación de lista detalle aparecen los conceptos que ya están definidos oficialmente por la DIAN, como Copago, Cuota moderadora, Cuota de recuperación, entre otros, junto con su valor, orden, y estado de habilitación. 

Configuración

Asignación de citas

En esta pantalla se visualizan los datos del paciente y las agendas médicas disponibles. Para asignar una cita, se debe seleccionar la fecha y hora deseada desde la lista de agenda médica ubicada en la parte inferior derecha.

También es posible seleccionar el grupo de nivel (A, B, C, etc.) correspondiente al paciente dependiendo del momento en que se realice la asignación de la cita. Sin embargo, esta información también puede ser ajustada en el momento en que se realiza el ingreso del paciente, según se requiera.

Cada fila muestra el médico, observaciones, fecha y hora de la cita disponible. Para confirmar la asignación, simplemente haga clic en el ícono verde correspondiente a la cita seleccionada. Al hacer clic, el sistema registrará la asignación de la cita para el paciente elegido.

Asignación de citas

Sale un mensaje preguntando si está seguro de asignar la cita 

Alerta

Se visualiza el mensaje de confirmación 

confirmación

Admisiones pacientes

Se debe seguir la ruta: Gestión Administrativa/Admisiones/Admisión Citas

Ruta

En esta pantalla se visualiza la cita previamente asignada al paciente, mostrando información como número de cita, tipo de examen, médico, fecha y hora, contrato y plan asociado.

Para crear la admisión del paciente, marque la opción Seleccionar en la cita correspondiente. Una vez seleccionada, diríjase a la barra superior y haga clic en el ícono Guardar para confirmar y registrar la admisión en el sistema.

Admisión

Con esta información se debe tener en cuenta que el servicio seleccionado durante el ingreso del paciente debe coincidir con el servicio parametrizado en la configuración del concepto de cobro. Por ejemplo, si se trata del servicio de hospitalización, este debe estar debidamente configurado en el concepto correspondiente. Además, el sistema identificará si el paciente proviene de una entidad específica, como una caja de compensación, y aplicará las condiciones según dicha entidad.

En esta pantalla, dentro de la sección Conceptos de Cobro, al seleccionar el ítem "Cuota Moderadora", el sistema carga automáticamente el valor configurado previamente para dicho concepto.

Con esta información, el sistema tiene en cuenta el servicio registrado en el ingreso, el cual debe coincidir con el servicio parametrizado en el concepto de cobro. Por ejemplo, si se trata de hospitalización, el sistema verifica si dicho servicio está correctamente configurado.

Además, identifica si el paciente proviene de una caja de compensación, y el tipo de afiliación correspondiente (por ejemplo, régimen contributivo –cotizante grupo A).

A partir de esa combinación, el sistema determina si debe aplicar una cuota moderadora, y en caso afirmativo, trae automáticamente el valor configurado para dicho concepto. Si el concepto tiene habilitado el indicador de modificación de valor, el usuario podrá ajustar manualmente ese monto (por ejemplo, de $4.700 a $5.000), aunque esto no es lo habitual en el caso de cuotas moderadoras, ya que estas están reguladas.

Esta funcionalidad es más común en procesos relacionados con bonos o deducibles, como en el caso de medicina prepagada, donde el valor puede variar según la validación previa con la aseguradora. Aun así, el sistema siempre traerá por defecto el valor definido en la configuración del concepto, y el indicador mencionado permite modificarlo si es necesario.

De esta manera, en el campo Valor Configurado aparece de forma automática el monto establecido (en este ejemplo, 4.700), evitando que el usuario deba ingresarlo manualmente y asegurando que se aplique el valor correcto según la configuración previa del sistema.

Cuota moderadora

Dar clic en agregar  y guardar 

En este proceso se genera automáticamente el recibo de caja para el pago de la cuota moderadora asociada a la cita médica del paciente. Se selecciona el medio de pago (por ejemplo, efectivo) y el campo movimiento venta En este caso, se encuentra seleccionado "VENTAS AUTOMÁTICAS HCE (VAHCE)", lo que indica que los registros de venta se generarán de forma automática a partir de la Historia Clínica Electrónica (HCE), sin necesidad de intervención manual por parte del usuario. el sistema calcula el valor a cobrar previamente configurado. Finalmente, se confirma la transacción para registrar el pago y vincularlo a la atención correspondiente

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Ventas automáticas

Al dar clic en imprimir  se puede visualizar la impresión de la factura, a partir de este recibo de caja, el sistema también genera automáticamente la factura electrónica correspondiente, garantizando que el registro del pago realizado por el paciente esté debidamente soportado con su comprobante fiscal. Esta funcionalidad permite optimizar el proceso de facturación, asegurando la trazabilidad y cumplimiento con los requisitos legales y tributarios establecidos para la emisión de facturas electrónicas.