Ingreso de citas
Introducción
El presente manual ha sido elaborado con el fin de orientar a los usuarios en el proceso de ingreso de citas dentro del sistema institucional, actividad fundamental para la admisión de pacientes en los servicios de atención. Este proceso permite registrar la llegada del paciente, validar la información previamente agendada y garantizar la continuidad del flujo asistencial y administrativo.
El objetivo principal de este documento es guiar de manera clara y ordenada a los usuarios en la ejecución correcta del ingreso de citas, incluyendo las acciones relacionadas con la consulta, cancelación y admisión, así como la generación de la venta asociada cuando aplique.
Este manual está dirigido al personal administrativo y de admisiones responsable de la gestión de citas en el entorno clínico. Su contenido abarca las funcionalidades necesarias para realizar el ingreso de citas desde el sistema, sin incluir el proceso de asignación de citas, el cual se encuentra documentado en un manual independiente.
La correcta ejecución de este proceso es esencial, ya que permite asegurar la trazabilidad de la atención, evitar inconsistencias en la información del paciente y garantizar que los procesos clínicos y financieros se desarrollen de manera adecuada.
El documento se encuentra organizado en secciones que describen la ruta de acceso al sistema, las opciones disponibles para la gestión de citas y el paso a paso para realizar el ingreso, facilitando su comprensión y aplicación por parte del usuario.
Previamente a este proceso, el usuario debió haber asignado una cita, para conocer este proceso consulte el siguiente manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/manual-nueva-pantalla-citas-2-7-2025-1
Ruta de acceso
Siguiendo la ruta: Gestión administrativa > Admisiones > Ingreso de Citas
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla. Busque la cita que agendo por alguno de los campos disponibles: "Número documento, Paciente, Examen, Profesional y Número de cita"
La lista de resultados mostrará la siguiente información:
- Número de cita
- Cédula del paciente
- Nombre del Paciente
- Tipo de examen
- Nombre del profesional
- Fecha y hora de la cita
- Contrato del paciente
- Plan del paciente
- Tipo de afiliación
- Nivel de afiliación
Tenga en cuenta que, solo aparecerán las citas que fueron asignadas el mismo día en que ingreso a esta pantalla.
Fecha
hora
Cancelar cita
Si desea cancelar la cita, de clic en el botón "Cancelar" de la segunda columna.
Al hacer esto, aparecerá el siguiente panel donde debe escribir la Observación de la cancelación y posteriormente dar clic en el botón "Guardar Novedad"
Ingreso de citas
Si desea darle ingreso a la cita, de clic en el botón "Seleccionar" de la primera columna y después en el icono de Guardar
Al hacer esto, se habilita el panel de admisiones . El sistema ya trae por defecto los datos de "Tipo de atención, Ubicación, Consultorio y servicio".
Datos
En el campo "vía de ingreso", es una lista desplegable y siempre se debe agregar la que corresponda.
Campo Vía de Ingreso
Puede seleccionar un grupo protegido si el paciente pertenece a alguno.
Grupo
protegido
El sistema también trae por defecto la información general del médico, sin embargo, si quiere cambiar algún dato de este, puede hacerlo.
Información
médico
Las líneas de pago también las trae ya predeterminadas, sin embargo, estos datos pueden ser modificados si es necesario.
Al diligenciar todos los datos obligatorios, se da clic sobre el botón "Agregar" y quedaría agregada una nueva línea de pago.
Los demás campos y secciones obligatorias (marcados en negrilla) de TODO el panel deben ser completados o el sistema no le dejará hacer la admisión.
Ejemplo:
Completos los campos, de clic en el icono de Guardar
Hecho esto, se habilita el panel de recibo de caja para generar la venta automática de la cita.
Complete los 3 campos obligatorios:
- Movimiento venta: Campo desplegable de única selección donde debe elegir VENTAS AUTOMATICAS HCE
- Fecha venta: Fecha en que se registra la venta
- Observación: Campo de texto para diligenciar alguna observación sobre la venta.
Para conocer de forma más detallada el proceso de diligenciamiento de este panel consulte el siguiente manual:
https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/ventas-autom%C3%A1ticas-desde-admisiones
Campos completos
Completos los campos, de clic en el icono de Guardar
Hecho esto se genera la venta con su respectivo número:
Número
de venta
Al cerrar las pestañas, el sistema guarda los datos con el respectivo número de ingreso del paciente que ya podrá ser atendido.
Registro
guardado
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