Asignación de Citas
Introducción
La gestión adecuada de citas médicas es un proceso fundamental en la prestación de servicios de salud, ya que permite organizar la atención de los pacientes y optimizar el uso de los recursos disponibles. En este contexto, el presente documento describe la funcionalidad de asignación de citas dentro del sistema, con el fin de estandarizar su uso y facilitar su correcta aplicación por parte de los usuarios.
El objetivo de este manual es guiar a los usuarios en el uso de la funcionalidad de asignación de citas, proporcionando orientaciones claras para el registro, consulta, modificación y gestión de citas de manera eficiente y organizada.
Está dirigido a personal administrativo, profesionales de la salud y demás usuarios autorizados que intervienen en el proceso de programación de citas. El contenido abarca desde la configuración inicial hasta la operación de la funcionalidad, incluyendo el uso de las diferentes secciones de la pantalla y las opciones disponibles. No contempla procesos externos al sistema ni actividades administrativas ajenas a este módulo.
La correcta utilización de esta funcionalidad contribuye a mejorar la oportunidad en la atención, reducir errores en la programación y garantizar una gestión ordenada de las agendas médicas, lo que impacta directamente en la calidad del servicio prestado a los pacientes.
El documento se encuentra organizado en secciones que describen la configuración requerida, la estructura de la pantalla, y el paso a paso para la asignación de citas, así como funcionalidades complementarias que apoyan el proceso.
Creación de actividad
Para realizar la configuración de la funcionalidad Asignación de Citas, se debe proceder de la siguiente manera:
Siguiendo la Ruta: Configuración > General > Configuración de Menú
Ruta
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla
Seleccionar la opción de crear actividad
Diligencie la información para crear la actividad, como se aprecia en la siguiente imagen. Luego hacer clic en "Guardar".
Luego de creada la actividad, diríjase a la opción "Menús".
Despliegue la opción Gestión Administrativa > Citas
Posteriormente asocie la actividad a la opción correspondiente dentro del menú y una vez asociada la actividad, de clic en icono "Guardar"
Asignación de roles y permisos
Para poder asignar permisos a las actividades es necesario ingresar a la pantalla Asignación permisos a Roles.
Ruta: Configuración < General < Asignación permisos a roles
Ruta
Se abrirá la siguiente pantalla
En el campo "Rol", se debe seleccionar a la persona que se le van a conceder los permisos de acuerdo con las necesidades de cada entidad, para efectos de este ejercicio, se selecciona el rol Super Usuario. Al seleccionarlo y la pantalla cargará y aparecerán todas las actividades que el usuario seleccionado tiene permios.
Luego en la pestaña "Procesos-Actividades", Sección "Filtrar Actividades", Campo "Actividad", se debe seleccionar la actividad "Asignación Citas" y dar clic en el botón "Filtrar" Posteriormente asigne los permisos y finalmente, de clic en el ícono "Guardar".
Nota. Los cambios anteriormente configurados, siempre podrán ser modificados a criterio de la entidad, únicamente deben marcar o desmarca las opciones y dar clic en guardar.Funcionalidad Pantalla Citas
Siguiendo la ruta: Gestión Administrativa > Citas > Asignación Citas
Ruta
Esta nueva pantalla para gestionar el proceso de asignación de citas cuenta con 3 secciones con una nueva organización en la que resaltan las siguientes:
Sección "Datos Asignación Citas"
- Cambiar Entidad: campo prellenado: entidad seleccionada por defecto. (permite modificar la entidad prestadora de salud).
- Tipo de Identificación: menú desplegable para elegir el tipo de documento (cédula, pasaporte, etc.).
- Documento: campo numérico con un icono de búsqueda, para validar o autocompletar los datos del número de documento del paciente.
- Apellidos y Nombres: campo de texto para registrar el nombre completo del paciente.
- Fecha de Nacimiento: campo numérico para ingresar la fecha de nacimiento del paciente.
- Fecha solicitada por paciente: Campo que permite seleccionar el día en que el paciente desea agendar su cita.
- Sede: menú desplegable para seleccionar la sede donde se atenderá la cita.
- Entidad Prestadora: menú desplegable de única selección para seleccionar la entidad prestadora del servicio.
- Contrato: campo numérico relacionado con un número de contrato o convenio.
- Plan: menú desplegable para elegir el plan de salud del paciente.
- Tipo de Afiliación: menú desplegable para indicar el tipo de afiliación (contributivo, subsidiado, etc.).
Nota.
El campo Tipo de Afiliación solo muestra los tipos de afiliación que se encuentran habilitados en el sistema.
Los tipos de afiliación que hayan sido inhabilitados no estarán disponibles para selección al momento de asignar una cita.
En caso de que un paciente cuente con registros históricos asociados a un tipo de afiliación actualmente inhabilitado, estos se conservan únicamente para consulta, pero no pueden ser seleccionados nuevamente.
- Nivel de Afiliación: menú desplegable para definir el nivel de afiliación del paciente.
- Observación: Campo alfanumérico donde se pueden ingresar notas o comentarios adicionales. Tenga en cuenta que, las observaciones registradas en este campo se harán visibles al dar clic sobre el nombre del paciente en el tablero de admisiones.
- Red: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar el centro de salud donde se realizará la cita. Es importante tener en cuenta que el campo "Red" se habilita únicamente cuando se han configurado redes de atención asociadas a un contrato.
Para realizar la configuración de redes de atención, consulte el siguiente manual donde se explica el proceso de forma detallada: Configuración redes de Atención
Sección Datos de Contacto
- Celular: campo numérico para registrar un número de teléfono móvil.
- Autoriza SMS: casilla de verificación para indicar si el paciente autoriza el envío de mensajes SMS.
- Teléfono: campo numérico para ingresar un número de teléfono fijo.
- Correo: campo alfanumérico para ingresar una dirección de correo electrónico.
- Autoriza correo: casilla de verificación para indicar si el paciente autoriza el envío de correos electrónicos.
- Solicitante: campo de texto para registrar el nombre de la persona que solicita la cita.
- Número de autorización: campo numérico para ingresar un código de autorización, si es requerido.
- Carné No: campo numérico para registrar el número de carné del paciente.
- Tel. Solicitante: campo numérico para ingresar el número de contacto del solicitante.
- Médico último Ingreso: campo de texto para indicar el médico que atendió al paciente en su última consulta o ingreso.
Cuando el paciente ya está creado los datos se cargan automáticamente
Sección Agendas Médicas
- Examen: menú desplegable de única selección para seleccionar el tipo de examen a agendar.
- Tipo Examen: menú desplegable que permite filtrar por el tipo específico de examen.
- Profesional: menú desplegable para seleccionar al médico o especialista encargado del examen.
- Selección de Fecha y Vista:
- Botón "Hoy": permite centrar la vista en la fecha actual.
- Selector de Fecha: campo con un calendario para elegir el día en el que se desea agendar un examen. En la imagen se muestra la fecha martes, 17 de septiembre de 2024.
- Opciones de Vista:
- Día: muestra la agenda en vista diaria.
- Timeline: ofrece una vista en línea de tiempo de los exámenes programados.
- Agenda: muestra los exámenes programados en un formato de lista.
- Agenda Horaria: sección en la parte inferior que muestra la distribución horaria de la agenda médica.
Se observan franjas horarias vacías, lo que indica que no hay exámenes programados en los horarios visibles.
Proceso de asignación de citas
Para llevar a cabo el proceso de asignación de citas, es necesario completar los campos de la sección Datos Asignación Citas. (Todos los campos que están resaltados son de carácter obligatorio)
El primer paso consiste en seleccionar el Tipo de Identificación y, a continuación, ingresar el número de Documento del paciente. Una vez ingresado, al hacer clic fuera del campo de texto, el sistema realizará automáticamente una búsqueda para recuperar la información correspondiente al paciente.
Posteriormente, se deben completar los datos en la sección Datos de Contacto del Paciente, asegurando que la información registrada sea correcta y esté actualizada. Una vez diligenciada esta información, se podrá proceder con la programación de la cita en la sección de la Agenda Médica.
Lo siguiente a realizar para asignar una cita es seleccionar la agenda disponible, para ello en la sección Agendas Medicas en el campo Examen, procedemos a seleccionar un examen con el cual generaremos una cita.
Al seleccionar un examen, el sistema realizará una búsqueda de las agendas médicas disponibles para dicho examen.
Botones de navegación
Calendario
Opciones
Al seleccionar la opción Agenda, la visualización del control se mostrará de la siguiente manera:
Cada agenda cuenta con una casilla de verificación que permite seleccionar la agenda en la que se programará la cita del paciente.
Es posible elegir múltiples agendas según las necesidades del paciente. Por lo tanto, para asignar una cita, se debe seleccionar una o varias agendas una vez comprendido el funcionamiento del control
Selección de una agenda
Selección de varias agendas
Mensaje emergente
En esta etapa, se presentan dos opciones, las cuales se describen a continuación:
Asignar Cita: Al hacer clic en el botón, se iniciará el proceso de asignación. Si la operación se completa con éxito, el sistema mostrará un mensaje en color verde con la confirmación y el número de la cita generada.
Confirmación de cita - # de cita
Cerrar: Si el usuario identifica que falta información por diligenciar y necesita editar el formulario, puede hacer clic en el botón Cerrar o en el botón ubicado en la parte superior. Esto cerrará la ventana emergente, permitiendo realizar los ajustes necesarios antes de volver a generar la asignación de la cita.
Para conocer más sobre el proceso de Agendas Médicas, consulte el siguiente manual: Agendas Médicas.pdf
Unificación de agendas
En esta pantalla se incorpora un nuevo proceso denominado Unificación de Agendas, el cual permite asignar un tiempo extendido de atención a un paciente. En lugar de generar dos citas separadas, se pueden seleccionar dos agendas consecutivas para consolidarlas en una única cita con la duración extendida.
Nota. Para realizar este proceso, es importante considerar que cada agenda tiene un tiempo de duración predefinido. Por ejemplo, si la duración de cada cita es de 30 minutos, las agendas seleccionadas deben ser consecutivas dentro de ese intervalo de tiempo.Ejemplo: Si el paciente requiere una cita a las 10:00 AM, la siguiente agenda a seleccionar debe ser la de 10:30 AM, ya que corresponde al siguiente bloque de tiempo disponible.
Una vez entendido este proceso y con los campos del formulario debidamente diligenciados en la sección Agendas Médicas, se procede a seleccionar dos agendas consecutivas, como se muestra en la imagen.
Selección de dos agendas seguidas
Para este ejemplo la planilla está configurada con una duración de 10 minutos cada agenda por lo que procedemos a seleccionar la agenda de las 10:40 a.m. y 10:50 a.m. y una vez seleccionadas procedemos a dar clic en el botón de guardar . Este nos volverá a mostrar la ventana emergente con los datos con los que se generara la cita, pero adicional se harán visible 2 nuevos controles.
Mensaje Emergente
En la parte superior podemos visualizar un mensaje que notifica que se seleccionaron dos agendas consecutivas y se puede hacer uso de la funcionalidad de unificar agendas
Una casilla de verificación con el texto Unificar Agendas el cual debemos seleccionar para que éstas dos agendas se vuelvan una sola y generar una única cita. Una vez marcada la casilla de verificación bastaría con dar clic sobre el botón Asignar Cita y este nos mostrará el respectivo mensaje exitoso con el número de la cita que se generó para ese paciente.
Confirmación de cita - # de cita
En caso de no seleccionar la casilla de verificación de "Unificar Agenda" el proceso de asignación no tendrá en cuenta el proceso de unificación y generará dos citas con las dos agendas seleccionadas.
Confirmación de las dos cita - # de citas
Histórico de citas
Si el paciente tiene citas asignadas previamente en la sección Agendas Médicas, se mostrará un ícono con el texto "Ver Histórico de Citas".
Al hacer clic sobre el ícono, se ocultará el control de las agendas y se mostrará una tabla con el historial de citas del paciente.
Para volver a visualizar las agendas disponibles, se debe hacer clic en el botón "Volver" , que mostrará nuevamente las agendas para realizar el proceso de asignación.
Buscar paciente
Para buscar un paciente ya registrado en el aplicativo, haga clic en el ícono. Al hacerlo, se desplegará un panel donde deberá ingresar el número de documento.
Una vez localizado el paciente, haga clic en el ícono para cargar sus datos en la funcionalidad de asignación de citas.
Asignación de cita a paciente no creado en el aplicativo - Creación de pacientes
Si al buscar un paciente en el sistema este no está registrado, el sistema permitirá su creación.
Búsqueda de paciente no existente
Creación de Pacientes: Si la opción de creación rápida no está habilitada, el sistema mostrará una ventana con la funcionalidad para registrar un nuevo paciente. Esto permitirá crear el usuario en el sistema y luego continuar con el proceso de asignación de citas.
Creación Rápida de Paciente: Si la variable "CpacR" está habilitada, no será necesario completar todos los campos, lo que agiliza el proceso de creación del paciente y permite asignar la cita de manera más rápida.
Creación rápida de paciente
Gestionar la variable "CpacR"
Se debe seguir la ruta: Configuración > General > Grupo Empresarial
Ruta
Estando en la pantalla, nos dirigimos al panel lateral "Empresas", damos clic sobre la entidad en la que vamos a realizar la configuración.
Panel lateral "Empresas" - Entidad a configurar variable
Al realizar esta acción, se habilitan nuevas pestañas. Hacemos clic sobre la pestaña "Variables"
Pestaña "Variables"
Dentro de esta pestaña, vamos a buscar la variable "CpacR" y procedemos a escribir 1 Para activarla. Con esto ya se será posible la Creación Rápida de Paciente
Variable "CparR" activa
Nueva versión de pantalla
Siguiendo la ruta: Gestión Administrativa > Citas > Asignación de Citas
Ruta
Botón "Probar nueva versión"
- Botón para volver a la versión clásica
Nota. Para que la funcionalidad de "Probar nueva versión" esté disponible, es necesario hacer la solicitud al área de soporte.
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