Introducción

La protección de los datos personales en el sector salud constituye una responsabilidad fundamental para las instituciones y para los sistemas de información que gestionan datos clínicos y administrativos. En este contexto, el sistema iMedical incorpora mecanismos específicos para garantizar el adecuado manejo, autorización y control de la información de los pacientes, asegurando su confidencialidad y cumplimiento normativo 

El presente manual tiene como objetivo orientar a los usuarios en la configuración y uso de la funcionalidad de Autorización y Manejo de Datos de Pacientes, describiendo los parámetros requeridos, el diligenciamiento del formulario en los procesos de creación e ingreso, las validaciones del sistema, las notificaciones generadas y los reportes disponibles.

Este manual está dirigido al personal administrativo, de admisiones y a los responsables de configuración del sistema, quienes intervienen en el registro, actualización y seguimiento de la autorización de tratamiento de datos. El documento aborda la parametrización inicial, el flujo operativo en las pantallas correspondientes y los mecanismos de consulta y control. No contempla desarrollos técnicos ni modificaciones estructurales del sistema.

La correcta aplicación de estas disposiciones permite fortalecer la seguridad de la información, garantizar el respeto por la voluntad del paciente y respaldar la trazabilidad de las autorizaciones otorgadas o negadas, contribuyendo a una gestión institucional transparente y confiable.

El contenido se organiza en secciones que incluyen las causales relacionadas con la protección de datos, la configuración de la funcionalidad, el manejo de la información en los procesos de creación e ingreso del paciente, las notificaciones generadas y el reporte de seguimiento correspondiente.

Causales

La seguridad de la información es una de las principales preocupaciones respecto a los sistemas de información, especialmente en entornos de salud, dado que estos manejan datos sensibles de pacientes. En el caso de nuestro sistema iMedical, su función principal es almacenar información clínica de los pacientes atendidos por las distintas entidades prestadoras de servicios de salud (IPS), facilitando a dichas entidades la consulta histórica y el control de los procesos asistenciales.

Por esta razón, iMedical implementa mecanismos de protección y seguridad de datos personales con el fin de garantizar que la información de los pacientes sea tratada conforme a los principios legales pertinentes y se evite su manipulación o divulgación sin el consentimiento expreso del titular de los datos.

Creación y Configuración de Variables

Para la configuración de Protección de Datos, inicialmente se deberá crear y/o configurar unas variables. Para ello se debe seguir la siguiente Ruta: Configuración > General > Grupo empresarial

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla 

En la columna de la izquierda de nombre "Empresas", se debe seleccionar la entidad, esto hará que aparezcan nuevas pestañas; se debe seleccionar la pestaña "Variables"

En la sección "Variables Empresa", se debe incluir la siguiente información en los campos correspondientes para la creación de las variables necesarias:

Variable ADPAC

Campo Cód. Variable: ADPAC

Campo Valor Variable: 1 para activar la sección de Autorización de Datos en la pantalla Creación de Paciente e Ingreso Pacientes; para inactivarla poner valor en 0 o vacío.

Campo Descripción: Habilita Habeas Data.

Luego se da clic en el botón "Agregar"

 "

Sección "Autorización de Datos" pantalla "Creación Paciente"

Variable ADTI

En esta Variable se configura el texto o la reseña que tendrá la sección autoriza datos en las diferentes pantallas a mencionar en el presente documento.

Campo Cód. Variable: ADTI

Campo Valor Variable: "Autorización de datos según derecho constitucional basado en la ley 1581 de 2012, en la cual se expresa el derecho que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos, archivos y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales."

Campo Descripción: Habilita Habeas Data.

Luego se da clic en el botón "Agregar"

Creación variable "ADTI"

Variable CInformadoAdmisiones

Campo Cód. Variable: CInformadoAdmisiones

Campo Valor Variable: La variable se debe configurar en valor 1 para activar la sección de documentos en la pantalla de ingreso a Pacientes; para inactivarla poner valor en 0 o vacío.

Campo Descripción: Activar la función Documentos en Ingresos a Paciente.

Luego se da clic en el botón "Agregar"

Creación variable " CInformadoAdmisiones"

Configuración de Listas

Siguiendo la Ruta: Configuración > General > Tablas Básicas

Ruta 

En la lista jerárquica expandible, ubicarse sobre la carpeta "Historia clínica" y seguidamente en la opción "Creación de listas especiales". 

Posteriormente realice la configuración de la lista con código:

MNADP: En ella se podrá configurar los diferentes motivos por los cuales un paciente, acudiente o responsable no Autoriza el manejo de los Datos. Piner la siguiente información:

Campo Código Grupo: MNADP

Campo Deslistado: "Motivo por el no autoriza el tratamiento de los da"

Casilla de Verificación IndHabilitado: Seleccionada

Luego guardar haciendo clic sobre el ícono de diskette 

Luego se debe hacer clic sobre el ícono "Agregar" , esto habilitará los campos en la sección "Creación de listas detalle", deben ser diligenciados de la siguiente manera:

Campo Desitem: "El paciente no autoriza a la institución el manejo de Datos"

Campo Valor: 0

Campo Orden: 1

Casilla de verificación "Predeterminado": Sin selección

Casilla de verificación "Habilitado": Seleccionada

Luego se hace clic sobre el ícono de validación  para agregar la información.

Agregar lista especial

Manejo de información creación del paciente 

Siguiendo la Ruta: Gestión Administrativa > Admisiones > Creación Paciente

Ruta

En la parte baja de la pantalla, se visualizará la sección de "Autorización de datos".

Esta sección permite registrar la decisión del paciente respecto al uso de sus datos personales por parte de la institución. 

Se presenta la siguiente pregunta:

"¿Autoriza a la institución para el uso de sus datos para manejo médico, contacto y envío de información de la institución?"

Esta pregunta tiene como finalidad obtener el consentimiento expreso del paciente para:

• El uso de sus datos con fines asistenciales.
• El contacto institucional.
• El envío de información relacionada con la entidad.

La pregunta dispone de dos botones de selección única (tipo opción):

• Sí
• No

Solo es posible seleccionar una de las dos alternativas, lo que garantiza que la respuesta quede claramente definida.

Si se selecciona la opción "SI", se activa el campo Persona Autoriza, que cuenta con las opciones: 

• Acompañante
• Paciente
• Responsable 

Para indicar la condición de la persona que está autorizando el uso de los datos.

Al seleccionar el responsable o acompañante se activará el campo "Identificación" y "Nombre", estos serán obligatorios para poder guardar o no la autorización del manejo de datos. En caso de que el paciente sea menor de edad se cargará los datos de la madre o el padre.

También habilita dos preguntas que se responden por medio de la selección de un botón "Si" o "No"

La primera pregunta es: "¿Desea recibir información adicional sobre la institución?", si se selecciona la respuesta "Si", se habilita una casilla desplegable "Medio" con las opciones: 

• Correo
• SMS
• WhatsApp
• Teléfono

Se puede seleccionar más de una opción por medio de casillas de verificación.

Opciones del campo "Medio"

La segunda pregunta que aparece es: "¿Autoriza realizar estudios sobre sus datos e historia clínica?"

Si se selecciona la opción "SI", se activa el campo desplegable "Estudio", que cuenta con las opciones: 

• Mercadeo
• Investigación

Para indicar la condición de la persona que está autorizando el uso de los datos. Se puede seleccionar una o las dos opciones por medio de casillas de verificación.

Si se selecciona la opción "No", no pasa nada.

Volviendo a la primera pregunta "¿Autoriza a la institución para el uso de sus datos para manejo médico, contacto y envío de información de la institución?"

Si la opción seleccionada es "No", se habilita otro campo desplegable "Motivo", con la única opción: "El Paciente No Autoriza el Tratamiento de Datos"

Para finalizar, se encuentra el campo "Observaciones". Campo de texto libre que permite registrar información adicional relacionada con la decisión del paciente.

Puede utilizarse, por ejemplo, para:

• Ampliar detalles en caso de negativa.
• Registrar condiciones específicas manifestadas por el paciente.
• Dejar constancia de situaciones particulares.

Manejo de información ingreso a paciente 

Siguiendo la Ruta: Gestión Administrativa > Admisiones > Ingreso Pacientes

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla

En el campo "No. Ingreso", digite el número del ingreso del paciente. 

Aparece los datos del paciente ingresado. Debajo del mismo campo, está la leyenda "Autorización Datos (SI)" si el paciente autorizó el tratamiento de sus datos si, por el contrario, se lee "Autorización Datos (NO)", es porque no se autorizó el tratamiento de datos.

Mensaje Autorización de Datos (SI)

Al hacer clic sobre la opción, se desplegará la venta emergente "Autorización de Datos". 

Para poder guardar el ingreso iMedical tomará las siguientes validaciones:

Ingreso por Cita Médica: Si el ingreso del paciente se está generando por medio de una cita previamente asignada, pero el paciente no tiene diligenciado el formulario de Autorización de Datos, iMedical arrojará un mensaje de Alerta informando: “Para crear el ingreso es necesario diligenciar la Autorización de Datos”, y no permitirá crear el ingreso.

Una vez se diligencie el formulario y se vuelva hacer clic en guardar para crear el ingreso, se actualizará la opción autorización de Datos y se creara el ingreso 

Autorización de Datos

Al guardar la Autorización de Datos, iMedical mostrará en la pantalla Creación de Paciente actualizado la sección Autorización de Datos.

Ingreso Directo al Paciente: Si el ingreso del paciente se está generando sin tener una cita previamente asignada, pero el paciente no tiene diligenciado el formulario de Autorización de Datos, iMedical permitirá crear el ingreso sin problemas. 

Los datos del formulario Autorización de datos se podrán modificar desde ingreso o creación de paciente.

Notificación al paciente

Para los pacientes que aprueba el manejo de sus datos se enviara al correo del paciente la notificación de su aprobación, obteniendo el siguiente correo:

Apreciado(a) Señor(a)

Si usted recibe este e-mail, es porque estamos registrando sus datos personales básicos en nuestro sistema, como parte de nuestra operación en servicios de prestación de salud. En cumplimiento a la Ley 1581 de 2.012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2.013, le informamos que los datos que están siendo recolectados y que usted nos está suministrando, serán tratados, almacenados, usados y procesados para cumplir con nuestra función social en salud y como apoyo a la comunidad en general, para mantener a nuestros usuarios actualizados en temas científicos, actualización de nuestra tecnología, avances médicos y de interés general.

@NombreEntidad garantiza el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación de los datos facilitados.

Si desea revocar su autorización de recolección de datos o solicita eliminar sus datos comuníquese a la entidad para brindarle ayuda.

Cada vez que el paciente solicite una actualización sobre la Autorización de manejo de datos, se notificará al correo del paciente estos cambios.

Notificación en iMedical

El sistema iMedical, una vez el paciente acepte o no acepte por cada proceso a realizar donde se deba manejar datos del paciente se visualizará un marco de agua en la impresión, los procesos en los que se visualizará el marco de agua serán:

• Ingreso de pacientes
• Programación de cirugía
• Asignación de Citas
• Formulación
• Historia clínica

El sistema permite actualizar los datos del paciente en caso de que así lo requiera.

Reporte manejo de información 

Para facilitar la consulta de las personas encargadas del seguimiento de la entidad, el sistema iMedicalCloud le permite consultar por medio del reporte manejo de información.

Siguiendo la Ruta: Informes / Reportes / Reportes)

Ruta 

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla. En el menú jerárquico siga la Ruta Admisiones > Manejo de Información. 

Reportes

Se abre la siguiente pantalla. Esta sección permite parametrizar la consulta antes de generar el informe. Encontramos los siguientes campos para poder hacer el filtrado y la correspondiente búsqueda:

Fecha de inicio y fecha final: Campo tipo fecha que permite definir el día inicial y final del período a consultar. También dispone de un ícono de calendario para su selección.

¿Manejo de Información?: Campo desplegable de selección única. Permite elegir un criterio específico relacionado con el tratamiento o estado del manejo de información.

Campo "¿Manejo de Información?"

Medios de envío de Información: Campo desplegable que permite seleccionar el medio utilizado para el envío de información. Se presenta como lista de opciones y funciona como filtro adicional para delimitar los resultados del reporte.

Opciones campo “Medios de envío de información"

Botón Ver Informe: Botón de acción que ejecuta la consulta con los parámetros definidos. Al seleccionarlo, el sistema genera y muestra el reporte correspondiente según los filtros establecidos.

Botón "Ver Informe"

Ejemplo de búsqueda según parámetros:

Resultado: