Atender Procedimientos
Introducción
El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar al personal asistencial y administrativo en el uso de la funcionalidad Atender procedimientos dentro del sistema. Esta herramienta permite gestionar la atención de procedimientos no quirúrgicos formulados a los pacientes, así como generar automáticamente las ventas asociadas a dichos servicios.
El objetivo principal de este documento es guiar el proceso de configuración previa, formulación y atención de procedimientos, incluyendo la parametrización de ubicaciones, productos, permisos y demás configuraciones necesarias para garantizar el correcto funcionamiento de la funcionalidad.
Este manual está dirigido al personal responsable de la configuración del sistema y a los usuarios encargados de formular y atender procedimientos dentro de la institución. Incluye la descripción de las configuraciones requeridas, el proceso de formulación, la atención de procedimientos y la validación de las ventas generadas. No contempla configuraciones contables ni tarifarias avanzadas, las cuales se abordan en los manuales correspondientes.
La correcta utilización de esta funcionalidad es fundamental para asegurar la adecuada gestión de los procedimientos formulados, optimizar la atención de los pacientes y garantizar la trazabilidad entre el registro clínico y los procesos administrativos y de facturación.
El contenido se encuentra organizado en apartados que describen las configuraciones previas necesarias, el proceso de formulación, la atención de procedimientos y la visualización de las ventas generadas, facilitando una comprensión clara y estructurada de su funcionamiento.
Configuración de ubicaciones
Sigua la ruta: Configuración > General > Creación de Ubicaciones
Ruta
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla. El listado de las ubicaciones visibles dependerá de cada entidad.
Al hacer clic en el ícono "+" ubicado junto al nombre de la sede, se desplegará una lista con todas las ubicaciones asociadas a la entidad.
Ubicaciones disponibles
Seleccione la ubicación requerida y confirme que tenga activa la casilla Atiende Procedimientos.
Ejemplo:
Es importante tener en cuenta que la ubicación que se vaya a utilizar debe contar con servicios asociados de tipo Producto de Procedimiento no QX.
Configuración de productos
Para verificar que los productos tengan asociado el servicio, siga la ruta: Configuración > Suministros > Creación de productos
Ruta
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:
De clic en el icono
En el panel que se habilita, busque el producto correspondiente y selecciónelo en la opción Select.
Al hacer esto, el sistema traerá toda la información correspondiente del producto a la pantalla principal.
De clic en la pestaña Servicios y que confirme que tenga asociado el servicio Laboratorio clínico (en este caso).
Nota. Si desea activar la casilla Requiere aprobación, puede hacerlo; sin embargo, esta configuración no es obligatoria.Esta opción se utiliza principalmente en procedimientos no QX de alto costo que requieren aprobación administrativa y, adicionalmente, permiten notificar al paciente que dicho procedimiento NO es cubierto por la medicina prepagada.
Por último, de clic en el icono .
Permisos de usuarios a ubicaciones
Luego de este debe verificar que usuarios van a trabajar sobre la ubicación, siga la ruta: Configuración > General > Permisos Usuarios – Ubicaciones
Ruta
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:
Seleccione el o los usuarios correspondientes y verifique que tenga el permiso sobre la ubicación seleccionada en la sección Ubicaciones asignadas:
Si el usuario no tiene agregada la ubicación que requiere, agréguela de la siguiente manera:
En la sección Ubicaciones No Asignadas, busque la ubicación requerida y selecciónela mediante la casilla:
De clic en el botón Agregar ubicación.
Esto hará que la ubicación le quede agregada al usuario:
Por último, de clic en el icono .
Manual tarifario
Posterior a esto debe verificar que el producto requerido tenga un valor asignado en el manual tarifario correspondiente para poder realizar la venta automática. Para conocer este proceso consulte el siguiente manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/manuales-tarifarios
Configuración de honorarios
La persona que vaya a atender el procedimiento debe tener configurado los honorarios correspondientes. Para conocer este proceso consulte el siguiente manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/configuraciones-para-ventas-autom%C3%A1ticas
Formular Procedimiento
Una vez completas las configuraciones explicadas anteriormente, proceda a realizar la formulación del procedimiento al paciente correspondiente.
Siga la ruta: Gestión clínica > Registros Clínicos > Pacientes
Ruta
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla. Seleccione o busque al paciente correspondiente.
Una vez ingresada a la historia del paciente, siga la ruta: Mis actividades > Formulación
Formulación
En el panel que se habilita, de clic en la opción Procedimientos.
Complete los campos de la siguiente manera:
- Procedimientos: Campo alfanumérico con búsqueda que permite escribir y seleccionar el procedimiento que se desea formular para el paciente (mínimo 3 caracteres). Este campo es de registro OBLIGATORIO.
- Cantidad: Campo numérico para diligenciar la cantidad de procedimientos que serán formulados. Este campo es de registro OBLIGATORIO.
- Frecuencia: Campo desplegable de única selección que permite elegir la frecuencia con la que se realizará el procedimiento formulado.
- Prioridad: Campo desplegable de única selección que permite indicar el nivel de prioridad del procedimiento formulado. Este campo es de registro OBLIGATORIO
- Lateralidad: Campo desplegable de única selección que permite elegir la lateralidad del procedimiento cuando aplique (por ejemplo, derecho, izquierdo o bilateral).
- Durante: Campo desplegable de única selección que permite definir la duración o periodo durante el cual se realizará el procedimiento.
- Anotaciones: Campo alfanumérico para diligenciar observaciones o indicaciones adicionales relacionadas con el procedimiento formulado.
Una vez completos los campos obligatorios y necesarios, de clic en el botón
Esto hará que el producto quede agregado en la tabla de registros de la parte inferior del panel.
Nota. Puede agregarle al paciente todos los procedimientos que considere necesarios.Por último, de clic en el icono .
Funcionalidad atender procedimientos
Con esto realizado, Siga la ruta: Gestión clínica > Registros clínicos > Atender Procedimientos
Ruta
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:
En esta pantalla se atienden los procedimientos NO QX que se le formulan a los pacientes y que tienen como destino otras áreas que deben atenderlos.
- Documento del Paciente: Campo alfanumérico para diligenciar el número de documento del paciente sobre el cual se desean consultar procedimientos formulados.
- Paciente: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre del paciente que se desea consultar.
- Fecha Desde: Campo de selección de fechas que permite definir la fecha inicial desde la cual se desean consultar los procedimientos formulados.
- Fecha Hasta: Campo de selección de fechas que permite definir la fecha final hasta la cual se desean consultar los procedimientos formulados.
- Ubicación: Campo desplegable de única selección que permite elegir la ubicación o servicio donde fueron formulados los procedimientos.
- Entidad: Campo desplegable de única selección que permite elegir la entidad responsable o asociada a los procedimientos formulados.
- Ubicación que atiende: Campo desplegable de única selección que permite elegir la ubicación encargada de atender o ejecutar los procedimientos formulados. Este campo es de registro OBLIGATORIO.
- Sede: Campo desplegable de única selección que permite elegir la sede institucional relacionada con la consulta de procedimientos formulados. Este campo es de registro OBLIGATORIO.
Una vez completos los campos obligatorios y necesarios, de clic en el botón Buscar.
Esto hará que, en la tabla de registros del panel, sea visible el procedimiento que previamente fue formulado.
Para atender el procedimiento de clic en el icono
Confirme la atención del procedimiento dando clic en el botón Si.
Confirmar atención
Si todas las configuraciones explicadas previamente en este documento fueron realizadas, la venta del procedimiento sea realizará con éxito y esta será generada al paciente con su respectivo número:
Si desea cancelar el procedimiento, de clic en el icono de la primera columna.
Cancelar procedimientos
Seleccione el motivo de cancelación en la lista desplegable de única selección y de clic en el icono
Motivo de cancelación
Si ya no desea cancelarlo, de clic en el icono .
Icono cancelar
Para imprimir la etiqueta del procedimiento, de clic en el icono de la última columna
Icono imprimir
Resultado etiqueta:
Atender procedimientos que requieren aprobación
Cuando el usuario formulo un producto que tiene activa la casilla de requiere aprobación, al momento de dar clic en el icono , el sistema mostrara el siguiente aviso:
Para gestionar este tipo de productos, siga la ruta: Gestión clínica > Registros clínicos > Tablero ejecutor
Ruta
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla. Allí encontrará todos los productos formulados, incluyendo los que están pendientes de aprobación:
Para generar la aprobación del producto pendiente, de clic en el icono
Esto hará que se despliegue el siguiente panel:
Aprobación producto
Registre la observación correspondiente para poder aprobar el producto y de clic en el botón Aprobar.
Observación registrada
Al hacer esto, el sistema mostrara el aviso que confirma la aprobación del producto.
Producto aprobado
Cuando vuelva a generar la aprobación del producto en la pantalla de Atender Procedimientos, el sistema ya le dejará generar la venta correspondiente.
Visualización de la venta
Si desea visualizar la venta que se le realizo al procedimiento, siga la ruta: Gestión financiera > Facturación/Radicación > Ventas/Facturación
Ruta
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:
En el campo Ingreso No. diligencie el número del ingreso abierto del paciente donde le genero la venta del procedimiento.
Con esto realizado, podrá visualizar en la tabla de registros de las ventas, la venta correspondiente del procedimiento.
Para generar la impresión, de clic en el botón Imprimir.
Impresión generada:
Atender procedimientos desde la historia clínica
Una vez haya formulado el o los procedimientos necesarios, desde la pantalla principal de pacientes y sobre el paciente seleccionado, haga clic en el ícono correspondiente de Tiene formulación de procedimientos .
Al hacer esto, se habilita el panel donde podrá ver todos los procedimientos formulados. Identifique que el procedimiento que acaba de formular tenga Cantidad Atendida igual a 0. De clic en el botón Ir a Atender Procedimientos.
Después de llevar a cabo esto, se habilita la MISMA pestaña de Atender procedimientos que previamente fue explicada en este documento, con la única diferencia que, por este lado, el sistema traerá automáticamente el número de documento del paciente.
Ventas desde la pantalla de Atender Procedimientos
De vuelta en la pantalla de Atender Procedimientos, ruta: Gestión clínica > Registros Clínicos > Atender Procedimientos.
Pestaña Ventas
En esta pestaña se atienden las ventas de los procedimientos NO QX que se le formulan a los pacientes, aquí se encuentran los siguientes campos disponible:
Documento del Paciente: Campo alfanumérico para diligenciar el número de documento del paciente sobre el cual se desean consultar procedimientos formulados.
Paciente: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre del paciente que se desea consultar.
Fecha Desde: Campo de selección de fechas que permite definir la fecha inicial desde la cual se desean consultar los procedimientos formulados.
Fecha Hasta: Campo de selección de fechas que permite definir la fecha final hasta la cual se desean consultar los procedimientos formulados.
Ubicación: Campo desplegable de única selección que permite elegir la ubicación o servicio donde fueron formulados los procedimientos.
Entidad: Campo desplegable de única selección que permite elegir la entidad responsable o asociada a los procedimientos formulados.
Ubicación que atiende: Campo desplegable de única selección que permite elegir la ubicación encargada de atender o ejecutar los procedimientos formulados. Este campo es de registro OBLIGATORIO.
Sede: Campo desplegable de única selección que permite elegir la sede institucional relacionada con la consulta de procedimientos formulados. Este campo es de registro OBLIGATORIO.
Una vez completos los campos obligatorios y necesarios, haga clic en el botón Buscar.
Esto hará que, en la tabla de registros del panel, sea visible el o los procedimientos que previamente fueron formulados para poder realizar la venta.
Filtros seleccionados
Para atender la venta del procedimiento y hacer el envío al laboratorio, haga clic sobre el nombre del paciente. Esto hará que se habilite el siguiente panel:
Panel venta de envió
Seleccione la venta mediante la casilla de la primera columna:
Selección de venta
Observación: Campo alfanumérico que permite el registro de información clínica relevante del paciente antes de continuar con el proceso asistencial. El campo NO es de registro obligatorio y permite hasta 2.000 caracteres.
Laboratorios: Campo desplegable de única selección que permite elegir el laboratorio donde se hará envío del procedimiento.
Ejemplo:
Campos Registrados
Luego, haga clic en el botón Enviar al laboratorio.
Botón Enviar al Laboratorio
Después, el sistema notificará el envío de los procedimientos.
Envío de los procedimientos
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