Transacciones de Inventario
Introducción
Este manual está dirigido a usuarios administrativos, personal de suministros y responsables de los procesos de inventario dentro de la organización. Está orientado a quienes gestionan movimientos de entrada y salida de productos, ventas directas a pacientes o entidades, y demás transacciones relacionadas con el control de inventarios en el sistema iMedical.
El documento describe el proceso completo para realizar transacciones de inventario dentro del sistema, detallando las rutas de acceso, los tipos de movimiento disponibles y las acciones necesarias para ejecutar operaciones como ventas directas, devoluciones y entregas entre ubicaciones. Incluye las instrucciones para ingresar a la funcionalidad, consultar la información del paciente o entidad, y realizar cada tipo de transacción según los parámetros establecidos. Su finalidad es orientar al usuario en el manejo adecuado de los movimientos de inventario, garantizando la correcta trazabilidad y registro de la información dentro del sistema.
Ingreso a la funcionalidad
Para ingresar a la funcionalidad se debe proceder de la siguiente manera:
Ruta: Gestión Administrativa > Suministros > Transacciones de inventario
Ingreso a la funcionalidad
Para ingresar a la funcionalidad se debe proceder de la siguiente manera:
Ruta: Gestión Administrativa > Suministros > Transacciones de inventario
Ruta
Debe tener en cuenta que, los tipos de movimiento de inventario que son de salida mostrarán solamente los lotes que tengan existencias disponibles. Para más información sobre los tipos movimientos de inventario diríjase a la siguiente URL: Configuración Tipos Movimiento Inventario (imedicalservices.com)
Transacciones de Inventario
Una vez ingresada a la ruta, se encontrará la siguiente pantalla donde podrá realizar transacciones de inventario o movimientos de inventario
Transacciones de Inventario
Una vez ingresada a la ruta, se encontrará la siguiente pantalla donde podrá realizar transacciones de inventario o movimientos de inventario
Pantalla Transacciones de Inventario
Venta Directa (Comprobante de Recibido) - Paciente
Este es un movimiento de salida, por lo tanto, complete los siguientes campos:
- Tipo Movimiento: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de movimiento que se va a registrar.
- Ubicación Entrega: Campo desplegable de única selección que permite elegir la ubicación o servicio desde donde se realiza la entrega del producto.
- Ubicación Recibe: Campo desplegable de única selección que permite elegir la ubicación o servicio que recibe el producto dentro de la institución.
- Tipo Documento Fuente: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de documento origen que respalda el movimiento registrado.
- Número Documento Fuente: Campo alfanumérico para diligenciar el número del documento que sirve como soporte del movimiento.
- Fecha Documento: Campo de selección de fechas que permite registrar la fecha del documento fuente asociado al movimiento.
- Observación: Campo alfanumérico para diligenciar comentarios u observaciones adicionales relacionadas con el movimiento registrado. Este campo NO es de registro obligatorio.
Ejemplo:
Datos del movimiento
Hecho esto, genere la búsqueda del paciente por medio del número de identificación o número de atención.
Numero de atención
Al diligenciar alguno de los dos campos, el sistema traerá la información del paciente, junto con la sección para generar la transacción del producto.
Información del paciente y producto
Complete los siguientes campos:
- Tipo de Producto: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de producto que se desea agregar, por ejemplo, medicamento u otro tipo de insumo.
Tipo de Producto
- Producto: Campo desplegable de única selección que permite buscar y seleccionar el producto que se desea agregar al registro.
- Lote: Campo desplegable de única selección que permite elegir el lote del producto seleccionado, en este campo solo serán visibles los lotes con unidades disponibles.
Lote
- Presentación: Campo desplegable de única selección que permite elegir la presentación del producto.
- Cantidad: Campo numérico para diligenciar la cantidad del producto que se desea agregar al movimiento.
Una vez completos los campos, de clic en el botón Agregar Producto. Esto hará que el producto quede agregado en la tabla de registros.
Producto agregado
Si desea modificar alguna información del registro, de clic en el icono 
Si desea eliminar el registro, de clic en el icono 
Editar o eliminar
Hecho esto, de clic en el icono 
para guardar el registro
Guardar
Confirme la transacción:
Confirmar transacción
Al confirmar, el sistema le generara automáticamente la impresión del movimiento:
Impresión del movimiento
Venta Paciente Directa – Paciente
Seleccione el Tipo Movimiento y Ubicación Entrega
Movimiento
Posteriormente para este tipo de movimiento, se habilita la sección “Búsqueda de Paciente”
Búsqueda de Paciente
Nota. Debe tener en cuenta que para continuar con el proceso debe ingresar la identificación o número de atención de un paciente.
- Ingresados los datos anteriores de clic en el botón “Buscar Registro”- El sistema cargara la Información del paciente
Información del paciente
- Tambien cargara la “Ubicación Recibe”
Campo Ubicación Recibe
- Posteriormente debe seleccionar
- Tipo Documento Fuente: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de documento dependiendo del concepto de la configuración o como lo maneje la entidad.
Tipo Documento Fuente
- Hecho esto, Digite el "Número Documento Fuente" y "Fecha Documento"
Número y Fecha Documento
- En el campo observación digitar alguna anotación (Este campo no es obligatorio)
Información del Paciente
-Dar clic en la casilla de verificación si desea Imprimir Voucher
Casilla de verificación- Seleccione el Tipo de producto
Tipo de Producto
- Hecho esto, ahora seleccione el producto.
Nota. Debe tener en cuenta que los productos que se encuentran seleccionados en rojo, no se encuentran disponibles y los que se encuentran en verde, si están disponibles.
Producto
- Seleccione el lote. Debe tener en cuenta que el Lote que se encuentra seleccionado en verde es el que corresponde al producto previamente seleccionado
Lote
- Seleccione la presentación
Presentación
Posteriormente seleccionados los campos anteriores, el sistema cargara:
- Existencia en Bodega
- Existencia Ubicación
- Costo Promedio Producto
- Valor Unitario
- Tasa Venta
- Porcentaje Venta
- Valor Tasa Venta
- Digite la cantidad a vender al paciente
Cantidad
Posteriormente dar clic en el botón “Agregar Producto”
Agregar Producto
- Una vez agregado el producto, podrá visualizar todos los productos agregados
Producto Agregado
- - De clic en el icono
si desea modificar algún registro
- - De clic en el icono
si desea eliminar algún registro
- Finalmente, de clic en el icono“Guardar Registro”
Guardar Registro
- Hecho esto, el sistema le mostrara la impresión con todos los datos del movimiento.
Impresión del Movimiento
Datos Guardados
Devolución Venta Paciente Directa – Paciente
- Seleccione el Tipo Movimiento y Ubicación Entrega
Movimiento
- Posteriormente digite el Numero de Atención
Numero Atención
- Seleccione el Tipo Documento Fuente, dependiendo del concepto y configuración o como lo maneje la entidad para la devolución
Tipo Documento Fuente
- Digite el “Número Documento Fuente” y “Fecha Documento”
Número y Fecha Documento
- En el campo observación digitar alguna anotación (Este campo no es obligatorio)- Ingresados los datos anteriores el sistema cargara la Información del paciente y las ventas realizadas previamente
Información Paciente
- El campo "Fecha movimiento", traerá los datos de las ventas realizadas ese día
Fecha movimiento
- Venta: Numero de venta del producto
Venta
- Lote: Lote del producto
Lote
- Para realizar la devolución, en el campo unidades hacer el cambio
Unidades
Devolución venta
- Finalmente, de clic en el icono
Guardar Registro
- Posteriormente el sistema le mostrara la impresión con todos los datos del movimiento
Impresión Movimiento
Datos Guardados
Venta Directa a Entidad – Tercero
- Seleccione el Tipo Movimiento, Ubicación Entrega y Ubicación Recibe
Movimiento
- Una vez hecho esto, el sistema habilitar la sección “Búsqueda de Tercero”
Búsqueda de Tercero
- De clic sobre el botón “Buscar Registro” y seleccione el proveedor al cual desea realizar el movimiento, en el check verde
Búsqueda
- Una vez seleccionado el icono, cargara la información del proveedor
Información Proveedor
- Seleccione el tipo de producto
Tipo de Producto
- Seleccione el producto
Producto
-Lote: Campo desplegable de única selección que permite elegir el lote del producto seleccionado, en este campo solo serán visibles los lotes con unidades disponibles.
Lote
- Seleccione la presentación
Presentación
- Posteriormente seleccionados los campos anteriores, el sistema cargara
- Existencia en Bodega
- Existencia Ubicación
- Costo Promedio Producto
- Valor Unitario
- Tasa Venta
- Porcentaje Venta
- Valor Tasa Venta
- Digite la cantidad a vender al paciente
Cantidad
- Posteriormente dar clic en el botón “Agregar Producto”
Agregar Producto
- Una vez agregado el producto, podrá visualizar todos los productos agregados- Finalmente, de clic en el icono
Guardar Registro
- Posteriormente el sistema le mostrara la impresión con todos los datos del movimiento
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