Asignación de Permisos a Roles
Introducción
Este manual está dirigido a usuarios administrativos, personal de soporte y responsables de la gestión operativa del sistema, quienes realizan la asignación y administración de permisos para los diferentes perfiles de usuario. Está orientado a quienes requieren configurar roles, controlar accesos y asegurar que cada usuario cuente con los permisos adecuados según sus funciones dentro de la organización.
El contenido de este manual abarca las instrucciones necesarias para la correcta asignación de permisos dentro del sistema, incluyendo la configuración de roles, la administración de permisos sobre las ubicaciones y la autorización de movimientos de inventario. Su objetivo es guiar al usuario en la gestión segura y eficiente del control de acceso, garantizando que las funciones asignadas se ejecuten conforme a los lineamientos establecidos por la organización.
Asignación de permisos a roles
Para realizar los permisos a Roles se debe: Ingresar al ambiente de iMedicalCloud de la entidad correspondiente, posteriormente para ingresar a la funcionalidad, se procede de la siguiente manera:
Ruta: Configuración > General > Asignación permisos a Roles
Ruta
Una vez ingresado a pantalla Asignación permisos a Roles, encontrará la siguiente pantalla.
Pantalla inicial Asignación Permisos-Roles
En esta pantalla encontramos los siguientes campos:
- Rol: Campo desplegable de única selección. Aquí se selecciona el Rol del Usuario al que desea otorgar permisos.
Campo Rol
Los roles disponibles incluyen
perfiles administrativos, médicos, de auditoría, personal de apoyo,
laboratorio, farmacia, entre otros, adaptados a las necesidades operativas de
instituciones del sector salud.
Seleccionar correctamente el rol es fundamental, ya que determina el acceso a
procesos, actividades y reportes dentro de la plataforma, garantizando que cada
usuario tenga acceso únicamente a las funciones necesarias según sus
responsabilidades.
Pestaña Procesos - Actividades
En la sección "Filtrar Actividades", encontramos:
- Procesos: Campo desplegable de única selección. Aquí se selecciona el proceso sobre el que se desea implementar los permisos.
Campo Procesos
La selección de un proceso es el
primer paso para filtrar y visualizar las actividades disponibles dentro de esa
área. Esto facilita la configuración de permisos de forma precisa, asegurando
que cada rol tenga acceso únicamente a las funciones que necesita según su
labor dentro de la institución.
- Actividad: Contiene las actividades entre las cuales se debe seleccionar una de ellas
Campo Actividad
La lista incluye opciones
relacionadas con gestiones administrativas, clínicas, técnicas o de soporte, y
varía según el proceso seleccionado.
Elegir una actividad permite personalizar los permisos asignados al rol,
asegurando que cada usuario acceda únicamente a las funciones que necesita para
cumplir su labor.
- Asignación: Campo desplegable de única selección. Aquí se presentan tres opciones, entre las que encontramos: Todos, Asignados y Sin asignar.
Campo Asignación
o Todos: Muestra todas las actividades sin importar su estado.
o Asignados: Muestra únicamente las actividades que ya han sido vinculadas a un rol.
o Sin asignar: Muestra las actividades que aún no han sido asignadas.
Esta funcionalidad permite
segmentar y organizar de forma más eficiente las tareas, facilitando la
configuración de permisos según las necesidades específicas del rol.
Después de haber seleccionado las opciones deseadas, se da clic sobre el botón Filtrar.
Si los campos anteriores se dejan sin selección y se da clic en el botón Filtrar, en la parte inferior aparecerán todas las opciones que el sistema tiene predefinidas.
De acuerdo con los indicadores, usted puede controlar los accesos o permisos al usuario, teniendo en cuenta los procesos y actividades específicas de cada Rol que este requiera, los cuales estarán marcados cado uno con casillas de verificación.
Pantalla Asignación de permisos a roles
Descripción de indicadores
- Nuevo: Permite crear nuevos registros.
- Abrir: Permite abrir cualquier tipo de documento.
- Guardar: Permite guardar todo tipo de información que se origine en la pantalla.
- Eliminar: No funcional, ya que en iMedical no se elimina ningún tipo de registro/Información (Solo se anula, o de activo a inactivo) siempre va a encontrar el registro de toda información.
- Imprimir: Permite imprimir el registro.
- Buscar: Permite explorar documentos e información.
- Ejecutar: No funcional en todos los procesos, funciona en algunos específicos, como creación de contrato y creación de agendas.
- Notas: Este espacio se utiliza en caso si desea crear una nota sobre alguna historia clínica.
- Asignado: Esta casilla siempre debe ir marcada para que los demás permisos marcados queden activos y funcionales.
Una vez seleccionados las casillas de los permisos a dar, de clic en el icono de Guardar. 
Guardado exitoso
Pestaña Reportes
En esta pestaña se puede acceder a todos los informes/reportes que tiene el sistema disponible.
Pestaña Reportes
- Clasificación: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar la clasificación del reporte.
Clasificación
Esta categorización facilita la
búsqueda de informes relacionados con cada tipo de gestión, permitiendo al
usuario acceder rápidamente a los reportes que son relevantes según su rol y
responsabilidades dentro del sistema.
- Reporte: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar el reporte.
Reporte
Los reportes disponibles cubren
diversas áreas, incluyendo gestión clínica, administrativa, operativa y
estadística. Cada opción representa un tipo de informe que puede ser generado
según los permisos del rol seleccionado.
La elección del reporte adecuado
permite al usuario acceder a información detallada sobre actividades, procesos
o indicadores clave, lo cual es útil para realizar auditorías, dar seguimiento
a servicios y tomar decisiones informadas dentro de la institución
- Asignación: Campo desplegable de única selección. Aquí se presentan tres opciones, entre las que encontramos: Todos, Asignados y Sin asignar.
Campo Asignación
o Todos: Muestra todas las actividades sin importar su estado.
o Asignados: Muestra únicamente las actividades que ya han sido vinculadas a un rol.
o Sin asignar: Muestra las actividades que aún no han sido asignadas.
Esta funcionalidad permite al
usuario segmentar la información de forma precisa, lo que facilita la gestión y
organización de los reportes disponibles según las responsabilidades de cada
perfil.
Después de haber seleccionado las opciones deseadas, se da clic sobre el botón Filtrar.
Se debe agregar permisos dependiendo el perfil de cada usuario. Los reportes se asocian activando la casilla de verificación de "Asignados"
Cuando se ha culminado con el registro, De clic en el icono "Guardar".
Reportes asignados
Pestaña Historia Clínica
Permiso: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar la acción que desea otorgarle los permisos sobre las historias clínicas.
Permiso
Una vez seleccionado el permiso, haga clic en el botón "Asociar".
Pestaña Historia clínica
Hecho esto, el sistema mostrará el permiso recién asociado junto con los demás permisos a los cuales está asociado el Rol.
Permisos asociados
Si por algún motivo desea desasociar el permiso al Rol sobre alguna HC, se debe hacer clic en el botón “X”.
Cancelar asociación
Al realizar este paso el sistema mostrará un mensaje de confirmación.
Mensaje de confirmación
Permisos a usuarios sobre ubicaciones
En esta sección se asignan los permisos a los Usuarios sobre las ubicaciones.
Para realizar los permisos a los usuarios se sigue la Ruta: Configuración > General > Permisos de Usuarios - Ubicaciones
Ruta
Una vez ingresado a Permisos de usuarios, se visualizará la siguiente pantalla
Pantalla Permisos Usuarios – Ubicaciones
En este panel:
Seleccione el Usuario al que desea otorgar permisos sobre las ubicaciones, mediante el campo desplegable de única selección.
Selección de usuario
Posteriormente seleccionado el usuario, se visualizará una tabla con dos columnas:
- Ubicaciones No Asignadas: En esta sección se muestran las ubicaciones disponibles para asignar permisos al usuario. Marque la casilla de verificación de cada ubicación sobre la cual el usuario puede tener permiso de acceso.
Casillas de verificación
Una vez seleccionadas las Ubicaciones de clic en Agregar Ubicación
Agregar ubicación
Hecho esto, las ubicaciones se verán agregadas en la sección "Ubicaciones Asignadas"
Finalmente, de clic en el icono guardar
Ubicaciones agregadas
- Ubicaciones Asignadas: En esta sección se muestran las ubicaciones en las que el usuario ya tiene permisos asignados. Marque la casilla de verificación correspondiente a las ubicaciones de las cuales desea retirar dichos permisos.
Casillas de verificación
Este proceso se realiza si por algún motivo se asignaron de manera errada los permisos de las ubicaciones asignadas al usuario o simplemente el usuario ya no debe tener permisos en dicha ubicación.
Una vez seleccionada la ubicación, de clic en “Quitar Ubicación”
Quitar Ubicación
Guarde los cambios nuevamente.
Mensaje Permisos sobre ubicaciones
Estos permisos se deben agregar a los usuarios que realizan solicitudes y usuarios asistenciales que van a realizar movimientos de inventario y los usuarios administrativos que vayan a realizar cualquier tipo de venta.
Pestaña Permiso Sobre Creación Producto
En esta parte podrá brindar permisos para crear medicamentos, consultas, actividades, activos fijos, servicios, insumos, paquetes, y demás tipos de productos que se pueden crear en iMedical.
Permiso sobre creación Productos
Seleccione los que necesite y posteriormente se debe hacer clic en “Agregar Tipo”.
Permiso sobre creación de productos
Posteriormente, se pueden visualizar que los tipos de producto que seleccionó anteriormente pasan de la columna derecha Tipo de productos disponibles a la izquierda Tipo de productos asignados.
Tipos de productos asignados
Si se evidencia que hay error, entonces, Seleccione lo que quiere cancelar y posteriormente de clic en “Quitar Tipo”.
Quitar producto asignado
Una vez agregados los Tipos de productos, guarde los cambios y de clic en el icono guardar.
Guardar cambios
Permisos a usuarios sobre tipos de movimientos de inventario
En esta sección se asignan los permisos a los usuarios sobre los (movimientos de inventario).
Para realizar los permisos a los usuarios se debe: Ingresar al ambiente de iMedical de la entidad correspondiente, posteriormente para ingresar a la funcionalidad, se procede de la siguiente manera:
Ruta: Configuración > Suministros > Tipos de Movimiento de Inventario.
Ruta
Una vez ingresado a Tipos de Movimiento de Inventario, encontrara los siguientes paneles:
Panel datos del movimiento
Información la cual no es necesaria llenar/diligenciar, debido a que estas configuraciones ya se realizaron anteriormente.
Es importante no moverla para no afectar los procesos de iMedical.
Sección Datos del movimiento
Panel/campo movimientos de inventario/tipos de movimiento
En este panel se visualizan todos los tipos de inventario o movimientos que permiten mover el inventario, ya sea para solicitar, para devolver o despachar.
Movimiento de inventario / Tipo de movimiento
Posteriormente se selecciona el movimiento que quiere realizar > De clic sobre el nombre del movimiento.
Nombre del movimiento
Panel/campo permisos sobre movimientos
Una vez seleccionado el movimiento, en la parte derecha de la pantalla se habilitará este campo para que se seleccione el usuario>Seleccione el nombre del Usuario a Configurar.
Usuario a Configurar
Automáticamente se mostrarán las ubicaciones sobre las cuales ha asignado los permisos anteriormente (Permisos a usuarios sobre ubicaciones)
- Posteriormente marque la caja de chequeo de las que requiera- Finalmente, de clic en el botón Agregar Permisos Sobre el Movimiento.
Agregar permisos sobre el movimiento
Posteriormente acepte guardar los permisos “SI”.
Guardar permisos
Estos permisos se asignan a los usuarios de farmacia que van a atender las solicitudes o realizar los movimientos desde transacciones de inventario.
Nota. Para más información del proceso de Configuración Movimiento de tipo de inventario diríjase al siguiente manual:
Permisos a usuarios sobre tipos de movimientos facturación y cuentas por cobrar
En esta sección se asignan los permisos a los usuarios administrativos que hacen facturas o ventas.
Para realizar los permisos debe: Ingresar al ambiente de iMedicalCloud de la entidad correspondiente, posteriormente para ingresar a la funcionalidad, se procede de la siguiente manera:
Ruta: Configuración > Facturación > Movimientos Facturación y Cuentas por Cobrar
Ruta
Para buscar los movimientos, se debe hacer clic en el icono de la lupa “Buscar” en la barra de iconos de la pantalla.
Buscar
- - Posteriormente encontrara los movimientos que tiene configurados la entidad.
- - Seleccione el movimiento al cual va a brindarle permiso al usuario y haga clic.
Seleccionar movimiento
Una vez seleccionado el movimiento, cargara la pantalla inicial con la información del movimiento la cual contiene encuentran las siguientes secciones.
Pantalla movimientos facturación y cuentas por cobrar
Panel tipos movimientos, parámetros de integración facturación electrónica y métodos de numeración
Estos campos que aparecen en la parte superior de la pantalla, las cuales no es necesario mover o diligenciarlas ya que se encuentran anteriormente configuradas.
Saltar campos
Panel/campo permisos
En este panel se visualizan todos los usuarios que tienen permiso sobre el movimiento que anteriormente se configuró y después Seleccione el icono y se da clic en el icono de la hoja “Crear nuevo permiso”.
Crear nuevo permiso
- - Automáticamente se abre una ventana
- - Seleccionar el Rol que tiene el usuario que desea configurar
- - Seleccione el usuario
- - Posteriormente el sistema habilita todos los usuarios que tienen ese rol asignado
- - Marque la casilla Habilitado y finalmente de clic en el botón Guardar cambios.
Creación permiso
Permiso creado satisfactoriamente
Nota. Una vez hechos los pasos anteriores, podrá buscar y verificar que el Usuario ya se encuentra asociado al movimiento.
Si por algún motivo el Usuario no va a realizar la acción del movimiento anteriormente seleccionado o ya no va a laborar dentro de la entidad > Busque el usuario y posteriormente de clic en “Editar”.
Editar permiso
Posteriormente cargara la venta ce creación con la información del permiso
- - Desmarque el indicador Habilitado
- - Finalmente, de clic en “Guardar Cambios”.
Información del permiso
Permiso modificado satisfactoriamente
Nota.
- Estos movimientos se asignan a los usuarios que realizaran movimientos de facturación y cartera.
- Se hace el mismo procedimiento para Asignar sobre cada uno de los movimientos que el Usuario requiera.
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