Introducción

Se implementó el módulo Órdenes de Compra Pendientes con el propósito de facilitar la gestión, control y registro de las órdenes de compra que aún no han sido completadas. Este manual ha sido elaborado para orientar a los usuarios en el uso correcto de las funciones disponibles dentro del módulo, garantizando una administración eficiente de los productos adquiridos y su adecuada recepción en el sistema.

El documento está dirigido al personal responsable de los procesos de suministros, compras e inventarios, y detalla las operaciones necesarias para consultar, filtrar y registrar órdenes pendientes, así como la creación de lotes y la asignación de cantidades.

Su contenido incluye la descripción de la interfaz principal, los filtros de búsqueda, el procedimiento para el ingreso de productos, la verificación de datos del proveedor y el manejo de lotes. De esta manera, se busca estandarizar el proceso de recepción y asegurar la trazabilidad completa de las órdenes de compra en curso.

Pantalla Ordenes de compa pendientes

El módulo Órdenes de Compra Pendientes permite gestionar y registrar las órdenes de compra que se encuentran en estado pendiente o parcial, asegurando el adecuado control de los productos adquiridos y su correcta recepción en el sistema.

Ruta de acceso:
Gestión Administrativa > Suministros > Órdenes Compra Pendientes

Ruta

Vista general y filtros

Al ingresar al módulo, se despliega la pantalla principal compuesta por dos secciones:

Panel izquierdo – Filtros de búsqueda

Permite filtrar las órdenes según los siguientes parámetros:

• Ubicación: sede o dependencia desde la cual se originó la orden.
• Tipo de Orden de Compra: selecciona si corresponde a medicamentos, insumos u otros tipos definidos por la entidad.
• Estado de la Orden de Compra: permite consultar órdenes en estado Pendiente o Parcial.
• Nombre del Proveedor: filtra las órdenes según el proveedor asociado.
• Número de Orden de Compra: permite localizar una orden específica.
• Rango de Fechas: define el periodo en el que fue generada la orden (Fecha Desde – Fecha Hasta).

Una vez definidos los criterios, se debe presionar el botón Actualizar para visualizar los resultados.

Sección Filtrar Órdenes de Compra

Panel derecho – Listado de Órdenes de Compra Pendientes

En esta tabla se listan todas las órdenes que cumplen con los criterios de búsqueda.

Las columnas visibles incluyen:

• Tipo de Orden
• Número de Orden
• Fecha de Orden
• Estado (Pendiente o Parcial)
• Ubicación que ordena
• Nombre del Proveedor
• NIT del Proveedor

Sección Listado de Órdenes de Compra Pendientes

Para visualizar los detalles de una orden, se debe hacer clic sobre la línea correspondiente.

Registro del ingreso de productos

Una vez seleccionada la orden de compra, el sistema muestra la pantalla de detalle, donde se registrará el ingreso de los productos asociados.

Pantalla Ingresar Productos

Datos del movimiento

Los campos principales que deben completarse son:

Tipo de Movimiento:  Viene predefinido como “Compra por Orden – Proveedor”.

Campo Tipo de Movimiento

Ubicación de Entrega: corresponde al área donde se recibirán los productos.

• Si el usuario no tiene permisos sobre la ubicación definida en la orden original, deberá seleccionar una ubicación en la que sí tenga autorización.

Campo Ubicación de Entrega

Ubicación que Recibe: se llena automáticamente según la ubicación seleccionada.

Campo Ubicación que Recibe

Tipo de Documento Fuente: define el tipo de documento con el que se realiza la recepción.

• Factura de Compra: cuando la orden se completa con la factura final del proveedor.
• Remisión: cuando se trata de entregas parciales o despachos previos a la factura.

Lista Tipo de Documento Fuente

Número de Documento Fuente: campo alfanumérico que permite ingresar números, letras o caracteres especiales (por ejemplo: GFJHD-5155).

Campo Número de Documento Fuente

Fecha del Documento: corresponde a la fecha del documento fuente (factura o remisión).

Campo Fecha del Documento

Observación: campo opcional para registrar comentarios relevantes sobre la entrega.

Campo Observación

Información del proveedor

El sistema muestra automáticamente la información del proveedor asociada a la orden de compra seleccionada.
Todos los campos incluidos en este bloque son informativos, por lo tanto, no requieren ni permiten edición por parte del usuario.

Los datos visibles son los siguientes:

• Proveedor: nombre del proveedor responsable de la orden (campo bloqueado).
• Número de Movimiento: consecutivo interno asignado por el sistema a la orden de compra.
• Información del Proveedor: muestra el número de identificación (NIT) junto con el nombre del proveedor.
• Información CREE: incluye los campos Tasa CREE y Valor CREE, los cuales se muestran inactivos (solo lectura).

Esta sección se genera de forma automática al seleccionar la orden en el listado.
El usuario debe verificar que los datos coincidan con la orden de compra y el documento fuente, pero no realizar ninguna modificación.

Información Proveedor

Detalle de productos

En la parte inferior se visualiza el listado de productos asociados a la orden seleccionada, con la siguiente información:

• Código del Producto
• Producto Comercial y Genérico
• Costo Unitario y Valor Unitario del Producto
• Impuesto de la Orden
• Descuento aplicado
• Cantidad Solicitada
• Cantidad Máxima a Despachar
• Presentación
• Detalle de Lote (lote, kardex, cantidad)

Sección Productos

Importante:
El sistema permite realizar ingresos por una cantidad menor o igual a la cantidad solicitada.
Si se intenta ingresar una cantidad superior, el sistema no permitirá guardar el movimiento.

Creación y asignación de lotes

Para registrar el ingreso del producto, se debe hacer clic en el icono de “Realizar ingreso” ubicado al fi de la fila del producto. 

Selección o creación de lote

Se brirá una ventana denominada Despacho de productos, donde se muestran los lotes existentes del producto seleccionado.

Ventana Despacho de Productos

El usuario puede:

• Seleccionar un lote vigente del producto, o
• Crear un nuevo lote, ingresando:

• Número de Lote
• Fecha de Vencimiento
• Fecha de Esterilización (si aplica)

Crear Nuevo Lote

Nuevo Lote Creado

Asignación de cantidades

Posteriormente, se debe ingresar la cantidad a despachar en el campo correspondiente al lote seleccionado.

Casilla Seleccionar y Campo Cantidad a despachar 

Si se ingresa una cantidad menor a la solicitada, la orden quedará con estado Parcial.

Para finalizar, se selecciona el botón Agregar

Botón Agregar

Si se ingresa la cantidad total solicitada, la orden quedará completada y será eliminada del listado de pendientes una vez guardado el registro.

Al hacer clic en Guardar Registro , el sistema muestra una ventana emergente de confirmación con el mensaje:

“¿Está seguro de que desea realizar la transacción?”

El usuario debe confirmar la acción presionando el botón Sí.

Si selecciona No, la operación se cancela y no se realiza ningún movimiento en inventario.

Una vez confirmada la transacción:

• El sistema registra el movimiento correspondiente.
• La orden se actualiza según la cantidad ingresada (Parcial o Completada).
• Si se completó en su totalidad, desaparece del listado de órdenes pendientes.