Este manual ha sido elaborado con el objetivo de guiar a los usuarios en la correcta configuración y uso de los tipos de movimiento de inventario dentro del sistema iMedical. Estas transacciones permiten registrar y controlar todas las operaciones relacionadas con el ingreso, salida, ajuste, transferencia y administración de productos, tales como insumos o medicamentos.
El adecuado manejo de los movimientos de inventario es esencial para garantizar la trazabilidad, integridad y exactitud de la información registrada, así como para asegurar el cumplimiento de las normativas institucionales y contables aplicables.
A lo largo del manual se describen las funcionalidades disponibles, los indicadores que se pueden configurar, las rutas de acceso, las consideraciones especiales sobre permisos, y las implicaciones operativas y contables de cada tipo de transacción. Asimismo, se presentan recomendaciones para el uso correcto de cada funcionalidad, incluyendo aspectos como ajustes automáticos por sobrante o faltante, integración con cuentas por pagar y control de lotes vencidos.
Este documento está dirigido a los usuarios responsables de la administración del inventario, así como a los perfiles autorizados para parametrizar el sistema en las áreas de suministros, farmacia o gestión tecnológica.
Configuración > Suministros > Tipos Movimiento Inventario
Ruta
Esta sección permite la creación o edición de un tipo de movimiento de inventario. A continuación, se describen los campos:
En iMedical existen una serie de movimientos de inventario predefinidos que permiten llevar a cabo las transacciones relacionadas con el manejo de productos, tales como insumos o medicamentos. Estos movimientos son fundamentales para la gestión operativa del inventario, ya que permiten registrar entradas, salidas, devoluciones, compras, ajustes y otros procesos relacionados.
El sistema ya incluye varios tipos de movimientos configurados por defecto, lo que facilita su uso en las operaciones del día a día sin necesidad de realizar una configuración inicial. Sin embargo, en caso de requerirse, también es posible crear o modificar movimientos según las necesidades específicas de la institución.
Tabla donde se listan los movimientos existentes con los siguientes campos:
CAMPO |
DESCRIPCIÓN |
Nombre Movimiento |
Nombre identificador del movimiento. |
Código Movimiento |
Código único que identifica el movimiento. |
Estado Movimiento |
Casilla marcada si el movimiento está activo. |
Movimiento Base |
Define si es una Entrada o Salida del inventario. |
Movimiento Inverso |
Indica si existe un movimiento que actúe como reverso. |
Tipo de Destino |
Muestra si el destino es una Ubicación o Proveedor. |
Clase Movimiento |
Tipo o clase del movimiento (Compra, Otros, etc). |
Ejemplos:
Permite asignar permisos específicos a los usuarios sobre los movimientos.
Para establecer controles específicos sobre un movimiento en el sistema, siga los siguientes pasos:
Nota: Solo los usuarios con el rol adecuado podrán ser asignados.
Botón disponible:
Visualización y carga de un movimiento predefinido
A continuación, se describen los pasos que deben seguirse para cargar un movimiento previamente definido en el sistema:
Este proceso permite definir qué indicadores deben verse afectados cuando se ejecuta un determinado tipo de movimiento. Para configurarlo, siga los pasos a continuación:
Cuando se marca esta opción, la transacción se vincula directamente con una lista de proveedores previamente definida. Esto permite restringir la compra de productos únicamente a los proveedores autorizados y que tengan dichos productos registrados en su lista. Es especialmente útil en las transacciones de compra por orden, aunque también puede utilizarse en compra directa si se desea controlar estrictamente qué productos puede vender cada proveedor.
Link manual lista de proveedores: Manual Lista Proveedores
Este indicador tenía como propósito establecer que una transacción específica solo pudiera ser ejecutada por usuarios previamente autorizados. Sin embargo, actualmente se encuentra en revisión, ya que la asignación de permisos a nivel de usuario y ubicación ha hecho que esta funcionalidad pierda relevancia.
Al marcar este campo, se indica que la transacción afecta el costo promedio del producto en inventario. Es de uso obligatorio en transacciones que representan ingresos al inventario, como compras o donaciones, ya que estas alteran el valor promedio ponderado del producto. Debe configurarse con cuidado, ya que su incorrecta utilización puede impactar negativamente el costeo del inventario.
Permite que la transacción se ejecute entre diferentes bodegas. En iMedical, las bodegas agrupan ubicaciones, por lo tanto, este indicador habilita movimientos de productos entre agrupaciones distintas, como por ejemplo, de una bodega principal a una bodega de consignación.
Indica que el usuario puede modificar manualmente el valor unitario del producto al momento de realizar la transacción. Este indicador debe habilitarse únicamente en transacciones de compra directa u otras excepcionales, donde el precio del producto no está predefinido.
Es fundamental revisar cuidadosamente los indicadores que se marcan en esta sección. Por ejemplo:
Por esta razón, es indispensable validar la coherencia entre los indicadores seleccionados, según la naturaleza del movimiento configurado.
Cuando está habilitado, permite ingresar productos al inventario con valor cero. Actualmente, este comportamiento está desaconsejado, ya que puede afectar negativamente el cálculo del costo promedio y llevar a errores en las transacciones futuras. Su uso está en revisión.
Este indicador permitiría, en teoría, modificar manualmente la tarifa de un producto durante la ejecución de la transacción, por ejemplo en una venta directa al paciente. Sin embargo, su funcionalidad actual no se comporta según lo esperado y está pendiente de revisión. En general, no se recomienda alterar las tarifas en tiempo real.
Controla si el valor del producto debe mostrarse o no en el voucher o comprobante de la transacción. Al desmarcarlo, se oculta el valor en el comprobante impreso, aunque sigue registrado internamente en el sistema. Útil cuando se requiere confidencialidad de precios frente a terceros.
Indica si la transacción está activa o inactiva. Cuando está desmarcado, la transacción se considera inactiva y no puede ser utilizada.
Al habilitarse, impide que se realicen movimientos con productos cuyo lote tenga fecha de vencimiento pasada. Es indispensable para compras y ventas, aunque debe deshabilitarse en transacciones como bajas o ajustes, donde precisamente se espera dar salida a productos vencidos.
Este campo debe marcarse exclusivamente en dos tipos de transacciones automáticas: ajuste por sobrante y ajuste por faltante. Se utiliza en los procesos de conteo físico para ajustar el inventario del sistema en función de las diferencias encontradas con el inventario real.
Los movimientos de ajuste por sobrante y ajuste por faltante son transacciones del sistema que se generan automáticamente durante el proceso de conteo físico de inventario, cuando se detectan diferencias entre las cantidades registradas en el sistema y las cantidades reales encontradas.
¿Cómo funcionan?
Al finalizar un conteo de inventario:
Ejemplo: el sistema registra 4 unidades de un producto, pero físicamente hay solo 3. Se genera una salida por 1 unidad para ajustar la diferencia.
Ejemplo: el sistema registra 2 unidades, pero físicamente hay 3. Se genera una entrada por 1 unidad para equiparar ambas cantidades.
Importante: Estos ajustes se realizan siempre tomando como referencia la cantidad que el sistema tiene registrada.
Permite que la transacción genere un comprobante contable en el sistema, reflejando el movimiento en el módulo de contabilidad. Es vital para instituciones que utilizan la contabilidad integrada. Una vez configurado, no debe modificarse sin validación del área contable.
Este campo debe marcarse en todas aquellas transacciones que generan una obligación financiera con un proveedor, como las compras directas o por orden, y sus respectivas devoluciones. Permite que la transacción se refleje en el módulo de cuentas por pagar.
Cuando está activo, la transacción será considerada por el sistema para el cálculo del consumo promedio de productos en una ubicación o servicio. Es común en transacciones de salida, como ventas o consumos internos.
Habilita un campo para capturar la firma del responsable en el momento de ejecutar la transacción. Es útil, por ejemplo, en la dispensación de medicamentos, para dejar constancia de que el paciente o personal recibió los productos.