Introducción

TIPOS MOVIMIENTO INVENTARIO

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Configuración Movimientos

Datos del Movimiento

Esta sección permite la creación o edición de un tipo de movimiento de inventario. A continuación, se describen los campos:

• Nombre del Movimiento: Campo de texto donde se debe ingresar el nombre representativo del movimiento (ejemplo: "Inventario Inicial", "Compra Directa").
• Código Movimiento: Código numérico o alfanumérico que identifica de manera única el movimiento.
• Método de Numeración: Desplegable para seleccionar el tipo de numeración automática que tendrá el movimiento.
• Fecha Inicio NIIF: Campo tipo calendario para seleccionar la fecha desde la cual el movimiento tendrá validez bajo normativas NIIF.
• Tipo Movimiento Base: Selección entre 'Entrada', 'Salida' u otros, que define la naturaleza del movimiento en el inventario.
• Clase de Movimiento: Clasificación del movimiento (ejemplo: Compra, Otros).
• Origen del Movimiento: Indica el origen del movimiento, por ejemplo si es una orden de compra u otro proceso.
• Método de Numeración NIIF: Define la numeración utilizada bajo estándares NIIF.
• Origen Descuento: Define si el movimiento tiene origen en descuentos por impuestos, por ejemplo "Origen Impuesto Compra".
• Tipo Destino: Define el tipo de destino del producto, como 'Ubicación' o 'Proveedor'.
• Movimiento Inverso: Movimiento que se debe generar automáticamente como reverso (por ejemplo, al hacer una devolución).
• Tipo Comprobante Contable: Define el tipo de comprobante contable que se asocia al movimiento si aplica.
• Grupo Causa: Permite asociar el movimiento a un grupo de causas previamente configuradas.
• Descripción del Movimiento: Campo de texto libre para añadir una descripción funcional o informativa del movimiento.

Movimientos de Inventario

En iMedical existen una serie de movimientos de inventario predefinidos que permiten llevar a cabo las transacciones relacionadas con el manejo de productos, tales como insumos o medicamentos. Estos movimientos son fundamentales para la gestión operativa del inventario, ya que permiten registrar entradas, salidas, devoluciones, compras, ajustes y otros procesos relacionados.

El sistema ya incluye varios tipos de movimientos configurados por defecto, lo que facilita su uso en las operaciones del día a día sin necesidad de realizar una configuración inicial. Sin embargo, en caso de requerirse, también es posible crear o modificar movimientos según las necesidades específicas de la institución.

Tipos de Movimiento

Tabla donde se listan los movimientos existentes con los siguientes campos:

Ejemplos:

• "INVENTARIO INICIAL": Movimiento de tipo Entrada, con destino Ubicación, clase Otros.
• "COMPRA DIRECTA": Movimiento de Entrada, con destino Proveedor, clase Compra.
• "DEVOLUCIÓN COMPRA DIRECTA": Movimiento de Salida con movimiento inverso definido.

Permisos Sobre Movimientos

Permite asignar permisos específicos a los usuarios sobre los movimientos.

Para establecer controles específicos sobre un movimiento en el sistema, siga los siguientes pasos:

1. Seleccionar el movimiento:

1. Marcar la casilla Verificable:
   

1. Asignar el usuario autorizado:
   

Agregar permisos:

Usuario a Configurar: Campo desplegable donde se debe seleccionar el usuario al que se le desea configurar permisos. 

Usuario a configurar

Al seleccionar el usuario que quiere configurar, el sistema mostrará los permisos sobre las ubicaciones asignadas a ese usuario anteriormente

Permisos guardados Satisfactoriamente

1. Seleccionar el movimiento predefinido
   

1. Hacer clic en el ícono de la carpeta
Este ícono se encuentra ubicado en la parte superior de la pantalla. Al seleccionarlo, el sistema cargará automáticamente la información asociada al movimiento elegido.

1. Verificar la información cargada
   

Una vez realizado el paso anterior, se visualizarán los datos del movimiento. Según la naturaleza del movimiento, algunos campos u opciones serán habilitados o deshabilitados de manera automática.

Indicadores tipo Lista

Indicadores

Lista de Proveedores

Cuando se marca esta opción, la transacción se vincula directamente con una lista de proveedores previamente definida. Esto permite restringir la compra de productos únicamente a los proveedores autorizados y que tengan dichos productos registrados en su lista. Es especialmente útil en las transacciones de compra por orden, aunque también puede utilizarse en compra directa si se desea controlar estrictamente qué productos puede vender cada proveedor.

Para más información puede consultar el manual Lista de proveedores: Manual Lista Proveedores

Requiere Autorización

Este indicador tenía como propósito establecer que una transacción específica solo pudiera ser ejecutada por usuarios previamente autorizados. Sin embargo, actualmente se encuentra en revisión, ya que la asignación de permisos a nivel de usuario y ubicación ha hecho que esta funcionalidad pierda relevancia.

Afecta Costo Promedio

Al marcar este campo, se indica que la transacción afecta el costo promedio del producto en inventario. Es de uso obligatorio en transacciones que representan ingresos al inventario, como compras o donaciones, ya que estas alteran el valor promedio ponderado del producto. Debe configurarse con cuidado, ya que su incorrecta utilización puede impactar negativamente el costeo del inventario.

Entre Bodegas

Permite que la transacción se ejecute entre diferentes bodegas. En iMedical, las bodegas agrupan ubicaciones, por lo tanto, este indicador habilita movimientos de productos entre agrupaciones distintas, como por ejemplo, de una bodega principal a una bodega de consignación.

Altera Valor Unitario

Indica que el usuario puede modificar manualmente el valor unitario del producto al momento de realizar la transacción. Este indicador debe habilitarse únicamente en transacciones de compra directa u otras excepcionales, donde el precio del producto no está predefinido.

Es fundamental revisar cuidadosamente los indicadores que se marcan en esta sección. Por ejemplo:

• Si se marca "altera valor unitario" pero no se marca "afecta costo promedio", el sistema no actualizará el costo promedio del producto, aunque el nuevo valor unitario sea más alto.
• Esto puede generar inconsistencias en las transacciones, especialmente en movimientos como compras, donde se espera que el nuevo valor afecte el cálculo del costo promedio del inventario.

Por esta razón, es indispensable validar la coherencia entre los indicadores seleccionados, según la naturaleza del movimiento configurado.

Permite Valor Cero

Cuando está habilitado, permite ingresar productos al inventario con valor cero. Actualmente, este comportamiento está desaconsejado, ya que puede afectar negativamente el cálculo del costo promedio y llevar a errores en las transacciones futuras. Su uso está en revisión.

Permite Actualizar Tarifa

Este indicador permitiría, en teoría, modificar manualmente la tarifa de un producto durante la ejecución de la transacción, por ejemplo en una venta directa al paciente. Sin embargo, su funcionalidad actual no se comporta según lo esperado y está pendiente de revisión. En general, no se recomienda alterar las tarifas en tiempo real.

Imprime Valor

Controla si el valor del producto debe mostrarse o no en el voucher o comprobante de la transacción. Al desmarcarlo, se oculta el valor en el comprobante impreso, aunque sigue registrado internamente en el sistema. Útil cuando se requiere confidencialidad de precios frente a terceros.

Para conocer sobre el proceso de Ocultar Valores en Solicitudes Pendientes, consulte el siguiente manual https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/ocultar-valores-en-solicitudes-pendientes

Estado del Movimiento

Indica si la transacción está activa o inactiva. Cuando está desmarcado, la transacción se considera inactiva y no puede ser utilizada.

Controla Lote Vencido

Al habilitarse, impide que se realicen movimientos con productos cuyo lote tenga fecha de vencimiento pasada. Es indispensable para compras y ventas, aunque debe deshabilitarse en transacciones como bajas o ajustes, donde precisamente se espera dar salida a productos vencidos.

Indicador de Ajuste

Este campo debe marcarse exclusivamente en dos tipos de transacciones automáticas: ajuste por sobrante y ajuste por faltante. Se utiliza en los procesos de conteo físico para ajustar el inventario del sistema en función de las diferencias encontradas con el inventario real.

Los movimientos de ajuste por sobrante y ajuste por faltante son transacciones del sistema que se generan automáticamente durante el proceso de conteo físico de inventario, cuando se detectan diferencias entre las cantidades registradas en el sistema y las cantidades reales encontradas.

Al finalizar un conteo de inventario:

• Si el sistema tiene más unidades registradas que las encontradas físicamente, se genera un ajuste por faltante.

Ejemplo: el sistema registra 4 unidades de un producto, pero físicamente hay solo 3. Se genera una salida por 1 unidad para ajustar la diferencia.

• Si el sistema tiene menos unidades registradas que las encontradas físicamente, se genera un ajuste por sobrante.

Ejemplo: el sistema registra 2 unidades, pero físicamente hay 3. Se genera una entrada por 1 unidad para equiparar ambas cantidades.

Importante: Estos ajustes se realizan siempre tomando como referencia la cantidad que el sistema tiene registrada.

Se Contabiliza

Permite que la transacción genere un comprobante contable en el sistema, reflejando el movimiento en el módulo de contabilidad. Es vital para instituciones que utilizan la contabilidad integrada. Una vez configurado, no debe modificarse sin validación del área contable.

Interfaz con Cuentas por Pagar

Este campo debe marcarse en todas aquellas transacciones que generan una obligación financiera con un proveedor, como las compras directas o por orden, y sus respectivas devoluciones. Permite que la transacción se refleje en el módulo de cuentas por pagar.

Consumo Promedio

Cuando está activo, la transacción será considerada por el sistema para el cálculo del consumo promedio de productos en una ubicación o servicio. Es común en transacciones de salida, como ventas o consumos internos.

Consumo Promedio

Permite Firmar

Habilita un campo para capturar la firma del responsable en el momento de ejecutar la transacción. Es útil, por ejemplo, en la dispensación de medicamentos, para dejar constancia de que el paciente o personal recibió los productos.