Introducción

El presente manual tiene como propósito orientar al usuario en el uso correcto del módulo Conteo de Inventario Físico del sistema iMedicalCloud, el cual permite registrar y validar las existencias reales de medicamentos e insumos en las distintas ubicaciones de la institución.

A través de este procedimiento, el usuario puede realizar el control de inventario mediante conteos sucesivos que garantizan la exactitud de los registros. El sistema permite efectuar hasta tres conteos, comparando las cantidades físicas con las registradas en el sistema, y generando automáticamente los ajustes por sobrante o por salida, según corresponda.

Este documento está dirigido al personal encargado del control y gestión de inventarios, y su finalidad es asegurar la correcta ejecución del proceso de conteo, la identificación de diferencias y la actualización confiable de las existencias.

En las secciones siguientes se describen, de manera detallada y paso a paso, las acciones necesarias para:

• Desbloquear registros de conteo.
• Crear nuevos conteos de inventario.
• Registrar los conteos físicos (primero, segundo y tercero).
• Confirmar y guardar los ajustes realizados.
• Interpretar el reporte final generado por el sistema.

Conteo de Inventario Físico

El conteo de inventario físico permite al usuario registrar las existencias reales de medicamentos e insumos en las diferentes ubicaciones del sistema. Este proceso requiere realizar dos conteos y, en caso de existir diferencias entre ambos, efectuar un tercer conteo para definir el ajuste final.

Desbloqueo de registros

Cuando un conteo queda bloqueado, solo el usuario que lo generó puede desbloquearlo.
Para realizar esta acción:

Ruta: Gestión Administrativa > Suministros > Conteo Inventario Físico.

Ruta

En la lista de conteos, ubique el registro bloqueado y marque la opción Desbloquear Registro.

El sistema mostrará el número de conteo y la información del usuario que realizó el bloqueo.

Creación de un nuevo conteo

Para generar un nuevo listado de conteo físico:

Seleccione la opción Nuevo Registro en el icono   en la parte superior derecha 

En la sección Conteo de Inventario Físico, utilice la lista desplegable de única selección para indicar la ubicación específica en la que se llevará a cabo el conteo físico de los productos.

A continuación, puede definir los criterios de visualización de productos mediante las siguientes opciones:

Existencias: permite filtrar los productos según su disponibilidad.

• Todos: muestra todos los productos registrados.
• Con existencias: muestra únicamente los productos que tienen unidades disponibles.
• Sin existencias: muestra únicamente los productos que no tienen unidades disponibles.

Estado del lote: permite determinar si se incluyen productos con lotes vigentes o vencidos.

• Todos: muestra todos los lotes registrados.
• No vencidos: muestra únicamente los lotes vigentes.
• Vencidos: muestra únicamente los lotes cuya fecha de caducidad ha expirado.

Utilice los filtros disponibles para buscar los productos:

• Por lote
• Por código
• Por tipo de producto
• Por nombre
• Lotes no vencidos

Una vez filtrada la información, el sistema mostrará la lista de productos y lotes disponibles.

Registro del primer conteo

Para iniciar el proceso de conteo físico, siga los pasos que se describen a continuación:

Seleccione los productos a incluir en el conteo.
Marque la casilla ubicada al final de cada fila correspondiente al producto que desea contar.

Haga clic en el botón Iniciar Conteo.
Esta acción genera la primera columna de registro de cantidades, denominada Conteo 1.

Registre las cantidades reales encontradas.
En la columna Conteo 1, digite la cantidad física de cada producto según la verificación en el área correspondiente.

Una vez digitados los valores, seleccione Guardar Parcialmente y Liberar Registro para almacenar la información.

Registro del segundo conteo

Una vez completado el Conteo 1, continúe con el proceso del segundo conteo siguiendo estos pasos:

Haga clic en el botón Siguiente Conteo.

Esta acción genera automáticamente la columna Conteo 2 en la pantalla.

Registre las cantidades encontradas en el segundo conteo.
En la columna Conteo 2, digite las cantidades reales obtenidas para cada producto, de acuerdo con la nueva verificación física.

Registro del tercer conteo y guardado del ajuste

Cuando el sistema detecta diferencias entre los dos primeros conteos, habilita de forma automática la columna Conteo 3, destinada a validar la información final y realizar el ajuste correspondiente.

Ingrese las cantidades verificadas.
En la columna Conteo 3, digite las cantidades finales registradas durante la última revisión del inventario, que pueden ser distintas a las registradas anteriormente.
Este conteo tiene prioridad sobre los dos anteriores y servirá de base para el ajuste definitivo.

Guarde la información del conteo
Una vez registradas las cantidades, diríjase a la parte superior derecha de la pantalla y haga clic en el ícono de  para guardar los datos del conteo.
Esta acción indica al sistema que el registro está completo y que se desea aplicar el ajuste de inventario.

Confirme el ajuste
Al seleccionar el ícono de guardado, el sistema mostrará un mensaje de confirmación con la pregunta:
“¿Registrar el conteo y realizar el ajuste?”
Haga clic en Sí para confirmar la operación y permitir que el sistema actualice las existencias según los valores del Conteo 3.

Finalización del proceso

Una vez confirmada la acción de guardado, el sistema procesa la información registrada y muestra el mensaje “Datos guardados exitosamente”, indicando que el conteo fue almacenado correctamente y que se efectuó el movimiento de ajuste correspondiente.

El sistema genera automáticamente un reporte con el detalle del ajuste realizado, en el cual se especifican los productos involucrados, las cantidades, el tipo de movimiento y el número de registro generado.

Dependiendo de los valores registrados en el Conteo 3, el sistema realiza uno de los siguientes tipos de movimiento:

• Ajuste por sobrante: se genera cuando las cantidades ingresadas son mayores que las existencias actuales. En este caso, el sistema incrementa el inventario, registrando el ingreso adicional de productos.
• Ajuste por salida: se genera cuando las cantidades ingresadas son menores que las existencias actuales o se registran en cero. El sistema disminuye el inventario, realizando la salida correspondiente de los productos.

En el ejemplo mostrado, el sistema ejecutó un ajuste por salida, ya que las cantidades fueron registradas en cero.
Esto significa que el sistema identificó los productos como inexistentes y realizó automáticamente la salida del inventario, reflejando la disminución de existencias en el reporte final.

Alerta: “No existen los movimientos de inventario necesarios para realizar el registro del conteo y sus respectivos movimientos.”
El sistema muestra este mensaje cuando no es posible registrar el conteo porque no se tienen los permisos necesarios o no hay movimientos de inventario creados.
Verifique con el administrador del sistema que su usuario tenga permisos para registrar o consultar movimientos de inventario.
Si los permisos son correctos, asegúrese de que existan movimientos de inventario activos antes de realizar el conteo.

Alerta