Introducción

Este manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en el uso de la funcionalidad destinada al registro y gestión de solicitudes de ubicación. El documento presenta de manera clara y ordenada los pasos necesarios para realizar solicitudes internas de productos, detallando cada uno de los campos, opciones y acciones disponibles en la pantalla.

El contenido está dirigido al personal encargado de la administración y manejo de insumos dentro de la organización, y tiene como alcance el diligenciamiento de los datos de solicitud, la selección de productos, la verificación de existencias y la gestión de los movimientos asociados. El manual no cubre procesos de configuración avanzada ni parámetros administrativos ajenos al uso operativo de la funcionalidad.

La información aquí presentada es relevante debido a que permite garantizar un registro adecuado de las solicitudes, optimizar los tiempos de gestión y asegurar la trazabilidad de los productos requeridos. El documento se encuentra organizado en secciones que explican el ingreso a la funcionalidad, el diligenciamiento de los datos, la selección de productos y las acciones finales disponibles para completar el proceso.

Ingreso a la funcionalidad 

Para ingresar a la funcionalidad se debe proceder de la siguiente manera: 

Ruta: Gestión Administrativa / Suministros / Solicitudes de ubicación 

Ruta

Para realizar la configuración de los tipos de solicitud, diríjase al siguiente manual.

Enlace: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/configuraci%C3%B3n-tipos-de-solicitud

Configuración Solicitudes De Ubicación 

Ingresada a la funcionalidad encontrará la siguiente pantalla donde podrá realizar las solicitudes y despachos internamente en la entidad: 

Datos de la Solicitud

En esta sección se registran los datos iniciales necesarios para identificar la solicitud.

Fecha:
Muestra la fecha actual del sistema. Este campo no es editable.

Ubicación Consumo:
Corresponde al lugar donde se realizará el consumo del producto solicitado. Se debe seleccionar una opción de la lista desplegable.

Lista Ubicación Consumo

Tipo de Solicitud:
Permite seleccionar el tipo de requerimiento que se está generando. Este campo se encuentra condicionado por la Ubicación Consumo, por lo que las opciones disponibles dependerán de la ubicación seleccionada previamente. Es una lista desplegable y el usuario debe elegir la opción correspondiente.

Lista Tipo de Solicitud

Ubicación Despacho:
Indica el lugar desde donde se despacharán los productos solicitados. Al igual que el campo anterior, sus opciones dependen de la Ubicación Consumo, por lo que se habilitan únicamente las ubicaciones permitidas según dicha selección. Este campo también es una lista desplegable.

Lista Ubicación Despacho

Prioridad:
Define el nivel de urgencia de la solicitud. El usuario debe elegir entre las opciones disponibles, por ejemplo, prioritaria.

Lista Prioridad 

Observación:
Campo de texto libre en el que se pueden registrar comentarios adicionales relacionados con la solicitud.

Campo Observaciones

Información del Producto

En esta sección el usuario registra los productos que requiere.

Tipo Producto:
Permite seleccionar el tipo general de producto antes de realizar la búsqueda. Este campo depende de tres elementos previamente definidos: Ubicación Consumo, Tipo de Solicitud y Ubicación Despacho. Las opciones disponibles en la lista desplegable se habilitan únicamente cuando estas tres condiciones han sido seleccionadas correctamente por el usuario.

Campo Tipo de producto

Cantidad:
Indica la cantidad del producto que se desea solicitar. El usuario debe ingresar el valor numérico correspondiente.

Campo Cantidad

Producto:
Campo habilitado para la búsqueda del producto requerido. El usuario debe digitar una palabra clave para identificarlo y seleccionarlo en la lista resultante.

Lista Productos

Indicadores de existencia:
El sistema muestra alertas visuales según la disponibilidad:

• Sin Existencias (en rojo)
• Con Existencias (en verde)
• No Formulados (en gris)

Esto permite verificar si el producto puede ser solicitado.

No. Solicitud:
Una vez registrados productos, en este campo se mostrará el número de solicitud asignado.

Campo No. Solicitud

Acciones disponibles

Agregar Producto:
Permite incorporar el producto seleccionado y su cantidad a la solicitud. Al hacerlo, el producto aparece en la lista ubicada en la parte inferior de la pantalla.

Cancelar:
Descarta la operación y cierra el proceso sin guardar cambios.

Botones Agregar y Cancelar

Finalmente, de clic en el icono “Guardar Registro” 

Datos guardados 

Tipo de Solicitud: “Medicamentos”

Tipo Producto: Seleccione el tipo de producto 

Tipo de Solitud 

Producto: Seleccione el producto de acuerdo con su solicitud 

Nota. Tenga en cuenta que, si al buscar el medicamento/insumo este se encuentra seleccionado en rojo, no está disponible o (Sin existencias), si se encuentra seleccionado en verde, esta disponible o (Con existencias). 

Productos

Cantidad: Cantidad en número disponible del producto 

Botón Agregar Producto: De clic para asociar el producto a la solicitud

Cancelar: De clic si desea desasociar el producto de la solicitud 

Agregar Producto

Una vez agregado se visualizará el producto en el panel No Formulados. 

Si desea modificar la solicitud de clic en el icono 

Si desea eliminar la solicitud de clic en el icono 

No Formulados

Finalmente, de clic en el icono “Guardar Registro”  

Datos Guardados

Numero de Solicitud