Ocultar Valores en Solicitudes Pendientes
Introducción
El presente manual describe el procedimiento para configurar el sistema con el fin de ocultar los valores económicos en las solicitudes pendientes y en determinados movimientos de inventario. Esta funcionalidad responde a la necesidad institucional de controlar la visualización de información sensible relacionada con costos y valores, garantizando que únicamente el personal autorizado tenga acceso a dichos datos.
El objetivo principal de este documento es orientar al usuario en la configuración inicial del parámetro correspondiente y en la verificación de su correcta aplicación dentro de las transacciones de inventario, así como en el proceso de impresión y consulta de solicitudes. Se busca asegurar que el procedimiento se realice de manera adecuada, evitando la exposición indebida de información financiera.
El contenido está dirigido al personal administrativo y operativo responsable de la gestión de inventarios y solicitudes dentro del sistema, especialmente a quienes administran tipos de movimiento y realizan transacciones relacionadas con suministros. El documento aborda la configuración del tipo de movimiento, la validación en transacciones, el registro de movimientos sin visualización de valores y el filtrado de solicitudes pendientes. No contempla parametrizaciones técnicas avanzadas ni modificaciones estructurales del sistema.
La correcta aplicación de esta configuración contribuye al fortalecimiento del control interno, la confidencialidad de la información y la adecuada segregación de funciones dentro del entorno hospitalario.
El manual se encuentra organizado en secciones que incluyen la configuración inicial, la verificación del ocultamiento en transacciones, el registro del movimiento sin visualización de valores y el proceso de filtrado e impresión de solicitudes, facilitando una comprensión ordenada y práctica del procedimiento.
Configuración Inicial
Ingresar a la Ruta Configuración > Suministros > Tipos Movimiento Inventario
Ruta
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla
Pantalla Tipo de Movimiento de Inventario
En la sección "Movimientos de Inventario" - "Tipos de Movimiento" nos ubicamos sobre el movimiento y seleccionamos el Icono "Abrir Registro"
Selección y cargue del movimiento
Se cargarán los datos del movimiento, luego se debe des seleccionar el indicador "Imprime Valor" y se da clic en "Guardar"
Indicador Imprime Valor sin selección
Verificación de ocultamiento de valores en Transacciones de Inventario
Ingresar a la ruta: Gestión Administrativa > Suministros > Transacciones de Inventarios
Ruta
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla
Pantalla Transacciones de Inventario
En la sección "Datos del Movimiento", cargamos el movimiento antes configurado (Traslado de Inventario Ubicación) desde el campo "Tipo Movimiento" y se puede observar que los campos "Valor Movimientos" y "Valor Costos" ya no son visibles
Campos Ocultos
Registro del movimiento de inventario sin visualización de valores
Se diligencian los siguientes campos con los datos:
- Tipo Movimiento: Campo desplegable para seleccionar el tipo de movimiento. Para este ejemplo se utilizó el movimiento Traslado de Inventario Ubicación.
Campo Tipo Movimiento
- Ubicación Entrega: Selección de la ubicación desde donde se envía el producto.
Campo Ubicación Entrega
- Ubicación Recibe: Selección de la ubicación que recibirá el producto.
Campo Ubicación Recibe
- Tipo Documento Fuente y Número Documento Fuente: Campos para ingresar información relacionada con el documento que respalda el movimiento.
Campo Tipo Documento Fuente
- Fecha Documento: Campo para especificar la fecha en que se realiza el movimiento.
- Observación: Espacio para incluir comentarios adicionales sobre el movimiento.
Al completar los datos del campo "Ubicación Recibe", se habilitan más opciones en la parte inferior
Los datos para ingresar son:
- Casilla de Verificación "Imprimir Voucher": Casilla de verificación que permite indicar si se desea generar e imprimir un comprobante asociado al registro del producto. Al activarse, el sistema incluirá la impresión del soporte correspondiente.
- Tipo de Producto: Lista desplegable que permite seleccionar la categoría del producto que se va a registrar, por ejemplo: insumos, medicamentos u otros tipos configurados en el sistema.
Campo Tipo de Producto
- Producto: Campo de búsqueda o selección para elegir el producto que será agregado al movimiento. Se debe escribir las primeras tres letras para que se desplieguen las opciones.
Campo Producto
- Lote: Lista desplegable que permite seleccionar el lote disponible del producto elegido. Generalmente incluye información complementaria como número de lote y fecha de vencimiento, lo que permite garantizar trazabilidad y control de fechas. Los lotes vigentes aparecen de color verde, los lotes vencidos aparecen en color rojo.
Campo Lote
- Presentación: Lista desplegable que indica la forma en que se presenta el producto, por ejemplo: unidad, caja, frasco u otra presentación definida.
Campo Presentación
- Existencia en Bodega y Existencia Ubicación: Campos informativos que muestran la cantidad disponible en la bodega y en la ubicación específica. No son editables.
- Cantidad: Campo numérico donde se debe ingresar la cantidad del producto que se desea agregar.
- Botón Agregar Producto: Botón que permite incorporar el producto seleccionado con la cantidad indicada al listado o detalle del registro que se esté gestionando. Una vez seleccionado, el sistema incluirá el producto en el proceso correspondiente.
Detalle de Productos Agregados:
Esta sección muestra, en forma de tabla, la información consolidada de cada producto incluido en la transacción. A continuación, se describe cada columna:
- Tipo Producto: Indica la categoría a la que pertenece el producto, por ejemplo, insumos o medicamentos.
- Código Producto: Número o código interno con el que el producto está registrado en el sistema. Permite su identificación precisa.
- Producto (nombre y descripción del producto): Nombre completo del producto, incluyendo referencia y marca si aplica. Facilita su reconocimiento.
- Presentación: Forma en la que se maneja el producto, por ejemplo, unidad, caja o frasco.
- Existencia Kardex: Cantidad disponible del producto según el control general de inventarios. Refleja el saldo registrado en el sistema.
- Existencia Bodega: Cantidad disponible en la bodega desde la cual se realiza el movimiento.
- Cantidad Solicitada: Número de unidades que se están trasladando o registrando en el movimiento actual.
- Opciones (iconos al final de la fila):
Permiten realizar acciones sobre el registro del producto, como editar la información ingresada o eliminar el producto del movimiento antes de guardar la transacción.
Esta tabla funciona como resumen y control de los productos incluidos en la transacción de inventario, permitiendo validar cantidades y valores antes de finalizar el proceso.
Confirmación del ocultamiento de campos de valores en el detalle del producto
Al realizar el proceso completo ingresando, no se visualizan los campos "Costo Promedio Producto", "Valor Unitario", "Tasa Venta", "Porcentaje Venta", "Valor Tasa Venta" como se puede observar en las dos siguientes imágenes.
Campos Ocultos
Campos visibles
Producto Agregado
Para guardar, haga clic en el ícono
Nota. El ajuste aplica para los movimientos de tipo movimiento base Salida, Traslado (atención Solicitudes y transacciones).Impresión de Solicitudes
Al guardar el movimiento, se visualiza la impresión correspondiente. Los cambios realizados para ocultar valores también se aplican al proceso de impresión del movimiento.
Impresión del movimiento
Filtrar solicitudes
Ruta: Gestión Administrativa > Suministros > Solicitudes Pendientes
Ruta
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla
Pantalla Solicitudes Pendientes
Diligenciar la siguiente información:
- Sedes: Lista desplegable que permite seleccionar la sede sobre la cual se desea realizar la consulta. Puede incluir la opción “Todas” para visualizar información sin restricción por sede.
- Ubicación Solicita: Este campo permite seleccionar el lugar o la unidad desde la cual se está solicitando un producto o servicio. En el menú desplegable sugiere que se pueden filtrar las solicitudes por una ubicación específica o ver todas las ubicaciones solicitantes disponibles.
- Ubicación Despacha: se refiere a la ubicación desde donde se va a despachar o enviar el producto o servicio solicitado. Permite filtrar por una ubicación de despacho específica o incluir todas las ubicaciones disponibles que realizan despachos.
- Tipo Solicitud: Lista desplegable para seleccionar el tipo de solicitud que se desea consultar.
- Estado Solicitud: Lista desplegable que permite filtrar las solicitudes según su estado. (Atendida parcialmente, Solicitada)
- Nombre Paciente: Un campo de texto donde se puede ingresar el nombre del paciente.
- Número de Solicitud: Un campo de texto para ingresar un número de solicitud.
- Ingreso: Campo de texto para ingresar el número de ingreso o registro clínico relacionado con la solicitud.
- Rango de Fechas:
Incluye dos campos de fecha con calendarios de selección:
- Fecha Desde
- Fecha Hasta
- Botón Filtrar: Un botón al final del formulario que tiene la etiqueta "Filtrar" y que permite realizar la búsqueda según los criterios seleccionados.
- Convenciones de Colores:
En la parte inferior se presentan referencias visuales:
- Pendiente Aprobación: Identifica solicitudes que aún no han sido aprobadas.
- Venta Restringida: Indica solicitudes que presentan alguna restricción asociada.
Filtrar Solicitudes
Se selecciona la solicitud
Solicitud
Se puede visualizar la información de los productos, pero no los valores de ellos
Productos sin Valores
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