Introducción

El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en el uso y configuración de la funcionalidad Consolidado de Solicitudes de Compra, la cual permite centralizar, analizar y gestionar de manera eficiente las solicitudes de compra generadas dentro del sistema. Esta herramienta resulta fundamental para optimizar la planificación de compras, garantizar el control de inventarios y facilitar los procesos de aprobación institucional.

El documento está dirigido principalmente a los usuarios responsables de los procesos administrativos y de compras, quienes requieren consolidar solicitudes, validar consumos promedio, revisar existencias y aprobar cantidades de manera ordenada y controlada. En este manual se describen las opciones de configuración necesarias, así como el paso a paso para la creación, consulta y aprobación de consolidados de compra.

A lo largo del contenido se detallan las secciones de configuración, los parámetros de cálculo, el manejo de la información consolidada y las recomendaciones finales, con el fin de asegurar un uso correcto de la funcionalidad y contribuir a una gestión eficiente, trazable y alineada con las necesidades operativas de la institución.

Configuración 

Ruta: Configuración > Suministros > Tipos de Solicitud

Ruta

Sección: Datos Del Tipo Solicitud

En esta sección se establecen los parámetros fundamentales de una solicitud:

• Nombre del tipo de solicitud: Campo de texto libre donde se define su denominación.
• Método de numeración: Se elige entre opciones como "Órdenes de Compra" o "Solicitudes".
• Tipo de movimiento en inventario: Puede ser, por ejemplo, "Venta Paciente Solicitud".
• Grupo de causales: Se selecciona la causal que corresponde según la operación.

Nota importante: Es imprescindible marcar el campo "Tipo de Solicitud Activa" para que la solicitud pueda ser utilizada dentro del sistema.

Este esquema garantiza una configuración clara y estructurada, facilitando la gestión eficiente de cada solicitud

Sección: Rango de Días para Generación de Solicitudes

Esta sección permite definir los límites de tiempo para la generación automática de solicitudes, garantizando un control preciso sobre los plazos de procesamiento. Los parámetros incluyen:

• Día inicial: Fecha en la que comienza el período de generación.
• Día final: Último día permitido para la generación de solicitudes.
• Días de vencimiento: Número de días tras los cuales la solicitud expirará si no se gestiona.

Configurar correctamente estos parámetros asegura un flujo de trabajo eficiente y evita retrasos en la gestión de solicitudes.

Sección: Indicadores

Esta sección permite definir características específicas de una solicitud mediante diversas opciones. Cada indicador cumple una función clave en el proceso de gestión:

• Solicitud de compra: Identifica si la solicitud corresponde a una compra.
• Consolidar solicitud: Permite agrupar solicitudes similares para un mejor control.
• Requiere aprobación: Indica si la solicitud necesita una validación antes de procesarse.
• Fórmula médica: Especifica si la solicitud corresponde a prescripciones médicas.
• Sublistas: Posibilita la organización de productos en listas secundarias.
• Alto costo: Marca productos de mayor valor para un seguimiento especial.
• Productos comerciales: No debe activarse en solicitudes institucionales, ya que esta opción está reservada exclusivamente para artículos con fines comerciales.

Importante: Si estás creando una solicitud de compra institucional, asegúrate de desactivar la opción "Productos Comerciales" para evitar errores en la gestión.

Con estos indicadores, el sistema garantiza una administración clara y precisa de cada solicitud.

Sección: Listado de Tipos de Solicitud 

Esta sección presenta una tabla con todas las solicitudes configuradas en el sistema, permitiendo una visión clara y estructurada de cada una. Los datos incluidos son:

• Tipo de solicitud: Identificación de la solicitud dentro del sistema.
• Movimiento de inventario asociado: Acción vinculada al inventario, como ingresos o salidas de productos.
• Método de numeración: Sistema utilizado para asignar números a las solicitudes.
• Indicadores habilitados: Configuración de parámetros como aprobación, sublistas, alto costo, entre otros.

Este listado facilita la gestión y el seguimiento de cada solicitud, asegurando un control eficiente y organizado

Sección: Configuración de Productos 

Esta sección permite asociar productos a un tipo de solicitud específico, facilitando su organización y clasificación dentro del sistema. Los parámetros a definir incluyen:

• Tipo de producto: Categoría a la que pertenece, como medicamentos, insumos o equipos.
• Grupo de producto: Conjunto al que se agrupa según su función o características.
• Clasificación: Determina si el producto es Genérico o Comercial.

Para incluir nuevos productos en la solicitud, utiliza el botón "Agregar Registro", lo que garantiza una gestión flexible y adaptada a las necesidades institucionales.

Con esta configuración, el proceso de solicitud se vuelve más preciso y eficiente

Sección: Configuración de Ubicaciones 

Define en qué ubicaciones se puede utilizar esta solicitud. Incluye filtros y paginación para facilitar la selección. 

Recuerda hacer clic en el ícono de guardar para conservar los cambios. 

Notificación Exitosa

Funcionalidad Consolidado compras

Ruta

Creación de un Nuevo Consolidado 

Para generar un consolidado, sigue estos pasos:

• Iniciar el proceso: Haz clic en "Hoja nueva" para comenzar un nuevo consolidado.
• Completar los datos generales: Ingresa la siguiente información:

• Número de consolidado
• Fecha
• Estado
• Nombre
• Observaciones
  
• 
  
• Registrar los detalles de la solicitud: Define aspectos clave como:

• Forma de pago
• Prioridad
• Fecha de vencimiento

Siguiendo estos pasos, garantizarás que el consolidado se registre de manera estructurada y precisa dentro del sistema.

Parámetros de consumo promedio mensual

Esta sección permite definir criterios clave para calcular las necesidades reales de compra, asegurando una planificación más precisa. Los parámetros a seleccionar son:

• Periodo a considerar: Define el rango de tiempo sobre el cual se calculará el consumo promedio.
• Tipo de movimiento de salida: Indica la categoría del movimiento en el inventario, ayudando a ajustar los cálculos según el tipo de transacción.

Configurar estos parámetros correctamente permite obtener estimaciones más acertadas, optimizando la gestión de compras y el abastecimiento de productos.

Detalle del Consolidado

• Esta sección reúne información fundamental para el seguimiento de productos y la gestión de compras. Los datos incluidos son:
• Existencia actual: Cantidad disponible en inventario en el momento de la consulta.
• En tránsito: Productos que están en proceso de recepción o traslado.
• Cantidad solicitada: Número de unidades requeridas en la solicitud.
• Cantidad aprobada: Total autorizado para adquisición o distribución.
• Con este detalle, se mejora el control y la planificación del inventario, asegurando una administración eficiente de los recursos.

Detalles del Consolidado

En esta sección se muestran los productos aprobados para compra, con información clave para su gestión y seguimiento. Los datos presentados incluyen:

• Tipo de solicitud: Categoría bajo la cual se registra el producto dentro del sistema.
• Ubicación asociada: Lugar donde se almacenará o distribuirá el producto.
• Cantidades: Se detallan varios valores relevantes:

• CPM (Consumo Promedio Mensual)
• Existencia actual
• En tránsito
• Cantidad solicitada
• Cantidad aprobada

La Cantidad Aprobada corresponde al total final autorizado para compra, asegurando un control preciso sobre el abastecimiento.

Este listado facilita la toma de decisiones y mejora la planificación de compras en la institución.

Totales Aprobados y Herramientas

En esta sección se presentan los totales aprobados por producto, facilitando una visión clara del consolidado.

• Totales por producto: Se encuentran en el lateral derecho, proporcionando un resumen detallado.
• Herramientas disponibles: En la parte superior se encuentran opciones clave para la gestión del consolidado:

• Exportar: Permite guardar y compartir la información en distintos formatos.
• Filtrar: Facilita la búsqueda y organización de datos según criterios específicos.
• Actualizar: Refresca la información para reflejar los últimos cambios realizados.

Estas herramientas optimizan la administración de los datos, asegurando una gestión eficiente y precisa del consolidado

Consulta y Aprobación de Consolidados Anteriores

El sistema permite consultar y gestionar fácilmente los consolidados de solicitudes de compra que ya han sido creados.

Para acceder a ellos:

Haz clic en el ícono de búsqueda de consolidados ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. 

Se abrirá una ventana con el listado de consolidados registrados.

Allí podrás ver la siguiente información:

• Número del consolidado
• Nombre asignado
• Estado de aprobación (si está aprobado, aparecerá marcado con una palomita)
• Fecha y hora de creación

También puedes usar el botón "filtrar" para buscar un consolidado específico por nombre o número, y moverte entre páginas si hay muchos registros.

¿Qué puedo hacer desde esta ventana?

Revisar detalles de consolidados anteriores.

Seleccionar un consolidado no aprobado y abrirlo para:

• Modificar cantidades, si es necesario.
• Aprobar el consolidado directamente desde la opción “Aprobar consolidado”.

Importante:

• Si el consolidado aún no ha sido aprobado, puedes modificar las cantidades y realizar ajustes antes de guardarlo.
• Si el consolidado ya está aprobado, el sistema no permitirá realizar cambios, ya que se considera un documento cerrado y listo para el proceso de compra.
• El botón “Aprobar consolidado” solo estará activo si el documento no ha sido aprobado anteriormente.
• Una vez aprobado, no se podrán realizar modificaciones sobre ese consolidado.

Esta herramienta facilita la gestión de consolidaciones pasadas, evita duplicidades y garantiza que solo los consolidado revisados y verificados sean aprobados formalmente.

Confirmación de Guardado

Al hacer clic en el botón “Guardar”, el sistema mostrará un mensaje confirmando que el consolidado ha sido registrado correctamente. Este mensaje asegura al usuario que los productos y cantidades fueron almacenados con éxito y están listos para continuar el proceso de adquisición.

Recomendaciones finales

• Revisa cuidadosamente las cantidades antes de guardar.
• Evita seleccionar indicadores que no aplican al tipo de solicitud.
• Usa los filtros para asegurar que estás trabajando con la ubicación y productos correctos.

Confirmación consolidado guardado exitosamente