Introducción

El presente manual orienta la configuración y el uso de la funcionalidad Notificación de citas dentro del sistema. Esta funcionalidad permite gestionar el envío de recordatorios de citas a los usuarios a través de distintos canales de comunicación, con el fin de facilitar la entrega oportuna de la información programada.

El objetivo de este documento es orientar la configuración de esta funcionalidad, incluida la creación de actividades, la asignación de permisos, la parametrización de listas y variables, y la definición de plantillas para el envío de notificaciones.

Este manual está dirigido al personal responsable de la administración y parametrización del sistema. Incluye las configuraciones necesarias para habilitar el módulo de notificaciones, administrar los métodos de envío y crear plantillas para mensajes de texto y correos electrónicos. No contempla el proceso de asignación de citas, el cual se aborda en los manuales correspondientes.

La correcta utilización de esta funcionalidad contribuye a fortalecer la comunicación con los usuarios, optimizar la gestión de recordatorios y apoyar una adecuada coordinación de las citas programadas dentro de la institución.

El contenido se encuentra organizado en secciones que describen la configuración de actividades, permisos, listas y variables, así como la parametrización de las notificaciones y de las plantillas de envío, para facilitar la comprensión del proceso.

Configuración de la actividad

Para configurar la funcionalidad Notificación de citas, primero debe configurarse la actividad. Para ello, siga la ruta: Configuración > General > Configuración de Menú.

Ruta

Una vez se ingrese a la ruta, se mostrará la siguiente pantalla. Allí debe seleccionarse la opción Crear actividad.

Diligencie los datos requeridos para crear la funcionalidad, como se muestra en la siguiente imagen, y luego haga clic en Guardar.

Verifique que la actividad haya quedado asociada al menú de configuración general, como se muestra en la siguiente imagen.

Asignación de Permisos a Roles

Siga la ruta: Configuración > General > Asignación de Permisos a Roles.

Ruta

Una vez se ingrese a la ruta, se mostrará la siguiente pantalla:

1. Rol: Campo desplegable de única selección donde para efectos de este ejercicio elegimos el rol "Super Usuario". Cada entidad debe seleccionar el rol al cual se le requiera asignar los respectivos permisos. 
   

Una vez seleccionado el rol, en la pestaña Procesos Actividades:

1. Actividad: Campo desplegable de única selección donde debe elegir la actividad "Notificaciones de citas" 
   

Se mostrará el resultado de la actividad y podrá realizarse la asignación de permisos por rol sobre la funcionalidad, como se observa en la imagen. Para finalizar, haga clic en el botón Guardar 

Configuración de listas básicas para la lista Tipo cliente

La lista Tipo cliente debe configurarse de la siguiente manera:

Ruta: Configuración > General > Tablas Básicas

Ruta

Una vez se ingrese a la ruta, se mostrará la siguiente pantalla:

Ubíquese en la carpeta Historia clínica y luego seleccione la opción Creación de listas especiales.

A continuación, se habilitará el siguiente panel. Haga clic en el ícono Buscar 

En el campo Deslistado, busque Tipo de cliente, verifique que el Código Grupo corresponda a TDCAC y haga clic en la opción Seleccione.

Al realizar esta acción, el sistema mostrará la información del listado. Verifique que la lista esté configurada como se muestra a continuación:

Si la lista especial no se encuentra creada, realice el siguiente proceso:

En la pantalla que se muestra, diligencie la información requerida para crear la lista:

En el campo Código Grupo escriba TDCAC. En el campo Deslistado registre Tipo de cliente en asignación de citas, marque la casilla IndHabilitado y haga clic en Guardar. Luego, en la sección Creación de listas detalle, haga clic en el ícono Agregar 

Se habilitarán los campos Desitem, Valor y Orden, así como las casillas de verificación Predeterminado y Habilitado.

Diligencie estos campos como se muestra en la siguiente imagen. Después de registrar cada uno, haga clic en el ícono Insert, ubicado al final de los campos, para guardar la información.

Para finalizar esta parte del proceso, haga clic en Guardar 

Creación de variables

Posteriormente, debe crearse la variable HorasRecordarCita (tiempo con el cual se enviará el recordatorio de la cita). Si esta variable no se encuentra configurada, el sistema tomará por defecto un valor de 24 horas.

Para esto se debe seguir la ruta: Configuración > General > Grupo Empresarial

Ruta

En la pantalla que se abre, se encuentra un panel llamado Empresas, en el que aparecen listadas las empresas configuradas. Seleccione la entidad en la que se realizará la configuración. Luego se habilitarán otras pestañas, entre ellas la pestaña Variables, donde se mostrará el listado correspondiente.

Cree la variable HorasRecordarCita (tiempo con el cual se enviará el recordatorio de la cita). Si no se encuentra configurada, el sistema asignará por defecto un valor de 24 horas.

Una vez completados estos campos, haga clic en el botón Agregar.

Al hacer esto, la variable será visible en la lista de resultados. 

Luego, verifique que las siguientes variables, ya creadas en el sistema, estén configuradas de la siguiente manera:

Por último, haga clic en el ícono Guardar 

Funcionalidad Notificación de citas

Diríjase a la ruta: Configuración > General > Notificaciones de Citas.

Ruta

Una vez se ingrese a la ruta, se mostrará la siguiente pantalla:

En esta pantalla se encuentran los siguientes campos. Tenga en cuenta que los campos resaltados en negrilla son obligatorios.

1. Tipo Cliente: Campo desplegable de única selección cuyo origen de datos se configurará en la lista especial de Código TDCAC. La lista será configurada por el cliente.   
   

1. Método Notificación: Campo desplegable de única selección que permite elegir el medio por el cual se enviará la notificación de la cita (por ejemplo, correo electrónico, SMS, WhatsApp, entre otros). 
   

1. Proceso: Campo desplegable de única selección que permite elegir el proceso o actividad del sistema asociado a la notificación de citas. 
   

Casillas de verificación

Nota. Cuando se diligencie el campo Método Notificación, se habilitará una nueva sección llamada Plantilla, en la cual se ingresará el contenido de la notificación. Si en el campo Método Notificación se selecciona la opción Mensaje de texto, se mostrará una caja de texto multilínea con capacidad máxima de 250 caracteres.

Ejemplo:

1. Plantilla: Campo de texto en el que se ingresará el contenido de la notificación. Este campo con una capacidad máxima de 250 caracteres solo de habilita cuando se selecciona una opción en el campo "Método Notificación"
   

Una vez completados los campos, haga clic en Guardar.

Ejemplo:

Una vez realizado este proceso, la notificación quedará registrada en la lista de resultados.

Si es necesario, haga clic en el botón Cancelar para descartar los cambios.

La funcionalidad presentará un comportamiento diferente según la opción seleccionada en el campo Método Notificación (Mensaje de texto o Correo electrónico). Si se selecciona la opción Correo electrónico, el campo Plantilla tendrá un espacio más amplio para su diligenciamiento.

Mensaje por correo electrónico y mensaje de texto

Correo electrónico

Mensaje de texto

Para la creación de agendas medicas en el sistema de iMedical diríjase a la siguiente URL: Agendas Médicas

Para la asignación de citas en el sistema de iMedical diríjase a la siguiente URL: Asignación de citas