Introducción

Este manual ha sido elaborado con el objetivo de proporcionar a los usuarios una guía clara y detallada sobre el proceso de registro, gestión y seguimiento de glosas en el sistema iMedicalCloud, específicamente desde el módulo de Administrador de Glosas.

La documentación incluye desde la configuración inicial de los tipos de movimiento hasta el flujo operativo completo para la creación y respuesta de glosas de tipo objeción y devoluciones, permitiendo una trazabilidad eficiente y cumplimiento normativo en la gestión de facturación con entidades responsables de pago.

En particular, se detalla paso a paso el procedimiento para generar una glosa de devolución, desde la búsqueda de la factura, asignación del tipo de notificación y concepto de devolución, hasta la posterior respuesta por parte de la entidad pagadora. Además, se explica cómo estas acciones se reflejan en el historial de movimientos de la factura, facilitando el análisis contable y administrativo.

Este documento está orientado a usuarios del área financiera y administrativa que realizan procesos de conciliación, objeción o devolución de facturas, garantizando una correcta operación dentro del sistema.

Configuración Inicial

Nota general:
La opción "Se contabiliza" debe estar marcada en todos los casos. Esta configuración asegura que el movimiento o servicio registrado sea incluido en los procesos contables del sistema, sin excepción.

Nuevo Proceso

Ruta: 
Configuracion > Facturación > Movimientos Facturación / Cuentas Por Cobrar

Ruta

A continuación, complete los campos del formulario de acuerdo con la siguiente orientación:

• Grupo Empresarial: Verifique que esté seleccionado el grupo empresarial correspondiente. Este campo generalmente se muestra bloqueado y no requiere edición.
• ID: Este campo se llena automáticamente por el sistema después de finalizar el proceso y hacer clic en el guardado.
• Código: Escriba un código único para identificar el tipo de movimiento. Por ejemplo, puede usar “GLOSA001” o “NDG001” según el caso. Se pueden usar tanto números como letras.
• Nombre: Digite el nombre que describa el tipo de movimiento. Ejemplos: “Glosa parcial por devolución”, “Nota Débito Glosa Servicios”, etc.
• Tipo Afectación: Seleccione el tipo de afectación que tendrá el movimiento sobre el sistema. Las opciones disponibles son:

• Suma: si el movimiento incrementa el saldo.
• Resta Saldo: si el movimiento lo disminuye.
• Débito Contable: si debe registrarse como débito en la contabilidad.
• Crédito Contable: si debe registrarse como crédito.
• No Afecta: si no impacta contable ni operativamente.

Nota: De los procesos listados anteriormente, únicamente los siguientes generan afectación de saldo y, por lo tanto, deben configurarse con un tipo de afectación distinto de “No Afecta”:

• Proceso 3 – Nota Crédito Glosa: debe configurarse con tipo de afectación “Resta Saldo”.
• Proceso 4 – Nota Débito Glosa: debe configurarse con tipo de afectación “Suma”.
• Proceso 7 – Nota Eliminación Devolución Glosa: genera afectación de acuerdo con la política definida para el reverso del movimiento.

Los demás procesos (Glosa, Justificación Glosa, Devolución Glosa, Justificación Devolución Glosa y Eliminar Glosa) no generan afectación contable y deben configurarse con el tipo de afectación “No Afecta”.

Procesos que generan afectación en el saldo

Además de los procesos de Nota Crédito Glosa y Nota Débito Glosa, el sistema también contempla que el proceso denominado Nota Eliminación Glosa genere afectación de saldo cuando se utiliza para reversar o corregir un registro previamente aplicado.

Este proceso modifica el estado de la glosa y genera la afectación correspondiente según el tipo de movimiento asociado.
Los demás procesos disponibles (Glosa, Justificación Glosa, Devolución, Justificación Devolución, Eliminar Glosa) no generan afectación contable. Su finalidad es únicamente operativa y de trazabilidad para conservar el historial de los movimientos de cartera relacionados con la factura.

Tipo Afectación

• Tipo de movimiento inverso: Si este tipo de movimiento tiene un reverso o contrapartida (como una eliminación), seleccione aquí el movimiento inverso correspondiente. De lo contrario, se deja sin seleccionar.
• Proceso: Elige el proceso al cual corresponde el movimiento. 

1. Glosa

Este proceso se utiliza para registrar las glosas generadas por el asegurador o pagador. Una glosa es una objeción o rechazo parcial o total de una factura enviada.

• Ejemplo de uso: Cuando una EPS devuelve una factura con observaciones o valores no aceptados.

2. Justificación Glosa

Permite documentar y asociar una justificación frente a la glosa registrada. Es útil cuando el prestador necesita argumentar o sustentar por qué se debe aceptar el valor facturado.

• Ejemplo de uso: Adjuntar evidencias o documentos que expliquen la razón por la cual se realizó el cobro original.

3. Nota Crédito Glosa

Con este proceso se genera una nota crédito específica para la glosa, descontando el valor no reconocido por el asegurador.

• Ejemplo de uso: Cuando se acepta el rechazo parcial de una factura y se desea hacer el ajuste contable.

Nota. Cuando se selecciona este proceso, en la casilla "Tipo de Afectación" debe estar seleccionado la opción "Resta Saldo".

4. Nota Débito Glosa

Este proceso permite generar una nota débito relacionada con una glosa, generalmente para corregir un valor menor registrado o para adicionar un valor omitido.

• Ejemplo de uso: Cuando se identifica que se facturó de menos y se debe adicionar el valor glosado.

Nota. Cuando se selecciona este proceso, en la casilla "Tipo de Afectación" debe estar seleccionado la opción "Suma".

5. Devolución Glosa

Utilizado para registrar la devolución de una factura por parte del pagador debido a una glosa sin respuesta o no aceptada.

• Ejemplo de uso: Cuando la EPS devuelve la factura definitivamente y no se acepta el valor reclamado.

6. Justificación Devolución Glosa

Permite ingresar la justificación correspondiente a la devolución de una glosa. Similar a la justificación de glosa inicial, pero enfocada en el rechazo definitivo.

• Ejemplo de uso: Explicación de por qué no se acepta la devolución del valor glosado.

7. Nota Eliminación Devolución Glosa

Este proceso elimina una devolución registrada previamente si se requiere corregirla o si se reactivó la factura original.

• Ejemplo de uso: Si por error se registró una devolución y esta debe ser reversada.

8. Eliminar Glosa

Permite eliminar el registro de una glosa que fue ingresado por error o que ya no aplica.

• Ejemplo de uso: Cuando se identifica que la glosa fue mal digitada o pertenece a otro movimiento.

Nota. Todos estos procesos no afectan contablemente, por lo tanto, en el campo "Tipo Afectación" debe quedar seleccionada la opción "No Afecta". A excepción de los dos procesos 3 y 4 ya explicados anteriormente 

Nuevos procesos

Casillas de Verificación:

• Concepto Contable: se marca esta casilla si el movimiento estará asociado a un concepto contable.
• Porcentaje Concepto: si se marca la opción anterior, se digita aquí el porcentaje correspondiente. Por ejemplo, se puede ingresar “100” si aplica la totalidad del concepto.
• Activo: esta casilla siempre debe estar marcada para que el tipo de movimiento pueda ser utilizado en el sistema.
• Requiere Soporte: se marca esta opción si el movimiento debe ir acompañado de documentos o soportes.
• Movimiento Automático: se marca esta casilla si el sistema debe generar automáticamente este movimiento según una condición o evento.
• Detallar Ventas: se marca esta opción si se desea que al usar este movimiento se detalle la venta relacionada.
• Se contabiliza: se marca esta opción para todos los casos. impactar 
• NIIF: se marca esta opción si el movimiento será reportado bajo normativas NIIF.
• Fecha NIIF: si se activó la opción NIIF, se debe ingresar la fecha en que se aplicará este movimiento bajo dicha normativa.

Sección Tipos de movimientos - casillas de verificación

Nota. Recordar que las casillas de verificación "Activo" y "Se Contabiliza", siempre deben estar seleccionadas.

Casillas de Verificación siempre seleccionadas

Registro del método de numeración

Una vez se haya completado los campos generales del tipo de movimiento y se haya guardado, se sigue estos pasos para registrar el método de numeración:

1. En la sección "Métodos de Numeración".

Sección Métodos de Numeración

2. Se hace clic en el ícono de hoja con el símbolo verde ubicado en la columna izquierda, dentro del recuadro azul .
3. Se abrirá una nueva ventana para crear el método de numeración.

Seleccionar el método de numeración

1. En el campo desplegable "Método de Numeración", se hace clic y se selecciona una de las opciones disponibles. Estas opciones corresponden a métodos ya creados en el sistema.
2. Ejemplos de métodos disponibles son:

• NOTA DEBITO GLOSA
• FACTURA DE VENTA ELECTRONICA
• GLOSA INJUSTIFICADA
• INICIO Y TERMINACION DE GLOSA
• ENTRE OTROS

Es importante seleccionar el método que corresponda correctamente al tipo de movimiento que se está creando o editando.

Método

3. Activar el método

1. Se Marca la casilla "Activo" si se desea que este método quede habilitado y disponible inmediatamente para su uso.
2. Se verifica que la opción marcada refleje el estado deseado.

Check de Activo

4. Guardar cambios

1. Se hace clic en el botón "Guardar Cambios" ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.

Botón Guardar Cambios

2. Una vez guardado, se cierra la ventana utilizando el ícono de cierre (X) en la parte superior derecha.

Después de realizar este proceso, el método seleccionado aparecerá registrado en la lista de métodos de numeración asociados al tipo de movimiento.

Ingresar a la sección de permisos

1. En la pantalla de configuración del tipo de movimiento, se debe desplazar hacia la parte inferior.
2. En la sección "Permisos", se hace clic sobre el ícono de hoja con símbolo de adición verde.

Se abrirá una ventana emergente con el título "Permisos".

2. Asignar un rol o usuario

En esta ventana, se pueden asignar los permisos de dos maneras:

Por Rol

1. En el campo "Rol", despliega la lista y se selecciona el rol al que se desea conceder permiso.
   Ejemplos de roles disponibles incluyen:

• Auxiliar Compras
• Auxiliar Citas
• Auditor Externo
• Autorizador
• Analista Auditoría
• Administración de Medicamentos
• Entre otros.

Rol

Por Usuario

1. Alternativamente, se puede otorgar permiso directamente a un usuario.
2. En el campo "Usuario", se selecciona el nombre de la persona desde la lista desplegable.

Nota: se puede usar ambos campos (rol y usuario) si se desea mayor control.

Usuario

3. Activar el permiso

1. Se marca la casilla "Habilitado" para que el permiso entre en vigencia.
2. Se verifica que el rol o usuario seleccionado sea el correcto.

Botón Guardar Cambios

4. Guardar el permiso

1. Se Hace clic en el botón "Guardar Cambios" ubicado en la parte derecha de la ventana.

Guardar Permiso

2. Una vez guardado, el permiso aparecerá registrado en la lista principal de permisos del tipo de movimiento.

Guardado

Nota:
Toda la configuración realizada en esta pantalla (creación del tipo de movimiento, asignación del método de numeración y permisos) es necesaria para habilitar el uso del proceso seleccionado en la nueva pantalla Administración de Glosas.

Sin esta configuración previa, el tipo de movimiento no estará disponible para su aplicación dentro del flujo operativo de dicha pantalla.

Configuración de menú

Ruta de acceso:

Configuración → General → Configuración de Menú

Ruta

Paso a Paso:

Para crear una nueva configuración, se hace clic en "Crear Actividad".

Crear Actividad

Se abrirá un formulario en ventana modal. Se diligencian los siguientes campos:

Completar los siguientes campos:

• Tipo de Actividad:
  Seleccione la opción "Ventas y Facturación".
• Funcionalidad:
  Seleccione "Administrador Glosas".
• Nombre de la Actividad:
  Ingrese el texto "Administrador de Glosas".
• Categoría de Actividad:
  Seleccione nuevamente "Ventas y Facturación".
• Esquema:
  (Este campo queda deshabilitado y no requiere selección.)
• Widget:
  (Este campo queda deshabilitado y no requiere selección.)
• Descripción de la Actividad:
  Ingrese el texto: "Administrador de Glosas".
• Actividad Activa (casilla de verificación):
  Asegúrese de que la casilla esté marcada para indicar que la actividad está habilitada en el sistema.

Actividad Configurada

Una vez diligenciados todos los campos requeridos para la configuración de la actividad:

1. Nos dirigimos la parte superior derecha de la pantalla y hacemos clic en el ícono del disquete 
2. El sistema mostrará el mensaje:
   "Se guardó satisfactoriamente la actividad", confirmando que el registro fue exitoso.
3. Automáticamente se asignará un ID de Actividad, el cual se mostrará en la parte superior izquierda (ejemplo: Id Actividad: 13977).

Actividad Guardada

Asociación de Actividad al Proceso “GESTION GLOSAS”

Una vez creada y guardada la actividad, es necesario asociarla al proceso correspondiente para que esté disponible en el sistema.

Pasos para asociar la actividad:

1. En el menú lateral izquierdo, seguimos la ruta:
   GESTIÓN FINANCIERA > GESTIÓN GLOSAS.

Ruta

2. Al ingresar al módulo, se mostrará la pantalla de Editar Proceso con el nombre del proceso predefinido:
   GESTION GLOSAS.
3. En la sección "Asociar Actividades", en el campo Actividades, se selecciona la actividad previamente creada (por ejemplo: Administrador de Glosas).

Actividad

4. Se hace clic en el botón Agregar Actividad.

Botón Agregar Actividad

5. La actividad seleccionada aparecerá en la tabla inferior.
6. Se debe verificar que el campo Estado indique Activo y que la columna Asociado indique Asociado.

Activdad agregada – Activa y Asociada

Nota: Si el estado no muestra "Asociado", la actividad no podrá ser asignada a un rol y no estará disponible en el sistema.

7. Para guardar la asociación, se hace clic en el ícono de disquete  en la parte superior derecha de la pantalla.

Asignación de Actividades al Rol

Después de haber creado y asociado la actividad al proceso "GESTIÓN GLOSAS", el siguiente paso es asignarla a los roles de usuario correspondientes para habilitar su uso en el sistema.

Pasos para asignar una actividad a un rol:

1. Ruta:
   Configuración > General > Asignación Permisos-Roles.

Ruta

2. Seleccionar el Rol:
   En la parte superior izquierda, se selecciona el rol deseado desde el desplegable (por ejemplo: Super Usuario, Auxiliar de Glosas, etc.).

3. Filtrar por proceso:
   En la pestaña Procesos-Actividades, en la sección Filtrar Actividades:

• En Procesos, se selecciona: GESTION GLOSAS.
• En Asignación, se elige: Asignados.
• (Opcional) se puede seleccionar la actividad específica en el campo "Actividad".
• Se hace clic en el botón Filtrar.

Filtrar

4. Aparecerá la lista de actividades asociadas al proceso.
   Se localiza la actividad deseada (ej. Administrador de Glosas) en la tabla.
5. Asignar permisos marcando las casillas de verificación:

Panel de Asignación de Permisos

6. Guardar los cambios:
   Se hace clic en el ícono del disquete  para guardar la configuración.

Pantalla: Administrador de Glosas

Ruta: Gestión Financiera > Gestión Glosas > Administrador de Glosas

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla. Esta mostrará automáticamente la lista de glosas registradas en los últimos 90 días. Los registros se presentan ordenados por defecto según su antigüedad, ubicando en primer lugar aquellas glosas que llevan mayor tiempo en trámite.

Glosas

Filtros de búsqueda: La pantalla permite consultar y gestionar las glosas registradas en el sistema. Para ello, cuenta con los siguientes filtros:

• Número de Glosa: Campo alfanumérico para diligenciar el número asignado a la glosa.
• Glosa Número Pagador: Campo alfanumérico para diligenciar el número de glosa asignado por el pagador.
• Prefijo y Número de Factura: Campo alfanumérico para diligenciar el prefijo y número de la factura asociada a la glosa.
• Tercero: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tercero relacionado con la glosa.
• Tipo de Glosa: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de glosa a consultar.

Tipo de glosa

• Estado de Glosa: Campo desplegable de única selección que permite elegir el estado en el que se encuentra la glosa. Por defecto aparecerán marcadas las opciones "En trámite" y "Pendiente por nota" permitiendo al usuario modificar o ampliar los criterios de búsqueda según sea necesario.  

Estado de glosa

• Vigencia Glosa: Campo desplegable de única selección que permite elegir el criterio de vigencia de la glosa. Este campo permite identificar de manera rápida el estado de cada glosa por medio de un indicador tipo semáforo según el tiempo restante para su vencimiento.

Vigencia glosa

• Fecha Desde: Campo de selección de fechas para diligenciar la fecha inicial del rango de consulta.
• Fecha Hasta: Campo de selección de fechas para diligenciar la fecha final del rango de consulta.
• Limpiar: Botón que permite restablecer los filtros ingresados en la consulta.

Una vez definidos los criterios, se debe hacer clic sobre el ícono de la lupa  para ejecutar la búsqueda.

Tabla de resultados

Los resultados de la búsqueda se muestran en una tabla con las siguientes columnas:

• Glosa número: Número único asignado internamente a la glosa.
• Glosa entidad número: Número de glosa asignado por la entidad pagadora.
• Factura número: Número de la factura asociada a la glosa.
• Tercero: Nombre de la entidad aseguradora o pagadora relacionada.
• Fecha Glosa: Fecha de creación o registro de la glosa.
• Tipo: Indica si el registro corresponde a una Glosa o una Devolución.
• Estado: Estado actual del proceso (por ejemplo, Pendiente por nota, En trámite). Una glosa en estado "Terminado", ya no permite realizar ninguna clase de modificaciones.
• En contra: Valor total que se encuentra glosado o rechazado por la entidad.
• A favor: Valor aceptado o validado a favor del prestador.
• Responsable: Nombre del usuario que registró o gestiona la glosa.
• Duración: Tiempo transcurrido desde la creación de la glosa, expresado en días.
• Vigencia: Icono que representa en qué estado de vigencia se encuentra la glosa. 

Estado

Funcionalidades disponibles desde la barra lateral derecha

A continuación, se describen las acciones que se pueden realizar desde los botones ubicados en la parte derecha de la pantalla de glosas. Estas funciones permiten administrar adecuadamente el ciclo de vida de una glosa.

Procesos

Eliminar una glosa  

Comportamiento del sistema al eliminar una glosa

El sistema permite eliminar una glosa únicamente cuando esta se encuentra en un estado válido para eliminación y no posee registros posteriores asociados.
Al ejecutar esta acción, el sistema realiza lo siguiente:

• Cambia automáticamente el estado de la glosa a “Eliminada”.
• No solicita observación, motivo ni justificación para completar el proceso.
• La eliminación queda registrada en el historial de la factura, donde se conserva la trazabilidad tanto de la creación como de la eliminación del registro.
• Una glosa eliminada no puede ser reaperturada ni modificada posteriormente.

Este proceso se emplea exclusivamente cuando el registro de glosa fue creado por error o ya no resulta aplicable para la gestión administrativa.

Icono : 

Pasos para eliminar una glosa:

• Seleccione la glosa que desea eliminar desde la grilla.
• Haga clic en el botón con el ícono de círculo rojo con línea blanca (símbolo de prohibido).
• El sistema validará si la glosa cumple con las condiciones para su eliminación y procederá si es posible.
  
• 
  

Terminar una glosa
Esta opción permite finalizar el proceso de una glosa, lo que genera los movimientos correspondientes según el tipo de notificación (nota crédito o débito).

Importante: Solo puede ser realizada por el responsable asignado a la glosa y debe haberse diligenciado correctamente toda la información.

Icono: 

Pasos para terminar una glosa:

• Seleccione la glosa correspondiente desde la grilla.
• Haga clic en el botón con ícono de candado.
• El sistema cerrará la glosa y generará los movimientos automáticos necesarios.

Asignación de responsable
Es obligatorio asignar un responsable a la glosa antes de realizar acciones como responder, eliminar o terminar.

Icono: 

Pasos para asignar un responsable:

• Seleccione una o varias glosas en la grilla de resultados.
• Haga clic en el botón con el ícono de persona con traje.
• En la ventana emergente, seleccione el responsable desde la lista desplegable.
• Haga clic en aceptar para guardar la asignación.

Generar Nota Crédito o Débito

Esta opción permite generar automáticamente una nota crédito o débito, según corresponda, con base en la respuesta registrada en la glosa.

Ícono: 

Pasos para generar Nota Crédito o Débito:

• Seleccione la glosa o glosas desde la grilla de resultados.
• Haga clic en el botón con el ícono de la bolsa de dinero roja.
• El sistema generará automáticamente la nota crédito o débito, según el tipo de respuesta registrada.

Procedimiento para registrar una nueva glosa

Reglas importantes

• El sistema permite generar glosas siempre y cuando la factura tenga saldo disponible.
• Si la factura no tiene saldo pendiente, el sistema no permite crear nuevas glosas, ya que no se puede afectar más cartera.
• Si una glosa fue eliminada previamente, esta permanecerá únicamente como registro histórico y no podrá rehabilitarse.
  Para efectos administrativos, si se requiere volver a registrar una objeción o devolución sobre la misma factura, deberá crearse un nuevo registro de glosa de manera independiente.

Proceso: En la pantalla principal del Administrador de Glosas, se hace clic en el ícono de hoja en blanco  ubicado en la parte superior derecha. Esto permite iniciar un nuevo registro de glosa.

En el campo Factura número, se digita el número de la factura asociada a la glosa. 

Nota. El ícono de la lupa no completa automáticamente los datos. Al hacer clic sobre la lupa, el sistema mostrará un listado de facturas previamente registradas, desde donde se puede seleccionar la correspondiente.

Si la factura existe, el sistema mostrará automáticamente el siguiente panel del detalle de la factura.

Detalle factura

Seleccione un producto de la factura por medio de la casilla de verificación y de clic en el botón Aceptar

Aceptar

Esto hará que se complete automáticamente los siguientes campos:

• Fecha de la factura
• Entidad (Aseguradora o EPS)
• Contrato
• Plan
• Monto
• Saldo

Factura ya existente

En la sección Glosa/Devolución, se diligencian los siguientes campos obligatorios:

• Fecha de notificación: registra la fecha en que se notificó la glosa o devolución.
• Tipo de notificación: selecciona si se trata de una "Glosa" o una "Devolución".
• Glosa entidad número: este campo depende del número asignado por el cliente o pagador (entidad aseguradora).
• Observación: campo opcional para ingresar comentarios adicionales sobre la glosa.

En la sección Valores glosados, el usuario debe diligenciar manualmente los montos que aplican, según la respuesta del cliente. Estos campos se visualizarán con signo de pesos:

• En contra
• A favor
• Soportado en contra / a favor
• Aceptado en contra / a favor
• Injustificado en contra / a favor

Glosa

Nota. Los valores monetarios contienen un formato: 

• Separador de miles: coma (,).  
• Separador decimal: punto (.). 
• Número de decimales: 2 decimales.
  

Una vez completada toda la información necesaria, se hace clic en el botón Guardar para registrar la glosa.

Guardado de Glosa

Asignar responsable 

Para continuar con el registro de la glosa o devolución, es obligatorio seleccionar un responsable desde el listado disponible. Si no se asigna un responsable, el sistema impedirá avanzar y mostrará advertencias indicando que falta este dato.

Responsable

Si desea agregar uno o más productos a la factura de la glosa, de clic en el icono 

Adicionar productos

Seleccione el o los productos mediante la casilla de verificación y de clic en el botón Aceptar. 

Seleccionar producto

Detalle factura glosa

Nota importante: Para que la factura sea visible en esta pantalla, debe estar previamente reportada y radicada ante la DIAN.
En caso contrario, el sistema mostrará un mensaje de advertencia indicando que la factura no puede visualizarse porque no ha sido transmitida correctamente.
Este mensaje debe ser incluido también dentro del manual como parte del control de errores.

La lista de registros muestra en detalle los siguientes datos de la factura de la glosa:

• Consecutivo RIPS
• Fecha venta
• Código
• Producto
• Cantidad 
• Valor facturado
• Valor disponible
• Estado objeción

Datos detalle factura

Para generar una objeción en la factura, debe dar clic en el ícono  (Crear nueva objeción).

Nueva objeción

Se abrirá la ventana emergente "Objeción", donde se deben diligenciar los siguientes campos:

• Concepto aplicación: Campo desplegable de única selección que permite elegir el concepto correspondiente a la aplicación de la objeción.

Objeción

• Observación aplicación: Campo alfanumérico para diligenciar la observación relacionada con la aplicación de la objeción.
• Valor glosado: Campo alfanumérico para diligenciar el valor que fue glosado.
• Afectación: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de afectación asociada a la objeción.

Afectación

• Concepto respuesta: Campo desplegable de única selección que permite elegir el concepto correspondiente a la respuesta de la objeción.
• Observación respuesta: Campo alfanumérico para diligenciar la observación relacionada con la respuesta de la objeción.
• Valor aceptado: Campo alfanumérico para diligenciar el valor aceptado en la objeción.
• Valor soportado: Campo alfanumérico para diligenciar el valor soportado con la documentación presentada.

Valor Soportado

Una vez diligenciada toda la información, se hace clic en el botón Guardar para registrar el detalle.

Al hacer esto, se puede observar que las opciones "Concepto aplicación", "Observación aplicación", "Valor glosado" y "afectación" quedan sombreadas, esto significa que quedan inhabilitadas para ser modificadas.

Campos deshabilitados

Recomendaciones

• El valor glosado debe ser igual o menor al valor disponible de la factura.
• El sistema no permitirá guardar si el valor glosado excede el total permitido por línea.
• Se puede registrar varios detalles según la cantidad de conceptos aplicables por glosa.

Responder una objeción en el detalle de glosa

Una vez se ha registrado el detalle de glosa (objeción), el sistema permite dar respuesta a ese registro para justificar, aceptar o rechazar total o parcialmente el valor glosado por la entidad.

Paso a paso para registrar la respuesta a una objeción

En la sección inferior donde aparece la tabla con los detalles de glosa (código de aplicación, valor glosado, afectación, etc.), se hace clic sobre el ícono de lápiz  ubicado a la izquierda de la fila que se desea responder.

Se abrirá nuevamente la ventana emergente con la información previamente diligenciada durante el registro de la objeción.

En la parte inferior del formulario, se completan los siguientes campos:

Concepto respuesta

Se despliega la lista y se selecciona el concepto que corresponda a la respuesta del prestador. Algunos ejemplos disponibles en el sistema son:

• RE9502 - La glosa no procede por haber sido generada fuera de los términos establecidos.
• RE9602 - El prestador aporta evidencia que demuestra que la glosa es injustificada al 100%.
• RE9702 - La glosa ha sido aceptada al 100%.
• RE9801 – La glosa ha sido aceptada y subsanada parcialmente
• RE9901 - Glosa siendo justificada ha podido ser subsanada totalmente.
• RE2202 - Respuesta fuera de los términos legales, se considera aceptación tácita.

Concepto Respuesta

Observación respuesta

Este campo debe completarse con un comentario o justificación que soporte el concepto de respuesta seleccionado. El texto debe estar alineado con el concepto elegido.

Valor aceptado

Se ingresa el valor de la glosa que el prestador acepta como válido. Puede ser el total glosado (aceptación completa), cero (rechazo total), o un valor parcial.

Valor soportado

Opcionalmente, se ingresa el valor que el prestador respalda con documentación como evidencia para justificar el cobro original.

Objeción

Una vez completados los campos, se hace clic en el botón Guardar para registrar la respuesta. 

Una vez se ha guardado correctamente, se puede observar que las opciones "Concepto respuesta", "Observación respuesta", "Valor aceptado" y "Valor soportado" quedan sombreadas, esto significa que quedan inhabilitadas para ser modificadas.

Concepto respuesta

La respuesta quedará visible en la tabla inferior de la pantalla, reflejando los valores aceptados, soportados según lo registrado y restados los valores aceptados.

Valores Aceptados

Generación de Nota Crédito o Débito desde la glosa

Una vez finalizados los procesos de registrar el detalle de la glosa y de responder una objeción del detalle de una glosa, es necesario que el movimiento de cartera se haga efectivo, esto se realiza mediante la creación de una Nota Crédito o Débito, lo cual impacta directamente la cartera.

Paso a paso para generar la nota

1. Desde la pantalla de la glosa ya diligenciada, Ir a la parte superior derecha.
2. Hacer clic en el ícono de la bolsa de dinero roja  . Este botón permite generar automáticamente la Nota Crédito o Débito, según corresponda.
3. Al hacer clic, el sistema mostrará una ventana emergente con el siguiente mensaje:

"Está generando un proceso de generación de Notas Crédito o Débito. ¿Desea continuar con el proceso?"

4. Hacer clic en el botón Sí para confirmar.

Es importante tener en cuenta que al confirmar, el valor aceptado en la glosa será descontado de forma inmediata de la cartera del prestador. Esta acción no se puede deshacer desde la misma interfaz, por lo tanto, debe realizarse con seguridad.

Mensajes

Resultado del proceso

Una vez confirmada la creación:

• El sistema generará la Nota Crédito o Débito correspondiente al valor glosado aceptado.
• Se abrirá automáticamente un archivo PDF con el detalle de la nota generada.

Contenido de la nota generada

El documento PDF contiene:

• Tipo de nota: Nota Crédito Glosa o Nota Débito Glosa.
• Fecha y hora de emisión.
• Responsable y paciente.
• Observación (por ejemplo: "Movimiento generado por glosa número 57").
• Datos de la factura afectada: número, fecha, monto, saldo anterior y saldo actual.
• Detalle del producto o servicio asociado.
• Valor descontado.
• Firma digital con código CUFE para trazabilidad.

Nota Crédito

Consideraciones

• Este proceso solo debe realizarse una vez se haya validado y aceptado el valor de la glosa.
• La nota generada afecta contablemente el saldo a favor del prestador.
• Es recomendable descargar y archivar el PDF generado como soporte del movimiento.

Una vez diligenciado o seleccionado el numero de una factura valida, seleccione la fecha de notificación y en el campo Tipo notificación seleccione la opción Nota ajuste.  

Nota ajuste 

Una vez seleccionada la opción de nota ajuste, complete los campos: 

1. Glosa entidad numero 
2. Observación 
3. Responsable 

Campos completos 

En la sección Notas ajuste, complete los campos obligatorios: 

1. Concepto Aplicación: Campo desplegable de única selección que permite elegir el concepto bajo el cual se realizará la nota de ajuste. Este campo define el tipo de corrección que se aplicará al registro RIPS que fue enviado previamente con información incorrecta al Ministerio.  

Concepto Aplicación 

1. Observación de Concepto: Campo alfanumérico para diligenciar la descripción o justificación de la corrección que se realizará mediante la nota de ajuste, indicando el motivo del cambio en la información reportada. 

Una vez completos los campos, de clic en el icono Guardar. 

Ejemplo: 

Campos completos 

Hecho esto la glosa quedara almacenada: 

 

Glosa almacenada 

Y el sistema generará el número de glosa y su estado actual: 

Numero de glosa 

Hecho esto, de clic en el botón Edit para detallar la factura: 

Detallar factura 

Y modifique la información necesaria que fue enviada incorrectamente al ministerio. 

Ejemplo: Se modifica el codSexo de F a M. 

Nota. Tenga en cuenta que, NO se puede modificar información de cantidad o valores que afecten a la factura. 

Campo modificado 

Hecho esto, de clic en el botón Update. 

Update 

Al hacer esto la información ya quedara ajustada dentro de la glosa. De clic en el icono de Guardar. 

Informacion ajustada 

El sistema generará el siguiente aviso: 

 

RIPS actualizado 

De clic en el botón Ok y devuelta en la pantalla principal de glosas, de clic en el icono Reportar nota de ajuste al ministerio.  

Reportar nota de ajuste 

Esto hará que la nota ajustada se envié corregida al ministerio y que la glosa quede en estado Terminada. 

Consulta del historial de una factura

Ruta: Gestión Financiera > Cuentas por Cobrar > Historial de Factura

Ruta

Funcionalidad de la pantalla

Esta pantalla permite al usuario consultar todos los movimientos registrados sobre una factura específica. Es útil para auditar el estado contable de la factura, validar las glosas realizadas, verificar notas crédito/débito, y revisar el impacto sobre la cartera.

Cómo consultar una factura

1. En el campo "Factura N°", se digita el número de la factura que se desea consultar.
2. Se presiona la tecla Tabulador para que el sistema busque y cargue automáticamente los datos asociados.
3. La pantalla mostrará información general de la factura, como:

• Fecha de emisión
• Estado actual (por ejemplo: Glosa Terminada)
• Contrato y plan asociados
• Responsable
• Valor neto de la factura
• Saldo actual pendiente

Movimientos registrados

En la parte derecha de la pantalla aparece la tabla Movimientos Factura, donde se listan todos los eventos que ha tenido la factura, incluyendo:

• Tipo de Movimiento (Creación, Envíos, Glosa, Nota Crédito, etc.)
• Número de Movimiento
• Fecha de Movimiento y Fecha de Registro
• Observaciones generadas automáticamente por el sistema (ej. “Movimiento generado por glosa número XX”)
• Afectación (por ejemplo: N = No contable, R = Reduce cartera)
• Valor Movimiento
• Saldo Cartera tras aplicar ese movimiento

Movimientos registrados

Trazabilidad en eliminación de glosas

En caso de que una glosa sea eliminada, el historial de la factura reflejará tanto la creación como la eliminación del registro, permitiendo identificar el momento exacto en que fue generada y posteriormente anulada.
Este registro garantiza transparencia y trazabilidad en los procesos de auditoría y conciliación.

Generar una glosa de devolución

Para iniciar el proceso de creación de una glosa de tipo devolución, lo primero que se debe hacer es:

Hacer clic en el ícono de la hoja blanca ubicado en la parte derecha de la pantalla. 

• Digitar el número de factura en el campo Factura número y presionar la tecla Tab. O hacer clic en cualquier parte de la pantalla, fuera de un campo.

• El sistema traerá automáticamente ls datos de la factura

Datos de Factura

Seleccionar tipo de notificación

Una vez abierta la ventana de creación de la glosa, en el campo Tipo de notificación se debe seleccionar la opción Devolución.

Al hacerlo, el sistema automáticamente cargará el valor en el campo En contra, con el total del saldo disponible de la factura. Esto sucede porque una devolución implica el reintegro completo o la no devoloción de su totalidad.

Los demás campos como:

• Fecha de notificación
• Número de glosa de la entidad
• Observaciones
• Responsable

deben ser diligenciados según la información que posea o necesite registrar el usuario.

Glosa de Devolución

Una vez diligenciados todos los campos requeridos, se debe dar clic en el ícono del disquete  ubicado en la parte superior derecha para guardar la glosa. Si el registro se realiza correctamente, el sistema mostrará un mensaje de confirmación indicando que la glosa ha sido almacenada.

Notificación

Después de guardar la glosa, el sistema habilita los campos para continuar con la devolución.

El primer paso en esta fase es seleccionar el responsable, ya que el sistema no permitirá continuar si este campo no ha sido definido.

Responsable

Una vez seleccionado el responsable, se debe dar clic nuevamente en el disquete para guardar los cambios y habilitar la aplicación del concepto de devolución.

Notificación

Luego de seleccionar y guardar el responsable, el sistema habilita los campos de Concepto aplicación y Observación aplicación.

1. Concepto aplicación:
   Se debe seleccionar el concepto que justifica la devolución, dependiendo de la razón del caso. Algunos ejemplos de conceptos son:

Concepto Aplicación

Observación aplicación:
Este campo debe diligenciarse con una breve justificación escrita, por ejemplo:

• "Factura pagada previamente"
• "Radicada con anterioridad"
• "Superó el tiempo de radicación permitido"

Devolución

Después de diligenciar ambos campos, se vuelve a dar clic en el disquete  para guardar y registrar formalmente la devolución.

Notificación

Espacios Sombreados 

Después de la notificación "Objeción guardada exitosamente" se puede observar que los espacios que se diligenciaron anteriormente aparecen sombreados, lo que significa que ya no pueden ser modificados.

Después de haber creado la glosa, asignado el responsable, y diligenciado el concepto y observación de devolución, la entidad debe realizar y cargar una respuesta.

El usuario podrá entonces:

1. Seleccionar el concepto de respuesta acorde a lo informado por la entidad.

Concepto De Respuesta

2. Diligenciar la observación de respuesta, según el contenido recibido.

Posteriormente, se debe guardar  nuevamente con el disquete para finalizar el proceso.

Notificación

Devolución

Nota: En una glosa, se deben detallar uno a uno los productos involucrados (por ejemplo, la consulta, la jeringa, la gasa, la radiografía, etc.). En cambio, en una devolución, se registra toda la devolución por el total de la factura. Es importante asignar primero el responsable, ya que, si no se hace el sistema mostrará advertencias indicando que no se ha definido el responsable correspondiente.

Alertas Comunes

La factura no se encuentra en estado Radicado. Para poder realizar la glosa, la factura debe estar en estado Radicado.

Alerta Común

No debe estar en estado Pagada y/o tener saldo 0.  

Alerta Común

Validación de montos en la glosa

El sistema realiza controles para evitar que se registre un valor glosado superior al valor facturado del producto. Si el usuario intenta ingresar un valor mayor, se generará una alerta informativa que impide continuar con la acción.

Mensaje de advertencia:

No se pudo completar la acción. El valor glosado no es válido. No debe exceder el máximo permitido en la glosa. El precio facturado del producto es '80878.0000' y podrían existir objeciones previas. Revise la información e intente nuevamente.

Validaciones

Este mensaje indica que:

• El valor ingresado en la glosa supera el monto facturado del producto.
• Podrían existir glosas anteriores que afectan el valor disponible.
• Se debe revisar el historial de glosas y corregir el valor antes de intentar de nuevo.

Recomendación: Siempre verificar el valor original facturado antes de registrar una glosa, especialmente si ya se han efectuado ajustes o reclamaciones previas.

Validación de campos obligatorios en la objeción

Al momento de guardar una objeción, el sistema realiza una validación de los campos obligatorios. Si alguno de ellos no ha sido diligenciado, se mostrará un mensaje de advertencia en la parte superior de la ventana, impidiendo continuar hasta completar toda la información requerida.

Campos obligatorios:

• Concepto de aplicación
• Observación de aplicación
• Valor glosado
• Afectación

Ejemplo de mensaje de advertencia:

Es obligatorio el campo ‘Concepto aplicación’
Es obligatorio el campo ‘Observación aplicación’
Es obligatorio el campo ‘Valor glosado’
Es obligatorio el campo ‘Afectación’

Campos Obligatorios

Una vez completados todos los campos requeridos, se puede guardar la objeción. Esta quedará registrada y validada como parte del historial de movimientos de la factura.

Campos obligatorios de respuesta  

Campos Obligatorios