Introducción

La creación de terceros es un proceso fundamental dentro del sistema, ya que permite registrar y administrar la información de personas naturales o jurídicas que interactúan con la organización. Este manual ha sido elaborado con el propósito de brindar una guía clara y estructurada sobre el uso adecuado de la funcionalidad de Creación de Terceros, asegurando que los usuarios comprendan cada uno de los pasos requeridos para el correcto registro y actualización de datos.

El objetivo principal de este documento es orientar al usuario en la identificación, diligenciamiento y gestión de los campos necesarios para la creación, búsqueda y modificación de terceros, garantizando así la integridad y consistencia de la información almacenada en el sistema.

El manual está dirigido al personal administrativo, operativo o de soporte que requiere registrar nuevos terceros o realizar ajustes en su información. Su alcance incluye el uso de los paneles de datos básicos, datos de persona jurídica, secciones de ubicación y la búsqueda de terceros. No contempla configuraciones avanzadas del sistema ni procesos de integración con otros módulos.

La importancia de este documento radica en que una adecuada creación y administración de terceros es esencial para el funcionamiento fluido de procesos como facturación, contratación, gestión comercial y proveedores, evitando errores en la información que puedan afectar operaciones posteriores.

La estructura del manual presenta los pasos organizados por secciones para facilitar la comprensión del proceso: paneles de datos, registro de ubicaciones, búsqueda de terceros y control de versiones.

Creación de terceros 

Para ingresar a la funcionalidad se debe proceder de la siguiente manera: 

Ruta: Gestión Administrativa / Comercial / Creación Terceros y proveedores 

Ruta

Ubicarse en la ruta indicada, y seleccionar los filtros convenientes.

Pantalla Creación Terceros

Panel Datos Básicos 

En este panel se debe seleccionar y diligenciar la información solicitada por el sistema. Los campos que se encuentran resaltados en negrita son de obligatorio diligenciamiento.

• Tipo de Identificación: Permite seleccionar el tipo de documento con el cual se registrará el tercero. Para la creación de terceros se recomienda seleccionar la opción NIT.
• Número de Identificación: Campo destinado al ingreso del número de identificación correspondiente al NIT del tercero.
• DV: Corresponde al dígito de verificación asociado al NIT. Este valor es calculado y asignado automáticamente por el sistema, por lo cual no requiere diligenciamiento manual.
• Lugar de Expedición: Permite indicar la ciudad o lugar donde fue expedido el documento de identificación del tercero.
• Fecha Registro: Muestra la fecha en la que se realiza el registro del tercero. Este campo es generado automáticamente por el sistema y no es editable.
• Nombre corto: Campo destinado al ingreso de un nombre abreviado o denominación corta del tercero, el cual será utilizado para su identificación rápida dentro del sistema.

Panel Datos Básicas

Panel Datos Persona Jurídica 

Seleccione y diligencie la información que solicita el sistema, teniendo en cuenta que los campos que se encuentran resaltados en negrita son de obligatorio diligenciamiento.

• Razón Social: Corresponde al nombre legal completo de la empresa o entidad que se está registrando en el sistema.
• Nombre Representante: Permite registrar el nombre completo de la persona que actúa como representante legal del contrato.
• Tipo de Documento Representante: Campo destinado a seleccionar el tipo de documento de identificación del representante legal.
• Identificación Representante: Permite ingresar el número de identificación correspondiente al documento del representante legal.
• Actividad Económica: Campo en el cual se debe seleccionar la actividad económica a la que se dedica el tercero, de acuerdo con la normativa vigente.
• Sector: Permite clasificar al tercero según el sector económico al cual pertenece.
• Tipo Régimen: Campo destinado a seleccionar el régimen tributario al cual pertenece el tercero.
• Tipo de Naturaleza: Permite indicar la naturaleza jurídica del tercero, por ejemplo, persona natural o persona jurídica.
• Tipo de Cuenta: Campo opcional que permite seleccionar el tipo de cuenta bancaria del tercero. No es de obligatorio diligenciamiento.
• Número Cuenta: Campo opcional destinado al ingreso del número de la cuenta bancaria del tercero. No es de obligatorio diligenciamiento.
• Entidad Bancaria: Campo opcional que permite seleccionar la entidad financiera asociada a la cuenta bancaria del tercero. No es de obligatorio diligenciamiento.
• Responsabilidades Fiscales: Permite seleccionar las responsabilidades fiscales que aplican al tercero, conforme a la normativa vigente.

Datos Persona Jurídica

Para continuar con el proceso, es necesario que La casilla de verificación correspondiente se encuentre habilitado. Posteriormente, se deben seleccionar Las casillas de verificación que se requieran de acuerdo con la solicitud:

• Concepto Acreedor: Permite habilitar el manejo del tercero como acreedor dentro del sistema.
• Línea Negocio: Permite asociar el tercero a una o varias líneas de negocio, según corresponda.

Datos Panel Datos Persona Jurídica

• Tipo de empresa: Permite seleccionar una o varias opciones que correspondan al tipo de empresa, de acuerdo con la actividad que desarrolla el tercero.

Tipos de Empresa

Sección Ubicaciones 

Esta sección permite registrar y administrar la información de contacto y localización asociada al tercero. En la grilla se deben diligenciar los datos correspondientes a cada tipo de dirección o medio de contacto, según aplique.

La información se organiza en las siguientes columnas:

• Tipo Dirección: Indica el tipo de información que se va a registrar. El sistema presenta opciones predefinidas, tales como dirección de oficina, teléfono fijo de oficina y dirección de correo electrónico.
• Descripción: Campo destinado al ingreso del dato específico según el tipo de dirección seleccionado.

• Para Dirección Oficina, se debe registrar la dirección física completa.
• Para Teléfono Fijo Oficina, se debe ingresar el número telefónico correspondiente.
• Para Dirección Correo Electrónico, se debe registrar la cuenta de correo electrónico asociada.

• Lugar: Permite seleccionar el lugar o ubicación geográfica asociada al dato registrado. Este campo se diligencia mediante una lista desplegable.
• Activo: Casilla de verificación que permite indicar si el registro se encuentra activo. Al marcarla, la información quedará habilitada para su uso dentro del sistema.

Se recomienda verificar que la información ingresada sea correcta y que los registros requeridos se encuentren marcados como activos antes de continuar con el proceso.

Ubicaciones

Posteriormente de clic en el icono “Guardar Registro” .

El sistema mostrara el siguiente aviso de clic en “SI”

Aviso Guardar Registro

Usuario creado correctamente

Nota. Si desea ajustar información del panel Datos Básicos de clic en el botón “Cambiar Documento”  posteriormente haga los cambios que requiera pertinentes., finalmente de clic en el botón “Aplicar Cambio”

Cambiar Documento

De clic nuevamente en el icono “Guardar Registro”  para guardar los cambios realizados 

Aviso Guardar Registro

Usuario Modificado Correctamente

Búsqueda de Tercero

Si desea realizar la búsqueda de algún tercero de clic en el icono “Buscar” .

Esta funcionalidad permite localizar un tercero registrado en el sistema mediante criterios de búsqueda específicos. La pantalla se compone de un formulario de filtros y una grilla de resultados que muestra la información básica de cada tercero encontrado.

Criterios de búsqueda:

• Identificación: Permite ingresar el número de documento del tercero para filtrar los resultados.
• Razón Social: Campo para ingresar total o parte del nombre de la empresa o entidad.
• Nombre Corto: Permite buscar el tercero mediante su denominación abreviada.
• Filtrar: Botón que ejecuta la búsqueda de acuerdo con los criterios ingresados.

Grilla de resultados:
Muestra los terceros encontrados con la información más relevante para su identificación y selección. Las columnas principales son:

• IdUsuario: Identificador único asignado por el sistema a cada tercero.
• Tipo Identificación: Indica el tipo de documento registrado para el tercero, por ejemplo, cédula de ciudadanía o número de identificación tributaria.
• Identificación: Número del documento de identificación del tercero.
• Razón Social: Nombre completo de la empresa, entidad o persona registrada.
• Nombre Corto: Denominación abreviada del tercero, utilizada para identificarlo rápidamente dentro del sistema.

La grilla permite la navegación entre varias páginas de resultados mediante los controles de paginación y facilita la selección del tercero deseado para continuar con los procesos asociados.

Buscar Tercero