Introducción

Este manual está dirigido a usuarios administrativos, personal del área comercial y facturadores responsables de la creación, configuración y administración de contratos dentro del sistema iMedical. Está orientado a quienes deben registrar información contractual, definir planes, establecer condiciones de facturación y configurar sedes y servicios, garantizando que cada contrato cumpla con los lineamientos comerciales y operativos de la entidad. El propósito de este documento es proporcionar una guía clara, estructurada y detallada para la creación completa de contratos en iMedical, facilitando la comprensión de cada sección del formulario y asegurando que los usuarios registren correctamente todos los datos requeridos. Este manual busca minimizar errores de configuración, garantizar la coherencia de la información contractual y permitir una adecuada gestión de los procesos administrativos y de facturación asociados.

El manual describe el procedimiento integral para la creación de contratos, iniciando desde el acceso a la ruta correspondiente hasta la activación final del contrato. Incluye las instrucciones para diligenciar las secciones de Datos Generales, Datos de Facturación, Indicadores, Planes del Contrato y Sedes, así como la configuración de tarifas, planes, servicios contratados, formas de facturación y tipos de atención. También abarca los pasos para guardar registros, validar información, ejecutar la activación del contrato y registrar observaciones finales. No contempla procesos posteriores a la activación del contrato ni la facturación derivada del mismo, ya que estas funcionalidades se encuentran documentadas en manuales específicos.

Creación Contratos 

Siguiendo la ruta: Gestión Administrativa > Comercial > Contratos

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:

Pantalla Contratos

Pestaña Datos Generales

Sección Datos Generales 

Seleccione y diligencie la información que solicita el sistema, teniendo en cuenta que los campos que se encuentran resaltados en negrita son de obligatorio diligenciamiento. 

• Tipo de contrato: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de contrato que quiere crear.
• Tipo entidad contrato: Campo desplegable de única selección que permite elegir la entidad correspondiente, de acuerdo con los que se cargan en la lista.
• Contratante: Para este campo de clic en el icono "Buscar Contratista"  posteriormente realice la búsqueda del Tercero anteriormente creado y selecciónelo dando clic en el icono 

Nota: Para más información sobre la Creación de Terceros diríjase al siguiente enlace: https://soporte.imedicalservices.com/agent/imedicalservicessas/imedical-soporte/knowledge-base/page#Solutions/dv/600467000038010251

Búsqueda de Terceros

Una vez realizada la búsqueda del tercero el sistema cargara la fecha de registro, usuario, contratante y estado del contrato, continúe diligenciando los demás campos

• Cod. Contrato: Campo alfanumérico donde debe asignar el código para el contrato. Tenga en cuenta que este campo permite un máximo de 100 caracteres y no permite espacios. 

Si el usuario desea modificar este campo en el caso de que ya haya sido diligenciado, debe tener el siguiente Permiso activo:

Siguiendo la ruta: Configuración > General > Asignación de Permisos a Roles

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla. Seleccione el rol "Super Usuario"

Rol

De clic en la pestaña "Historia Clínica". Busque el permiso "Modificar Código Contrato", selecciónelo y de clic en el botón "Asociar"

Asociar

Hecho esto, el permiso ya aparecerá asociado:

Permiso asociado

• Nombre contrato: Campo alfanumérico donde debe diligenciar el nombre para el contrato 
• Contrato original: Campo alfanumérico donde debe diligenciar el nombre del contrato original.
• Fecha final: Seleccione la fecha de caducidad del contrato.
• Concepto Deudores: Campo desplegable de única selección que permite elegir el concepto acreditado del deudor.

Marque las casillas de verificación que crea pertinentes de acuerdo al contrato que este creando: 

• Discrimina IVA
• Declara SARLAFT 
• Particular 

• Forma de pago: Campo desplegable de única selección que permite elegir la forma de pago.
• Medio de pago: Campo desplegable de única selección por medio de búsqueda que permite elegir el medio de pago. 
• Entidad Administradora: Campo desplegable de única selección que permite elegir la entidad administradora.
• Tipo Movimiento Facturación: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de movimiento de facturación.
• Código Legal: Campo alfanumérico donde debe diligenciar el Código legal asociado o asignado a la administradora.
• Días corte cartera: Campo numérico donde debe diligenciar los días de corte.
• Descripción: Campo alfanumérico donde debe diligenciar una breve nota asociada al contrato.

Panel Datos Generales

Sección Datos Facturación 

Seleccione y diligencie la información que solicita el sistema, teniendo en cuenta que los campos que se encuentran resaltados en negrita son de obligatorio diligenciamiento. 

• Dia corte: Campo numérico donde debe diligenciar el día de corte asociado a la factura 
• Encabezado alterno entidad: Campo alfanumérico donde debe diligenciar el encabezado alterno de la entidad.
• Encabezado alterno dirección: Campo alfanumérico donde debe diligenciar el encabezado alterno de la dirección de la entidad.
• Encabezado alterno teléfono: Campo alfanumérico donde debe diligenciar el encabezado alterno del teléfono de la entidad.
• Encabezado alterno municipio: Campo desplegable de única selección que permite elegir el encabezado alterno del municipio de la entidad.
• Días Vencimiento de la factura: Campo numérico donde debe diligenciar los días de vencimiento de la factura. 

Panel Datos Facturación

Sección Indicadores 

Seleccione el Factor de Ajuste mediante el campo desplegable de única selección. Posteriormente marque las casillas de verificación de acuerdo con el contrato.  

Panel Indicadores

Antes de continuar con el proceso de clic en icono "Guardar Registro" 

Posteriormente podrá visualizar que el contrato ha sido guardado satisfactoriamente y así mismo cargara el número del Contrato. 

Sección Planes Contrato 

Seleccione y diligencie la información que solicita el sistema, teniendo en cuenta que los campos que se encuentran resaltados en negrita son de obligatorio diligenciamiento. 

• Planes: Campo desplegable de única selección que permite elegir el plan del contrato.

Nota: En dado caso que el plan de contrato que está buscando no se encuentra en la lista de selección de clic en el icono "Configuración Planes"  posteriormente de clic en el icono "Nuevo Plan" 

Asigne el nombre del plan y seleccione el tipo de afiliación. 

Nota:
En el campo Tipo de afiliación, el sistema solo muestra los tipos de afiliación que se encuentran habilitados.

Los tipos de afiliación inhabilitados no estarán disponibles para la creación de nuevos planes dentro del contrato.

Los planes previamente creados con tipos de afiliación que actualmente se encuentren inhabilitados se conservan únicamente para consulta, pero no pueden ser seleccionados nuevamente.

Posteriormente marque la casilla de verificación "Estado Plan" y "Estado tipo de afiliación – Plan". Finalmente, de clic en botón "Aceptar"

Agregar Plan

Una vez finalizado este proceso ya podrá seleccionar el plan nuevo en la lista desplegable, continue con los demás campos

• Monto contratado: Campo numérico donde debe diligenciar el monto contratado.
• Monto facturado: Campo numérico donde debe diligenciar el monto facturado.
• Monto vendido: Campo numérico donde debe diligenciar el monto vendido.
• Tiempo vencimiento: Campo numérico donde debe diligenciar el tiempo en que se vence.
• Tiempo alerta: Campo numérico donde debe diligenciar el tiempo alerta. 
• Estado: Active esta casilla de verificación. 
• Cobertura o plan de beneficios: Campo desplegable de única selección que permite elegir la cobertura o plan.
• Días de corte cartera: Campo numérico donde debe diligenciar los días de corte en cartera.
• Fecha inicio: Seleccione la Fecha en la cual empieza a regir el contrato 
• Fecha final: Seleccione la Fecha final del contrato.

Marque las casillas de verificación que crea pertinentes de acuerdo con el contrato:

• Renovación automática 
• Alerta vencimiento contrato 
• Comprobación de derechos local 
• Comprobación de derechos remoto 
• Factura cobro 
• Formulación Basada en Manual Tarifario 
• Usa MicroRed

Finalmente, de clic en el botón "Aceptar"

Una vez de clic en aceptar podrá visualizar que el sistema cargará la información en la lista de resultados.

Cargue de información

Nuevamente antes de continuar de clic en icono “Guardar Registro” 

Pestaña Sedes 

Una vez diligenciados los Datos Generales, diríjase a la pestaña Sedes, podrá visualizar las sedes de la entidad

Seleccione la sede en la cual se va a prestar el servicio, posteriormente cargará la sección Contrato por Sede 

Seleccione y diligencie la información que solicita el sistema, teniendo en cuenta que los campos que se encuentran resaltados en negrita son de obligatorio diligenciamiento. 

• Fecha Inicial: Seleccione la Fecha en la cual empieza a funcionar la sede.
• Fecha Final: Seleccione la Fecha en la cual termina de funcionar la sede.

Seleccione el plan anteriormente creado.

• Tarifa a contratar: Campo desplegable de única selección que permite elegir la tarifa.
• Vigencia manual: Campo desplegable de única selección que permite elegir la vigencia.
• Método aproximación: Campo desplegable de única selección que permite elegir el método de aproximación. 
• Fecha Inicio: Seleccione la Fecha en la cual empieza a funcionar la tarifa del plan.
• Fecha Final: Seleccione la Fecha en la cual termina de funcionar la tarifa del plan.
• Porcentaje: Campo numérico donde debe diligenciar el porcentaje.
• Cantidad de decimales: Campo numérico donde debe diligenciar la cantidad de decimales.
• Orden: Campo numérico donde debe diligenciar el orden. 

Marque las casillas de verificación "Renovación automática" y "Estado".

Posteriormente de clic en el botón "Guardar Tarifa" 

Sedes

Una vez de clic en aceptar podrá visualizar que el sistema cargará la información en la lista de resultados. 

Si desea agregar otro plan de clic en icono "Insertar Tarifa"  y realice el mismo procedimiento anterior. 

Proceso Configuración Servicios 

Antes de continuar con el proceso diríjase al icono "Configuración Servicios"  

De clic en el icono "Nueva Configuración"  

• Fecha Inicial: Seleccione la Fecha en la cual empiezan a funcionar los servicios.
• Fecha Final: Seleccione la Fecha en la cual terminan de funcionar los servicios.
• Valor de la multa si aplica.

Seleccione la casilla de verificación "Incluye medicamento"

Posteriormente seccione los servicios que apliquen 

Finalmente, de clic en el botón "Agregar"

Configuración Servicios

Forma de Facturación 

Seleccione el Plan 

Posteriormente seleccione las casillas de verificación de tipo de factura que requiera

Finalmente marque los Servicios contratados sede que requiera. De clic en el botón "Guardar forma facturación" 

Forma de Facturación

Tipos de Atención 

Seleccione el Plan 

Seleccione los Tipos de atención a los cuales se les prestara el servicio, tiene la opción de marcar uno, varios o todos.

Campo Tipo Atención 

Finalmente, de clic en el botón "Guardar Tipo de Atención"

Pestaña Configuración - Contratos Redes Atención 

No es obligatorio

Para finalizar con la creación del contrato diríjase a la pestaña "Datos Generales" y seleccione el icono "Ejecutar"  que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. 

Activar Contrato

Finalmente, el sistema le solicitara agregar una breve observación para la activación del contrato, de clic en el botón "Activar"

Activación Contrato 

Para más información diríjase al manual Configuración Redes de Atención: https://soporte.imedicalservices.com/agent/imedicalservicessas/imedical-soporte/knowledge-base/page#Solutions/dv/600467000038179001

Para más información diríjase al manual Cobertura plan de beneficios: https://soporte.imedicalservices.com/agent/imedicalservicessas/imedical-soporte/knowledge-base/page#Solutions/dv/600467000075712640

Para más información diríjase al manual Vencimiento de contratos: https://soporte.imedicalservices.com/agent/imedicalservicessas/imedical-soporte/knowledge-base/page#Solutions/dv/600467000038010001