Introducción

El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar al personal administrativo y operativo en el uso de la funcionalidad Creación de terceros y proveedores dentro del sistema. Esta herramienta permite registrar, consultar y administrar la información de personas naturales y jurídicas que participan en los diferentes procesos de la organización, garantizando la disponibilidad y consistencia de sus datos dentro del sistema.

El objetivo principal de este documento es guiar el proceso de creación, actualización y consulta de terceros y proveedores, incluyendo el diligenciamiento de información básica, datos de persona jurídica, ubicaciones y demás datos requeridos para su correcta gestión.

Este manual está dirigido al personal responsable de la administración y registro de terceros dentro de la institución. Incluye la descripción de los campos necesarios para la creación de registros, la gestión de información de contacto y ubicación, así como la consulta y búsqueda de terceros previamente registrados. No contempla configuraciones avanzadas del sistema ni procesos de integración con otros módulos.

La correcta utilización de esta funcionalidad es fundamental para garantizar la calidad y trazabilidad de la información, facilitar la ejecución de procesos administrativos y asegurar que los datos de terceros y proveedores se encuentren disponibles y actualizados para su uso en las diferentes operaciones de la organización.

El contenido se encuentra organizado en apartados que describen el registro de información básica, la gestión de datos de persona jurídica, el registro de ubicaciones y el proceso de búsqueda y consulta de terceros, facilitando una comprensión clara y estructurada de su funcionamiento.

Creación de terceros 

Para ingresar a la funcionalidad se debe proceder de la siguiente manera: 

Siga la ruta: Gestión Administrativa > Comercial > Creación Terceros y Proveedores 

Ruta

Al ingresar, el sistema mostrará la siguiente pantalla. Seleccione los filtros convenientes.

Pantalla Creación Terceros

Panel Datos Básicos 

En este panel se debe seleccionar y diligenciar la información solicitada por el sistema. Los campos que se encuentran resaltados en negrita son de obligatorio diligenciamiento.

• Tipo de Identificación: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de documento de identificación del tercero o proveedor que se va a registrar. 
• Número de Identificación: Campo alfanumérico para diligenciar el número de identificación del tercero o proveedor.
• DV: Corresponde al dígito de verificación asociado al NIT. Este valor es calculado y asignado automáticamente por el sistema, por lo cual no requiere diligenciamiento manual.
• Lugar de Expedición: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar la ciudad o lugar donde fue expedido el documento de identificación del tercero o proveedor. 
• Nombre Corto: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre abreviado o nombre comercial con el que será identificado el tercero o proveedor dentro del sistema.

Panel Datos Persona Jurídica 

Seleccione y diligencie la información que solicita el sistema, teniendo en cuenta que los campos que se encuentran resaltados en negrita son de obligatorio diligenciamiento.

• Razón Social: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre legal o razón social de la persona jurídica que se va a registrar. 
• Nombre Representante: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre completo del representante legal de la entidad. 
• Tipo Documento Representante: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de documento de identificación del representante legal. 
• Identificación Representante: Campo alfanumérico para diligenciar el número de identificación del representante legal. 
• Actividad Económica: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar la actividad económica principal desarrollada por la entidad. 
• Sector: Campo desplegable de única selección que permite elegir el sector económico al cual pertenece la persona jurídica. 
• Tipo Régimen: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar el régimen tributario al que pertenece la entidad. 
• Tipo de Naturaleza: Campo desplegable de única selección que permite elegir la naturaleza jurídica de la entidad, de acuerdo con su constitución legal. 
• Tipo de Cuenta: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar el tipo de cuenta bancaria asociada al tercero o proveedor. 
• Número Cuenta: Campo alfanumérico para diligenciar el número de la cuenta bancaria asociada a la entidad. 
• Responsabilidades Fiscales: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar las responsabilidades fiscales que aplican al tercero o proveedor de acuerdo con su registro tributario.

Datos Persona Jurídica

Para continuar con el proceso, es necesario que La casilla de verificación correspondiente se encuentre habilitado. Posteriormente, se deben seleccionar Las casillas de verificación que se requieran de acuerdo con la solicitud:

• Habilitado: Campo de selección que permite indicar si el tercero o proveedor se encuentra activo y disponible para su uso dentro del sistema. 
• Costo Centralizado: Campo de selección que permite indicar si los costos asociados al tercero serán gestionados de forma centralizada dentro de la organización. 
• Autorretenedor: Campo de selección que permite indicar si el tercero tiene la calidad de autorretenedor según la normatividad tributaria vigente. 
• Gran Contribuyente: Campo de selección que permite indicar si el tercero está clasificado como gran contribuyente por la autoridad tributaria competente. 
• Proveedor: Campo de selección que permite indicar si el tercero podrá ser utilizado como proveedor dentro de los procesos de compras e inventarios. 
• Días de Vto.: Campo numérico para diligenciar la cantidad de días de vencimiento o plazo de pago acordado con el tercero o proveedor. 
• Concepto Acreedor: Campo desplegable de única selección que permite elegir el concepto contable o financiero bajo el cual será clasificado el tercero como acreedor. 
• Línea Negocio: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar la línea de negocio a la que estará asociado el tercero o proveedor. 
• Código Legal: Campo alfanumérico para diligenciar el código legal, código de aseguradora o identificador normativo asociado al tercero, según las necesidades de la institución. 
• Entidad Bancaria: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar la entidad financiera donde el tercero o proveedor tiene registrada su cuenta bancaria.

Datos seccion Datos Persona Jurídica

Tipos de empresa: 

Permite seleccionar una o varias opciones que correspondan al tipo de empresa, de acuerdo con la actividad que desarrolla el tercero.

Ubicaciones 

Esta sección permite registrar y administrar la información de contacto y localización asociada al tercero. En la grilla se deben diligenciar los datos correspondientes a cada tipo de dirección o medio de contacto, según aplique.

La información se organiza en las siguientes columnas:

• Tipo Dirección: Indica el tipo de información que se va a registrar. El sistema presenta opciones predefinidas, tales como dirección de oficina, teléfono fijo de oficina y dirección de correo electrónico.
• Descripción: Campo destinado al ingreso del dato específico según el tipo de dirección seleccionado.

• Para Dirección Oficina, se debe registrar la dirección física completa.
• Para Teléfono Fijo Oficina, se debe ingresar el número telefónico correspondiente.
• Para Dirección Correo Electrónico, se debe registrar la cuenta de correo electrónico asociada.

• Lugar: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar el lugar o ubicación geográfica asociada al dato registrado. Este campo se diligencia mediante una lista desplegable.
• Activo: Casilla de verificación que permite indicar si el registro se encuentra activo. Al marcarla, la información quedará habilitada para su uso dentro del sistema.

Se recomienda verificar que la información ingresada sea correcta y que los registros requeridos se encuentren marcados como activos antes de continuar con el proceso.

Ubicaciones

Posteriormente haga clic en el icono Guardar Registro

El sistema mostrará el siguiente aviso. Haga clic en SI.

Aviso Guardar Registro

El usuario quedará creado satisfactoriamente.

Nota. Si desea ajustar información del panel Datos Básicos, haga clic en el botón Cambiar Documento. 

Botón cambiar documento

Posteriormente haga los cambios que requiera pertinentes y finalmente haga clic en el botón Aplicar Cambio.

Cambiar Documento

Haga clic nuevamente en el icono Guardar Registro  para guardar los cambios realizados.

Confirme la actualización de los datos:

Aviso Guardar Registro

Usuario modificado correctamente:

Usuario Modificado Correctamente

Búsqueda de Tercero

Si desea realizar la búsqueda de algún tercero de clic en el icono Buscar.

Icono buscar

Esta funcionalidad permite localizar un tercero registrado en el sistema mediante criterios de búsqueda específicos. La pantalla se compone de un formulario de filtros y una tabla de resultados que muestra la información básica de cada tercero encontrado.

Criterios de búsqueda:

• Identificación: Campo alfanumérico para diligenciar el número de identificación del tercero que se desea consultar. 
• Razón Social: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre legal o razón social del tercero que se desea buscar. 
• Nombre Corto: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre abreviado o nombre comercial del tercero que se desea consultar. 
• Filtrar: Botón que permite ejecutar la búsqueda de terceros según los criterios diligenciados en los filtros disponibles.
  

Tabla de resultados:
Muestra los terceros encontrados con la información más relevante para su identificación y selección. Las columnas principales son:

• IdUsuario: Identificador único asignado por el sistema a cada tercero.
• Tipo Identificación: Indica el tipo de documento registrado para el tercero, por ejemplo, cédula de ciudadanía o número de identificación tributaria.
• Identificación: Número del documento de identificación del tercero.
• Razón Social: Nombre completo de la empresa, entidad o persona registrada.
• Nombre Corto: Denominación abreviada del tercero, utilizada para identificarlo rápidamente dentro del sistema.

La tabla permite la navegación entre varias páginas de resultados mediante los controles de paginación y facilita la selección del tercero deseado para continuar con los procesos asociados.

Tabla de resultados