Creación Contratos

Creación Contratos

Introducción

Este manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en el proceso de creación y configuración de contratos. A través de este procedimiento es posible registrar la información general del contrato, definir sus condiciones de facturación, asociar planes, configurar sedes y establecer los parámetros necesarios para su posterior activación, garantizando una correcta administración de los acuerdos establecidos con las entidades contratantes.

El documento está dirigido al personal encargado de la gestión administrativa y comercial de la institución que cuenta con los permisos necesarios para la administración de contratos. Su contenido abarca el proceso de creación del contrato, la configuración de sus diferentes secciones y la activación del registro, sin incluir la configuración detallada de funcionalidades complementarias que se documentan en manuales independientes.

La correcta creación y configuración de los contratos es fundamental para garantizar el adecuado funcionamiento de los procesos administrativos, de facturación y de prestación de servicios, permitiendo que las condiciones comerciales definidas sean aplicadas de manera consistente en la operación del sistema.

El contenido se encuentra organizado siguiendo el flujo del proceso, desde el registro de los datos generales del contrato hasta la configuración de sedes y la activación final, facilitando la comprensión y ejecución de cada una de las actividades requeridas.

Creación Contratos 

Ingrese por la ruta: Gestión Administrativa > Comercial > Contratos


Ruta de acceso al módulo Contratos


Al ingresar a la ruta, se visualizará la siguiente pantalla:


Pantalla principal del módulo Contratos



Pestaña Datos generales

Sección Datos generales 

Seleccione y diligencie la información solicitada por el sistema. Los campos resaltados en negrita son de diligenciamiento obligatorio.

  1. Tipo de contrato: campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de contrato que se va a crear.
  2. Tipo entidad contrato: campo desplegable de única selección que permite elegir la entidad correspondiente, según las opciones disponibles en la lista.
  3. Contratante: seleccione el icono Buscar Contratista  realice la búsqueda del tercero previamente creado y selecciónelo haciendo clic en el icono 

NotesNota. Para obtener más información sobre la creación de terceros, consulte el siguiente manual: Creación Terceros.pdf



Ventana de búsqueda y selección de terceros


Una vez realizada la búsqueda del tercero, el sistema cargará la fecha de registro, el usuario, el contratante y el estado del contrato. Continúe con el diligenciamiento de los demás campos.

  1. Cod. Contrato: campo alfanumérico en el que se debe registrar el código del contrato. Este campo permite un máximo de 100 caracteres y no admite espacios. 

Si se requiere modificar este campo después de haberlo diligenciado, el permiso correspondiente debe estar activo.

Ingrese por la ruta: Configuración > General > Asignación de Permisos a Roles.


Ruta para asignación de permisos a roles


Al ingresar a la ruta, se visualizará la pantalla correspondiente. Seleccione el rol Super Usuario.



Selección del rol Super Usuario



Ingrese a la pestaña Historia Clínica, busque el permiso Modificar Código Contrato, selecciónelo y haga clic en el botón Asociar.



Asociación del permiso Modificar Código Contrato 


Después de realizar esta acción, el permiso aparecerá asociado.



Permiso Modificar Código Contrato asociado al rol


  1. Nombre contrato: campo alfanumérico en el que se debe registrar el nombre del contrato 
  2. Contrato original: campo alfanumérico donde debe diligenciar el nombre del contrato original.
  3. Fecha final: seleccione la fecha de caducidad del contrato.
  4. Concepto Deudores: campo desplegable de única selección que permite elegir el concepto acreditado del deudor.


Seleccione las casillas de verificación que correspondan, de acuerdo con las condiciones del contrato:

  1. Discrimina IVA
  2. Declara SARLAFT 
  3. Particular 


  1. Forma de pago: Campo desplegable de única selección que permite elegir la forma de pago.
  2. Medio de pago: Campo desplegable de única selección por medio de búsqueda que permite elegir el medio de pago. 
  3. Entidad Administradora: Campo desplegable de única selección que permite elegir la entidad administradora.
  4. Tipo Movimiento Facturación: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de movimiento de facturación.
  5. Código Legal: Campo alfanumérico donde debe diligenciar el Código legal asociado o asignado a la administradora.
  6. Días corte cartera: Campo numérico donde debe diligenciar los días de corte.
  7. Descripción: Campo alfanumérico donde debe diligenciar una breve nota asociada al contrato.



Panel de diligenciamiento de datos generales del contrato



Sección Datos Facturación 

Seleccione y diligencie la información solicitada por el sistema. Los campos resaltados en negrita son de diligenciamiento obligatorio.

  1. Dia corte: campo numérico en el que se debe registrar el día de corte asociado a la factura. 
  2. Encabezado alterno entidad: campo alfanumérico donde debe diligenciar el encabezado alterno de la entidad.
  3. Encabezado alterno dirección: campo alfanumérico donde debe diligenciar el encabezado alterno de la dirección de la entidad.
  4. Encabezado alterno teléfono: campo alfanumérico donde debe diligenciar el encabezado alterno del teléfono de la entidad.
  5. Encabezado alterno municipio: campo desplegable de única selección que permite elegir el encabezado alterno del municipio de la entidad.
  6. Días Vencimiento de la factura: campo numérico en el que se deben registrar los días de vencimiento de la factura.



Panel de configuración de datos de facturación


Sección Indicadores 

Seleccione el Factor de Ajuste mediante el campo desplegable de única selección. Luego, marque las casillas de verificación que correspondan según las condiciones del contrato.



Panel de indicadores del contrato


Antes de continuar con el proceso, haga clic en el icono Guardar 

Posteriormente, el sistema confirmará que el contrato fue guardado correctamente y cargará el número correspondiente.


Sección Planes Contrato 

Seleccione y diligencie la información solicitada por el sistema. Los campos resaltados en negrita son de diligenciamiento obligatorio.

En esta sección el sistema determina automáticamente cuáles son los tipos de afiliado válidos de acuerdo con el Tipo de Entidad del Contrato y el Plan de Cobertura asociado.

  1. Planes: Campo desplegable de única selección que permite elegir el plan que será asociado al contrato. 
  2. Monto contratado: Campo numérico para diligenciar el valor total contratado para el plan seleccionado. 
  3. Monto facturado: Campo numérico informativo que permite visualizar el valor acumulado que ha sido facturado sobre el plan contratado. 
  4. Monto vendido: Campo numérico informativo que permite visualizar el valor correspondiente a los servicios o productos consumidos o vendidos asociados al plan. 
  5. Tiempo vencimiento: Campo numérico para diligenciar el tiempo de vigencia del contrato o plan antes de su vencimiento. 
  6. Tiempo alerta: Campo numérico para definir la cantidad de días previos al vencimiento en los cuales el sistema deberá generar alertas o notificaciones. 
  7. Estado: Campo de selección que permite indicar si el plan asociado al contrato se encuentra activo o inactivo. 
  8. Cobertura o plan de beneficios: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar la cobertura o plan de beneficios asociado al contrato. 
  9. Días corte cartera: Campo numérico para diligenciar la cantidad de días establecidos para el corte de cartera relacionado con el contrato. 
  10. Fecha inicio: Campo de selección de fechas que permite registrar la fecha de inicio de vigencia del plan dentro del contrato. 
  11. Fecha final: Campo de selección de fechas que permite registrar la fecha de finalización de la vigencia del plan dentro del contrato.

Marque las casillas de verificación que crea pertinentes de acuerdo con el contrato:

  1. Renovación automática: Campo de selección que permite indicar si el contrato o plan se renovará automáticamente al finalizar su vigencia. 
  2. Alerta vencimiento contrato: Campo de selección que permite habilitar las notificaciones relacionadas con el próximo vencimiento del contrato. 
  3. Comprobación de derechos local: Campo de selección que permite habilitar la validación de derechos del paciente mediante servicios locales de consulta. 
  4. Comprobación de derechos remoto: Campo de selección que permite habilitar la validación de derechos del paciente mediante servicios remotos o integraciones externas. 
  5. Factura cobro: Campo de selección que permite indicar si los servicios asociados al contrato generan facturación para cobro. 
  6. Formulación Basada en Manual Tarifario: Campo de selección que permite indicar que la formulación de servicios y productos asociados al contrato utilizará como referencia el manual tarifario configurado. 
  7. Usa MicroRed: Campo de selección que permite indicar si el contrato utilizará la funcionalidad de MicroRed para la gestión de autorizaciones, referencias o procesos asociados.

Finalmente, haga clic en el botón Aceptar



Panel para asociación de planes al contrato


Una vez seleccionado el botón Aceptar, el sistema cargará la información en la lista de resultados



Plan asociado cargado en la lista de resultados


Antes de continuar, haga clic nuevamente en el icono Guardar Registro  


Pestaña Sedes 

Una vez diligenciada la información de Datos Generales, ingrese a la pestaña Sedes. Allí se visualizarán las sedes de la entidad.

Seleccione la sede en la que se prestará el servicio. A continuación, el sistema cargará la sección Contrato por Sede.

Seleccione y diligencie la información solicitada por el sistema. Los campos resaltados en negrita son de diligenciamiento obligatorio.

  1. Fecha Inicial: seleccione la fecha en la que inicia el funcionamiento de la sede.
  2. Fecha Final: seleccione la fecha en la que finaliza el funcionamiento de la sede.

Seleccione el plan anteriormente creado.

  1. Tarifa a contratar: campo desplegable de única selección que permite elegir la tarifa.
  2. Vigencia manual: campo desplegable de única selección que permite elegir la vigencia.
  3. Método aproximación: campo desplegable de única selección que permite elegir el método de aproximación. 
  4. Fecha Inicio: seleccione la Fecha en la cual empieza a funcionar la tarifa del plan.
  5. Fecha Final: seleccione la Fecha en la cual termina de funcionar la tarifa del plan.
  6. Porcentaje: campo numérico donde debe diligenciar el porcentaje.
  7. Cantidad de decimales: campo numérico donde debe diligenciar la cantidad de decimales.
  8. Orden: campo numérico donde debe diligenciar el orden. 

Selecciones las casillas de verificación Renovación automática y Estado, según corresponda.

Posteriormente, haga clic en el botón Guardar Tarifa.

Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Correo electrónicoEl contenido generado por IA puede ser incorrecto.

Configuración de sede y tarifa del contrato


Una vez seleccionado el botón correspondiente, el sistema cargará la información en la lista de resultados.

Interfaz de usuario gráfica, AplicaciónEl contenido generado por IA puede ser incorrecto.

Tarifa de sede cargada en la lista de resultados


Si se requiere agregar otro plan, seleccione el icono Insertar Tarifa  y repita el procedimiento anterior.

 

Proceso Configuración Servicios 

Antes de continuar, seleccione el icono Configuración Servicios  

Haga clic en el icono Nueva Configuración  

  1. Fecha inicial: seleccione la fecha en la que inician los servicios.
  2. Fecha final: seleccione la fecha en la que finalizan los servicios.
  3. Registre el valor de la multa, si aplica.

Seleccione la casilla de verificación Incluye medicamento

Posteriormente, seleccione los servicios que correspondan.

Finalmente, haga clic en el botón Agregar.



Configuración de servicios asociados a la sede



Forma de facturación

Seleccione el Plan 

Posteriormente, seleccione las casillas de verificación del tipo de factura que corresponda.

Finalmente, marque los Servicios contratados sede que correspondan y haga clic en el botón Guardar forma facturación. 

Interfaz de usuario gráfica, AplicaciónDescripción generada automáticamente

Configuración de la forma de facturación por plan y servicio


Tipos de atención

Seleccione el plan.

Seleccione los Tipos de atención a los que se prestará el servicio. Puede marcar una, varias o todas las opciones disponibles.

Selección de tipos de atención para el plan



Finalmente, haga clic en el botón Guardar Tipo de Atención.



Tipos de atención guardados para el contrato


Pestaña Configuración - Contratos Redes Atención 

Esta configuración no es obligatoria.

Para finalizar la creación del contrato, ingrese a la pestaña Datos Generales y seleccione el icono Ejecutar , ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.


Activar Contrato


Finalmente, el sistema solicitará registrar una breve observación para la activación del contrato. Luego, haga clic en el botón Activar.

Interfaz de usuario gráfica, AplicaciónDescripción generada automáticamente

Registro de observación para activar el contrato


Interfaz de usuario gráfica, Aplicación, TeamsDescripción generada automáticamente

Confirmación del contrato activo en el sistema


Procesos Relacionados

Configuración Redes de Atención: Configuración redes de Atención.pdf

Cobertura plan de beneficios: Cobertura Plan de Beneficios.pdf

Vencimiento de contratos: Vencimiento de contratos.pdf

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