Introducción

El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en el proceso de creación y administración de ubicaciones dentro del sistema, permitiendo la correcta configuración de espacios asistenciales, consultorios, áreas de hospitalización, quirófanos y demás ubicaciones operativas relacionadas con la atención clínica y administrativa. Este proceso facilita la organización adecuada de los servicios y recursos asociados a cada entidad.

El documento tiene como objetivo brindar una guía clara y práctica para la gestión de ubicaciones, describiendo las funcionalidades disponibles, las configuraciones principales y los pasos necesarios para la creación, habilitación y asociación de servicios dentro de cada ubicación registrada en el sistema.

Está dirigido al personal administrativo, operativo y usuarios autorizados responsables de la parametrización y gestión de ubicaciones institucionales. El contenido incluye la descripción de campos, casillas de configuración, manejo de ubicaciones por hospitalización y asociación de servicios, sin abordar procesos técnicos avanzados o configuraciones exclusivas del área de soporte.

La correcta configuración de las ubicaciones es fundamental para garantizar un adecuado control operativo, facilitar la gestión de camas, inventarios, procedimientos y servicios clínicos, así como contribuir a la organización y funcionamiento eficiente de los procesos asistenciales dentro de la institución.

A lo largo del documento se presentan las rutas de acceso, la descripción de las opciones disponibles y el procedimiento para la creación y administración de ubicaciones en el sistema.

Ruta de acceso

Siga la ruta: Configuración > General > Creación de Ubicaciones 

Ruta

Al ingresar, se visualizará la siguiente pantalla:

Al hacer clic en el ícono +, ubicado junto al nombre de la sede, se desplegará una lista con las ubicaciones asociadas a la entidad. El nombre de la sede puede variar según la entidad seleccionada.

Al hacer clic en cualquiera de las ubicaciones, se desplegará un panel con la información correspondiente:

Casillas de verificación

1. Habilitado: Permite activar o desactivar el uso de la ubicación en el sistema

2. Maneja Inventario: Indica que la ubicación cuenta con control de existencias.
3. Controla stock: Permite registrar entradas y salidas para mantener actualizado el inventario.
4. Maneja Camas: Aplica cuando la ubicación administra camas hospitalarias.
5. Es Consultorio: Identifica la ubicación como consultorio médico.
6. Es quirófano: Identifica la ubicación como sala de cirugía.
7. Triage: Indica que la ubicación se utiliza para la clasificación de pacientes.
8. Es de consumo: Indica que los insumos de esta ubicación se utilizan directamente y no se almacenan.
9. Realiza despachos: Permite despachar materiales o medicamentos desde esta ubicación hacia otras.
10. Atiende procedimientos: Indica que en esta ubicación se realizan procedimientos clínicos.
11. Requiere Cama: Establece que los pacientes atendidos en esta ubicación requieren asignación de cama.
12. Es UCI: Identifica la ubicación como una Unidad de Cuidados Intensivos.
13. Reposición Automática: Activa la reposición automática del inventario cuando se alcanza el nivel mínimo.
14. Genera Solicitud Automática: Crea solicitudes de abastecimiento de forma automática, según la necesidad identificada.
    

Sección Servicios asociados

Para inhabilitar un servicio asociado a una ubicación, desmarque la casilla de la columna Habilitado y, a continuación, haga clic en el ícono Guardar  .

Cuando aparezca el mensaje de confirmación, haga clic en el botón Ok.

Mensaje Datos Guardados

Ubicación Por Hospitalización 

Haga clic en una ubicación de hospitalización y seleccione la habitación correspondiente.

A continuación, se desplegará la siguiente pantalla:

Si la habitación se encuentra ocupada, la información correspondiente aparecerá en color rojo en la parte inferior del esquema.

Además, se visualizará la siguiente información:

Creación de Ubicación

Nota. No todas las entidades ni todos los usuarios cuentan con permisos para crear ubicaciones. Si no dispone de este permiso, será necesario solicitar apoyo al área de soporte.

Haga clic en el ícono Nuevo Registro.

Al realizar esta acción, se habilitarán los campos que deben diligenciarse.

Ejemplo:

Ejemplo

Sección Servicios Asociados

En esta sección se relacionan los servicios que estarán disponibles para la ubicación.

1. Servicio: Campo desplegable de única selección que permite elegir el servicio a asociar.
   

1. Tipo producto: Campo desplegable de selección única que permite elegir la clasificación del producto utilizado en el servicio. Sus opciones dependen del servicio seleccionado.
   

1. Grupo producto: Campo desplegable de selección única que permite elegir el grupo al que pertenece el producto dentro del inventario. Sus opciones dependen de la información registrada en los campos anteriores.
   

Una vez completados los campos, haga clic en Insertar. El servicio se visualizará en la lista de resultados.

Para finalizar, haga clic en el ícono Guardar   y luego en el botón Ok.

 
Mensaje Ubicación Creada