Introducción

El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar al personal administrativo y técnico en el uso adecuado de la funcionalidad Clonación de contratos dentro del sistema institucional 

Esta herramienta permite generar un nuevo contrato a partir de uno previamente existente, replicando su configuración general y facilitando la creación de registros contractuales con características similares.

El objetivo principal de este documento es guiar el proceso completo de clonación de contratos, incluyendo la configuración previa, la asignación de roles y permisos, el diligenciamiento de la plantilla, la ejecución del cargue masivo y la validación posterior del contrato generado.

Este manual está dirigido al personal responsable de la gestión contractual y de la administración del sistema. Incluye la descripción de las rutas de acceso, los requisitos técnicos para el correcto funcionamiento del proceso, las consideraciones para el diligenciamiento de la plantilla y la verificación de la información clonada. No contempla lineamientos jurídicos o condiciones contractuales específicas, las cuales se rigen por las políticas y disposiciones institucionales vigentes.

La adecuada ejecución de este procedimiento es fundamental para optimizar tiempos en la creación de contratos, mantener coherencia en la parametrización y reducir errores en la configuración manual de nuevos registros.

El contenido se encuentra organizado en apartados que describen la configuración previa, el proceso de clonación paso a paso, la confirmación del contrato clonado y la gestión de inconsistencias, facilitando una comprensión clara y estructurada de su funcionamiento.

Configuración previa

Siguiendo la ruta: Configuración > General > Configuración de menú 

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:

Config. de menú

En esta pantalla siga la ruta: Configuración > General > Cargue masivos

Cargue masivos

Hecho esto, verifique que la actividad este diligenciada de la siguiente manera:

Campos diligenciados

De clic en el botón "General" y confirme que la actividad se encuentre en estado "Activo" y "Asociado". 

Asociado

Asignación de roles y permisos 

Para poder asignar permisos a las actividades es necesario ingresar a la pantalla Asignación permisos a Roles. 

Ruta: Configuración > General > Asignación permisos a roles 

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:

Pantalla Asignación Permisos a Roles

En el campo "Rol" se debe seleccionar la persona a la cual se le otorgarán los permisos, de acuerdo con las necesidades de cada entidad. Para efectos de este ejercicio, se selecciona el rol Super Usuario.

Una vez seleccionado, la pantalla se cargará y se mostrarán todas las actividades para las cuales el rol elegido tiene permisos asignados.

Pantalla Asignación Permisos a Roles – Campo Rol

En la pestaña "Procesos-Actividades", Sección "Filtrar Actividades", Campo "Actividad", se debe seleccionar la actividad "Cargue masivos" y dar clic en el botón "Filtrar". 

Posteriormente asigne los permisos y finalmente, de clic en el ícono "Guardar".      

Asignación de Permisos

Proceso Clonación de contratos 

Siguiendo la ruta: Configuración > General > Cargue Masivos

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:

Cargue masivos

• N° de Cargue: Campo alfanumérico que muestra el número identificador del cargue masivo de ingresos.
• Fecha Cargue: Campo de selección de fechas que permite registrar la fecha en la que se realiza el cargue masivo de información.
• Proceso: Campo desplegable de única selección donde debe elegir la opción Clonación de contratos.

Campo Proceso

Una vez seleccionada la opción, la pantalla se mostrará de la siguiente manera:

Clonación de contratos

• Contrato No.: Campo alfanumérico para diligenciar el número del contrato padre a buscar.
• Cod. Contrato: Campo alfanumérico para diligenciar el código del contrato padre a consultar.
• Nombre Contrato: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre del contrato padre que se desea buscar.
• Contratista: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre del contratista asociado al contrato padre.
• Buscar: Botón que permite ejecutar la búsqueda del contrato padre con los criterios ingresados.
• Cancelar: Botón que permite cancelar la búsqueda realizada.

De clic en el botón "Descargar Plantilla"

Descargar plantilla

Abra el archivo que se descarga en su dispositivo, allí encontrará los siguientes campos: 

Tenga en cuenta que los campos en negrilla presentados en la plantilla son de diligenciamiento obligatorio.

• Tipo de Contrato: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de contrato que se desea registrar. Campo de diligenciamiento obligatorio.
• Tipo de entidad contrato: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de entidad asociada al contrato. Campo de diligenciamiento obligatorio.
• Tercero: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tercero asociado al contrato. Este campo solo mostrará los terceros que estén activos para la entidad. Campo de diligenciamiento obligatorio.
• Código del contrato: Campo alfanumérico para diligenciar el código asignado al contrato.
• Nombre del Contrato: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre correspondiente al contrato. Campo de diligenciamiento obligatorio.
• Contrato Original: Campo alfanumérico para diligenciar el número o referencia del contrato original asociado.
• Fecha Final: Campo de diligenciamiento de fechas que permite registrar la fecha de finalización del contrato. EJEMPLO: (12/12/2025).
• Forma de pago: Campo desplegable de única selección que permite elegir la forma de pago establecida para el contrato. Campo de diligenciamiento obligatorio.
• Medio de pago: Campo desplegable de única selección que permite elegir el medio de pago asociado al contrato. Campo de diligenciamiento obligatorio.
• Entidad Administradora: Campo desplegable de única selección que permite elegir la entidad administradora del contrato. Campo de diligenciamiento obligatorio.
• Descripción Corta: Campo alfanumérico para diligenciar una descripción breve que permita identificar el contrato.
• Día Corte: Campo alfanumérico para diligenciar el día establecido como corte para la gestión o facturación del contrato. Campo de diligenciamiento obligatorio.
• Encabezado alterno Entidad: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre de la entidad que aparecerá en el encabezado alterno de los documentos del contrato.
• Encabezado alterno dirección: Campo alfanumérico para diligenciar la dirección que aparecerá en el encabezado alterno del contrato.
• Encabezado alterno teléfono: Campo alfanumérico para diligenciar el número telefónico que aparecerá en el encabezado alterno del contrato.
• Encabezado alterno municipio: Campo desplegable de única selección que permite elegir el municipio que aparecerá en el encabezado alterno del contrato.
• Días vencimiento: Campo alfanumérico para diligenciar la cantidad de días establecidos para el vencimiento de las obligaciones del contrato. Campo de diligenciamiento obligatorio.
• Inconsistencias: Campo donde se registrarán automáticamente las inconsistencias generadas al momento procesar la plantilla en el sistema. 

Campos de la plantilla 1

Campos de la plantilla 2

Nota. Normalmente, el dispositivo bloqueará las macros del documento. Dado que estas son necesarias para ejecutar el proceso correctamente, es importante desbloquearlas cuando esto ocurra. 

Desbloqueo de macros

Para hacerlo, siga estos pasos:

Ubique el documento en su dispositivo, de clic derecho sobre este y seleccione la opción "Propiedades" 

Propiedades

Al hacer esto se habilita la siguiente pestaña:

De clic en la casilla "Desbloquear" y después en el botón "Aplicar".

Desbloquear

Por último, de clic en el botón "Aceptar"

Aceptar

Abra nuevamente el documento.

De clic en el botón "Habilitar contenido"

Habilitar contenido

Hecho esto, las macros ya estarán habilitadas y el proceso se podrá realizar correctamente.

Consideraciones que debe tener en cuenta:

• No puede cambiar el nombre de la plantilla.
• No puede cambiar el título de los campos. 
• En los campos de lista de selección es posible escribir para facilitar el filtrado y ubicar el dato de manera más rápida. Sin embargo, una vez realizada la selección, NO se debe modificar la información elegida.
• Si NO se completa algún campo de diligenciamiento obligatorio, el sistema arrojará inconsistencias y no se podrá completar el proceso de manera exitosa. 
• La plantilla permite un máximo de 100 registros.
• La plantilla se actualiza en tiempo real. Esto significa que cada vez que se descargue, contendrá la información vigente del sistema en ese momento. Por ejemplo, si el usuario crea un nuevo tercero, deberá descargar nuevamente la plantilla para que dicho registro se refleje en el documento.

Ejemplo de diligenciamiento:

Campos completos

Una vez completos los campos, guarde el archivo.

Buscar Contrato Padre

De regreso en la pantalla "Cargue Masivos", en la sección Buscar Contrato Padre, ubique el contrato que desea clonar utilizando alguno de los siguientes campos de filtro:

• Contrato No
• Cod Contrato
• Nombre Contrato
• Contratista

Una vez ubique el contrato padre, de clic en el botón Seleccionar de la primera columna, esto hará que el contrato quede seleccionado y resaltado en color amarillo. 

Ejemplo:

Contrato padre filtrado

Hecho esto, cargue la plantilla dando clic en el botón "Select"

Select

Seleccione la plantilla desde su dispositivo. Verifique que el sistema arroje el icono , esto significa que la plantilla se cargó correctamente. 

Si desea eliminar la plantilla cargada antes de procesarla, de clic en la opción XRemove.

Remove

Si no, de clic en el botón "Procesar cargue"

Procesar cargue

Una vez hecho esto, el sistema DEBE arrojar el siguiente aviso que confirma la carga de la plantilla. Tenga en cuenta el número de cargue que genera el sistema, en este caso el número 35.

Carga de plantilla

Consultar historial

Una vez hecho el cargue, puede visualizar el historial de las cargas que se han realizado. Para ello de clic en el botón "Ok" y diríjase a la pestaña Consultar Historial:

• Proceso: Campo desplegable de única selección donde debe elegir la opción Clonación de contratos

Proceso

Una vez seleccione la opción Clonación de contratos, de clic en el botón Buscar. Deberá aparecer en primera fila el cargue que se acabó de realizar con su respectivo número. 

Historial cargue

Confirmación de clonación de contrato 

De clic en la pestaña Cargue Masivo y busque el contrato clonado por medio de algunos de los siguientes campos:

• Cod. Contrato: Debe ser el MISMO código que diligencio en el campo Cod. Contrato de la plantilla cargada. 
• Nombre Contrato: Debe ser el MISMO nombre que diligencio en el campo Nombre del contrato de la plantilla cargada.

Una vez diligenciado alguno de los dos campos, de clic en el botón Buscar. Allí podrá visualizar de manera inmediata la creación del contrato clonado con su respectiva información (Contrato No, Nombre, Cod Contrato, Contratista, etc.)

Ejemplo:

Contrato clonado

También podrá confirmar la clonación por medio de la pantalla de contratos, siguiendo la ruta: Gestión administrativa > Comercial > Creación de Contratos

Ruta

Una vez ingresada la ruta se encuentra la siguiente pantalla:

De clic en el icono Buscar 

Buscar

En el panel que se muestra, busque el contrato clonado por medio de algunos de los siguientes campos:

• Contrato No: Debe ser el número que se muestra en la columna Contrato No al momento de confirmar la clonación en la pantalla de Cargue Masivos. 
• Cod. Contrato: Debe ser el MISMO código que diligencio en el campo Cod. Contrato de la plantilla cargada en la pantalla Cargue Masivos. 
• Nombre Contrato: Debe ser el MISMO nombre que diligencio en el campo Nombre del contrato de la plantilla cargada en la pantalla Cargue Masivos.

Nota. Tenga en cuenta que en esta pantalla el contrato clonado NO aparecerá de inmediato, debe esperar unos minutos para que este sea visible al momento de hacer la búsqueda. 

Ejemplo:

Contrato clonado filtrado

De clic en el icono  para que el sistema muestre toda la información del contrato clonado en la pantalla principal.

Seleccionar contrato

Tenga en cuenta que, el contrato clonado traerá automáticamente la misma información del contrato padre que fue seleccionado, esto quiere decir que, tendrá asociados los mismos Datos de facturación, Indicadores y Planes.

Información automática

Inconsistencias generadas

En la pantalla Cargue Masivos, si realiza el cargue de la plantilla con alguno de los campos obligatorios sin diligenciar o con información diligenciada errada:

Campos sin diligenciar

El sistema mostrará el siguiente aviso:

Plantilla con inconsistencias

De clic en el botón "Ok" y posteriormente en el botón "Descargar Inconsistencias".

Descargar Inconsistencias

Abra el documento descargado y en la última columna "Inconsistencias" podrá visualizar cuales fueron las inconsistencias generadas y en que campos sucedieron.

Inconsistencias