Introducción

El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar al personal administrativo y de compras en el uso de la funcionalidad Órdenes de compra dentro del sistema. Esta herramienta permite gestionar el registro y control de las órdenes de compra, facilitando la administración de los productos requeridos por la organización y el seguimiento de la información asociada a cada adquisición.

El objetivo principal de este documento es guiar el proceso de creación y gestión de órdenes de compra, incluyendo el registro de información general, la selección de proveedores, la incorporación de productos, la aplicación de descuentos e impuestos y la consolidación de los valores correspondientes a la compra.

Este manual está dirigido al personal responsable de los procesos de abastecimiento, compras e inventarios. Incluye la descripción de los campos disponibles para el registro de órdenes de compra, la gestión de productos asociados y la consulta de la información registrada. No contempla los procesos de recepción de mercancía ni la gestión de inventarios posterior a la compra, los cuales se abordan en los manuales correspondientes.

La correcta utilización de esta funcionalidad es fundamental para garantizar un adecuado control de las adquisiciones, optimizar la gestión de compras y mantener la trazabilidad de la información relacionada con los productos y proveedores registrados en el sistema.

El contenido se encuentra organizado en apartados que describen el registro de la información general de la orden de compra, la gestión de productos, el cálculo de valores asociados y la visualización de la información registrada, facilitando una comprensión clara y estructurada de su funcionamiento.

Órdenes de compra

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Ruta

Al ingresar, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Pantalla de Órdenes de Compra

Esta sección recopila información básica sobre la orden de compra.

Datos Generales

• No. Orden: Campo alfanumérico que permite visualizar el número consecutivo asignado a la orden de compra. 
• Tipo de Orden: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de orden de compra que se va a registrar, de acuerdo con la naturaleza de la adquisición. 
• Proveedor: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar el proveedor al cual se realizará la orden de compra. 
• CREE: Campo desplegable de única selección que permite indicar si a la orden de compra le aplica la retención correspondiente al CREE, de acuerdo con la normatividad vigente y la configuración contable de la institución. 
• % CREE: Campo numérico que permite visualizar o registrar el porcentaje de retención CREE que será aplicado a la orden de compra. 
• Valor CREE: Campo numérico que permite visualizar o registrar el valor calculado correspondiente a la retención CREE aplicada a la orden de compra. 
• Ubicación Orden: Campo desplegable de única selección que permite elegir la ubicación o dependencia para la cual se realiza la orden de compra. 
• Forma de Pago: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar la modalidad de pago acordada para la orden de compra (por ejemplo, contado o crédito). 

Forma de Pago

• Fecha de Vencimiento: Campo de selección de fechas que permite registrar la fecha límite de pago o vencimiento de la orden de compra. 
• Observación: Campo alfanumérico para diligenciar comentarios, condiciones especiales o información adicional relacionada con la orden de compra.

Ejemplo:

Productos orden de compra

Esta sección permite agregar productos detallados a la orden.

• Tipo de Producto: Campo desplegable de única selección que permite elegir la categoría del producto o servicio que se agregará a la orden de compra. 
• Filtro Producto: Campo alfanumérico para diligenciar criterios de búsqueda que faciliten la localización del producto a registrar. 
• Producto: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar el producto o servicio que será incluido en la orden de compra. 
• Presentación: Campo desplegable de única selección que permite elegir la presentación comercial del producto seleccionado. 
• Cantidad: Campo numérico para diligenciar la cantidad de unidades que se desean adquirir del producto seleccionado. 
• Valor Unitario: Campo numérico que permite visualizar o registrar el valor unitario del producto antes de descuentos e impuestos. 
• Porcentaje Descuento: Campo numérico para diligenciar el porcentaje de descuento que será aplicado al producto. 
• Descuento Unitario: Campo numérico que permite visualizar o registrar el valor del descuento aplicado por cada unidad del producto. 
• Tasa Impuesto: Campo desplegable de única selección que permite elegir la tarifa de impuesto aplicable al producto. 
• Porcentaje Impuesto: Campo numérico que permite visualizar o registrar el porcentaje de impuesto aplicado al producto. 
• Impuesto Unitario: Campo numérico que permite visualizar o registrar el valor del impuesto correspondiente a cada unidad del producto. 
• Especificación Producto: Campo alfanumérico para diligenciar características, especificaciones técnicas u observaciones particulares del producto solicitado.

• Subtotal Orden: Campo informativo que permite visualizar la suma de los valores de los productos o servicios registrados en la orden antes de aplicar descuentos e impuestos. 
• Valor Descuentos: Campo informativo que permite visualizar el valor total de los descuentos aplicados a los productos o servicios incluidos en la orden de compra. 
• Valor Impuestos: Campo informativo que permite visualizar el valor total de los impuestos calculados para los productos o servicios registrados en la orden. 
• Valor Total: Campo informativo que permite visualizar el valor final de la orden de compra, resultante de la suma del subtotal más los impuestos aplicados y menos los descuentos correspondientes.
• Botones:

• Agregar Producto: Añade el producto especificado a la lista de la orden.
• Cancelar: Limpia los campos o descarta la adición del producto.

Productos Orden de compra

Tabla de productos agregados

Muestra el listado de productos incluidos en la orden con información como:

• Tipo Producto: Indica la categoría a la que pertenece el producto solicitado, permitiendo clasificar los artículos incluidos en la orden de compra. 
• Código Producto: Corresponde al código asignado al producto dentro del sistema, utilizado para su identificación y consulta. 
• Producto: Muestra el nombre del producto que se desea adquirir. 
• Presentación: Indica la presentación o forma de comercialización del producto, por ejemplo, unidad, caja, paquete, frasco, entre otros. 
• Cantidad: Permite visualizar la cantidad de unidades solicitadas del producto. 
• Valor Unitario Producto: Muestra el valor de una unidad del producto antes de aplicar descuentos o impuestos. 
• % Descuento: Indica el porcentaje de descuento aplicado al producto, si corresponde. 
• Valor Unitario Descuento: Muestra el valor descontado por cada unidad del producto según el porcentaje de descuento aplicado. 
• % Impuesto: Indica el porcentaje de impuesto aplicado al producto. 
• Valor Unitario Impuesto: Muestra el valor del impuesto calculado para cada unidad del producto. 
• Valor Total: Presenta el valor total del producto, teniendo en cuenta la cantidad solicitada, los descuentos aplicados y los impuestos correspondientes. 
• Especificación: Permite registrar observaciones o características particulares del producto solicitado que deban ser tenidas en cuenta durante el proceso de compra.

Tabla de productos agregados

Una vez diligenciada la información haga clic en el botón  y se desplegara la información de este.

Productos agregados