Introducción 

El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios y administradores del sistema en la configuración y uso del segundo factor de autenticación en iMedical, una funcionalidad diseñada para fortalecer la seguridad en el acceso a la plataforma mediante un mecanismo adicional de validación. Este proceso permite reducir el riesgo de accesos no autorizados y proteger la información gestionada dentro del sistema. 

El documento tiene como objetivo guiar paso a paso la habilitación, configuración, utilización y deshabilitación del segundo factor de autenticación, así como brindar instrucciones para la gestión de situaciones relacionadas con el cambio o pérdida del dispositivo utilizado para la autenticación. Está dirigido principalmente a administradores de usuarios y usuarios finales que deban utilizar esta funcionalidad dentro de su entidad. 

La correcta implementación de este mecanismo contribuye al fortalecimiento de las políticas de seguridad de la información, garantizando una capa adicional de protección para el acceso a los servicios de iMedical. A lo largo del documento se describen los procedimientos de configuración, el proceso de autenticación mediante Google Authenticator y las acciones recomendadas para la administración de esta funcionalidad.

Configuración del segundo factor de autenticación

Creación de la variable para habilitar el segundo factor

Para habilitar esta funcionalidad en la entidad correspondiente, es necesario crear la variable de entidad DobleFactorAuth.

Descripción de la variable de configuración

Esta variable permite habilitar la opción para gestionar la política de segundo factor de autenticación en la pantalla de configuración de usuarios. Cuando el valor se encuentra activo, el sistema permite administrar los parámetros asociados a este mecanismo adicional de seguridad.

Detalle de la variable

Acceso a la opción para crear variables

Ingrese por la ruta: Configuración < General < Grupo Empresarial.

Ruta 

Para gestionar las variables asociadas a la empresa, primero se debe seleccionar la empresa correspondiente en el módulo Grupo Empresarial. Una vez seleccionada, se habilitan varias subpestañas en la parte superior de la pantalla.

Para consultar o modificar las variables disponibles, se debe ingresar a la subpestaña Variables, ubicada junto a las demás secciones de configuración de la empresa, como Sedes, Productos y Tipos de Examen.

Desde esta subpestaña, el sistema permite visualizar, crear o ajustar las variables que determinan el comportamiento de ciertas funcionalidades dentro de la entidad seleccionada.

Grupo Empresarial

Después de seleccionar la empresa, se debe ingresar a la subpestaña Variables. En la parte superior de esta sección se encuentra el formulario para registrar nuevas variables. Para configurar la variable correspondiente al segundo factor de autenticación, se deben diligenciar los siguientes campos:

Después de completar estos campos, se debe seleccionar Agregar. Una vez registrada, la variable quedará disponible en el listado y el sistema permitirá gestionar la configuración del segundo factor de autenticación dentro de la entidad.

Finalmente, se debe confirmar la creación mediante el ícono de guardar, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Después de guardar, la variable quedará disponible y el sistema permitirá habilitar o configurar el segundo factor de autenticación en la entidad.

Activación del segundo factor para usuarios

Una vez configurada la variable de entidad correspondiente al segundo factor de autenticación, se debe ingresar a la pantalla Creación de usuarios y buscar el usuario al que se desea habilitar esta opción.

La casilla de verificación indicada en la pantalla se encuentra deshabilitada por defecto. Para activar el segundo factor de autenticación, se debe seleccionar la casilla y guardar los cambios del usuario.

Usuario modificado correctamente

Primer ingreso con segundo factor de autenticación 

En el primer ingreso a iMedical después de habilitar el segundo factor de autenticación, el usuario debe registrar su usuario y contraseña. Posteriormente, el sistema mostrará la pantalla correspondiente para continuar con la configuración.

En este primer inicio de sesión se muestra el código QR. El usuario debe escanearlo con la aplicación Google Authenticator.

Instalación de Google Authenticator

Desde el dispositivo móvil, ingrese a Play Store, busque la aplicación Google Authenticator y seleccione Instalar.

Cuando finalice la instalación, seleccione la opción Abrir.

Continúe seleccionando la opción Comenzar.

Seleccione la cuenta con la que desea continuar o elija la opción Usar sin una cuenta.

Seleccione la opción Agregar un código.

Seleccione la opción Escanear un código QR.

Desde el computador, ingrese a iMedical, registre las credenciales de usuario y seleccione el botón Entrar.

Al seleccionar Entrar, el sistema valida la autenticación en dos factores y muestra el código QR en pantalla.

Desde la aplicación Google Authenticator, seleccione Escanear un código QR. Cuando se habilite la cámara, ubique el dispositivo móvil frente a la pantalla de iMedical y escanee el código QR. La aplicación generará el código de acceso.

Diríjase nuevamente a iMedical y registre el código otorgado por la aplicación.

Seleccione el botón Entrar.

El sistema validará el código registrado y permitirá el acceso.

Nota. El código cambia cada 30 segundos.

Ingresos posteriores con segundo factor de autenticación

En los siguientes ingresos al sistema, se mostrará la pantalla para registrar el código generado en Google Authenticator. Después de ingresar el código, se debe seleccionar Ingresar.

Durante el resto del día, si el usuario cierra sesión en el equipo y vuelve a ingresar, el sistema no solicitará nuevamente el código del segundo factor de autenticación.

Desactivación del segundo factor en la entidad

Para deshabilitar el segundo factor de autenticación, se debe modificar la variable denominada DobleFactorAuth, asignando el valor 0. Con este ajuste, el sistema dejará de mostrar la opción de configuración del doble factor de autenticación en la pantalla de administración de usuarios.

La descripción de esta variable indica que su función es permitir o no la configuración de la política de doble factor dentro de la entidad. Al establecer su valor en cero, la funcionalidad queda desactivada.

Como alternativa, es posible eliminar la variable de la entidad. En cualquiera de los dos casos, se debe esperar a que la aplicación actualice la información en memoria para que el cambio se refleje correctamente.

Desactivación del segundo factor para un usuario

Para deshabilitar el segundo factor de autenticación de un usuario, se debe ingresar a la pantalla Creación de usuarios, buscar el usuario correspondiente, desmarcar la casilla Autenticación en dos pasos y guardar los cambios.

Cambio de dispositivo con Google Authenticator

Para cambiar de dispositivo sin perder las cuentas configuradas en Google Authenticator, se debe iniciar el proceso desde el dispositivo anterior, donde se encuentran registradas las cuentas. En la aplicación, ingrese al menú de opciones, seleccione Transferir cuentas y continúe con la opción para exportarlas.

Google Authenticator solicitará la verificación de identidad configurada en el dispositivo. Después de la validación, se deben seleccionar las cuentas que se desean exportar, incluida la cuenta asociada a iMedical.

Después de seleccionar Siguiente, se mostrará un código QR en la pantalla del dispositivo anterior. Este código deberá escanearse desde el dispositivo nuevo, donde previamente debe estar instalada la aplicación Google Authenticator.

Importación de cuentas en el nuevo dispositivo

La segunda parte del proceso consiste en escanear el código QR generado en el dispositivo anterior. Para hacerlo, instale Google Authenticator en el dispositivo nuevo, ingrese al menú de opciones, seleccione Transferir cuentas y luego Importar cuentas.

Cuando la aplicación muestre la información del proceso, seleccione Escanear el código QR. Se abrirá la cámara del dispositivo nuevo para escanear el código que aparece en la pantalla del dispositivo anterior.

Después de escanear el código QR, las cuentas quedarán agregadas en Google Authenticator del dispositivo nuevo. Las cuentas permanecerán también en el dispositivo anterior; si este ya no se utilizará, se recomienda eliminarlas de forma segura.

Recuperación de acceso por pérdida del dispositivo

Con este procedimiento se reinicia la configuración del usuario. En el siguiente inicio de sesión, el sistema mostrará nuevamente el código QR para que pueda configurarse en un nuevo dispositivo.