Cargue de Archivos
Introducción
El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en el uso de la funcionalidad de Cargue de Archivos del sistema institucional. Esta funcionalidad permite administrar y publicar documentos dentro de la plataforma, facilitando la consulta y socialización de información importante para los diferentes usuarios de la entidad.
El documento tiene como objetivo brindar una guía clara para la creación de categorías, cargue, edición y eliminación de archivos, permitiendo realizar estos procesos de manera organizada y adecuada dentro del sistema.
Este manual está dirigido al personal autorizado para gestionar documentos institucionales dentro de la plataforma. Incluye el acceso a la funcionalidad, la administración de categorías y el proceso de carga y mantenimiento de archivos. No contempla configuraciones técnicas ni procesos administrativos externos al sistema.
La correcta utilización de esta funcionalidad contribuye a mantener disponible la información institucional de manera centralizada, facilitando el acceso a documentos como circulares, normatividad y demás archivos requeridos para consulta de los usuarios.
A lo largo del documento se describen las rutas de acceso, las opciones disponibles en la funcionalidad y el procedimiento para administrar los archivos dentro del sistema.
Acceso a la funcionalidad
Sigua la ruta: Configuración > General > Cargue de Archivos
Ruta
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla
En la sección Categorías, encontrará las categorías que ya están creadas
Si requiere crear una nueva, de clic en el icono "Agregar Categoría"
Una vez dado clic en el icono, se habilita lo siguiente:
- Un campo de texto para escribir el nombre de la categoría.
- Publica: Casilla de verificación que se activa o no, dependiendo si quiere que la categoría sea publica o no.
Una vez completos los campos, haga clic en el icono Guardar Categoría
Para cancelar el proceso, haga clic en el icono Cancelar
Luego, la categoría aparecerá en el listado de Categorías
Cargue de Archivos
Una vez agregada la categoría, ya contará con la funcionalidad de adjuntar documentos. Tenga en cuenta que el sistema admite cualquier tipo de documento (Excel, PDF, ETC).
Haga clic en el botón Elegir archivo
Seleccione el archivo desde su ordenador:
Una vez seleccionado el archivo, escriba un nombre de referencia para este.
Por último, de clic en el icono Subir Archivo
Luego, el archivo estará cargado en el sistema y aparecerá de la siguiente manera:
Si desea eliminar el archivo, haga clic en el icono Eliminar
Confirme la eliminación del archivo, dando clic en el botón Aceptar
Mensaje de Confirmación
Si desea editar el archivo, haga clic en el icono Editar
Tenga en cuenta que, al hacer esto solo puede modificar el Nombre Referencia y el Estado mediante la casilla de verificación.
Una vez editado los campos, haga clic en el icono Actualizar
Si no, haga clic en el icono Cancelar
Este cargue de archivos permite que, al ingresar al sistema, los usuarios encuentren en la pantalla principal, dentro de la sección Documentos, los archivos que han sido previamente cargados. Esto se hace normalmente cuando las entidades generan alguna circular, normatividad o algún documento que requiera ser socializado con los diferentes usuarios de dicha entidad.
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