Carga Masiva de Glosas

Carga Masiva de Glosas

Introducción

El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en el proceso de carga masiva de glosas dentro del sistema institucional. A través de esta funcionalidad, es posible realizar el registro y procesamiento de múltiples glosas mediante plantillas de Excel, optimizando la gestión de la información y reduciendo los tiempos operativos asociados al cargue manual. 

El documento tiene como objetivo brindar una guía clara y práctica sobre el uso de la opción de carga masiva, incluyendo la preparación de archivos, validación de información, cargue final y seguimiento del proceso realizado en el sistema. 

Este manual está dirigido principalmente al personal encargado de la gestión financiera y administrativa relacionada con glosas y devoluciones. Su contenido abarca las instrucciones necesarias para el diligenciamiento correcto de las plantillas, el procesamiento de archivos y la consulta del estado de las cargas realizadas. 

La correcta ejecución de este proceso permite garantizar mayor eficiencia en el manejo de glosas, minimizar errores en el registro de información y facilitar el seguimiento de los procesos generados dentro de la plataforma. 

Carga Masiva 

Siguiendo la ruta: Gestión Financiera > Gestión Glosas > Administrador de Glosas

Aplicación, TablaEl contenido generado por IA puede ser incorrecto.
Ruta


Una vez haya seguido la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:


Devolución y glosas


De clic en la pestaña "Carga Masiva"


Carga masiva


Selección y carga de archivo

  1. Seleccione el tipo de plantilla a cargar: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de plantilla.  

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Tipo de plantilla


Dependiendo de que tipo de plantilla se seleccione, la pantalla mostrará las instrucciones correspondientes de cómo debe cargarse dicha plantilla seleccionada.  

Plantilla Glosa:


Plantilla glosa


Ejemplo de condición: 

  • Prefijo de la factura 
  • Numero de la factura 
  • No debe tener cabeceras.

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Archivo Excel


Plantilla Devoluciones:


Plantilla Devoluciones


Ejemplo de condición: 

  • Prefijo de la factura 
  • Numero de la factura 
  • No debe tener cabeceras.

TablaEl contenido generado por IA puede ser incorrecto.
Archivo Excel


Plantilla Respuesta Glosas:


Plantilla Respuesta Glosas


Ejemplo de condición:

  • Sigla "GLO" 
  • Numero de la glosa correspondiente 
  • No debe tener cabeceras.


Archivo Excel


Plantilla Respuesta devoluciones:


Plantilla Respuesta Devoluciones


Ejemplo de condición:

  • Sigla "DEV" 
  • Numero de la devolución correspondiente 
  • No debe tener cabeceras.


Archivo Excel


Plantilla Glosa

Seleccione el tipo de "Plantilla Glosa"

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Plantilla glosa


En este punto el usuario ya debe tener el archivo de Excel (.xls) hecho de acuerdo con las instrucciones dadas para esta plantilla.

Para la platilla glosa, el documento debe tener dos columnas diligenciadas con los datos de:

  • Prefijo de la factura (COLUMNA A)
  • Numero de la factura (COLUMNA B)
  • No debe tener cabeceras.

TablaEl contenido generado por IA puede ser incorrecto.
Archivo Excel


Una vez hecho el documento, cárguelo mediante el botón "Select"

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Select


Una vez cargado el documento, el sistema debe mostrar el siguiente mensaje:


Mensaje Confirmación


Tal como lo dice el mensaje, de clic sobre el icono de Ejecutar .


Botón Ejecutar



Validación y descarga de archivo
Una vez se completa el procesamiento, el sistema lo redirige al segundo paso y en pantalla se podrá ver lo siguiente:

De clic en el botón "Descargar archivo resultado"


Segundo paso


Al hacer esto, abra el archivo descargado. Allí podrá ver el saldo a favor de cada factura:

En la pestaña "Encabezado Glosa", complete los campos "Numero Glosa", "Fecha Glosa"(Formato AA-MM-DD), "Observación", "ValorGlosaFavor", "ValorGlosaContra" y "Responsable" por cada factura. 


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Ejemplo Datos Registrados


En la segunda pestaña "Detalla Glosa" podrá ver el detalle de cada glosa. Complete los campos "Concepto Aplicación" y "Observación de Aplicación" para cada una de las facturas. 

CalendarioEl contenido generado por IA puede ser incorrecto.

Detalle Glosa


Y por último, en la pestaña "Errores presentados" es en donde se visualizarán los errores que se presentan al momento de cargar el archivo al sistema. 


Errores Presentados


Validación y Cargue de plantilla final

Una vez completada la edición del archivo, guárdelo.

Ahora, haga clic en el tercer paso "Validación y Cargue de plantilla final". Cargue el archivo mediante el botón "Select"

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Paso 3


Una vez cargado el documento, el sistema debe mostrar el siguiente mensaje. De clic sobre el icono de Ejecutar .

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Ícono Ejecutar


Una vez ejecutado el proceso. El sistema notificará el siguiente mensaje:

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Cargue Final Exitoso


Seguimiento al Proceso

Siguiendo la ruta: Configuración > General > Gestión de administración 



Ruta


Una vez seguida la ruta se encuentra la siguiente pantalla:


Pantalla Administración de Integraciones


  • Modulo: Campo desplegable de única selección donde debe elegir la opción "GlosaMasiva"


Campo Módulo


  • Proceso: Campo desplegable de única selección donde debe elegir la opción "Cargue plantillas de glosa masiva"


Campo Proceso


  • Tarea: Campo desplegable de única selección donde debe elegir la opción "Envió generación de glosa masiva"


Campo Tarea


  • Seleccione las fechas donde se procesó la glosa

DiagramaEl contenido generado por IA puede ser incorrecto.
Fechas


  • Estado: Campo desplegable de única selección donde debe elegir la opción "Todos"


Campo Estado


Una vez completos los campos mencionados. De clic en el botón "Buscar"


Botón Buscar


Al dar clic en el botón "Buscar", en pantalla se mostrará la glosa que fue generada y su estado correspondiente. 


Glosa Exitosa

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