Introducción

El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar al personal asistencial y administrativo en el uso de la funcionalidad Cambios en triage dentro del sistema institucional. Esta herramienta permite gestionar el proceso de registro, clasificación y atención inicial de los pacientes que ingresan al servicio de urgencias, garantizando una adecuada priorización según su condición clínica.

El objetivo principal de este documento es guiar el proceso completo del triage, incluyendo la configuración inicial requerida, la asignación de roles y permisos, el registro inicial del paciente, la clasificación del triage y las acciones posteriores relacionadas con el ingreso y la atención médica.

Este manual está dirigido al personal encargado de la recepción de pacientes, clasificación de triage y atención clínica dentro del servicio de urgencias. Incluye la descripción de la configuración del sistema, el acceso a la funcionalidad y el proceso operativo que abarca desde el registro inicial del paciente hasta la generación del ingreso para su atención médica.

La correcta utilización de esta funcionalidad es fundamental para asegurar una adecuada gestión del flujo de pacientes en el servicio de urgencias, optimizar los tiempos de atención y garantizar que cada paciente sea priorizado de acuerdo con su nivel de urgencia.

El contenido se encuentra organizado en apartados que describen la configuración inicial, la asignación de roles, el acceso a la funcionalidad y las etapas del proceso de triage, facilitando una comprensión clara y estructurada de su funcionamiento dentro del sistema.

Configuración inicial

Debe crear la actividad y añadirla al menú de navegación
Ruta: Configuración > General > Configuración del menú.

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:

Pantalla de configuración de menú

En esta pantalla, siga la ruta: Gestión clínica > Registros clínicos > Triage

En panel que se habilita, verifique que la actividad TRIAGE este configurada de la siguiente manera:

Triage

Configuración de los roles

Es necesario contar con dos roles distintos, asociados a los códigos RecTr y AsiTr. 

Ruta: Configuración > General > Tablas Básicas 

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla. Siga la ruta: Configuración > Tablas de roles.

De clic en el icono Buscar 

Buscar

En el panel que se habilita filtre por la palabra triage en el campo Nombre del rol.

Verifique que los roles Clasificación triage y Encabezado triage estén creados.

• Clasificación triage: Debe tener la variable de rol AsiTr
• Encabezado triage: Debe tener la variable de rol RecTr

Tablas de roles

Asignación de permiso a roles

Tras definir los roles, es vital asignar los permisos correspondientes sobre la actividad que se creó en el primer paso de la configuración inicial.

Ruta: Configuración > General > Asignación de permisos a roles.

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:

Pantalla de roles

En el campo "Rol", se debe seleccionar a la persona que se le van a conceder los permisos de acuerdo con las necesidades de cada entidad, para efectos de este ejercicio, se selecciona el rol Super Usuario. Al seleccionarlo, la pantalla cargará y aparecerán todas las actividades que el usuario seleccionado tiene permios. 

Roles – permisos

Luego en la pestaña "Procesos-Actividades", ubique la actividad " TRIAGE". Posteriormente asigne los permisos y finalmente, de clic en el ícono "Guardar".     

Permisos

Asignación de rol a usuario del sistema

Para asignar el rol Encabezado triage, consulte el siguiente manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/creaci%C3%B3n-de-usuarios

Hecho esto, siga la Ruta: Configuración > General > Grupo Empresarial.

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla. Seleccione la entidad correspondiente y de clic en la pestaña Variables.

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Verifique que las variables CHVIP y MaVIP tengan valor 1.

Variable 1

Variable 2

Ruta de acceso

Siga la ruta: Gestión clínica > Registros clínicos > Triage 

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:

La pestaña "Pacientes en espera" proporciona una visión panorámica de todos los pacientes que se han registrado inicialmente en el triage. Desde aquí, el profesional de salud puede gestionar cada paciente según las necesidades y circunstancias específicas.

Para afinar la vista y facilitar la búsqueda de pacientes específicos, se dispone de diversos campos de filtrado, descritos a continuación:

• Documento: Campo alfanumérico para diligenciar el número de documento del paciente que se desea consultar.
• Nombre Paciente: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre del paciente que se desea buscar.
• Apellidos Paciente: Campo alfanumérico para diligenciar los apellidos del paciente que se desea buscar.
• Ubicación Actual: Campo desplegable de única selección que permite elegir la ubicación actual del paciente dentro de la institución.
• Registros desde: Campo de selección de fechas que permite definir la fecha y hora inicial desde la cual se desean consultar los registros de triage.
• Registros hasta: Campo de selección de fechas que permite definir la fecha y hora final hasta la cual se desean consultar los registros de triage.
• Pacientes No Atendidos: Campo desplegable de única selección que permite elegir si se desean visualizar pacientes que aún no han sido atendidos.
• Grupo Protegido: Campo desplegable de única selección que permite elegir el grupo protegido al que pertenece el paciente, cuando aplique.
• Triage: Campo desplegable de única selección que permite elegir el nivel de triage con el cual se desea realizar la búsqueda de pacientes.
• Limpiar Filtros: Botón que permite eliminar los criterios de búsqueda ingresados y restablecer los filtros a su estado inicial.

Una vez completos los campos que requiera para realizar la búsqueda de clic en el icono Buscar 

Ejemplo:

Ejemplo búsqueda

Una vez aplicados los filtros deseados, se visualizará en la parte inferior una tabla con los resultados correspondientes. Esta tabla cuenta con las siguientes columnas:

• Estado: Indica la condición actual en la que se encuentra el registro dentro del proceso de atención. Permite identificar rápidamente si el paciente está en espera, en atención o en otra etapa.
• Triage: Muestra la clasificación asignada al paciente durante el proceso de triage, la cual determina la prioridad con la que debe ser atendido.
• Fecha registro: Indica la fecha y la hora en que se registró el triage o el ingreso del paciente al sistema.
• Espera atención: Muestra el tiempo que el paciente lleva esperando desde que se realizó el registro hasta el momento actual.
• Espera consulta: Indica el tiempo que el paciente ha permanecido en espera para ser atendido en consulta médica.
• Entidad: Muestra el nombre de la entidad o aseguradora con la cual el paciente tiene registrada su atención.
• Documento: Corresponde al número de identificación del paciente.
• Paciente: Indica el nombre completo del paciente registrado en el sistema.
• Edad: Muestra la edad del paciente al momento de la consulta.
• Ingreso N°: Corresponde al número de ingreso asignado al paciente dentro del sistema para la atención actual.
• Atender: Es una opción que permite iniciar el proceso de atención del paciente seleccionado.
• NA: Casilla que puede marcarse para indicar una condición específica relacionada con la atención del paciente según la configuración del sistema.
• Grupo Protegido: Permite identificar si el paciente pertenece a un grupo protegido o prioritario dentro del sistema de atención.
• REIngreso: Indica si el paciente corresponde a un reingreso, es decir, si ha regresado para recibir atención nuevamente.
• Obs.: Permite visualizar o registrar observaciones relacionadas con el paciente o con su proceso de atención.

En la pestaña “Registrar triage”, se encuentra el espacio destinado para la captura de datos del triage. Esta sección actúa como la primera fase del proceso, donde se reúnen los detalles esenciales del paciente. Posteriormente, será el profesional de la salud quien se encargue de realizar la clasificación detallada del triage. Profundizaremos en estas etapas más adelante, pero por ahora, concentremos nuestra atención en las características principales de esta pestaña.

Clasificación triage

En la parte superior del panel, encontramos los datos preliminares a diligenciar, se observan cinco colores distintos. Estos colores están diseñados para permitir la selección visual rápida de la clasificación del triage basada en la urgencia.

Clasificación

Grupos Protegidos

• Preferencial: Campo de selección que permite indicar si el paciente pertenece a un grupo de atención preferencial.
• Menor de un Año: Campo de selección que permite indicar si el paciente es menor de un año.
• Menor de Edad: Campo de selección que permite indicar si el paciente es menor de edad.
• Adulto Mayor: Campo de selección que permite indicar si el paciente es un adulto mayor.
• Mujer Embarazada: Campo de selección que permite indicar si la paciente se encuentra en estado de embarazo.
• Discapacidad: Campo de selección que permite indicar si el paciente presenta algún tipo de discapacidad.
• Enfermedad Alto Costo y/o Huérfana: Campo de selección que permite indicar si el paciente tiene diagnóstico de enfermedad de alto costo o enfermedad huérfana.
• Trauma: Campo de selección que permite indicar si el paciente ingresa por una condición relacionada con trauma.
• Paciente NO Atendido: Campo de selección que permite indicar que el paciente aún no ha sido atendido.
• Motivo: Campo desplegable de única selección que permite elegir el motivo por el cual el paciente no ha sido atendido.

Lector de Código

• Lector de código: Campo alfanumérico para diligenciar o capturar mediante lector el código del documento o identificación del paciente.

Información del Paciente

• Tipo Documento: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de documento de identificación del paciente.
• Número documento: Campo alfanumérico para diligenciar el número de documento del paciente.
• Nombres: Campo alfanumérico para diligenciar los nombres del paciente.
• Apellidos: Campo alfanumérico para diligenciar los apellidos del paciente.
• Fecha Nacimiento: Campo de selección de fechas que permite registrar la fecha de nacimiento del paciente.
• Sexo: Campo desplegable de única selección que permite elegir el sexo del paciente.

Responsable / Cuidador y Acompañante

• Autorización de uso de datos: Campo de selección que permite autorizar el uso de los datos de contacto del paciente, responsable o acompañante para recibir notificaciones relacionadas con el estado de atención y ubicación del paciente por medios electrónicos.
• Parentesco (Responsable): Campo desplegable de única selección que permite elegir el parentesco del responsable con el paciente.
• Tipo de Identificación: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de documento del responsable.
• Documento Responsable: Campo alfanumérico para diligenciar el número de documento del responsable del paciente.
• Nombre Responsable: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre del responsable del paciente.
• Correo Electrónico Responsable: Campo alfanumérico para diligenciar el correo electrónico del responsable del paciente.
• Teléfono Responsable: Campo alfanumérico para diligenciar el número de teléfono del responsable del paciente.
• Parentesco (Acompañante): Campo desplegable de única selección que permite elegir el parentesco del acompañante con el paciente.
• Nombre Acompañante: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre del acompañante del paciente.
• Correo Electrónico Acompañante: Campo alfanumérico para diligenciar el correo electrónico del acompañante.
• Teléfono Acompañante: Campo alfanumérico para diligenciar el número de teléfono del acompañante.

Información de Atención

• Entidad: Campo desplegable de única selección que permite elegir la entidad aseguradora o responsable del paciente.
• Ubicación actual: Campo desplegable de única selección que permite elegir la ubicación o servicio donde se encuentra el paciente dentro de la institución.

Alergia

• Alergia: Campo informativo que identifica el tipo de alergia que se está registrando para el paciente.
• Sí: Campo de selección que permite indicar si el paciente presenta la alergia registrada.
• Reacción: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de reacción que presenta el paciente frente a la alergia registrada.
• Alerta: Campo de selección que permite indicar si la alergia debe generar una alerta dentro del sistema para advertir al personal de salud.
• Anotación: Campo alfanumérico para diligenciar observaciones o detalles adicionales relacionados con la alergia del paciente.

Información clínica

• Motivo: Campo alfanumérico para diligenciar el motivo de consulta o razón principal por la cual el paciente ingresa al servicio.
• Concepto: Campo alfanumérico para diligenciar la valoración o concepto clínico inicial del profesional de salud.
• Diagnóstico: Campo alfanumérico para buscar y seleccionar el diagnóstico asociado a la condición del paciente.
• Destino: Campo desplegable de única selección que permite elegir el destino o área a la cual será remitido el paciente después del proceso de triage.

Signos Vitales

• Frecuencia Cardíaca: Campo alfanumérico para diligenciar el valor de la frecuencia cardíaca del paciente expresada en pulsaciones por minuto.
• Presión Arterial Sistólica: Campo alfanumérico para diligenciar el valor de la presión arterial sistólica del paciente.
• Presión Arterial Diastólica: Campo alfanumérico para diligenciar el valor de la presión arterial diastólica del paciente.
• Frecuencia Respiratoria: Campo alfanumérico para diligenciar el valor de la frecuencia respiratoria del paciente.
• Saturación: Campo alfanumérico para diligenciar el nivel de saturación de oxígeno del paciente.
• Temperatura: Campo alfanumérico para diligenciar la temperatura corporal del paciente.
• Calcular: Botón que permite procesar o validar los valores registrados en los signos vitales.

Zonas Anatómicas

• Zona: Campo informativo que identifica la zona anatómica evaluada durante la valoración del paciente.
• Normal: Campo de selección que permite indicar que la zona anatómica evaluada no presenta alteraciones.
• Anormal: Campo de selección que permite indicar que la zona anatómica evaluada presenta alguna alteración.
• Descripción de la zona: Campo alfanumérico para diligenciar la descripción de la condición encontrada en la zona anatómica evaluada.

Registro inicial

Siguiendo la ruta: Gestiona Administrativa > Admisiones > Datos Generales de Triage

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla. De clic en la pestaña Registrar triage.

En la recepción, el paciente o su acompañante proporciona información básica, como el nombre, la identificación, y una descripción breve de la razón de la visita. 

Tan pronto diligencie el formulario y demos clic en la opción guardar el paciente debería espera a ser llamada para la clasificación del Triage.

Campos completos

Después de completar el proceso el paciente aparece en espera en la clasificación del triage.

Paciente en espera

Evaluación y clasificación

Siga la ruta: Gestión Clínica > Registros Clínicos > Triage

En la tabla de registros de la pestaña Pacientes en espera, ubique o filtre al Paciente que será el siguiente en ser atendido, luego en la columna Triage dar clic en la opción N/A

Clasificación iniciar

Al hacer esto, el sistema desplegara el panel para completar el registro del triage. Tenga en cuenta que estos campos fueron explicados en la parte superior de este documento.

Una vez completados, de clic en el icono Guardar.

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Espera y atención

Dependiendo de la categoría asignada, el paciente espera su turno para ser atendido.

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Crear ingreso

Una vez se realiza la clasificación del triage y de acuerdo con la pertinencia médica se procede a realizar el ingreso del paciente.

Ruta: Gestión Clínica / Registros Clínicos / Triage

De clic en el Atender

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Al hacer esto, el sistema habilita el panel de ingreso. Complete las secciones y campos correspondientes marcadas en negrilla.

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Una vez que hayamos completado todos los campos del formulario, deberíamos visualizar la siguiente notificación. Con esto, habremos concluido el proceso de admisión del paciente en la institución y quedaremos a la espera del contacto por parte del profesional encargado, quien finalmente llevará a cabo la atención necesaria.

Aviso completado

Atención médica

Al Crear el ingreso los datos del paciente son visibles en la pantalla de Pacientes. Una vez que el paciente es llamado, un médico o profesional de la salud lo evalúa, ordena exámenes si es necesario y determina el curso de acción.

Ruta: Gestión Clínica > Registros Clínicos > Pacientes

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:

Por defecto, el sistema le mostrara inmediatamente la sección Pacientes Triage . Alli podrá visualizar el paciente registrado con el triage.

Registro triage

Al dar clic sobre el paciente, el sistema mostrará el histórico de atenciones, al desplazar el cursor sobre "Mis actividades" en la sección izquierda, se desplegará una lista de actividades disponibles. En esta lista, deberá elegir la actividad de consulta que ha sido configurada para la atención médica.

Ingreso abierto

Imprimir hoja de admisión

Ruta: Gestión Clínica / Registros Clínicos / Triage

De clic en la pestaña Paciente en espera

Buscar el paciente en el triage

En la columna ingreso N., clic en el icono de Imprimir 

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Al hacer esto, se habilita el panel de visualización para imprimir, de clic nuevamente en el icono de “Imprimir”

​

Imprimir triage

Ruta: Gestión Clínica > Registros Clínicos > Triage

De clic en la pestaña “Paciente en espera”

Buscar el paciente en el triage

Al visualizar los resultados en la tabla, clic en el número de triage (Columna triage)

Número triage

Hecho esto, se abren los datos del registro del triage en la pestaña de Registrar triage

De clic en el botón “Imprimir” en el botón del panel superior.

​

Al hacer esto, se habilita el panel de visualización para imprimir, de clic nuevamente en el icono de “Imprimir”

Imprimir 2