Introducción

Este manual tiene como propósito guiar al usuario en el proceso de creación de usuarios y la asignación de roles y permisos dentro del sistema iMedicalCloud. Su objetivo es asegurar que cada usuario cuente con los accesos adecuados según sus funciones, garantizando una gestión segura, organizada y eficiente de las funcionalidades del sistema. Está dirigido a administradores del sistema, personal técnico y usuarios con perfil de gestión que tienen la responsabilidad de configurar accesos, definir roles y asignar permisos a los distintos perfiles operativos dentro de la plataforma

El manual abarca los pasos necesarios para ingresar a iMedicalCloud y realizar la creación de usuarios, asignar roles específicos y configurar los permisos correspondientes. Se detalla que este proceso debe ser realizado exclusivamente por un usuario con perfil administrador, asegurando que las configuraciones se realicen de forma controlada y conforme a las políticas internas de seguridad y operación.

Configuración

Seguir la Ruta: Configuración > General > Creación de usuarios del sistema

Ruta

Una vez ingresada la ruta se encuentra la siguiente pantalla:

Pantalla creación de usuarios del sistema

NOTA: Los campos que están con letra en negrilla son de diligenciamiento obligatorio

Sección datos básicos 

En esta primera sección, se registra la información de identificación del usuario que se procederá a crear, ésta es: 

• Tipo de Identificación: Campo desplegable de única selección que permite elegir el documento de identificación. 

• Número de identificación: Campo numérico que identifica el número de documento de identidad del usuario. 

• Id usuario: Es un número automático que arroja el sistema de información por cada usuario que se va creando, es la identificación del paciente en la base de datos. 

• Lugar de expedición: Campo desplegable de única selección que permite elegir el Lugar de expedición del documento de identidad. 
• Fecha de expedición: Fecha en la cual se expidió el documento. 

• Fecha de registro: Fecha en la cual se crea el usuario, creada por el sistema.  

• Nombres: 4 campos de texto para diligenciar, primer nombre, segundo nombre, primer apellido y segundo apellido.  

• Imagen Perfil:   espacio para cargar la foto del usuario. 
• Imagen Firma:  espacio para cargar la firma del usuario en formato jpg.

• Cambiar documento: Botón que permite hacer ajustes de información después de ingresada la información del usuario. 

Sección Datos básicos

Cambiar documento

Sección datos usuario del sistema 

Los campos que están con letra en negrilla son de diligenciamiento obligatorio

• Usuario: Este campo siempre debe ser el número de documento del usuario.

• Fecha de estado: Fecha en la cual se crea el usuario, creada por el sistema. (solo se asigna cuando se graba el registro)

• Fecha de acceso: Fecha de la última vez que el usuario accedió al sistema. (solo se asigna cuando se graba el registro).

• Fecha de bloqueo: Fecha en la cual el usuario digito varias veces de forma incorrecta su contraseña (solo se asigna cuando se graba el registro)

• Fecha de contraseña: Fecha en la cual el usuario debe actualizar su contraseña (solo se asigna cuando se graba el registro).

• Idioma: Seleccione el idioma el cual sea de su preferencia. 

• No Registro Médico: Este campo solo se habilita si el usuario es asistencial.  

• No Reg. Médico ocupacional: Este campo solo se habilita si el usuario es asistencial.  
• Indicador Bloqueado: Indicador que se activa automáticamente cuando el usuario se ha bloqueado. 

• Correo electrónico Notificaciones: Campo de texto para Ingresar el correo al cual le llegaran notificaciones.  

• Teléfono Notificaciones: Campo numérico para Ingresar teléfono al cual le llegaran notificaciones.

Sección Datos Usuario del sistema

• Habilitado: Casilla de verificación que debe estar habilitada para que el usuario acceda al sistema de información.
• Medico: Casilla de verificación que se habilita si el usuario es médico.
• M. Ocupacional: Casilla de verificación que se habilita si el usuario es médico además de médico ocupacional.
• Persona Asistencial: Casilla de verificación que se habilita si el usuario es asistencial (médicos, especialista, aux. de enfermería, laboratorios clínicos, terapias, o aquellos que realizan registros clínicos).
• Tutor/Requiere Tutor: Casillas de verificación que aplican para personal que estén estudiando.

Cuando se marca la opción de "persona asistencial", el sistema habilita el panel "ESPECIALIDADES DEL USUARIO", este solo se habilita si desea crear un usuario asistencial, en el cual deberá agregar o indicar la especialidad del usuario, este panel es obligatorio de diligenciar. 

Nota. Los indicadores de "Médico" y "Persona Asistencial", siempre deben estar seleccionados para que sean mostrados en el proceso de agendamiento y en el proceso de creación de examen, cuando la entidad maneja el módulo de citas. 

De clic en "Nueva Especialidad" y seleccione la especialidad requerida en el campo desplegable de única selección.

Nueva especialidad

Una vez seleccionada la especialidad, de clic en la casilla de verificación "Principal" y en posteriormente en el botón "Guardar"

Guardar

Cuando se han diligenciado estas dos secciones iniciales, se realiza el guardado parcial del usuario que se encuentra en creación dando clic en el icono de Guardar .

Botón guardar registro

Confirmación

Si los anteriores pasos no se guardan no puede continuar con la creación del usuario.

Sección sedes 

En este panel, se realiza el proceso de dar permisos sobre las sedes a las cuales el usuario tiene acceso, para realizar el proceso, de clic sobre "Nueva sede", y debe seleccionar la entidad, las sedes y las fechas.

• Entidad: Campo desplegable de única selección que permite elegir a qué entidad le va a brindar el permiso.

• Sede: Campo desplegable de única selección mediante casillas de verificación que permite elegir las sedes a las cuales les va a brindar el permiso, tiene la posibilidad de dar permiso sobre una sola sede o todas las posibles sedes de la entidad. 

• Fecha Desde: Desde cuándo va a tener permisos el usuario creado, este va desde el día en el que estamos o hacia adelante. Este campo es obligatorio.  

• Fecha Hasta: Hasta cuanto desea que el usuario tenga los permisos. No es obligatoria.

Sección Sedes

Para terminar este proceso, debe dar clic en guardar.

Botón Guardar

Posteriormente puede visualizar que se agregaron cada una de las sedes, si desea realizar un cambio haga clic en editar y realiza los ajustes pertinentes. 

Visualización y Editar

Sección cargos de cirugía 

En este panel se le asocia el cargo que tendrá el usuario en el área de cirugía. Debe ser persona asistencial para insertar un cargo (es de carácter opcional). 

Este solo se utilizará si el profesional que estamos creando es asistencial y hace parte del equipo de cirugía. Aplica para cirujanos, enfermeros, auxiliares, etc.

Sección cargos de cirugía

Sección roles de usuario 

En este panel, se asocian los roles al usuario, cuya función es suministrarles permisos sobre ciertas pantallas, procesos y funcionales del sistema al usuario en creación. 

Para realizar el proceso, de clic sobre "Nuevo Rol de Usuario", seleccione la entidad, el Rol, y las fechas. 

• Entidad: Campo desplegable de única selección que permite elegir a qué entidad le va a brindar el permiso.

• Rol: Campo desplegable de única selección que permite elegir el perfil/rol del usuario, estos roles ya están definidos por ciertos parámetros, se pueden seleccionar uno o varios roles.

• Fecha de asignación: Fecha en la cual asignara el rol al usuario.   

• Fecha hasta: Hasta cuanto desea que el usuario tenga los permisos al rol, este aplica en los casos de usuarios creados para universitarios por el tiempo establecido. (Este campo no es obligatorio) 

Sección roles de usuario

Para terminar este proceso, debe dar clic en guardar. 

Botón Guardar

NOTA: Los roles o perfiles son lo que dan los permisos a los usuarios para que puedan hacer diferentes actividades dentro del sistema de información, lo roles aplican para todas las sedes. 

Algunos roles no necesariamente tienen permisos específicos, esto va dependiendo de la entidad. Para poder hacer diferentes tareas necesita otros permisos esto va dependiendo con el rol del usuario.  

Sección limitar a entidades contratadas 

En este panel, se limita al usuario a tener visualización y permisos de realizar actividades en el software, solo a la entidad o sede que se está configurando. 

No necesariamente se debe diligenciar, ya que este se utiliza en caso de auditorías externas.  

Limitar Entidades a Contratar

Cuando se ha culminado con la creación del usuario se procede a dar clic en el icono "Guardar" .

Guardado Exitoso

Una vez completo el proceso, ya en la pantalla de acceso, de clic en el botón "Recuperar Contraseña"

Recuperar contraseña

Digite el usuario y de clic en el botón de "Recuperar"

Botón Recuperar

Una vez hecho este proceso, ingrese a su correo electrónico, en bandeja de entrada (Si no visualiza el correo revise en la bandeja de Spam), posteriormente abra el mensaje que se ha sido enviado por iMedical para la asignación de la contraseña, siga las instrucciones e ingrese a la URL que se destaca en el cuerpo del mensaje. 

Correo electrónico

Al dar clic en el enlace, lo redirige a la pantalla donde podrá diligenciar su contraseña

Nueva contraseña

Tenga que en cuenta que la nueva contraseña debe contener: 

• Debe contener mínimo 8 y máximo 16 caracteres. 
• Debe incluir números y letras. 
• Debe incluir un carácter especial valido (-+.,!%/=)  
• No es válido el espacio.