Introducción 

El presente manual tiene como objetivo orientar a los usuarios en el uso adecuado del Tablero de Admisiones, una herramienta diseñada para facilitar la visualización, seguimiento y gestión de la información relacionada con los procesos de admisión de pacientes. A través de esta funcionalidad es posible consultar, filtrar y administrar de manera centralizada los registros asociados a triage, citas y programaciones de cirugía.

Este documento busca proporcionar una guía clara y ordenada sobre la configuración necesaria para habilitar el tablero, así como sobre su funcionamiento general y las opciones disponibles para la consulta de información. Se describen las secciones, filtros y tablas de información que permiten interpretar correctamente los datos mostrados y apoyar la toma de decisiones operativas.

El manual está dirigido al personal administrativo y asistencial involucrado en los procesos de admisión, así como a los usuarios responsables de la configuración de actividades y permisos. Su alcance incluye la explicación de la estructura del tablero, la descripción de los datos visualizados y las acciones permitidas, con el fin de garantizar un uso eficiente, controlado y alineado con los procedimientos establecidos.

Configuración 

Creación de actividad 

Para realizar la configuración de la nueva funcionalidad Tablero Ejecutor se procede de la siguiente manera:  

Ruta: Configuración > General > Configuración de Menú.

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla 

Seleccionar la opción de crear actividad  

Diligencie la información para crear la actividad, como se aprecia en la siguiente imagen.  Luego hacer clic en "Guardar".   

Asociar actividad a ruta en menú 

Asociar actividad al menú

Asignación de permiso a rol 

Para asignar el permiso del o los roles sobre la nueva funcionalidad, se procede de la siguiente manera: 

Ruta: Configuración > General > Asignación de Permisos a Roles

Ruta

Al ingresar a la funcionalidad de Asignación de Permisos a Roles, posteriormente se selecciona el rol el cual desea asignar el permiso, en este caso el Super Usuario, luego filtramos por la actividad Tablero de Admisiones y vemos el registro para a funcionalidad, marcamos el indicador Asignado, solo se necesita ese, y se hace clic en “Guardar”.

Asociar permisos a roles

Visualización funcionalidad en menú 

Para verificar que el proceso fue llevado a cabo correctamente, buscamos la funcionalidad en la ruta del menú donde la configuramos y esta aparecerá.

Ruta: Gestión Administrativa > Admisiones > Tablero de admisiones 

Ruta

Funcionalidad 

Sección filtros

Tipo Documento. Es la categoría de identificación que un paciente puede tener para garantizar un manejo eficiente de identificación donde encontrará las siguientes opciones: 

Tipo documento

Número de Documento. Campo numérico donde se debe escribir el número de documento 

Tenga en cuenta que la casilla tipo de Documento y número de Documento están relacionadas para que en la tabla observe la Columna Documento

Nombre. Campo para escribir el nombre completo del paciente o una abreviación de su nombre como lo muestra a continuación:

Nombre

Profesional. En esta casilla puede filtrar la información por medio de los profesionales registrados. Está asociada con la columna de Profesional. 

Profesional

Tipo de ingreso. En esta casilla se podrá seleccionar entre Cirugía, Cita, Triage para que seleccionarlos todos debe utilizar Seleccione o limpiar los filtros

Tenga en cuenta que la selección de Cirugía o Citas están asociadas con la columna especialidad.

Tipo de ingreso

N° Ingreso. Es aquel que se le asigna a un paciente en la atención, puede escribirlo para filtrarlo.

N. Ingreso

N° Cita. Es para aquel que ya se le ha sido asignado cita previa y que este pronto a ser atendido. 

N. Cita

Prioridad Triage: Aquí puede seleccionar el filtro por triage, lo cual le mostrará los diferentes tipos desde I, II, III, IV, V.

Para mostrar en pantalla todos los triage solo oprima seleccionar.

Prioridad Triage

Fecha Desde: Se filtrará los registros de esa fecha hasta máximo 3 días después 

Fecha Hasta: Se filtrarán los registros hasta ese máximo de días ATENCION solo se pueden filtrar hasta 7 días a partir de fecha desde 

Fecha Desde / Fecha Hasta

Entidades: Lista desplegable de entidades  

Entidades

Estado

Grupos protegidos: Lista desplegable que permite clasificar un paciente dentro de un grupo protegido

Grupos protegidos 

Examen/Especialidad: Campo desplegable de única selección que permite buscar el examen/especialidad ingresando al menos 4 caracteres. 

Examen especialidad

Botón Limpiar: Botón para realizar la limpieza de los filtros de búsqueda.

Botón Buscar Y Limpiar 

Descripción Tabla de información de datos 

La funcionalidad cuenta con un Tabla de información de registros, que hacen referencia a la información de los pacientes con sus fórmulas y solicitudes.

Este Tabla de información de registros se puede apreciar resaltado en la siguiente imagen.

Tablero de Admisiones 

La Tabla de información de registros cuenta con una paginación que está compuesta por los siguientes campos:

Botón primero: Botón para navegar a la primera página de los registros.

Botón anterior: Botón para navegar a la página anterior de los registros.

Lista de páginas: Lista de selección con la cantidad de páginas de registros.

Botón siguiente: Botón para navegar a la siguiente página de registros.

Botón último: Botón para navegar a la última página de registros.

Información cantidad registros: Texto que informa la cantidad de registros.

Paginación

Columnas de la Tabla de información 

Tipo Ingreso: Muestra el tipo de ingreso dependiendo la condición del paciente: Triage, Cita o Cirugía.

Documento:    Mostrará el código del tipo de documento y la identificación del paciente.

Paciente: Mostrará los nombres y apellidos del paciente. Tenga en cuenta que, al hacer clic sobre el nombre del paciente proveniente del módulo de asignación de citas, el sistema despliega un cuadro de texto emergente en modo solo lectura con las observaciones registradas al momento de asignar la cita.  

Si la cita no tiene observaciones registradas, la caja de texto se mostrará vacía, manteniendo únicamente el título correspondiente.   

Texto informativo

Sexo: Mostrará el sexo del paciente.

Edad: Mostrará la edad del paciente.

Fecha Triage/Cita/Cirugía: Mostrará el día el mes, año y hora para la fecha del registro. Si el paciente es de triage, mostrará la fecha de registro del Triage. 

Si el paciente es de citas, mostrará la fecha de la cita.

Si el paciente es de cirugía mostrará la fecha de la programación de la cirugía.

Espera Consulta: Mostrará cuanto tiempo de espera tiene el paciente antes de ser atendido. Para Triage desde la fecha del Triage hasta que el paciente es atendido. 

Si el paciente es de cita, desde la fecha de cita hasta que el paciente es atendido.

Si el paciente es de cirugía, desde la fecha de la cirugía hasta la fecha de atención.

Triage: Este mostrará el nivel de Triage por color con su respectivo número romano de I a V donde el color rojo es el I, el color naranja es II, donde el color amarillo es III donde el color verde IV y el azul es V.

Solo se mostrará el valor para los pacientes de triage si no muestra nada significa que el paciente no viene por Triage si no por cita médica o cirugía.

N° Ingreso: Mostrará el número de ingreso del paciente con el cual será atendido cuando se le realice su atención. En caso de no estar ingresado el paciente, el campo se mostrará vacío.

Entidad: Este mostrará la empresa la cual está financiando al paciente o EPS

Cuando el paciente es de triage y no ha sido ingresado, mostrará la empresa registrada en el encabezado del triage. Si el triage fue ingresado, mostrará la empresa de la línea de pago del ingreso. 

Cuando el paciente es de cita y no ha ingresado se tomará la empresa de la asignación de la cita. Si la cita fue atendida mostrará la empresa de la línea de pago del ingreso. 

Cuando el paciente es de cirugía y no ha sido ingresado, mostrará la empresa diligenciada en la programación de cirugía. Si la programación fue atendida, mostrará la empresa de la línea de pago del ingreso. 

Contrato: Mostrará el contrato relacionado al registro del paciente de la siguiente manera:

Cuando el paciente es de triage y no ha sido ingresado, el campo se mostrará vacío, porque no hay de donde tomarlo. Si el triage fue ingresado, mostrará el contrato de la línea de pago del ingreso. 

Cuando el paciente es de cita y no ha ingresado se tomará el contrato de la asignación de la cita. Si la cita fue atendida mostrará el contrato de la línea de pago del ingreso. 

Cuando el paciente es de cirugía y no ha sido ingresado, el campo se mostrará vacío, porque no hay de donde tomarlo. Si la programación fue atendida, mostrará el contrato de la línea de pago del ingreso.

Plan: Mostrará el plan relacionado al registro del paciente de la siguiente manera:

Cuando el paciente es de triage y no ha sido ingresado, el campo se mostrará vacío, porque no hay de donde tomarlo. Si el triage fue ingresado, mostrará el plan de la línea de pago del ingreso. 

Cuando el paciente es de cita y no ha ingresado se tomará el plan de la asignación de la cita. Si la cita fue atendida mostrará el plan de la línea de pago del ingreso. 

Cuando el paciente es de cirugía y no ha sido ingresado, el campo se mostrará vacío, porque no hay de donde tomarlo. Si la programación fue atendida, mostrará el plan de la línea de pago del ingreso.

Profesional: Mostrará el nombre del médico de la siguiente manera:

Cuando el paciente es de triage y no ha sido ingresado, tomará el médico que realizó la clasificación del triage, si el triage no ha sido clasificado, se mostrará vacío el campo. Si el triage fue ingresado, mostrará el médico del ingreso.

Cuando el paciente es de cita mostrará el médico que atenderá la cita del paciente.

Cuando el paciente es de cirugía y no ha sido ingresado, el campo se mostrará vacío, porque no hay de donde tomarlo. Si la programación fue atendida, mostrará el médico del ingreso.

Examen/Especialidad: Mostrará el nombre del examen de la cita del paciente. Cuando el paciente sea de triage o cirugía, el campo se mostrará vacío.

Ubicación: Mostrará la ubicación relacionada al registro del paciente de la siguiente manera:

Cuando el paciente es de triage y no ha sido ingresado, se tomará la ubicación diligenciada en el encabezado del triage. Si el triage fue ingresado, mostrará la ubicación actual del ingreso. 

Cuando el paciente es de cita y no ha sido ingresado, se mostrará el campo vacío. Si la cita fue atendida, mostrará la ubicación actual del ingreso. 

Cuando el paciente es de cirugía y no ha sido ingresado, se mostrará el campo vacío. Si la programación fue atendida, mostrará la ubicación actual del ingreso. 

Grupo Protegido: Los siguientes símbolos serán mostrados cuando el paciente es de dicho grupo protegido como:

El siguiente icono  se visualizará cuando el paciente sea un menor de un año. 
Para los pacientes de triage, el dato será tomado del diligenciamiento de la sección grupo protegido. Para los pacientes de citas y cirugía será calculado con la edad del paciente.

El siguiente icono se visualizará cuando el paciente sea un menor de edad, entre 1 y 18 años.
Para los pacientes de triage, el dato será tomado del diligenciamiento de la sección grupo protegido. Para los pacientes de citas y cirugía será calculado con la edad del paciente.

El siguiente icono  se visualizará cuando el paciente tenga una edad mayor o igual a 60 años. 
Para los pacientes de triage, el dato será tomado del diligenciamiento de la sección grupo protegido. Para los pacientes de citas y cirugía será calculado con la edad del paciente.

El siguiente símbolo   se visualizará cuando la paciente se encuentre embarazada.
Para los pacientes de triage, el dato será tomado del diligenciamiento de la sección grupo protegido. Para los pacientes de citas y cirugía será calculado en base a los antecedentes Ginecobstétricos.

El siguiente símbolo   se visualizará cuando el paciente tenga una enfermedad de alto costo.
Para los pacientes de triage, el dato será tomado del diligenciamiento de la sección grupo protegido. Para los pacientes de citas y cirugía será calculado teniendo en cuenta si el paciente tiene diligenciados diagnósticos clasificados como enfermedad de alto costo.

El siguiente símbolo  se visualizará cuando el paciente tenga registrada una discapacidad.
Para los pacientes de triage, el dato será tomado del diligenciamiento de la sección grupo protegido. Para los pacientes de citas y cirugía será tomado el dato de la sección de discapacidades en la creación del paciente.

Columna de atención: Esta muestra si el paciente debe ser ingresado, está en atención o ya ha sido atendido 

El siguiente icono  significa que el paciente no está creado completamente y al hacer clic sobre este, se abrirá la pantalla para la creación del paciente o complementar los datos faltantes. Este icono valida si el usuario tiene permisos sobre la funcionalidad.

El siguiente icono  significa que el paciente no ha sido ingresado, ya sea porque el triage, la cita o la programación de cirugía no han sido atendidas. Al hacer clic sobre este, se abrirá la ventana la creación de ingresos, para que el usuario pueda crear el ingreso del paciente. Este icono valida si el usuario tiene permisos sobre la funcionalidad.

El siguiente icono  significa que el paciente se encuentra en atención, es decir, se le hizo un llamado y la respuesta a este fue positiva.

El siguiente icono  significa que el paciente ya fue atendido. El icono es solamente informativo.

El siguiente icono  solo es visible para los registros de citas. Cuando se hace clic sobre este, se abre la ventana de cancelación de citas. El icono es solamente informativo.

El siguiente icono  significa que el paciente tiene registrada una remisión. El icono es solamente informativo.

El siguiente ícono  significa que se pueden descargar informes atención de urgencias

Columna de atención

Columna del traslado:

El siguiente símbolo  tiene como propósito llamar la funcionalidad traslados para realizar los cambios de ubicación o traslados a los pacientes. Este icono valida si el usuario tiene permisos sobre la funcionalidad.

Columna Observaciones:

El siguiente símbolo  tiene como propósito llamar la funcionalidad traslados para realizar los cambios de ubicación o traslados a los pacientes. Este icono valida si el usuario tiene permisos sobre la funcionalidad.

Al hacer clic sobre el botón en un registro, se visualizará una ventana emergente en la cual podrán realizarse observaciones y también se cargarán las observaciones hechas sobre el registro.

La ventana emergente cuenta con un campo de texto para ingresar la observación. Soporta una cantidad máxima de 1000 caracteres.

Campo de obligatorio diligenciamiento para el registro de la observación.

La tabla de información de registro de observaciones cuenta con las siguientes columnas:

• Usuario: Correspondiente al usuario que realizó la observación.
• Fecha registro: Correspondiente a la fecha en que se realizó la observación.
• Observación: Correspondiente al contenido de la observación.

Función liberar llamado 

Llamado por paciente

Al hacer clic sobre este icono aparecerá el siguiente aviso posteriormente de clic en “SI”

Liberar llamado

Una vez generado el triage, de clic en el icono Crear ingreso  

Crear ingreso

Ingresos

Debe completar todos los campos que están negrilla, ya que estos son de carácter obligatorio. 

Tenga en cuenta que, en el campo "Tipo de Atención", solo serán visibles los tipos de atención que tengan activo el indicador "Atiende Triage", configurado en la pantalla de Tipos de Atención. 

Tipo de atención

En caso de que, ningún tipo de atención tenga activo indicador "Atiende Triage", el sistema notificara el siguiente aviso y mostrará TODOS los tipos de atención por defecto.  

Tipos de atención predeterminados

Una vez haya completado todos los campos obligatorios, genere el ingreso dando clic en el icono de Guardar.  

Guardar

Hecho esto, el ingreso será generado: 

Ingreso generado

Si desea generar la impresión del ingreso, de clic en el icono Imprimir 

Imprimir

Resultado impresión: 

Impresión

Datos adicionales de la funcionalidad 

Descarga de informes de la atención de urgencias 

Para que exista la opción de descargar informes, el ingreso debe estar asociado a un triage y haber sido atendido, de lo contrario, el ícono que da la opción de descarga no aparecerá disponible.

En el tablero de admisiones, encontraremos el ícono de descarga  en la columna de atención (Aten.) en la fila correspondiente a cada paciente.

Tablero de admisiones

Cuando el ingreso de un paciente tiene un triage asignado pero no ha sido atendido, el ícono de descarga no se muestra disponible.

Cuando un ingreso de paciente es atendido pero mediante una cita, el ícono de descarga no aparece disponible.

Paciente cc 1019101660 atendido pero con cita médica

Nota. La opción de descargar informes de la Atención de urgencias, también será posible realizarlo desde el módulo de Ingreso a Pacientes.