Novedades Citas Cancelación y Traslados
Introducción
Este manual está dirigido a usuarios administrativos, personal asistencial y colaboradores responsables de la gestión operativa de la agenda médica dentro del sistema. Está orientado a quienes deben realizar ajustes o reportar novedades sobre citas previamente programadas. El objetivo de este documento es explicar de manera clara y precisa el proceso para gestionar novedades asociadas a citas ya agendadas, permitiendo al usuario ejecutar acciones como cancelaciones, registro de inasistencias y traslados masivos de manera correcta y eficiente.
El manual describe los pasos necesarios para acceder a la funcionalidad y realizar cada tipo de novedad disponible dentro del sistema. Incluye las instrucciones para seleccionar el proceso correspondiente desde la interfaz principal—cancelación de citas, marcación de citas no asistidas o traslado masivo de citas— asegurando una gestión adecuada y oportuna. No abarca procesos de creación de agendas ni de programación inicial de citas.
Creación y Configuración de Variables
Antes de utilizar las funcionalidades relacionadas con la gestión de novedades de citas, es necesario verificar o configurar algunas variables del sistema. Estas variables permiten controlar el comportamiento del sistema al momento de registrar inasistencias y consultar citas programadas, garantizando que los procesos de cancelación, marcación de inasistencia y traslado de citas funcionen correctamente.
Seguir la siguiente Ruta: Configuración > General > Grupo empresarial
Ruta
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla
Una vez seleccionada la entidad en la columna "Empresas", se debe ingresar a la pestaña "Variables"
En la sección "Variables Empresa", se debe incluir la siguiente información en los campos correspondientes para la creación de la variable necesaria:
Variable "TEsCi", Define el tiempo de espera para que el sistema considere una cita como no asistida. El valor se registra en minutos.
Campo Cód. Variable: tEsCi
Campo Valor Variable: 720
Campo Descripción: Tiempo de espera en minutos, para dar por inasistida una cita.
Después de diligenciar los campos, se debe seleccionar el botón "Agregar".
Variable "tECi2", Variable para visualizar citas futuras, este valor va en horas.
Campo Cód. Variable: tECi2
Campo Valor Variable: 12
Campo Descripción: Citas Futuras.
Después de diligenciar los campos, se debe seleccionar el botón "Agregar".
Acceso a la funcionalidad de Novedades de Citas
Seguir la ruta: Gestión Administrativa > Citas > Novedades Citas
Ruta
Una vez ingresada la ruta se encuentra la siguiente pantalla:
- Se debe dar clic en el campo "Sede" y seleccionar la sede requerida.
En el campo "Proceso a Realizar" se debe seleccionar el proceso requerido a configurar, la lista desplegable muestra las siguientes opciones:
- Cancelación de citas: Permite anular las citas previamente agendadas.
- Citas no asistidas: Registra las citas en las que el paciente no se presentó sin haber cancelado previamente.
- Traslado masivo de citas: Facilita el cambio de fecha, hora o profesional de múltiples citas que corresponden a un mismo examen al mismo tiempo.
Citas no asistidas:
Al seleccionar el proceso Citas no Asistidas, muestra la siguiente pantalla. En esta se pueden usar varios filtros para encontrar la cita o citas requeridas a configurar.
- Número Cita: Campo numérico que busca una cita específica por su número.
- Examen: Campo desplegable de única selección que filtra por tipo de consulta o examen (ej. Medicina General).
- Médico: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar el médico asignado a la cita.
- Fecha Desde / Hasta: Define el rango de fechas para buscar las citas.
- Nombre Paciente: Filtra por el nombre del paciente.
- Documento Paciente: Busca usando el número de documento del paciente.
- Estado: Selecciona el estado de la cita.
Al filtrar con alguno de los campos, el sistema trae las citas que cumplen con el criterio filtrado, se debe tener en cuenta que para este caso solo deja marcar las citas que ya hayan cumplido su fecha y no fueron asistidas.
Filtro Examen
Luego de seleccionar la cita o citas a configurar, se debe dar clic en Guardar , para que el proceso sea exitoso.
Mensaje de guardado
Mensaje de Proceso satisfactorio
Cancelación de citas:
Para el proceso de cancelación de citas, existen dos formas de realizarlo:
Por medio de la pantalla Admisión citas, pero aquí se debe tener en cuenta que solo se puede cancelar de a una cita para el mismo día que está programada, este proceso se hace mediante la columna Cancelar cita, botón cancelar.
Pantalla Admisión citas – Columna Cancelar
Se selecciona la cita que se desea cancelar marcando la casilla de verificación, luego se hace clic sobre la opción "Cancelar".
Cancelación de cita
Se abre una ventana donde se debe escribir una observación de la cancelación de la cita y se hace clic en el botón Guardar Novedad
Observación de la cancelación
Aparece el mensaje para confirmar o no la cancelación de la cita
Mensaje de confirmación de cancelación de la cita
Al confirmar la cancelación, aparece el mensaje de guardado
Mensaje
Por el contrario, desde la pantalla Novedades citas en el proceso Cancelación de citas, esta opción es mucho más detallada, ya que se pueden usar los filtros explicados anteriormente y además se pueden cancelar varias citas al mismo tiempo a diferentes profesionales usando su respectivo filtro y a fechas futuras a la que este programada la cita.
Para poder completar el proceso se debe escribir una causal que justifique por qué se está cancelando la cita.
Para finalizar se debe dar clic en Guardar
Proceso de cancelación cita
Traslado masivo de citas:
Para el proceso de Traslado masivo de citas, funciona de la misma manera, aplicando los mismos filtros para poder encontrar la cita o citas a configurar.
Proceso traslado masivo de citas
Nota
Para este proceso se debe tener en cuenta que, para poder trasladar las citas, estas deben pertenecer al mismo examen o sino el sistema no dejará trasladarla.
EJEMPLO: Al seleccionar las citas a trasladar y darle al botón de continuar , el sistema genera una alerta que indica que debe seleccionar citas que tengan el mismo examen:
Citas de diferentes exámenes
Error de traslado
Por el contrario, cuando se filtran las citas por examen, el proceso de traslado es exitoso.
Filtro generado
Al dar clic en el boton continuar, nos lleva a una nueva pantalla donde se debe:
- Justificar la causa del traslado.
- Seleccionar el profesional (puede ser el mismo o uno diferente que cumpla con los criterios).
- Definir desde y hasta que fecha se van a consultar las agendas que el profesional tenga ya programadas a las cuales se les puede realizar el proceso de traslado.
Justificación y filtros
Luego de completar los campos mencionados, en esa misma pantalla, en la opcion "Ver disponibles" el sistema trae las citas que estan disponibles segun los filtros seleccionados y se debe dar clic en la opcion Add New.
Botón Ver Disponibles
Al ya confirmar la cantidad de citas a trasladar (columna Cantidad a asignar) se debe dar clic en el botón Cuadrar citas
Botón Cuadrar Citas
Al dar el clic, el sistema trae la agenda más próxima del profesional seleccionado y muestra el horario en el que quedaría la nueva cita y los demás datos relacionados.
Nuevas citas
En caso de que la hora asignada no sirva al paciente, se puede hacer clic sobre la opción Editar
Opción Editar
Esto hablita los campos "Fecha nueva cita" y "Profesional Médico" para poder realizar los ajustes que sean necesarios
Campo Fecha nueva cita
Al finalizar los ajustes, se hace clic sobre "Update" para que los datos queden registrados y después, se debe dar clic en Terminar proceso
Update y Botón "Terminar Proceso"
Para finalizar se debe dar clic en Guardar .
Confirmación de configuraciones
Seguir la Ruta: Gestión Administrativa > Citas > Asignación Citas
Ruta
En esta pantalla, debe buscar al paciente por su tipo y número de documento
Datos del paciente
Al diligenciar los datos, en el siguiente panel se puede verificar por color, el estado de la cita que fue configurada.
- Rojo: cancelada
- Morado: trasladada
- Blanco: no asistida
- Naranja: asignada
- Azul: asistida
Panel datos citas
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