Introducción

Este manual ha sido elaborado con el propósito de ofrecer una guía clara, completa y estructurada sobre el uso de la funcionalidad denominada Tablero Ejecutor. Su finalidad es orientar a los usuarios en los procesos de configuración inicial, asignación de permisos y operación general de las herramientas disponibles para la gestión de fórmulas, solicitudes y demás procesos asociados dentro del sistema.

El documento está dirigido al personal responsable de la administración y operación de los módulos clínicos y de suministros, proporcionando una descripción detallada del flujo de trabajo, los filtros de consulta, la interpretación de los registros y el uso adecuado de las opciones disponibles para aprobar productos y gestionar cambios de plan. Esta orientación permite que el usuario cuente con los elementos necesarios para comprender el funcionamiento integral del tablero y ejecutar correctamente sus actividades.

El alcance del manual abarca las instrucciones para la creación de actividades, su asociación dentro del menú, la configuración de permisos y la utilización completa de la funcionalidad. No incluye aspectos técnicos de desarrollo ni configuraciones avanzadas, ya que su objetivo es brindar una guía operativa enfocada exclusivamente en el uso adecuado del Tablero Ejecutor.

La información aquí presentada es fundamental para asegurar una administración correcta, segura y eficiente de los registros clínicos relacionados con fórmulas y solicitudes, contribuyendo al cumplimiento de los procesos internos y a una gestión alineada con las necesidades operativas.

El documento se encuentra organizado en secciones que abarcan desde la configuración inicial hasta la utilización completa de las opciones del tablero, de manera que el lector pueda identificar fácilmente cada procedimiento y consultar la información según sus necesidades.

Configuración

Creación de actividad

Para realizar la configuración de la nueva funcionalidad Tablero Ejecutor, se debe realizar de la siguiente manera.

Ruta: Configuración / General / Configuración de Menú

Ruta

Después de ingresar a la funcionalidad, se hace clic en “Crear Actividad” y se diligencian los datos, como se puede apreciar en la siguiente imagen.

Crear Actividad

Configuración actividad 

Asociar actividad a ruta en menú

Para realizar este proceso se procede a agregar la funcionalidad a la ruta del menú donde se desea que éste aparezca.

En este caso se asoció a la Ruta: Gestión Clínica / Registros Clínicos, pero el usuario la podrá asociar a la ruta que se considere pertinente.

Ruta

En la lista de selección de actividades se busca la actividad que se acaba de crear, se selecciona y se hace clic en el botón “Agregar Actividad” y por último se hace clic en “Guardar” de la barra de botones.

Asociar actividades

Asignación de permiso a rol

Para asignar el permiso del o los roles sobre la nueva funcionalidad, se ingresa a

Ruta: Configuración / General / Asignación de Permisos a Roles

Ruta 

Una vez en la funcionalidad de Asignación de Permisos a Roles, se selecciona el rol al cual se le desea asignar el permiso, en este caso, el Super Usuario, luego se filtra por la actividad Tablero Ejecutor. 

Asignar permisos al rol 

se visualiza el registro para la funcionalidad, se marca el indicador Asignado, solo si este se necesita

Indicadores

y se hace clic en “Guardar” .

Visualización funcionalidad en menú

Para verificar que el proceso fue llevado a cabo correctamente, se busca la funcionalidad en la ruta del menú donde fue configurada y esta aparecerá.

Ruta 

Funcionalidad

Vista previa funcionalidad

Para visualizar la funcionalidad se ingresa en la ruta en la cual fue configurada, en este caso la funcionalidad quedó en: 

Ruta: Gestión Clínica / Registros Clínicos / Tablero Ejecutor

Ruta

Descripción sección filtros

La funcionalidad cuenta con una sección de filtros para realizar búsqueda sobre los registros que se encuentran en el tablero ejecutor. Los filtros se pueden apreciar resaltados en la siguiente imagen.

Los filtros con los que cuenta la funcionalidad son los siguientes:

Tipo Producto: Lista de selección para cargar los tipos de productos configurados para la entidad. En este caso la entidad tiene configurados producto con los tipos de producto Hemo componentes, Insumos, Medicamento, Procedimiento No Quirúrgicos, Procedimiento Quirúrgicos y Servicios.

Tipo producto

Grupo Producto: Lista de selección que carga los grupos de producto asociados al tipo de producto seleccionado. Inicialmente se encuentra deshabilitado y se habilitará cuando se seleccione una opción en el campo Tipo de Producto.

Grupo producto

Producto: Campo de texto para ingresar la descripción del producto sobre el cual se desea realizar la búsqueda. Permite ingresar una cantidad máxima de 50 caracteres.

Producto

Médico: Lista de selección que carga los médicos disponibles en el sistema para realizar la búsqueda.

Medico

Identificación: Campo de texto para ingresar el número del paciente que se desea realizar la búsqueda. Permite ingresar una cantidad máxima de 25 caracteres.

Identificación

Ubicación: Lista de selección que carga las ubicaciones configuradas para la entidad y sobre las cuales pueden estar los pacientes en el sistema.

Ubicación

Estado Orden: Lista de selección que carga los estados de la formulación. Los estados a cargar son Atendida, Atendida Parcialmente, Cancelada, Ordenada, Solicitada, Suspendida

Estado orden

Tipo Solicitud: Lista de selección que carga los tipos de solicitud que atiende el tablero ejecutor, Aprobación y Cambio de Plan.

Tipo solicitud

Estado Solicitud: Lista de selección que carga los estados en los que se pueden encontrar las solicitudes de cambio de plan o las solicitudes de aprobación de producto, Aprobada, Rechazada y Solicitada.

Estado solicitud

Fecha Desde: Campo de fecha para realizar filtro e indicar desde cuando tomar los registros a mostrar en la búsqueda.

Fecha desde

Fecha Hasta: Campo de fecha para realizar filtro e indicar hasta cuando tomar los registros a mostrar en la búsqueda.

Fecha hasta

Botón Buscar: Botón para realizar la búsqueda de los registros a mostrar en el tablero de admisiones.

Buscar

Botón Limpiar: Botón para realizar la limpieza de los filtros de búsqueda.

Limpiar

Descripción tabla de datos

La funcionalidad cuenta con una tabla de registros, que hacen referencia a la información de los pacientes con sus fórmulas y solicitudes. Esta tabla de registros se puede apreciar resaltado en la siguiente imagen.

Tabla de registros

La tabla de registros cuenta con una paginación que está compuesta por los siguientes campos:

Botón primero: Botón para navegar a la primera página de los registros.

Botón anterior: Botón para navegar a la página anterior de los registros.

Lista de páginas: Lista de selección con la cantidad de páginas de registros.

Botón siguiente: Botón para navegar a la siguiente página de registros.

Botón último: Botón para navegas a la última página de registros.

Información cantidad registros: Texto que informa la cantidad de registros.

Columnas 

Documento: Mostrará el código del tipo de documento y la identificación del paciente.

Paciente: Mostrará los nombres y apellidos del paciente.

N° Ingreso: Mostrará el número de ingreso del paciente.

Producto: Mostrará el nombre del producto formulado. Cuando el tipo de solicitud sea cambio de plan, este campo se mostrará vacío.

Tipo Producto: Mostrará el tipo de producto del producto formulado. Cuando el tipo de solicitud sea cambio de plan, este campo se mostrará vacío.

Grupo Producto: Mostrará el grupo de producto del producto formulado. Cuando el tipo de solicitud sea cambio de plan, este campo se mostrará vacío.

Fecha Registro: Mostrará la fecha de registro de la solicitud. Cuando la solicitud sea Cambio de Plan se mostrará la fecha en que fue solicitado el cambio de plan. Cuando la solicitud sea de aprobación de producto, se mostrará la fecha en que fue formulado el producto.

Médico: Mostrará el médico que registro la solicitud. Cuando la solicitud sea Cambio de Plan se mostrará el nombre del médico que realizó la solicitud de cambio de plan. Cuando la solicitud sea de aprobación de producto, se mostrará el nombre del médico que realizó la fórmula.

Ubicación: Se mostrará la ubicación del ingreso del paciente al momento de realizar ya sea la solicitud de cambio de plan o la fórmula.

Estado Orden: Mostrará el estado de la fórmula del producto. Cuando la solicitud sea de cambio de plan, este campo se mostrará vacío.

Tipo Solicitud: Mostrará el tipo de solicitud del registro. Cuando la solicitud sea Cambio de Plan, se mostrará Cambio de Plan. Cuando la solicitud sea de aprobación de producto, se mostrará Aprobación. Cuando se trata de una fórmula de un producto que no requiere aprobación, el campo se mostrará vacío.

Estado Solicitud: Mostrará el estado de la solicitud del registro. Los estados para cambio de plan y aprobación de producto son los mismos Aprobada, Rechazada y Solicitada, se mostrará el estado dependiendo de cómo se encuentre. Cuando se trata de una fórmula de un producto que no requiere aprobación, el campo se mostrará vacío.

Botón observaciones

Al hacer clic sobre el botón en un “Registro”, se visualizará una ventana emergente en la cual podrán realizarse observaciones y también se cargarán las observaciones hechas sobre el registro.

La ventana emergente cuenta con un campo de texto para ingresar la observación. Soporta una cantidad máxima de 1000 caracteres, campo de obligatorio diligenciamiento para el registro de la observación.

La tabla de registro de observaciones cuenta con las siguientes columnas:

Usuario: Correspondiente al usuario que realizó la observación.

Fecha registro: Correspondiente a la fecha en que se realizó la observación.

Observación: Correspondiente al contenido de la observación.

Botón aprobación de producto

Al hacer clic sobre el botón en un registro, se visualizará una ventana emergente en la cual se podrá realizar la  aprobación o rechazo de la solicitud de aprobación del producto.

La ventana emergente cuenta con los siguientes campos:

Producto: Nombre del producto formulado que requiere aprobación. Campo de solo lectura.

Usuario solicita: Usuario que realizó la fórmula del producto que requiere aprobación. Campo de solo lectura.

Fecha solicitud: Fecha en que se realizó la fórmula del producto que requiere aprobación. Campo de solo lectura.

Observación: Campo de texto para ingresar una observación sobre la aprobación o el rechazo de la solicitud. Soporta una cantidad máxima de 1000 caracteres. Obligatorio diligenciamiento cuando se realiza el rechazo de la solicitud.

Botón aprobar: Botón para aprobar la solicitud de aprobación de producto.

Botón rechazar: Botón para rechazar la solicitud de aprobación de producto.

Cuando se hace clic sobre el botón el sistema valida si el usuario tiene asignado el permiso para aprobación de producto. Ver explicación punto 6.

Aprobación productos

Botón cambio de plan

Al hacer clic sobre el botón en un registro, se visualizará una ventana emergente en la cual se podrá realizar la aprobación o rechazo de la solicitud de cambio de plan.

La ventana emergente cuenta con los siguientes campos:

Empresa: Empresa de la línea de pago de orden de prioridad uno del ingreso. Campo de solo lectura.

Contrato: Contrato de la línea de pago de orden de prioridad uno del ingreso. Campo de solo lectura

Plan: Plan de la línea de pago de orden de prioridad uno del ingreso. Campo de solo lectura

Nuevo Plan: Lista de selección que cargará los planes asociados al contrato de la línea de pago del ingreso en estado activo. Por defecto vendrá seleccionado el plan de la solicitud del cambio, pero el usuario podrá cambiar el plan.

Observación/Motivo: Observación registrada al momento de realizar la solicitud de cambio de plan. Campo de solo lectura.

Observación: Campo de texto para ingresar una observación sobre la aprobación o el rechazo de la solicitud. Soporta una cantidad máxima de 1000 caracteres. Obligatorio diligenciamiento cuando se realiza el rechazo de la solicitud.

Botón aprobar: Botón para aprobar la solicitud de cambio de plan.

Botón rechazar: Botón para rechazar la solicitud de cambio de plan.

Cuando se hace clic sobre el botón el sistema valida si el usuario tiene asignado el permiso para aprobación de producto. 

Cambio de plan

Solicitud cambio de plan

Para realizar la solicitud de cambio de plan el usuario debe ingresar a la historia clínica del paciente e ingresar a la actividad Formulación.

Solicitar cambio de plan

Esta opción estará visible cuando se encuentre configurada para la entidad la variable de código CambioPlanLineaPago con valor uno. En caso de que la variable no esté creada para la entidad o esté configurada con valor diferente a uno, no estará visible la opción de solicitar cambio de plan.

Al hacer clic sobre esta opción, saldrá una ventana emergente para realizar la solicitud de cambio de plan.

Esta ventana contiene los siguientes campos:

Empresa: Correspondiente al nombre de la empresa en la línea de pago de orden de prioridad uno del ingreso del paciente. Campo de solo lectura.

Contrato: Correspondiente al nombre del contrato en la línea de pago de orden de prioridad uno del ingreso del paciente. Campo de solo lectura.

Plan: Correspondiente al nombre del plan en la línea de pago de orden de prioridad uno del ingreso del paciente. Campo de solo lectura.

Plan a Cambiar: Lista de selección donde se cargarán los planes asociados al contrato que tiene actualmente el paciente en la línea de pago. Solo se cargarán los planes en estado activo, excluyendo el que el plan que tiene actualmente el paciente en la línea de pago. Campo de obligatorio diligenciamiento para realizar la solicitud de cambio de plan.

Observación: Campo de texto para ingresar una observación sobre la solicitud de cambio de plan. Soporta una cantidad máxima de 1000 caracteres. Cambio de obligatorio diligenciamiento para realizar la solicitud de cambio de plan.

Botón aceptar: Botón para registrar la solicitud de cambio de plan.

Botón cancelar: Botón para cancelar el proceso de solicitud de cambio de plan.

Solicitud cambio de plan

Configuración producto – indicador requiere aprobación

Para realizar la configuración del indicador de requiere atención para los productos se ingresa a: 

Ruta:  Configuración / Suministros / Creación de Productos

Ruta

Luego se realiza la búsqueda de un producto

Se marca el indicador Requiere aprobación 

Indicador Requiere Aprobación

Se hace clic en “Guardar”, para registrar el cambio en la configuración.

De esta forma cuando se realice la fórmula de un producto, el sistema quedará configurado para determinar si se debe registrar o no la solicitud para aprobación.

Atención de procedimientos

Para realizar el proceso de atención de procedimientos se ingresa a 

Ruta:  Gestión Clínica / Registros Clínicos / Atender Procedimientos.

Ruta

Al ingresar a la funcionalidad y realizar la búsqueda se visualizarán los registros de procedimientos formulados para ser atendidos.

Cuando se realice la atención de un procedimiento, el sistema llevará a cabo la validación de si el producto requiere o no validación antes de atenderlo.

La validación se basa en verificar si el procedimiento cuando fue formulado registró una solicitud de aprobación y si ésta se encuentra en estado solicitada.

Si el procedimiento generó una solicitud y esta se encuentra en estado solicitada, al intentar atender el procedimiento, el sistema mostrará un mensaje indicando que es requerida una aprobación (aprobación que se hace en el tablero ejecutor).

Si el procedimiento generó una solicitud y ésta se encuentra en estado rechazada, el procedimiento no aparecerá en la funcionalidad atender procedimientos.

Si el procedimiento generó una solicitud y ésta se encuentra en estado aprobada, se podrá realizar la atención del procedimiento.

El producto requiere aprobación

Permisos aprobación de producto y aprobación cambio de plan

Para asignar los permisos de aprobación de cambio de plan y aprobación de producto se ingresa a 

Ruta:  Configuración / General / Asignación de Permisos a Roles

Ruta

Al ingresar a la funcionalidad se selecciona el rol al cual se le desea asignar los permisos (en este caso se está usando el rol super usuario),

Rol

Seleccionar el SubVentana Historia Clínica.

Subventana Historia Clínica

En la lista de selección permiso, se busca el permiso que se desea asignar.

Permisos

Los permisos son los siguientes: Aprobación de productos – Tablero Ejecutor y Aprobación Cambio de Plan – Tablero Ejecutor.

Asignación de permisos

Después de asignar los permisos, se visualizarán así:

Permisos asignados

Datos adicionales de la funcionalidad

• En el tablero ejecutor se visualizarán los registros de pacientes con fórmulas realizadas y los registros de pacientes que tiene solicitudes de cambio de plan.
• Los registros de los pacientes que saldrán son los de pacientes cuyo ingreso se encuentra abierto.
• Cuando se ingresa a la funcionalidad Tablero Ejecutor serán mostrados los registros de fórmulas y solicitudes de cambio de plan del día actual.
• Cuando se realiza una búsqueda sin indicar una fecha desde o una fecha hasta, el sistema tendrá en cuenta el intervalo de fechas desde el día actual hasta tres días hacia atrás. Por ejemplo, si se hace la búsqueda el 5 de agosto, la fecha desde será el 2 de agosto y la fecha hasta será 5 de agosto.
• Si se define una fecha desde, la fecha hasta será 3 días posteriores a la fecha desde seleccionada. Por ejemplo, si la fecha desde fue el 5 de agosto, la fecha hasta será el 8 de agosto.
• Si se define una fecha hasta, la fecha desde será 3 días hacia atrás de esa fecha hasta. Por ejemplo, si la fecha hasta el 5 de agosto, la fecha desde será 2 de agosto.
• Si se establecen fecha desde y fecha hasta, el sistema valida que el intervalo de tiempo entre estas fechas no sea superior a 7 días.