Admisión de Pacientes
Introducción
El presente documento describe el proceso de admisión de pacientes dentro del sistema de información institucional, el cual permite registrar y gestionar de manera organizada el ingreso de los usuarios a la institución de salud. Este proceso constituye una actividad fundamental para iniciar la atención del paciente, ya que permite validar su información, registrar los datos necesarios para la atención y establecer las condiciones administrativas asociadas al ingreso.
El objetivo de este manual es orientar a los usuarios en el uso adecuado de las funcionalidades relacionadas con la admisión de pacientes en el sistema, proporcionando instrucciones claras para el registro, validación y gestión de la información requerida durante el proceso de ingreso.
El contenido está dirigido principalmente al personal administrativo y a los usuarios encargados de realizar el proceso de admisión dentro de la institución. El documento aborda las actividades necesarias para verificar la existencia del paciente en el sistema, realizar el registro del ingreso, diligenciar la información general del paciente, gestionar el estado del ingreso, administrar las líneas de pago y consultar o descargar información relacionada con la atención.
La correcta ejecución de este proceso es fundamental para garantizar la adecuada gestión de la información del paciente, facilitar la continuidad de la atención asistencial y asegurar el registro administrativo requerido para los procesos internos de la institución.
Finalmente, el documento se encuentra organizado en secciones que describen paso a paso las funcionalidades disponibles en el sistema para realizar el proceso de admisión, desde la validación inicial del paciente hasta la gestión de la información asociada al ingreso y la consulta de datos relacionados con la atención.
Proceso Admisiones
Ingrese desde la siguiente ruta, para validar que el paciente se encuentre creado en el sistema de información
Ruta: Gestión Administrativa > Admisiones > Creación de Paciente
Ruta
Digite el número de documento del paciente en el campo "Número de identificación" y oprima la tecla "Enter". Si el paciente se encuentra ya registrado en el sistema de información se mostrará la pantalla con los datos del paciente.
Nota. Desde la opción llamar ingreso Proceso llamar ingreso
- De clic en el botón "Llamar Ingreso"
- El sistema abrirá una ventana con el ingreso abierto del paciente actualmente
- Diligencie los campos para hacer el proceso de creación ingreso
Al hacer esto se habilita el siguiente panel:
Panel llamar ingreso
Admisión de pacientes
Una vez realizada la validación de la información del paciente, puede continuar con el proceso de Admisión del Paciente.
Siguiendo la Ruta: Gestión Administrativa / Admisiones / Admisión Paciente.
Ruta
Digite el número de documento del paciente en el campo "Documento N°." y de clic sobre los binoculares .
Pantalla Admisión Pacientes
A continuación, el sistema muestra la siguiente información en pantalla: Paciente (ID), Documento, Nombres y apellidos, Edad, Sexo, Fecha de ingreso, Tipo de atención, Ubicación de ingreso, Consultorio, Servicio de ingreso, Ubicación Actual.
Seleccione la vía de ingreso:
Panel Ingresos
Información General
- Seleccione el Médico en el campo "Médico" (este campo se mostrará por defecto siempre y cuando solo exista un médico configurado para prestar la atención en esta entidad).
Los campos zona, ciudad y causa de ingreso se muestra por defecto.
Responsable/Cuidador y Acompañante
Para que al momento de registrar la admisión aparezca el texto de autorización para el uso de los datos de contacto del paciente o acompañante: “Autorizo el uso de mis datos de contacto (celular y/o correo electrónico) o los del acompañante/responsable para recibir notificaciones relacionadas con el estado de atención y ubicación del paciente, por medios electrónicos como WhatsApp, SMS o correo. Esta información será tratada conforme a la normativa vigente de protección datos personales y las políticas de privacidad de la institución.”
El tipo de atención del paciente debe tener activo el indicador Notifica Estado Paciente. Para conocer como activar el indicador si lo requiere, consulte el siguiente manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/configuraci%C3%B3n-de-tipos-de-atenci%C3%B3n
Si desea activar la autorización, de clic en la casilla de verificación.
Autorización datos
Nota. Tenga en cuenta que para que la notificación del estado del paciente sea efectiva debe tener activo el webhook. Siga la ruta: Configuración > general > Configuración Notificaciones.Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla. Verifique que las casillas de verificación de webhook estén activas para los eventos de admisión y los canales de notificación SMS, Email y WhatsApp.
Webhook activo
- Digite el nombre del responsable del paciente en el campo "Nombre"
- Digite el número de teléfono del responsable, en el campo "Teléfono"
- Seleccione el parentesco del responsable con el paciente en el campo "Parentesco"
- Digite el número de documento del responsable del paciente, en el campo "Documento Responsable"
- Digite el nombre del acompañante en el campo "Nombre Acompañante"
- Digite el Número de teléfono del acompañante en el campo "Teléfono"
- El campo "observaciones Ingreso" no es un campo de obligatorio diligenciamiento.
Ejemplo:
Panel Información General
Panel de estado del ingreso
Este panel permite gestionar diferentes estados operativos asociados al ingreso del paciente. Cada casilla define una condición particular que impacta el proceso asistencial, administrativo o de facturación. El personal encargado debe seleccionar únicamente las opciones que apliquen al caso, de acuerdo con los lineamientos internos de la institución.
- Habilitado: Indica que el ingreso se encuentra activo y disponible para continuar el proceso asistencial y administrativo.
- Ingreso abierto: Señala que el ingreso está actualmente en curso y pendiente de finalizar. El paciente aún permanece en atención dentro de la institución.
- Ventas abiertas: Permite que durante el ingreso se realicen registros de ventas, procedimientos o servicios asociados, habilitando su posterior facturación si aplica.
- Reingreso: Identifica que el paciente ingresa nuevamente a la institución dentro de un periodo relacionado con una atención previa.
- Inicio egreso Indica que se inicia el proceso de egreso, permitiendo a las áreas involucradas gestionar actividades previas al cierre del ingreso.
- Egreso asistencial: Registra que el paciente ha finalizado su atención asistencial, dejando el ingreso en estado de cierre clínico.
- Remisión: Se utiliza cuando el paciente es remitido a otra institución o servicio externo, dejando constancia del traslado.
- Transporte: Se marca cuando el ingreso requiere servicios de transporte asistencial o administrativo asociado al desplazamiento del paciente.
- Reporte de inconsistencias: Opción para registrar que el ingreso presenta alguna inconsistencia documental o administrativa que debe ser revisada.
- Ingreso no facturable: Se utiliza para indicar que los servicios asociados a este ingreso no generarán facturación. Al seleccionar esta casilla, el sistema habilita un campo denominado Motivo, en el cual se debe especificar la razón por la cual el ingreso no es facturable.
Motivo (campo asociado a “Ingreso no facturable”)
Motivo: Es un campo desplegable de única selección que aparece únicamente cuando se marca la casilla Ingreso no facturable. Permite seleccionar la causa que justifica que el ingreso no genere cobro o factura. Este campo es obligatorio cuando la casilla está activa y garantiza el registro adecuado de la razón
De clic en el icono "Guardar Registro" que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla.
Guardar Registro
Al guardar el sistema asigna el número de ingreso y le muestra el siguiente mensaje "Datos del ingreso guardados exitosamente"
Ingreso de citas
Para consultar el Ingreso de citas, puede dirigirse al siguiente link https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/ingreso-de-citas
Creación de pacientes
Para consultar la creación de pacientes, puede dirigirse al siguiente link https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/creaci%C3%B3n-de-pacientes-2
Líneas de pago
Se debe seguir la ruta: Gestión Administrativa > Admisiones > Admisión Paciente.
Ruta
Diligenciar el número de ingreso
Numero de ingreso
Automáticamente se cargarán los datos del paciente asociados a ese número de ingreso. En este caso, se visualizarán los datos de un paciente que cuenta con cinco líneas de pago, tal como se muestra en la pantalla.
Líneas de Pago en pantalla Admisión Pacientes
La línea podrá ser actualizada, modificada, pero no inhabilitada.
Si desea deshabilitar la línea que tiene prioridad 1, deberá modificar su prioridad, como primera medida.
Ejemplo: Línea con Prioridad 1 es la empresa "NUEVA EMPRESA"
Línea con Prioridad 1 - “NUEVA EMPRESA”
Si modificamos su prioridad a 2:
Ahora si podemos inhabilitarla como podemos apreciar en la siguiente imagen:
Nota. La línea de pago de prioridad 1 solo podrá modificarse su prioridad si existen más líneas de pago de la entidad activa.El orden de estas líneas está vinculado con la cantidad de líneas activas que posea la entidad, en el ejemplo mostrado en la siguiente imagen se encuentra en prioridad 2, pero si habilitamos una línea de la entidad (en este caso la última “EMPRESA AL”) está pasará a ser automáticamente la prioridad 3.
El orden de prioridad será el único valor que será actualizado de las líneas de traslado al guardar el ingreso en el guardado general.
Las líneas de pago que están inactivas no podrán ser ordenadas, el proceso automático le asignará un orden consecutivo, luego de ordenar las líneas activas de la entidad y las que pertenecen a otra entidad (traslados).
Nota. Las líneas de pago que se muestran durante el ingreso del paciente corresponden únicamente a tipos de afiliación que se encuentran habilitados en el sistema.Los ingresos creados previamente con tipos de afiliación que actualmente se encuentren inhabilitados se conservan únicamente para consulta.Descarga de informes de la atención de urgencias
Para que exista la opción de descargar informes, el ingreso debe estar asociado a un triage y haber sido atendido, de lo contrario, el ícono que da la opción de descarga no aparecerá disponible.
A continuación, podrá observar los ejemplos de los posibles casos:
- Ingreso atendido sin triage (711585)
En la imagen se puede observar un ingreso atendido pero que no cuenta con un triage asociado. No se observa ícono de descarga de informe asociado.
- Ingreso con triage sin atender (711586)
En la imagen se observa un ingreso con triage registrado, pero sin atención realizada. Asimismo, no se visualiza el ícono de descarga del informe asociado.
- Ingreso con triage y atendido (338331)
En la imagen se observa que cuando hay un ingreso con triage y es atendido, se habilita y es visible el ícono de descarga.
Al seleccionar el ícono se descarga un archivo txt.
Descarga del informe de atención de urgencias
Nota. La opción de descargar informes de la Atención de urgencias, también será posible realizarlo desde el Tablero de admisiones. Tablero de admisiones
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