Introducción

Este documento está dirigido a usuarios administrativos, personal del área financiera, tesorería y contabilidad que realizan el registro, control y consulta de ingresos económicos dentro del sistema de información iMedical. El objetivo de este documento es orientar al usuario en el uso adecuado de la funcionalidad Recibos de Caja, asegurando el correcto registro de los ingresos generados por conceptos como copagos, depósitos u otros pagos efectuados por pacientes o terceros, conforme a los lineamientos financieros establecidos.

La funcionalidad de Recibos de Caja permite registrar de forma detallada y estructurada las transacciones de ingreso dentro del módulo financiero de iMedical, garantizando la trazabilidad, validación y correcta asociación contable de cada operación. Este manual abarca el uso de la pantalla correspondiente, el diligenciamiento de la información requerida y la gestión adecuada de los registros, con el fin de facilitar la administración financiera, mantener la integridad de la información económica y asegurar una correcta conciliación y control de los ingresos de la institución.

Configuración

Se debe seguir la ruta: configuración > general > configuración de menú

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla

• Id Actividad: Identificador único generado automáticamente por el sistema. En el ejemplo, es 2197.
• Tipo de Actividad: Seleccione el tipo de actividad desde el desplegable. En este caso, corresponde a Tesorería.
• Funcionalidad: Seleccione la funcionalidad que tendrá esta actividad. En el ejemplo se seleccionó Generar Recibo Caja.
• Nombre de la Actividad: Campo editable donde se debe registrar el nombre de la actividad. Aquí se ha definido como RECIBO DE CAJA.
• Widget (opcional): Seleccione un widget si la actividad utiliza uno. En el ejemplo no se ha configurado ninguno.
• Descripción de la Actividad: Campo para detallar el propósito de la actividad. En este caso: Generación de recibos de caja.
• Esquema: Campo disponible para seleccionar un esquema relacionado si aplica (no diligenciado en el ejemplo).
• Actividad Activa: Casilla que debe estar seleccionada para habilitar la actividad dentro del sistema.

Asociar Productos a Actividades

• Movimiento: Seleccione un tipo de movimiento desde la lista desplegable.
• Producto: Seleccione el producto que se asociará a la actividad.
• Agregar: Una vez seleccionados el movimiento y el producto, haga clic en Agregar para vincularlos a la actividad.
• Activo: Esta casilla debe estar seleccionada para mantener activo el producto en la actividad.
• Listado de Productos Asociados: En la parte inferior se muestra una tabla con los productos y movimientos asociados. En este caso, aún no hay productos registrados.

Actividad recibo de caja

Configuración permisos rol

Se debe seguir la ruta: CONFIGURACION > GENERAL > ASIGNACION PERMISOS-ROLES

Ruta

• Rol: En la parte superior izquierda, seleccione el rol al cual desea asignar permisos. En la imagen se muestra el rol “Super Usuario”.
• Procesos: En el campo desplegable “Procesos”, seleccione CAJA para filtrar todas las actividades relacionadas a este módulo.
• Actividad: Si desea filtrar una actividad específica dentro del proceso, puede seleccionarla desde el menú desplegable “Actividad”.
• Asignación: Elija si desea ver todas las actividades, las asignadas o las no asignadas utilizando el filtro “Asignación”.
• Botón “Filtrar”: Haga clic en este botón para aplicar los filtros seleccionados.

Listado de Actividades y Permisos

Se mostrará una tabla con todas las actividades relacionadas al proceso CAJA. Las columnas indican los permisos disponibles, los cuales se pueden marcar o desmarcar según la necesidad del rol:

• Nuevo: Permite crear nuevos registros.
• Abrir: Permite abrir registros existentes.
• Guardar: Permite guardar cambios realizados.
• Eliminar: Habilita la eliminación de registros.
• Imprimir: Da acceso a funciones de impresión.
• Buscar: Permite realizar búsquedas dentro de la actividad.
• Ejecutar: Ejecuta funcionalidades específicas (como botones o procesos).
• Notas: Habilita la escritura o visualización de notas.
• Asignado: Indica si la actividad está asignada al rol.

Ejemplo visual (basado en la imagen):

• La actividad RECIBO DE CAJA tiene permisos para: Nuevo, Guardar, Imprimir, Buscar, Ejecutar, Notas y Asignado.

Recibo de caja

Creación de Recibo de caja Manual

Se debe seguir la ruta: Gestión financiera > caja > recibo de caja

Ruta

Información del Recibo

• Clase recibo: Seleccione el tipo de recibo (por ejemplo: Depósitos).
• Movimiento: Automáticamente muestra “RECIBO DE CAJA”.
• Fecha recibo / modificación: Campos de fecha y hora del recibo.
• Moneda: Indica la divisa de la transacción (Pesos o euros).
• Recibo No: Número consecutivo del recibo (se genera automáticamente).
• Observación: Campo opcional para registrar comentarios adicionales.
• Botón "Imprimir Voucher": Permite la generación del comprobante del recibo.

Información del Paciente / Cliente

• Tipo de Identificación: Seleccione tipo de documento.

Tipo de identificación 

• Documento Paciente: Digite o busque el número de documento del paciente.
• Nombre paciente, Número Ingreso, Sede ingreso, Valor asociado a ingresos: Se completan automáticamente si hay ingresos relacionados.

Información del Concepto

• Concepto: Seleccione el motivo del cobro (ej. COPAGO PACIENTE).
• Servicio: Opción generalmente “No aplica” para recibos de tesorería.
• Nota informativa: El sistema muestra una advertencia con criterios de validación para generar el recibo correctamente (homologación, ingreso asociado, etc.).

Información del responsable

• Tipo de responsable: Persona o Tercero.
• Tipo de Identificación / Documento / Nombre: Datos del responsable del pago.

Detalle de Pago

• Documento de pago: Seleccione la forma de pago.

Documento de pago

• Valor ($): Ingrese el valor total recibido.

Dar clic en 

Si falta algún campo por diligenciar sale el siguiente aviso:

Aviso

Notas Importantes:

• El concepto debe estar homologado para que se genere correctamente el recibo.
• Si hay errores de configuración (como falta de homologación o ingreso asociado), el sistema notificará mediante el área resaltada en amarillo.
• Solo los recibos válidos pueden generar el documento electrónico asociado para facturación.
• Cuando el paciente es menor de edad, debe diligenciar los datos del adulto a cargo.
  

Panel recibo de caja

En el campo documento del paciente dar clic en el icono   

Campos de búsqueda disponibles:

• Buscar por Documento: Permite ingresar el número de identificación del usuario.
• Buscar por ingreso: Filtra por el número de ingreso asignado previamente al usuario.
• Buscar por nombre: Permite realizar una búsqueda alfabética por el nombre completo o parcial del usuario.

Botón:

• Filtrar: Ejecuta la búsqueda con los criterios ingresados en uno o más campos.

Resultado de la búsqueda:

Si no se encuentran registros que coincidan con los criterios, se muestra el mensaje:

“No se encontró ningún registro con el criterio especificado.”

Botón adicional:

• Cancelar: Cierra la ventana de búsqueda sin seleccionar ningún usuario.

Esta herramienta es esencial para facilitar la localización precisa de usuarios en procesos clínicos

Buscar usuarios

• Documento de pago: Lista desplegable que permite seleccionar el medio de pago utilizado, como Efectivo, Tarjeta, entre otros.
• Valor ($): Campo numérico donde se ingresa el valor del pago realizado.
• Insertar: Botón que guarda y agrega el detalle del pago a la lista inferior.

Detalle del Pago Registrado:

Una vez insertado el pago, se muestra en una tabla resumen con los siguientes datos:

• Nombre Responsable: Persona asociada al pago (ej. paciente).
• Documento Responsable: Identificación del responsable del pago.
• Documento: Medio de pago seleccionado (Ej. Efectivo).
• Tarjeta: (Campo aplicable si el método de pago es tarjeta).
• Ciudad: Ubicación desde donde se realiza el pago.
• Fecha: Fecha del pago registrado.
• No. Autorización: Campo utilizado para métodos electrónicos.
• Valor: Monto registrado.

Opciones:

• Ver: Visualiza el detalle del registro.
• Eliminar: Permite borrar el pago en caso de errores, si no ha dado clic en el icono guardar , en caso de haberlo hecho debe borrar el recibo de caja.

Valor total: Se muestra en la parte superior derecha de la tabla, calculado automáticamente con base en los pagos registrados.

Detalle de pago

Cuando la información este correcta y completa dar clic en guardar 

Creado satisfactoriamente

El número de recibo también se muestra en el campo “recibo No”

Para imprimir dar clic en imprimir voucher:

Imprmir voucher

Impresión

Dando clic en el icono  se muestra de la siguiente manera 

Detallar impresión

Generación de recibo de caja en diferente sede

Al digitar o seleccionar un ingreso, el sistema mostrará en el campo Sede Ingreso el nombre de la sede donde fue generado.

Si la sede desde la cual se está realizando el proceso es diferente a la sede en la que se realizó el ingreso, el sistema indicará esta diferencia para su validación.

Sede ingreso

Al completar el proceso de la generación del recibo, el sistema mostrará el siguiente aviso:

Ejemplo:

Aviso

Al dar clic en el botón Si, el sistema generará el recibo de caja sin problema así no pertenezca a la sede del ingreso del paciente. 

Recibo de caja generado

Recibo de caja Automático 

Siguiendo la ruta: Gestión administrativa> Admisiones > Admisión Pacientes

Ruta

Crear la Admisión del Paciente

Antes de generar cualquier recibo, es obligatorio registrar la admisión del paciente en el sistema. Para ello:

Ingrese los datos del paciente en los siguientes campos:

• Paciente (ID)
• Tipo de Identificación
• Número de Documento
• Nombres y Apellidos
• Edad y Sexo
• Fecha de Ingreso (se genera automáticamente, pero puede modificarse)
• Tipo de atención y vía de ingreso

Ubicación de ingreso y servicio: Seleccione el servicio de ingreso, cama actual y ubicación correspondiente.

Grupos protegidos (si aplica): Marque si el paciente pertenece a alguna categoría: menor de edad, adulto mayor, embarazada, etc.

Información general: Seleccione el médico tratante y complete la información sobre el cuidador o acompañante si aplica.

Zona y Ciudad: Asegúrese de ingresar correctamente la zona y ciudad. Por defecto puede aparecer “Soacha, CUNDINAMARCA”.

Causa de ingreso: Seleccione la causa correspondiente y especifique si se trata de un accidente de tránsito.

Estado de la admisión: Verifique que estén seleccionadas las opciones “Habilitado” e “Ingreso abierto”.

Admision pacientes

Configurar la Línea de Pago para Generar el Recibo Automático

Para que el sistema genere un recibo de pago automático, es necesario configurar correctamente la línea de pago:

Ubique la sección “Líneas de Pago” (parte inferior del formulario).

Ingrese la información relacionada con el tercero o empresa responsable del pago:

• Nombre de la empresa (EPS, aseguradora, entidad contratante, etc.)
• Contrato y plan correspondiente
• Tipo y nivel de afiliación
• Número de póliza (si aplica)

Lineas de pago

Debe existir al menos una línea de pago con un con algún concepto de cobro configurado, de lo contrario no se generará automáticamente el recibo.

Agregar Concepto de Cobro: En la sección “Conceptos de Cobro”, haga clic en “Item”, Seleccione el ítem o concepto (ejemplo: cuota moderadora).

Conceptos de cobro

Debe tener al menos una línea de pago con una cuota moderadora o un concepto activo para que el sistema permita la generación del recibo automático.

Linea de pago

Damos clic en agregar:

Agregar

Una vez agregas correctamente la Línea de Pago, el sistema mostrará en la parte inferior un resumen detallado con toda la información correspondiente a dicha línea, confirmando que está configurada correctamente con una cuota moderadora.

Lineas de pago

Guardamos la información en el icono  .

Una vez configurada la admisión y la línea de pago con su respectiva cuota moderadora o concepto, el sistema está habilitado para generar automáticamente el recibo de caja correspondiente al cobro.

Información del responsable

• Tipo de responsable: Selecciona si es una persona o un tercero (por ejemplo, una empresa o representante legal).
• Tipo de Identificación Responsable: Selecciona el tipo de documento (C.C., NIT, etc.).
• Documento Responsable: Ingresa el número de identificación.
• Nombre Responsable: Este campo se autocompleta con el nombre registrado en la admisión.

Recibo de Caja Automático

• Documento de Pago: Selecciona el método, por ejemplo, Efectivo.
• Número Ingreso: Se autocompleta con el número de ingreso del paciente.
• Número Recibo de Caja: Este campo puede ser generado automáticamente o asignado por el sistema.
• Valor Conceptos Cobro: Se muestra el valor total del concepto configurado, en este caso $4.700.
• Concepto de Recibo: Se indica el concepto cobrado, como CUOTA MODERADORA, acompañado de la homologación respectiva.
• Valor a Pagar: Se autocompleta con el valor correspondiente.
• Fecha Documento: Fecha actual del documento de pago.
• Número Documento: Campo opcional si se desea registrar un número de documento interno.

Finalmente, haz clic en “Insertar” para confirmar y registrar el recibo.

Nota informativa del sistema (resaltado en amarillo): El sistema informa que el recibo se creará automáticamente si se cumplen los siguientes criterios:

• El recibo de caja tiene un ingreso asociado.
• El concepto de cobro está homologado correctamente (en este caso: [Cuota moderadora]).
• El movimiento de tesorería está vinculado a un movimiento de factura válido.
• El documento creado será un documento electrónico, y el concepto tiene homologación activa para ser reportado al proveedor electrónico.

Información

Insertar recibo de caja 

Insertar

Una vez se hace clic en “Insertar”, el sistema agrega automáticamente una fila en la parte inferior de la pantalla, donde se visualiza el detalle del recibo creado.

• Nombre y documento del responsable.
• Medio de pago.
• Fecha y ciudad.
• Valor del recibo.

se visualizan dos botones:

• Ícono  Permite eliminar el recibo antes de guardar.
• Ícono de lápiz  Permite editar los datos del recibo.

Finalmente, hacer clic en el ícono de guardar para confirmar y registrar el recibo de manera definitiva.

Guardado exitoso

Para imprimir la factura recaudo generada hacer clic desde el siguiente icono 

Generar impresión 

Resultado impresión: 

Impresion

Para Imprimir el recibo desde caja hacer clic desde el icono 

Imprimir

Resultado impresión: 

Impresion 

Al finalizar, el recibo de caja queda automáticamente asignado.

Asignado

Resolución 0165 de 2023

Antes de iniciar el proceso de creación de nota crédito, el sistema validará el estado de aceptación de la factura ante la DIAN.

De acuerdo con la Resolución 0165 de 2023, no se permite la generación de una nota crédito sobre facturas en estado "Aceptada" (código 033 o 034). Por lo tanto:

• Si la factura ya fue aceptada, el sistema mostrará el siguiente mensaje y no permitirá continuar con el proceso: “No se puede generar nota a la factura, ya se encuentra en estado aceptada en la DIAN”.
• Si la factura no ha sido aceptada (códigos 031 o 032), el sistema permitirá crear la nota crédito normalmente.

Validación de nota

Esta validación se realiza automáticamente al ingresar el número de factura.