Introducción

Este manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en el proceso de Cruce de Abonos a Cartera dentro de iMedicalCloud, funcionalidad que permite aplicar depósitos o valores disponibles al saldo de una o varias facturas, garantizando un adecuado control de los movimientos de cartera y la correcta conciliación de los pagos recibidos. El documento también contempla el procedimiento para realizar cruces sin depósito cuando la configuración del sistema así lo permita.

Este manual está dirigido al personal responsable de los procesos de cartera y gestión financiera que cuente con los permisos necesarios para ejecutar esta funcionalidad. Su contenido incluye los requisitos previos, el procedimiento para realizar el cruce de abonos, el uso de archivos planos, la validación del saldo de las facturas y las consideraciones aplicables al cruce de abonos sin depósito.

La correcta ejecución de este proceso contribuye a mantener la consistencia de la información financiera, asegurar la adecuada aplicación de los pagos sobre las facturas y reducir inconsistencias en la administración de la cartera. A lo largo del manual se presentan las instrucciones paso a paso y las validaciones necesarias para realizar el procedimiento de forma correcta y segura.

Requisito previo

Antes de iniciar el proceso, el usuario debe contar con un movimiento de facturación previamente configurado.

Cruce de abonos en cartera

Ingrese por la ruta: Gestión Financiera > Cuentas por Cobrar > Cruce de Abonos en Cartera

Ruta de acceso al módulo Cruce de Abonos en Cartera

Al ingresar a la ruta, se visualizará la siguiente pantalla:

Esta pantalla permite cruzar los depósitos realizados por las entidades con las facturas generadas a su nombre.

Haga clic en el icono Nuevo Registro 

Al hacer esto, se habilita el siguiente panel:

Complete los siguientes campos:

1. Movimiento: campo desplegable de única selección que permite elegir el movimiento configurado previamente.
   

Selección del movimiento configurado para cartera

1. Fecha Movimiento: selección de fecha en la cual se está afectando el saldo del movimiento.

Nota. Es fundamental tener cuidado al realizar los movimientos en este módulo, ya que se debe seleccionar únicamente el movimiento configurado con indicación de cartera. Para este proceso, no se deben seleccionar las opciones de Nota de crédito ni Glosa, ya que estas no son válidas y podrían generar inconsistencias en el registro de cartera.

Ejemplo:

Después de realizar esta acción, el sistema habilita los siguientes campos en las pestañas Facturas, Depósitos y Conceptos

En la pestaña Facturas:

1. Factura número: campo numérico en el que se diligencia o busca, mediante el ícono correspondiente, la factura o las facturas a las que se realizará el cruce. Las facturas deben estar radicadas y contar con saldo activo. No se admiten facturas pagadas ni eliminadas. También es posible registrar pagos sobre facturas glosadas, siempre que el valor a pagar no supere el valor de la factura ni el valor de la glosa.
   

Al dar clic en el icono , el sistema habilita el panel de búsqueda. Ingrese la factura en el campo Criterio y haga clic nuevamente en el ícono 

El sistema mostrará la factura con su estado, número e ID. Haga clic en el icono  para seleccionarla. 

Al seleccionarla, el sistema cargará automáticamente la información de la factura:

En el campo Monto factura se muestra el valor total de la factura. En el campo Saldo original se muestra el saldo pendiente por pagar. 

Visualización del monto total de la factura

En el campo Saldo disponible encontrará el valor que está disponible para cruzar.

Saldo disponible para realizar el cruce

En el campo Glosado contra se mostrará un valor solamente en caso de que tuviera una glosa. 

Valor glosado asociado a la factura, si aplica

En el campo Valor nota se registra el valor que se desea cruzar del saldo de la factura.

Registro del valor nota que se cruzará con la factura

Ejemplo de cruce: 

Diligencie el valor a cruzar en el campo Valor nota y haga clic en el botón Agregar. 

Después de realizar esta acción, la factura se agregará a la lista de resultados: 

También es posible agregar facturas mediante el ícono de carga de archivos planos (.txt)  

Al dar clic en el icono  el sistema habilita el siguiente panel. Haga clic en el botón Elegir archivo

Ubique y seleccione en su dispositivo el archivo .TXT para cargarlo al sistema.

Selección del archivo TXT desde el dispositivo

Para que el archivo .TXT sea válido, debe contener la siguiente información:

Prefijo de la factura; número de la factura; valor a cruzar (no corresponde al valor total de la factura). Los datos deben estar separados por punto y coma (;).

Ejemplo:

Ejemplo de estructura del archivo TXT para cargar facturas

Una vez seleccionado el archivo, el sistema valida que la información sea correcta. Luego, haga clic en el botón Cargar.

Una vez cargado el sistema mostrará en la lista de resultados las facturas cargadas con éxito.

Cada factura agregada a la lista de resultados se mostrará con sus respectivos:

• Monto
• Saldo original
• Valor nota (Valor que se va a cruzar)
• Saldo actual. 
• Total nota: Valor total que se va a cruzar (72.000)

Una vez marcadas las facturas, se continúa el proceso en la pestaña Depósitos:

1. Recibo número: campo numérico donde el usuario debe diligenciar o buscar por medio del icono   el recibo de caja por el cual recibió el depósito o anticipo de la entidad. 
   

Estos depósitos se relacionan directamente con los recibos de caja de la clase Depósito. Para conocer este proceso, consulte el siguiente manual: Recibo de caja y Recibo de caja automatico.pdf

Tenga en cuenta que, para poder realizar el proceso de cruce, el recibo de caja debe contar con un saldo activo. Además, no se admiten recibos pagos o eliminados. 

Digite el número del depósito. El sistema cargará automáticamente la información correspondiente:

En el campo Valor a cruzar digite el valor a cruzar de acuerdo con el valor total cruzado de las facturas.

Después de realizar esta acción, haga clic en el botón Agregar

Al hacer esto, el depósito de la factura queda actualizado y agregado en la lista de resultados:

Además, si observa la parte inferior del panel, encontrará los datos del cruce realizado.

• Total cruzado facturas: 72.000 (Valor total de las facturas agregadas)
• Total cruzado depósitos: 70.000 (Valor del cruce realizado)
• Diferencia: 2.000 (La diferencia puede corresponder a un concepto de impuesto)

En la pestaña Conceptos:

1. Conceptos: campo desplegable de única selección que permite elegir el concepto asociado a las retenciones del cruce de la factura. Estos conceptos no afectan el pago realizado, sino el saldo generado. 
   

Selección del concepto asociado a la retención del cruce

1. Una vez seleccione el concepto, digite y seleccione en el campo desplegable de única selección el número de alguna de las facturas agregadas:
   

Selección del número de factura para asociar el concepto

1. Valor concepto: campo numérico donde el usuario debe diligenciar el valor del concepto a generar en la factura. 
   

Una vez completos estos campos haga clic en el botón Agregar

Ejemplo:

Después de realizar esta acción, el concepto queda agregado a la factura seleccionada en la lista de resultados. Además, se restará el concepto agregado al valor de la diferencia: 

Si desea agregarle un concepto a las demás facturas que fueron agregadas, repita el mismo proceso y haga clic en el botón Agregar

Con esto puede lograr que la diferencia quede en 0. 

Nota. La diferencia debe quedar en valor cero para que el proceso se genere correctamente y pueda guardarse.

Es normal que el dato Total cruzado conceptos se muestre en negativo, debido a que corresponde a una retención aplicada al saldo. 

Total cruzado en conceptos registrado como valor negativo

Una vez completa toda esta información, haga clic en el icono Guardar 

Confirme el registro del movimiento dando clic en el botón Si.

Confirmación para guardar el movimiento de cruce

Después de realizar esta acción, el registro del cruce se guardará satisfactoriamente:

Nota. El sistema permite guardar el proceso; sin embargo, el registro solo quedará completamente aplicado cuando el valor de Diferencia sea cero.

Revisar saldo de la factura

Guarde el número de alguna de las facturas: 

Ingrese a la ruta: Gestión Financiera > Cuentas por cobrar > Historial de factura

Ruta de acceso al Historial de factura

Al ingresar a la ruta, se visualizará la siguiente pantalla: 

En el campo Factura No diligencie el numero de la factura. Al hacer esto el sistema traerá toda la información relacionada a esa factura:

En la última fila de la lista de resultados se muestra el movimiento realizado previamente a la factura y su saldo correspondiente:

Escriba el número de alguna de las otras facturas que fueron agregadas en el proceso y confirme nuevamente que el movimiento y saldo haya quedado registrado: 

Esta pantalla NO muestra los conceptos que fueron agregados a las facturas ya que estos datos pasan generalmente a contabilidad.

Si regresa a la pantalla de la ruta: Gestión Financiera > Cuentas por cobrar > Cruce de abonos en cartera.

Encontrará en la pantalla principal los movimientos que fueron realizados:

Si quiere ingresar dentro de alguno de los movimientos, haga clic en el icono 

Nota. Al ingresar a un movimiento registrado, solo es posible consultar su información o eliminarlo. No se permite modificar los datos, debido a que el movimiento ya quedó registrado. 

Si elimina el movimiento, los saldos de las facturas vuelven a quedar en los estados iniciales, como estaban antes de hacer el movimiento. 

Si desea generar la impresión del movimiento haga clic en el icono Imprimir:

Resultado impresión:

Si el usuario quiere realizar un movimiento de cruce de facturas SIN REGISTRAR UN DEPÓSITO, debe tener activa la siguiente configuración:

Ingrese por la ruta: Configuración > General > Grupo Empresarial

Ruta de configuración del Grupo Empresarial

Al ingresar por la ruta, seleccione la entidad correspondiente y haga clic en la pestaña variables

Dentro de esta pestaña, verifique que la variable AboSD tenga el valor S

Como lo indica su descripción, al tener activa esta variable el sistema permitirá cruzar facturas sin necesidad de diligenciar un depósito. Esto se realiza en los casos en que las entidades efectúan los pagos o los cruces con los depósitos de las facturas realizadas, pero no reportan cuáles son las retenciones efectuadas.

También puede suceder que algunos clientes dejen este proceso para finalizar el año, con el fin de que dichas retenciones queden causadas dentro del año contable correspondiente.  

Si por el contrario la variable tiene valor N, el registro de un depósito es obligatorio. 

Cruce de abonos sin depósito

Ingrese por la ruta: Gestión Financiera > Cuentas por Cobrar > Cruce de Abonos en Cartera

haga clic en el icono Nuevo Registro 

Complete los siguientes campos:

Ejemplo:

En la pestaña Facturas:

1. Factura número: Campo numérico donde el usuario debe diligenciar o buscar por medio del icono   la o las facturas a las que desea realizarle el cruce.
   

Al diligenciar el número de la factura, el sistema cargará automáticamente su información:

Diligencie el valor a cruzar en el campo Valor nota y haga clic en el botón Agregar.   

En la pestaña Depósitos no se diligencia información.

En la pestaña Conceptos:

1. Conceptos: campo desplegable de única selección que permite elegir el concepto asociado a las retenciones del cruce de la factura. Estos conceptos no afectan el pago realizado, sino el saldo generado.
   

Selección de conceptos para aplicar retenciones al cruce sin depósito

Una vez seleccione el concepto, digite y seleccione en el campo desplegable de única selección el número de la factura agregada.

1. Valor concepto: Campo numérico donde el usuario debe diligenciar el valor del concepto a generar en la factura.   
   

Una vez completos estos campos haga clic en el botón Agregar

Ejemplo:

Después de realizar esta acción, el concepto queda agregado a la factura seleccionada en la lista de resultados.

La diferencia debe quedar en valor cero para que el proceso se genere correctamente y pueda guardarse.

De esta forma, al no registrarse un pago de la entidad, el sistema permite guardar el cruce sin agregar un depósito.

Confirme el registro del movimiento haciendo clic en el botón Sí.

Confirmación para guardar el cruce sin depósito

Después de realizar esta acción, el registro del cruce se guardará satisfactoriamente:

Revisión del saldo de la factura

Guarde el número de la factura:

Ingrese por la ruta: Gestión Financiera > Cuentas por Cobrar > Historial de Factura

En el campo Factura No diligencie el numero de la factura. Al hacer esto el sistema traerá toda la información relacionada a esa factura.

En la última fila de la lista de resultados encontrara el movimiento que se le realizo previamente a esa factura y su saldo correspondiente: