Notificar facturas no aceptadas

Notificar facturas no aceptadas


Introducción


La funcionalidad de Facturas no reportadas dentro del sistema tiene como objetivo principal facilitar la identificación, seguimiento y gestión de los documentos electrónicos que no han sido enviados o aceptados por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia) dentro del plazo establecido por la normativa vigente.


Configuración


Se debe seguir la ruta: CONFIGURACION/GENERAL/CREACION USUARIOS SOFTWARE


Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Correo electrónicoEl contenido generado por IA puede ser incorrecto.

Ruta

Esta pantalla permite visualizar, asignar y gestionar los roles asociados a un usuario en el sistema. Los roles definen los permisos y accesos que tendrá el usuario dentro de la plataforma.

Componentes de la interfaz

Botón “+ Nuevo Rol de Usuario”: Permite asignar un nuevo rol al usuario seleccionado. Al hacer clic, se abrirá una ventana o formulario para elegir el rol y establecer su vigencia.
Debe estar configurado el rol gestor FE


Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación, Correo electrónicoEl contenido generado por IA puede ser incorrecto.

Configuración rol

configuración variable


Se debe seguir la ruta: CONFIGURACION/GENERAL/GRUPO EMPRESARIAL/variables

Interfaz de usuario gráfica, Texto, AplicaciónEl contenido generado por IA puede ser incorrecto.

Ruta

En la variable cRFDIAN: se pueden registrar hasta tres direcciones de correo electrónico con un límite de 2048 caracteres, separadas por punto y coma (;). Estas direcciones serán utilizadas para el envío automático de documentos electrónicos requeridos por la DIAN. Es importante asegurarse de que los correos ingresados sean válidos y estén activos para garantizar una correcta notificación.

Configuración variable

Se enviará un correo todos los días a las 4:00 PM que contendrá el listado de facturas sin reportar en Excel

correo

Se mostrarán las facturas habilitadas solo si no han superado 1 día sin reportar, para las que superen 1 día se mostrarán inhabilitadas y no podrán ser reenviadas, las que se procesaron Ok se permite hacer el reenvío ya que esta solo envía el PDF en caso de necesitarlo.


Facturas

Mensaje emergente (al pasar el cursor por el ícono de impresión):

“No es posible reenviar este documento porque supera la diferencia de días permitida. Según las disposiciones de la DIAN, únicamente se reciben documentos electrónicos que sean generados y reportados el mismo día de su emisión.”

Este mensaje refuerza la normativa que impide el reenvío de documentos que no fueron notificados el mismo día de su emisión.


Facturas no reportadas


 Facturas no reportadas

Se debe seguir la ruta: Gestión financiera/Facturación/Ventas-facturación/Pestaña Facturación

Interfaz de usuario gráfica, TextoEl contenido generado por IA puede ser incorrecto.

Ruta

Facturas no reportadas

Esta pantalla muestra un listado de facturas que no han sido reportadas correctamente debido a errores en el proceso de registro.

Componentes principales

Listado de facturas: Cada fila representa una factura con errores y contiene la siguiente información:
Código: Identificador del lote o grupo de procesamiento 
Tipo de factura: Abreviación del tipo (NC: Nota crédito, PA: Particular, RA: Régimen subsidiado, etc.).
Entidad: Nombre de la institución o empresa asociada a la factura.
Fecha y hora: Fecha y hora de intento de procesamiento.
Días: Número de días que se ha intentado registrar la factura sin éxito.
Mensaje de error: Descripción técnica del error presentado. En este caso, por ejemplo:
"Error converting value {null} to type 'System.Int32': Path 'idFactura', line 1, position 17.", lo que indica que el valor esperado para el campo idFactura no fue recibido correctamente (nulo).

Paginación

Controles para navegar entre páginas cuando hay múltiples registros de facturas no reportadas.

Paginado

Botón “Gestionar”

Permite iniciar acciones para revisar o corregir los errores de las facturas listadas.

Facturas no reportadas

Al poner el cursor en el icono de información ℹ️ (ubicado en la parte inferior derecha del módulo de Facturas no reportadas), se despliega un mensaje explicativo sobre las restricciones normativas de la DIAN.

Contenido del mensaje

“Las facturas que se muestran corresponden a documentos no reportados ante la DIAN y generados en los últimos 10 días. Recuerde que, según la normativa de la DIAN, solo se aceptan documentos electrónicos creados y reportados el mismo día de su emisión. Si no se cumple esta condición, será necesario eliminar y volver a generar la factura para poder reportarla.”

Importancia del mensaje

Este aviso sirve como guía al usuario para entender por qué una factura no ha sido reportada y qué acción correctiva debe tomar: eliminar y regenerar la factura en caso de no haberse reportado el mismo día de su emisión.

Imagen cargada


Al dar clic en  se despliega la siguiente pantalla

Filtros de búsqueda:
  1. Usuario Realización: Permite filtrar por el usuario que generó el documento.
  2. Documento: Selección del tipo de documento.
  3. Número de Documento, Prefijo de Documento: Búsqueda específica.
  4. Fecha desde / hasta: Rango de fechas para filtrar los documentos según su emisión.
  5. Estado y Tipo de Documento: Filtros adicionales para clasificar los resultados.
Tabla de resultados:
Presenta el listado de documentos que cumplen con los filtros aplicados. Incluye:

Documento número, Prefijo Documento, Documento, Fecha de Documento, Fecha de Consumo, Fecha de Respuesta, Último estado de transmisión, Valor Documento, Tipo Documento y Factura asociada.

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