Introducción

El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar al personal administrativo y financiero en el proceso de eliminación de facturas y generación de notas crédito dentro del sistema. Esta funcionalidad permite gestionar la anulación controlada de facturas previamente generadas, garantizando la trazabilidad y correcta administración de los movimientos financieros asociados.

El objetivo principal de este documento es guiar el proceso de consulta de ventas y facturas, así como la generación de notas crédito para la eliminación de facturas dentro del sistema, incluyendo la selección de causales y la validación final del estado del documento.

Este manual está dirigido al personal responsable de los procesos de facturación y gestión financiera. Incluye la descripción de las rutas de acceso, el uso de filtros de búsqueda, la consulta de ventas y facturas, y el procedimiento para registrar notas crédito asociadas a la eliminación de facturas.

La correcta utilización de esta funcionalidad es fundamental para garantizar el adecuado control de los registros financieros, asegurar la trazabilidad de las anulaciones realizadas y mantener la consistencia de la información administrativa y contable dentro del sistema.

El contenido se encuentra organizado en apartados que describen la consulta de ventas y facturas, el proceso de generación de notas crédito y la validación del estado final de las facturas eliminadas, facilitando una comprensión clara y estructurada de su funcionamiento.

Eliminación de facturas 

Para realizar el proceso de eliminación de facturas / nota crédito en el sistema de iMedical, se debe proceder de la siguiente manera 

Siga la ruta: Gestión Financiera > Facturación / Radicación > Ventas / Facturación 

Ruta

Al ingresar, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Pantalla Ventas / Facturación

En la parte superior de la pantalla encontrara 3 pestañas

Ventas

En esta pestaña encontrara todas las ventas realizadas anteriormente, con su respectivo filtro de búsqueda:

• Ingreso No.: Campo alfanumérico para diligenciar el número de ingreso asociado a la venta que se desea consultar. 
• Estados ventas: Campo desplegable de única selección que permite elegir el estado de las ventas a consultar (por ejemplo, sin facturar, facturadas, anuladas, entre otros). 
• Fecha Movimiento: Campo de selección de fechas y horas que permite definir el rango de fechas de los movimientos de venta que se desean consultar. 
• Venta No.: Campo alfanumérico para diligenciar el número consecutivo de la venta que se desea buscar. 
• Mostrar ventas no clínicas: Casilla de selección que permite incluir en la búsqueda las ventas que no corresponden a procesos clínicos. 

Luego haga clic en el botón Buscar

Buscar

El sistema cargará la información de las ventas en la tabla de registros ubicada en la parte inferior de la pantalla.

Venta 

Facturación

En esta pestaña encontrará el estado de todas las facturas generadas anteriormente, con su respectivo filtro de búsqueda:

• Fecha desde: Campo de selección de fechas y horas que permite definir la fecha inicial desde la cual se desean consultar las facturas registradas. 
• Fecha hasta: Campo de selección de fechas y horas que permite definir la fecha final hasta la cual se desean consultar las facturas registradas. 
• Empresa: Campo desplegable de selección múltiple que permite elegir una o varias empresas asociadas a las facturas que se desean consultar. 
• Identificación: Campo alfanumérico para diligenciar el número de identificación del paciente o tercero relacionado con la factura. 
• Ingreso número: Campo alfanumérico para diligenciar el número de ingreso asociado a la factura que se desea consultar. 
• Factura número: Campo alfanumérico para diligenciar el número consecutivo de la factura que se desea buscar.

Nota. Diligencie los campos que apliquen, estos campos no son obligatorios

Posteriormente de clic en el botón Buscar.

Pestaña facturación

Una vez haga clic en el botón cargará la información de las facturas en la tabla de registros de la parte inferior de la pantalla:

Factura

Proceso eliminación Facturas / Notas crédito 

Para realizar la eliminación de las facturas generadas anteriormente, desde la misma ruta haga clic en la pestaña Notas crédito y realice el siguiente proceso. 

Haga clic en icono Nuevo Registro 

Nuevo Registro

Luego de esto el sistema cargará la siguiente pantalla:

Panel nota crédito

Seleccione el Tipo de Movimiento.

Digite en el campo Número Factura el número de la factura activa que desea eliminar. De forma automática, el sistema mostrará la información correspondiente en los demás campos de la factura seleccionada. Finalmente, registre una observación breve asociada a la factura.

Información de la factura

Posteriormente en la sección Causales de la Nota, seleccione la causa de la eliminación de la factura.

Causa

Haga clic en el botón Agregar Causal 

Botón Agregar Causal

Automáticamente el sistema cargará el nombre de la causa en la tabla Nombre causa.

Tabla nombre Causa

Si desea eliminarla de clic en la palabra Delete.

Botón Delete

Finalmente, haga clic en icono Guardar Registro 

Guardar registro

En el aviso generado, haga clic en SI 

Guardar Registro

El registro quedará guardado correctamente, además de que se mostrará el número de la nota de cancelación y su respectiva fecha. 

Guardado Correctamente

Para confirmar si la factura se eliminó correctamente haga clic en la pestaña Facturación y verifique el estado de la factura sea Eliminado.

Estado de factura / Eliminada