Generación, validación y envío de RIPS al Ministerio - Resolución 1036-2806-2275
Introducción
El presente manual tiene como propósito orientar al personal administrativo y financiero en la gestión de RIPS dentro del sistema, incluyendo su configuración, generación, consulta, validación y envío al Ministerio de Salud, de acuerdo con las disposiciones normativas aplicables.
El documento reúne las instrucciones asociadas a la Resolución 1036, relacionada con la generación, consulta y envío de RIPS; la Resolución 2806, que incorpora el reporte de información de recién nacidos; y la Resolución 2275, que establece validaciones y controles previos para el envío y la radicación de facturas.
Está dirigido al personal responsable de facturación, radicación y reporte de información en salud. Su alcance comprende las configuraciones necesarias, la gestión de RIPS, la autenticación en SISPRO, la validación de facturas y las acciones asociadas a la desradicación, devolución y anulación de envíos.
La correcta aplicación de estas instrucciones contribuye a mantener la calidad de la información reportada, facilitar el seguimiento de los envíos y asegurar que las facturas cumplan las condiciones requeridas antes de su radicación.
El contenido se organiza en apartados que presentan las configuraciones previas, la consulta y envío de RIPS, el reporte de recién nacidos, las validaciones de plazo, la autenticación en SISPRO y los controles aplicables durante la radicación y anulación de envíos.
Configuración de variables para gestión de RIPS
Para activar el proceso de Gestión de RIPS, es necesario realizar las siguientes configuraciones. Ingrese por la ruta: Configuración > General > Grupo Empresarial.
Ruta
Al ingresar, el sistema mostrará la siguiente pantalla. Seleccione la entidad correspondiente y haga clic en la pestaña Variables.
Verifique que la variable esté creada de la siguiente manera:
- Código: GRips
- Valor: 1 (activo) y 0 (inactivo)
- Descripción: "Habilitar el proceso para generar y notificar RIPS ante el Ministerio".
Esta variable permite que, cuando esté activa, se muestre la pestaña de Gestión de RIPS en la pantalla de Envíos. Si la variable no existe o está inactiva, esta pestaña no será visible.
Debe asegurarse de que existan las siguientes variables adicionales:
- GenNotRipsJson: Activa o desactiva la generación y notificación de los RIPS ante el ministerio.
- DHabE: define la cantidad de días hábiles necesarios para notificar facturas en el envío.
Es importante confirmar que estas variables estén correctamente configuradas para el funcionamiento adecuado del proceso de Gestión de RIPS.
Gestión, consulta y envío de RIPS según Resolución 1036
Ingrese por la ruta: Gestión Financiera > Facturación > Envíos/Radicación/Archivos planos.
Ruta
Haga clic en la pestaña RIPS.
- Particulares: Casilla de selección que permite indicar si en la generación de los archivos RIPS se incluirán facturas correspondientes a pacientes particulares.
- Facturas Sin Envío: Casilla de selección que permite filtrar únicamente las facturas que aún no han sido incluidas en un envío de RIPS.
- RIPS: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo o estado de los RIPS que se desean generar o consultar. Este campo es de registro obligatorio.
- RIPS Extranjeros: Campo desplegable de única selección que permite definir el criterio de inclusión de registros correspondientes a pacientes extranjeros.
- Envío No.: Campo alfanumérico para diligenciar el número de envío de RIPS que se desea consultar o reprocesar.
- Factura/Nota: Campo alfanumérico para diligenciar el número de la factura o nota específica que se desea incluir en la generación de los archivos planos.
- Tercero: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar el tercero, entidad o responsable asociado a las facturas que se incluirán en el proceso.
- Contrato: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar el contrato asociado a la información que se incluirá en los archivos RIPS.
- Desde: Campo de selección de fechas que permite definir la fecha inicial del período que se tendrá en cuenta para la generación de los archivos planos.
- Hasta: Campo de selección de fechas que permite definir la fecha final del período que se tendrá en cuenta para la generación de los archivos planos.
- Sede: Campo desplegable de única selección que permite elegir la sede de la cual se generará la información para los archivos RIPS. Este campo es de registro obligatorio.
Una vez completos los campos necesarios, haga clic en el botón Buscar.
El sistema mostrará la información correspondiente a los registros encontrados, de acuerdo con los filtros seleccionados.
Cuando sea necesario volver a notificar los RIPS al servicio del Ministerio, seleccione las facturas o notas en la primera columna y, en el campo Procesos, elija la opción Enviar WS.
Al seleccionar la factura o nota, haga clic en el botón Ejecutar.
El sistema mostrará una ventana en la que se solicitarán las credenciales del usuario registrado en SISPRO y autorizado para realizar el proceso de notificación de RIPS.
Campos Credenciales
- Tipo de Documento: Campo desplegable de única selección que permite seleccionar el tipo de documento del usuario. En el ejemplo, está seleccionado "CC" (Cédula de Ciudadanía), pero podrían existir otros tipos como NIT, TI, etc.
- Número de Documento: Campo de texto donde el usuario debe ingresar el número de su documento de identificación seleccionado en el campo anterior.
- Contraseña: Campo para ingresar la contraseña asociada al documento de identidad del usuario. Este campo generalmente se oculta mientras el usuario escribe por motivos de seguridad.
- Validar: Permite enviar la información ingresada para su verificación.
- Cancelar: Descarta el proceso de autenticación sin guardar los datos.
Al hacer clic en el botón Validar, el sistema verificará las credenciales ingresadas. Si son correctas, se realizará el envío de los RIPS al Ministerio; en caso contrario, la notificación no se efectuará.
Opciones disponibles para la gestión de RIPS
Esta funcionalidad permite gestionar de forma completa los RIPS generados para una entidad y un contrato específicos, incluyendo las siguientes opciones:
- Consultar el estado del RIPS: Visualiza el estado actual del proceso del RIPS, ya sea rechazado, aprobado, en notificación, con error de generación o en proceso de notificación.
- Actualizar el RIPS: Permite actualizar los datos del RIPS cuando sea necesario, reiniciando el proceso de generación.
- Descargar errores: Permite descargar los errores generados durante la validación o notificación del RIPS al Ministerio de Salud para su revisión.
- Reintentar la notificación: Permite reintentar el envío cuando se presente un error durante la notificación al Ministerio.
- Descargar en formato JSON: Permite descargar los RIPS en formato JSON para facilitar su uso en otros procesos autorizados.
Reporte de recién nacidos según la Resolución 2806
Dentro de la nueva estructura de los RIPS, se requiere implementar un ajuste específico para el reporte de datos de recién nacidos. Este ajuste debe considerar las siguientes condiciones:
Criterio de reporte: Si el usuario reportado tiene registrada la actividad "Trabajo de parto" en su historial clínico, al generar los RIPS bajo la nueva estructura se debe incluir la información correspondiente al recién nacido en el reporte.
Validaciones para el envío de RIPS según la Resolución 2275
Objetivo: Garantizar que el sistema cumpla con los requisitos normativos antes de enviar RIPS al Ministerio de Salud.
Validación del plazo de 22 días hábiles
Ingrese por la ruta: Gestión Financiera > Facturación > Envío/Radicación/Archivos planos > pestaña RIPS.
Cuando el usuario busca facturas o digita un número de factura:
Si la factura supera los 22 días hábiles desde su creación, no podrá ser enviada.
Aparecerá el mensaje:
"La factura ya superó los 22 días hábiles permitidos para ser radicada, no se puede generar proceso de envío."
Visualización:
- Facturas fuera del plazo aparecen en color naranja y no se pueden seleccionar.
- Se mostrará un mensaje al pasar el cursor:
"La factura superó los 22 días hábiles permitidos para ser radicada; no se puede generar proceso de envío".
Validación de facturas disponibles para envío
Cuando el usuario hace clic en el botón de búsqueda de facturas en la pantalla de Envío/Radicación, el sistema iMedical realiza automáticamente una validación para verificar si las facturas superan el límite de 22 días hábiles desde su creación sin ser radicadas.
Comportamiento del sistema:
- Las facturas que superan el límite de 22 días hábiles aparecerán en color naranja.
- El campo check de selección estará deshabilitado para evitar su inclusión en el proceso de envío.
- Al pasar el cursor por encima de estas facturas, se mostrará un mensaje emergente (tooltip) con el siguiente texto:
"La factura pasó los 22 días hábiles sin ser radicado, no se puede enviar"
Este comportamiento permite al usuario identificar visualmente qué facturas no pueden ser enviadas al Ministerio de Salud según lo estipulado en la Resolución 2275.
A continuación, se presenta un ejemplo de la visualización:
Requisitos para el envío de RIPS y autenticación en SISPRO
Para que el envío de los RIPS al Ministerio de Salud sea exitoso, es obligatorio que todas las facturas del envío tengan su archivo RIPS generado correctamente.
Validación en la columna Estado RIPS:
- Cada factura del envío debe mostrar un ícono de check verde en la columna Estado RIPS.
- Este ícono indica que el archivo RIPS fue generado de manera satisfactoria para esa factura.
- Si una o más facturas no tienen ese check, el sistema no permitirá cambiar el estado del envío a Envío Total.
Autenticación en SISPRO
Una vez todos los RIPS estén generados y se cambie el estado del envío a Envío Total, al hacer clic en Guardar, el sistema mostrará automáticamente una ventana flotante para ingresar las credenciales del usuario autorizado en la plataforma SISPRO.
Los datos solicitados en esta ventana son:
- Tipo de documento
- Número de documento
- Contraseña
Estas credenciales deben corresponder al usuario registrado previamente por la entidad en la plataforma SISPRO para reportar RIPS.
Validación del CUV RIPS para radicación
Al momento de radicar una factura, el sistema valida que la misma cuente con el código CUV RIPS generado por el Ministerio. Si no lo tiene:
- La factura se visualizará en color rojo.
- Se mostrará el mensaje:
“La factura aún no cuenta con el CUV de aprobación RIPS”.
- Los campos Número de Radicación y Fecha de Radicación aparecerán inhabilitados.
Esto asegura que solo las facturas validadas por el Ministerio puedan ser radicadas.
Control de permisos para desradicación y devolución de facturas
Será visible el rol Control Desradicado y devolución de facturas.
Este rol permite:
- Realizar el proceso de desradicación de facturas.
- Ver y utilizar la opción de anulación de envío.
Si el usuario no tiene este rol:
- No podrá ver la columna de Causal de eliminación.
- Las casillas de selección estarán inhabilitadas.
- Aparecerá un mensaje:
"No cuenta con el permiso para Anular Envíos".
El botón DesRadicar no será visible en la interfaz.
Si el usuario tiene el rol:
- El proceso de Anulación de Envío y Desradicación funcionará normalmente.
Desradicación de facturas
Cuando se realiza el proceso de des radicación de una factura:
Solo se deben limpiar los campos:
- Número de Radicación
- Fecha de Radicación
El campo CUV RIPS debe mantenerse intacto.
Al radicar nuevamente, se mantendrá activa la validación de los 22 días hábiles.
Validación para la anulación de envíos
Si se requiere anular un envío para realizarlo nuevamente más adelante, el sistema validará lo siguiente:
Si la factura ya cuenta con:
- Aprobación de la DIAN
- Código CUV
Con base en eso:
- No se realizará un nuevo envío de RIPS al Ministerio.
- El sistema permitirá radicar nuevamente la factura siempre que cumpla con los 22 días hábiles entre su fecha de creación y la fecha de radicado ingresada.
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