Introducción

El presente documento ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en las actividades que deben realizarse dentro del sistema al inicio de un nuevo año operativo 

Estas acciones permiten mantener actualizada la información utilizada en los diferentes módulos del sistema y garantizar la continuidad adecuada de los procesos administrativos, financieros y operativos.

El objetivo principal de esta guía es brindar una referencia clara sobre las verificaciones, actualizaciones y configuraciones que deben revisarse periódicamente durante el cambio de año, con el fin de asegurar que las parametrizaciones del sistema se encuentren vigentes y funcionen correctamente.

Esta guía está dirigida al personal encargado de la administración y gestión del sistema. Incluye actividades relacionadas con la revisión de configuraciones, actualización de vigencias, validación de información existente y habilitación de periodos necesarios para el correcto funcionamiento de las operaciones del sistema.

La realización oportuna de estas actividades es fundamental para evitar inconsistencias en los procesos del sistema, garantizar la correcta aplicación de configuraciones vigentes y asegurar la continuidad de las operaciones durante el nuevo periodo.

El documento se encuentra organizado en apartados que describen las diferentes verificaciones y actualizaciones que deben realizarse durante el proceso de cambio de año, facilitando su ejecución de manera ordenada y controlada

Actualización de manuales tarifarios 

Con el fin de actualizar las vigencias a los manuales tarifarios que se vencen (por lo regular en diciembre de cada año), se deben crear las nuevas vigencias para cada uno de estos. Para ello se maneja una funcionalidad llamada Actualización de Manuales Tarifarios, para conocer este proceso, consulte el siguiente manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/manual-tarifario-actualizaci%C3%B3n-manuales-tarifarios

Configuración Unidad de Valor (Manual SOAT) 

Para el manual tarifario SOAT cada año se debe actualizar la unidad de valor, esto de acuerdo con el salario mínimo vigente correspondiente al valor por día, para conocer este proceso, consulte el siguiente manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/manuales-tarifarios

Verificación de contratos 

Una vez se cree la nueva vigencia del manual tarifario se debe revisar las fechas de vigencia de los Contratos por la Ruta: Gestión administrativa > comercial > Creación de contratos.

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla.

Creación contratos

Busque y seleccione el contrato dando clic en el icono 

Búsqueda de contrato

En el panel que se muestra, busque el contrato por medio de algunos de los siguientes campos: 

• Contrato No

• Cod. Contrato

• Nombre Contrato
• Contratista

Ejemplo:

Contrato

De clic en el icono  para que el sistema muestre toda la información del contrato en la pantalla principal. 

Seleccionar

En la pantalla principal verifique o modifique la fecha final del contrato (Mayor a la fecha actual del momento), si están en estado activo. 

Fecha final

Verifique o modifique la fecha final de los planes (Mayor a la fecha actual del momento), si están en estado activo.

Fecha final planes

Dirigirse a la pestaña de sedes y seleccionar la sede a trabajar. 

Escoja el ítem TARIFAS y verificar que la fecha final configurada sea mayor a la fecha actual, así como que el manual tarifario asociado a los planes cuente con el indicador de renovación automática.

Posteriormente, hacer clic en Guardar tarifa y actualizar la Fecha final del contrato por sede.

Campos necesarios

Hecho esto, de clic en el icono Configuración servicios 

Configuración servicios

Verifique o modifique la fecha final de todos los servicios:

Servicios

Apertura del periodo contable 

Con el fin de realizar la apertura del periodo contable se debe ingresar por la Ruta: Gestión financiera > Contabilidad > Comprobantes Contables.

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:

Comprobantes contables

De clic en el icono Nuevo registro 

Nuevo registro

Escoge el tipo de contabilidad y en el campo Fecha escoja el día y el mes del cual se quiere abrir el periodo contable.

Tipo de contabilidad

Se actualizará la pantalla y se cargara el mensaje “El periodo aún no ha sido abierto ¿Desea abrirlo ahora mismo?”. Hacer clic en SI. 

Abrir periodo

Actualización Conceptos de cobro

Para actualizar o crear las vigencias a los conceptos de cobros que se vencen, se maneja una funcionalidad llamada Configuración concepto de Cobro que se encuentra en la Ruta: Configuración> Facturación > Configuración Concepto de cobro.

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:

Conceptos de cobro

Busque y seleccione el concepto de cobro a actualizar en el icono 

Buscar

En el panel que se muestra, busque y seleccione el concepto dando clic en el icono 

Seleccionar

En la pantalla principal, y con los datos del concepto de cobro ya cargados, se deben diligenciar los campos correspondientes al detalle del concepto de cobro, de acuerdo con lo establecido por la norma. Una vez completada la información, haga clic en Agregar y luego en Guardar.

Información agregada

Nota. Si se utiliza un concepto de cobro en el cual únicamente es necesario actualizar las fechas, en la pantalla principal y con los datos del concepto de cobro ya cargados, se debe ingresar por la opción Editar y verificar las fechas del ítem "Aplica Hasta", el cual indica hasta cuándo aplica el concepto de cobro. Posteriormente, haga clic en Agregar y luego en Guardar.

Editar

Configuración de Días Festivos

Para actualizar o crear los días festivos se maneja una funcionalidad llamada Configuración de días festivos, para conocer este proceso, consulte el siguiente manual: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/configuracion-de-festivos

Configuración Fecha de vigencia en la Lista de Proveedores

Para la actualización de la fecha de vigencia de los productos que tengan relacionados por proveedor consulte el siguiente manual donde se explica el proceso de forma detallada: https://soporte.imedicalservices.com/portal/es/kb/articles/lista-de-proveedor