Grupo Empresarial - Configuración de Sedes
Introducción
El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en el proceso de configuración de sedes dentro del módulo Grupo Empresarial del sistema institucional. A través de este documento se describen las funcionalidades relacionadas con la administración de sedes, variables, productos, tipos de examen, conceptos de cobro e indicadores contables, permitiendo una adecuada parametrización de la información requerida por cada entidad.
Este documento está dirigido principalmente al personal administrativo y usuarios responsables de la configuración y gestión de parámetros institucionales dentro del sistema. Su contenido incluye la descripción general de cada funcionalidad, así como las instrucciones necesarias para la creación, consulta y actualización de la información asociada a las sedes y demás configuraciones relacionadas.
La correcta configuración de estos parámetros es fundamental para garantizar el adecuado funcionamiento de los procesos administrativos, asistenciales y contables de la institución, así como la consistencia de la información utilizada en diferentes módulos del sistema.
A lo largo del manual se presentan de manera organizada las opciones disponibles para la configuración de sedes y los diferentes componentes asociados, incluyendo ejemplos y descripciones de los campos requeridos para cada proceso.
Para conocer el proceso de Creación de una entidad, consulte el siguiente manual:
Configuración de Sedes
Siguiendo la ruta: Configuración > General > Grupo Empresarial
Ruta
Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:
De clic en la pestaña Sedes
Tenga en cuenta que, las sedes cambian de acuerdo con la entidad seleccionada.
De clic sobre la sede. Hecho esto, podrá visualizar toda la información correspondiente a esa sede.
Información de Sede
Tenga en cuenta que, esta es la información que se ve impresa en la parte inferior de la historia clínica de los pacientes.
En la parte inferior de la pantalla, encontrara los servicios que tiene asociados cada una de las sedes.
Servicios asociados
Si quiere asociar un nuevo servicio, de clic en el icono de "Agregar Servicios"
Al dar clic en el icono se habilita la siguiente pestaña.
Elija mediante las casillas de verificación el o los servicios que desea asociar y seleccione las fechas inicial y final. Una vez completo esto, de clic en el botón Agregar.
En caso de que la entidad ya no cuente con un servicio habilitado, coloque una fecha final a este.
De clic en el icono del Calendario:
Seleccione la fecha cuando el servicio dejo o dejará de estar disponible.
Fecha final
Por último, haga clic en el icono Guardar.
Agregar Sede
Haga clic sobre el icono de Agregar Sede
Al hacer esto, se habilitan los campos que deben ser diligenciados según la sede a crear. Tenga en cuenta que los campos resaltados en negrilla son de carácter obligatorio:
- Nombre Sede: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre de la sede.
- Lugar: Ciudad o municipio donde se encuentra ubicada la sede. Esta selección se hace mediante el icono
. Este campo obligatorio.
- Fecha de Registro: Campo de selección de fechas que permite registrar la fecha en la que se crea la sede en el sistema.
- Dirección Sede: Campo alfanumérico para diligenciar la dirección física de la sede.
- Teléfono Sede: Campo alfanumérico para diligenciar el número telefónico de la sede.
- Habilitado: Casilla de verificación que permite indicar si la sede se encuentra activa en el sistema.
- Principal: Casilla de verificación que permite indicar si la sede corresponde a la principal.
- Costo: Casilla de verificación que permite indicar si la sede maneja configuración de costos.
- Código Habilitación: Campo alfanumérico para diligenciar el código de habilitación asignado a la sede.
- Código de Habilitación EXTRA_III: Campo alfanumérico para diligenciar el código de habilitación adicional correspondiente a la sede, el cual es de diligenciamiento obligatorio, este campo tiene una longitud máxima de 10 caracteres. La información registrada en este campo se integra en el proceso de facturación electrónica y se incluye en el archivo XML generado para la DIAN, siendo visible para efectos de los RIPS.
- Nombre del Director: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre del director de la sede.
- Identificación del Director: Campo alfanumérico para diligenciar el número de identificación del director de la sede.
- Responsable Autorización: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre del responsable de autorizaciones en la sede.
- Cargo Responsable Autorización: Campo alfanumérico para diligenciar el cargo del responsable de autorizaciones.
- Teléfono Responsable Autorización / Ext / Celular: Campo alfanumérico para diligenciar datos de contacto del responsable de autorización.
- Host SMTP / User SMTP / Password SMTP / Puerto SMTP: Parámetros de configuración del servidor de correo (SMTP) que utiliza la sede para el envío de notificaciones automáticas.
EJEMPLO:
Por último, haga clic en el icono Guardar.
Variables
En la misma pantalla, haga clic en la pestaña Variables
En esta pestaña encontrara todas las variables que tiene la entidad seleccionada. Estas variables corresponden a todos los procesos que son permitidos realizar en el sistema de información, esto, de acuerdo con una configuración especifica.
Crear Variable
Para crear una variable, debe completar los siguientes campos obligatorios:
- Cód. Variable: Campo alfanumérico para diligenciar el Código de que identifica la variable
- Valor Variable: Campo alfanumérico para diligenciar el valor de la variable
- Descripción: Campo alfanumérico para describir la funcionalidad de la variable
Una vez completos estos campos, debe hacer clic en el botón de Agregar
EJEMPLO:
Al dar clic en el botón, la variable aparecerá en la lista de resultados:
Productos
En la misma pantalla, haga clic en la pestaña Productos
En esta pestaña encontrara todos los productos que se encuentran asociados a la entidad. Cada uno identificado en la tabla de resultados con su Código, Nombre de Producto y Tipo de Producto.
Si desea buscar algún producto en específico que ya este agregado, puede usar alguno de los dos siguientes campos:
- Cod Producto: Campo alfanumérico para diligenciar el código que identifica al producto.
- Producto: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre del producto.
Una vez completo estos campos, haga clic en Filtrar
EJEMPLO:
Tipos Examen
En la misma pantalla, haga clic en la pestaña Tipos Examen
Al hacer clic en el campo Entidad podrá visualizar la o las entidades que el usuario tiene disponibles.
Esta pantalla se usar normalmente para hacer algún tipo de ajuste en los tipos de examen.
Conceptos Cobro
En la misma pantalla, de clic en la pestaña Conceptos Cobro
Al dar clic en el campo Entidad podrá visualizar la o las entidades que el usuario tiene disponibles.
Esta pantalla se usar normalmente para copiar conceptos de cobro de la entidad. En caso de que no haya, el sistema genera el siguiente mensaje:
Indicadores Contabilidad
En la misma pantalla, haga clic en la pestaña Indicadores Contabilidad
Esta pestaña sirve para definir qué tipo de contabilidad va a manejar la entidad:
- Colgap
- Niif
Seleccione alguna de las dos mediante la casilla de verificación
Tipo de contabilidad
Por último, haga clic en el icono Guardar.
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