Gestión de Notificaciones Whatsapp y Correo Inteligente
Introducción
Este manual orienta a las personas usuarias en la configuración, consulta y seguimiento de las notificaciones generadas por el sistema, incluido el envío de mensajes por canales como WhatsApp y la validación de reportes de notificaciones por correo electrónico. Su propósito es brindar una guía clara y organizada para parametrizar plantillas y consultar los registros asociados a los envíos realizados.
Este documento está dirigido al personal responsable de la administración y gestión operativa del sistema, así como a quienes configuran y supervisan las notificaciones institucionales. En su contenido se presentan las rutas de acceso, las funcionalidades disponibles, los campos de configuración, los filtros de búsqueda y las recomendaciones generales para el uso adecuado de estas herramientas.
La gestión adecuada de las notificaciones contribuye a optimizar la comunicación con pacientes y usuarios, facilitar el seguimiento de los envíos realizados y favorecer que la información se entregue de forma oportuna y organizada. Además, fortalece el control y la trazabilidad de los procesos relacionados con la atención y la gestión documental dentro de la plataforma.
A lo largo de este manual se presentan las instrucciones para configurar plantillas de notificación, utilizar variables dinámicas, generar reportes y consultar el estado de las notificaciones enviadas.
Configuración de notificaciones
Para configurar las plantillas de notificación por WhatsApp, diríjase a la ruta Configuración > General > Configuración de notificaciones.
Ruta
Al ingresar a esta opción, el sistema mostrará la pantalla de configuración de notificaciones, desde la cual será posible crear y administrar las plantillas de envío.
Pantalla de configuración de notificaciones
Descripción de campos
Evento: Permite seleccionar el evento del sistema que generará el envío automático de la notificación. Ejemplo: Llamado de triage.
- Tipo Plantilla: Define el tipo de plantilla que se utilizará para la notificación. Generalmente se utiliza la opción Predeterminado.
- Canal de Notificación: Permite seleccionar el medio por el cual será enviada la notificación al usuario. Ejemplo: WhatsApp.
- Habilitado: Permite activar o desactivar la plantilla de notificación. Cuando esta opción está activa, el sistema podrá realizar el envío automático del mensaje
- Título (No Obligatorio): Campo opcional para ingresar un encabezado o asunto descriptivo de la notificación.
- Plantilla: Espacio destinado para redactar el mensaje que se enviará al usuario final.
Se recomienda incluir información clara, breve y fácil de comprender.
Acciones disponibles
- Guardar: Permite almacenar la configuración realizada para la plantilla de notificación.
- Cancelar: Permite cerrar la configuración sin guardar los cambios realizados.
Recomendaciones generales
- Verifique que el canal de WhatsApp esté previamente integrado y habilitado en el sistema.
- Redacte mensajes claros, breves y fáciles de comprender.
- Confirme que la opción Habilitado esté activa.
- Valide que los datos de contacto del destinatario estén actualizados.
Variables disponibles para uso en plantillas
A continuación, se relacionan las variables disponibles que pueden ser utilizadas dentro de las plantillas de notificación. Estas variables permiten incorporar información dinámica del paciente, la atención, el profesional y otros datos registrados en el sistema, los cuales serán reemplazados automáticamente al momento de generar o enviar la notificación correspondiente.
Nombre | Grupo | Descripción |
@FirmaMedico@ | Historia Clínica | Firma del médico, médico es el asignado en el ingreso del paciente |
@FirmaPaciente@ | Datos Paciente | Firma del paciente, firma que se capturará al momento de genear el documento |
@Nombre@ | Datos Paciente | Nombres y apellidos del paciente |
@TipoDocumento@ | Datos Paciente | Código tipo documento de identificación del paciente |
@Identificacion@ | Datos Paciente | Número de identificación del paciente |
@NumeroHistoria@ | Historia Clínica | Número de ingreso del paciente |
@Medico@ | Historia Clínica | Médico asignado en el ingreso del paciente |
@Fecha@ | General | Fecha actual. Por ejemplo: 14 de abril de 2021 |
@Hora@ | General | Hora actual. Por ejemplo 11:45 a.m. o 11:45 p.m. |
@MedicoLogin@ | General | Usuario que está generando el documento |
@ResponsableAcudiente@ | Datos Paciente | Responsable del paciente, dato tomado del ingreso del paciente, sección datos responsable |
@FechaNacimiento@ | Datos Paciente | Fecha de nacimiento del paciente, por ejemplo 10 de abril de 2001 |
@Edad@ | Datos Paciente | Edad del paciente en años, por ejemplo 30 años |
@Eps@ | Datos Paciente | Empresa pagadora de los servicios prestados al paciente |
@HuellaPaciente@ | Datos Paciente | Huella del paciente, esta se capturará al momento de generar el documento |
@LugarSede@ | Datos Paciente | Ciudad y departamento de la sede |
@NombreEntidad@ | Datos Paciente | Nombre de la entidad en la que está logueado el usuario |
@NitEntidad@ | Datos Paciente | Nit de la entidad en la que está logueado el usuario |
@NombreSede@ | Datos Paciente | Nombre de la sede en la que está logueado el usuario |
@CodHabilitacionSede@ | Datos Paciente | Código de habilitación de la sede |
@LugarExpedicionDocumento@ | Datos Paciente | Ciudad y departamento de expedición del documento del paciente |
@TipoDocumentoResponsable@ | Datos Paciente | Tipo documento de identificación del responsable del paciente |
@IdentificacionResponsable@ | Datos Paciente | Número de documento de identificación del responsable del paciente |
@ParentescoResponsable@ | Datos Paciente | Parentesco del responsable del paciente |
@DiagnosticoPaciente@ | Datos Paciente | Diagnóstico principal del ingreso del paciente |
@UsuarioGenera@ | Datos Paciente | Nombres y apellidos del usuario que está generando el documento |
@InformacionAdicional@ | Datos Paciente | Información adicional definida al momento de generar el documento |
@Medicamentos@ | Datos Paciente | Medicamentos última formula del paciente |
@MedicamentosControlados@ | Datos Paciente | Medicamentos controlados última formula del paciente |
@MedicamentosFormulaEgreso@ | Datos Paciente | Medicamentos fórmula egreso |
@MedicamentosControladosFormulaEgreso@ | Datos Paciente | Medicamentos controlados fórmula egreso |
@LugarExpedicionDocumentoMedicoIngreso@ | Historia Clínica | Lugar de expedición del documento del médico |
@NumeroDocumentoMedicoIngreso@ | Historia Clínica | Número de documento del médico |
@RegistroMedicoLogin@ | Historia Clínica | Registro médico del usuario logueado |
@RegistroMedicoAtencion@ | Historia Clínica | Registro médico del médico asignado |
@TipoDocumentoMedicoAtencion@ | Historia Clínica | Tipo documento del médico asignado |
@TipoDocumentoMedicoLogin@ | Historia Clínica | Tipo documento del usuario logueado |
@DocumentoMedicoAtencion@ | Historia Clínica | Número de documento del médico asignado |
@DocumentoMedicoLogin@ | Historia Clínica | Número de documento del usuario logueado |
@EspecialidadMedicoLogin@ | Historia Clínica | Especialidad principal del usuario logueado |
@EspecialidadMedicoAtencion@ | Historia Clínica | Especialidad principal del médico responsable |
@FirmaUsuarioLogin@ | Historia Clínica | Firma del médico que está generando el consentimiento |
@Discapacidad@ | Datos Paciente | Discapacidad registrada en creación paciente |
@Etnia@ | Datos Paciente | Etnia registrada en creación paciente |
@Poblacion@ | Datos Paciente | Población registrada en creación paciente |
@Telefono@ | Datos Paciente | Teléfono domicilio registrado en creación paciente |
@Celular@ | Datos Paciente | Celular registrado en creación paciente |
@Domicilio@ | Datos Paciente | Dirección de domicilio registrada en creación paciente |
@SexoPaciente@ | Datos Paciente | Género registrado en creación paciente |
@EspecialidadProgramacionCirugia@ | Historia Clínica | Especialidad del médico cirujano especialista |
@MedicoNombrePrograCirugia@ | Historia Clínica | Médico de programación de cirugía |
@SoCargo@ | Datos Paciente | Cargo a ocupar por empleador capturado en ingreso |
@SoEmpresaUsuaria@ | Datos Paciente | Empresa usuaria capturada en ingreso |
@Restricciones@ | Datos Paciente | Restricciones del Certificado Ocupacional |
@Vigencia@ | Datos Paciente | Vigencia del Certificado Ocupacional |
@TextoLibre_<NombreCampo>@ | General | Permite añadir campos de texto manuales |
@ResponsableAcudienteConsulta@ | Datos Paciente | Responsable del paciente tomado de la consulta |
@ParentescoResponsableConsulta@ | Datos Paciente | Parentesco del responsable del paciente tomado de la consulta |
@TelefonoResponsableConsulta@ | Datos Paciente | Teléfono del responsable del paciente tomado de la consulta |
@RecomendacionesMedicoLaborales@ | Historia Clínica | Recomendaciones médico laboral |
@RecomendacionesMedicasExtralaborales@ | Historia Clínica | Recomendaciones médicas extralaborales |
@OtrasObservacionesRecomendaciones@ | Historia Clínica | Otras observaciones y recomendaciones |
Nota. En caso de que la entidad requiera el uso de una variable adicional que no se encuentre incluida en el listado anterior, deberá realizar la respectiva solicitud al equipo de producto para su evaluación y posible implementación en el sistema. Consulta y Seguimiento de NotificacionesIngreso al reporte
Diríjase a la ruta Informes > Informes generales > Reportes.
Ruta
Una vez se acceda a la ruta, se visualizará la siguiente pantalla:
Abra la carpeta Reportes NOTIFICACIÓN y seleccione el Reporte de notificaciones por correo.
Este reporte permite consultar el seguimiento de los correos enviados desde el proceso de Citas y desde el Generador de documentos.
Después de seleccionar el Reporte de notificaciones por correo, se habilitarán los campos de consulta. Tenga en cuenta que los campos en negrita son obligatorios para generar el reporte.
Campos disponibles para consulta
- Fecha desde: Campo de selección de fechas que permite definir la fecha inicial desde la cual se desean consultar las notificaciones enviadas. Este campo es obligatorio.
- Fecha hasta: Campo de selección de fechas que permite definir la fecha final hasta la cual se desean consultar las notificaciones enviadas. Este campo es obligatorio.
- Proceso: Campo desplegable de única selección que permite elegir el proceso del sistema asociado con las notificaciones que se desean consultar.
- Proceso: Campo desplegable de única selección que permite elegir el proceso del sistema asociado con las notificaciones que se desean consultar.
- Subproceso: Campo desplegable de única selección que permite elegir el subproceso relacionado con el proceso seleccionado para filtrar las notificaciones. Las opciones de este campo solo estarán disponibles cuando se seleccione una opción en el campo Proceso.
- Tipo de documento del usuario que generó: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de documento del usuario que generó la notificación.
- Número de documento del usuario que generó: Campo alfanumérico para ingresar el número de documento del usuario que generó la notificación.
- Tipo de documento del destinatario: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de documento del destinatario de la notificación.
- Número de documento del destinatario: Campo alfanumérico para ingresar el número de documento del destinatario de la notificación.
- Sede: Campo desplegable de única selección que permite elegir la sede relacionada con las notificaciones que se desean consultar. Las opciones disponibles pueden variar según la entidad.
Una vez se completen los campos obligatorios y los filtros requeridos, haga clic en el botón Generar reporte.
Nota. La búsqueda también puede realizarse únicamente por tipo de documento, por tipo y número de documento, o solo por número de documento. 
Importante. Es importante tener en cuenta que las notificaciones por correo relacionadas con las actividades de Incapacidad y Formulación aparecen como subprocesos asociados al proceso principal de Historia clínica.
Importante. Es importante tener en cuenta que las notificaciones por correo relacionadas con las actividades de Incapacidad y Formulación aparecen como subprocesos asociados al proceso principal de Historia clínica.
Subrprocesos de Formulación e Incapacidad
Ejemplo:
Información presentada en el reporte
Al generar la consulta, el sistema mostrará en pantalla un reporte con la información correspondiente a los filtros aplicados. La tabla incluirá los siguientes datos:
- Proceso: Indica el proceso principal del sistema desde el cual se generó la notificación por correo.
- Subproceso: Señala la actividad o módulo específico relacionado con el proceso principal que originó el envío del correo.
- Fecha y Hora Notificación: Muestra la fecha y hora exacta en la que fue enviada la notificación al destinatario.
- Tipo/No Doc. Usuario Generó: Indica el tipo y número de documento del usuario que generó o realizó el envío de la notificación.
- Tipo/No Doc. Destinatario: Corresponde al tipo y número de documento de la persona a quien fue enviada la notificación.
- No. Referencia: Muestra el número de referencia asociado al proceso o registro relacionado con la notificación, por ejemplo, un número de ingreso o documento.
- Destinatario: Indica el correo electrónico de la persona que recibió la notificación.
- Último Estado: Presenta el estado más reciente de la notificación enviada, permitiendo conocer si el correo fue entregado, abierto o si el destinatario interactuó con él.
- Fecha y Hora Último Estado: Muestra la fecha y hora en la que se registró el último estado de la notificación.
Descarga en excel
El sistema permite descargar el reporte generado en formato Excel mediante el botón Descargar Excel.
Archivo Excel generado:
Nota. Para visualizar correctamente las notificaciones relacionadas con egreso asistencial, debe existir una configuración de envío habilitada, el paciente debe contar con un correo electrónico registrado y deben existir registros clínicos que cumplan las condiciones definidas para el envío.Related Articles
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