Introducción

El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar al personal administrativo y técnico en el uso de la funcionalidad Reporte de notificaciones por correo dentro del sistema institucional. Esta herramienta permite consultar y realizar seguimiento a las notificaciones enviadas por correo electrónico desde diferentes procesos del sistema, facilitando la validación y trazabilidad de los envíos realizados.

El objetivo principal de este documento es guiar el proceso de generación y consulta del reporte de notificaciones por correo, incluyendo el uso de filtros de búsqueda, la interpretación de la información mostrada y la exportación de los resultados en formato Excel.

Este manual está dirigido al personal responsable del seguimiento y control de las notificaciones generadas desde el sistema. Incluye la descripción de la ruta de acceso al reporte, los campos disponibles para la consulta y la información presentada en los resultados generados. No contempla la configuración de notificaciones o plantillas de envío, las cuales se abordan en los manuales correspondientes.

La correcta utilización de esta funcionalidad es fundamental para verificar el estado de las notificaciones enviadas, facilitar el seguimiento de los procesos asociados y mantener la trazabilidad de las comunicaciones realizadas a los usuarios.

El contenido se encuentra organizado en apartados que describen el acceso al reporte, la parametrización de filtros de búsqueda, la generación de resultados y la exportación de la información, facilitando una comprensión clara y estructurada de su funcionamiento.

Generación de reporte de notificaciones por correo

Siga la ruta: Informes > Informes Generales > Reportes

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla:

Pantalla de Reportes

Abra la carpeta Reportes NOTIFICACION y haga clic en el Reporte de notificaciones por correo.

Reporte de Notificaciones por Correo

Desde este reporte se podrá consultar el seguimiento de los correos enviados desde el proceso de Citas y desde el Generador de Documentos. 

Una vez haya hecho clic en el Reporte de notificaciones por correo, se habilitan los siguientes campos. Tenga en cuenta que los campos en negrita son de registro obligatorio para poder generar el reporte. 

Campos Disponibles para Registro

• Fecha Desde: Campo de selección de fechas que permite definir la fecha inicial desde la cual se desean consultar las notificaciones enviadas. Este campo es registro OBLIGATORIO. 
• Fecha Hasta: Campo de selección de fechas que permite definir la fecha final hasta la cual se desean consultar las notificaciones enviadas. Este campo es registro OBLIGATORIO.
• Proceso: Campo desplegable de única selección que permite elegir el proceso del sistema asociado a las notificaciones que se desean consultar. 

• Subproceso: Campo desplegable de única selección que permite elegir el subproceso relacionado con el proceso seleccionado para filtrar las notificaciones.  Las opciones de este campo solo se serán visibles cuando se seleccione una opción en el campo Proceso.

Campo subproceso

• Tipo Documento Usuario Generó: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de documento del usuario que generó la notificación. 

Campo Tipo Documento Usuario Generó

• Número Documento Usuario Generó: Campo alfanumérico para diligenciar el número de documento del usuario que generó la notificación. 
• Tipo Documento Destinatario: Campo desplegable de única selección que permite elegir el tipo de documento del destinatario de la notificación. 

Campo Tipo Documento Destinatario

• Número Documento Destinatario: Campo alfanumérico para diligenciar el número de documento del destinatario de la notificación. 
• Sede: Campo desplegable de única selección que permite elegir la sede relacionada con las notificaciones que se desean consultar. Las opciones cambian de acuerdo con cada entidad.
• Generar Reporte: Botón que permite generar el reporte de notificaciones según los filtros seleccionados. 
• Descargar Excel: Botón que permite descargar en formato Excel el reporte generado. Este botón SOLO estará habilitado después de que se genere el reporte. 

Una vez completos los campos obligatorios y necesarios, haga clic en el botón Generar Reporte. 

Nota. La búsqueda también puede realizarse únicamente por tipo de documento, por tipo y número de documento, o únicamente por número de documento.

Importante. 

Tener en cuenta que las notificaciones por correo relacionadas con las actividades de Incapacidad y Formulación se encontrarán como subprocesos asociados al proceso principal de Historia Clínica. 

 

Subprocesos de Formulación e Incapacidad 

Ejemplo:

Botón Generar Reporte

Al hacer esto, el sistema mostrara en pantalla el reporte de acuerdo con los filtros generados, la tabla de registro mostrara la siguiente información:

• Proceso: Indica el proceso principal del sistema desde el cual se generó la notificación por correo. 
• Subproceso: Señala la actividad o módulo específico relacionado con el proceso principal que originó el envío del correo. 
• Fecha y Hora Notificación: Muestra la fecha y hora exacta en la que fue enviada la notificación al destinatario. 
• Tipo/No Doc. Usuario Generó: Indica el tipo y número de documento del usuario que generó o realizó el envío de la notificación. 
• Tipo/No Doc. Destinatario: Corresponde al tipo y número de documento de la persona a quien fue enviada la notificación. 
• No. Referencia: Muestra el número de referencia asociado al proceso o registro relacionado con la notificación, por ejemplo, un número de ingreso o documento. 
• Destinatario: Indica el correo electrónico de la persona que recibió la notificación. 
• Último Estado: Presenta el estado más reciente de la notificación enviada, permitiendo conocer si el correo fue entregado, abierto o si el destinatario interactuó con él. 
• Fecha y Hora Último Estado: Muestra la fecha y hora en la que se registró el último estado de la notificación.

Información de Reporte Generado

Si desea descargar el reporte en archivo Excel, de clic en el botón Descargar Excel. 

Botón descargar Excel

Archivo Excel generado: 

Archivo Excel Generado

Nota. Para que las notificaciones generadas desde el proceso de Egreso asistencial se reflejen correctamente en el reporte, se debe contar con la configuración de envío de correo habilitada, el paciente debe tener un correo electrónico confirmado y registros clínicos que cumplan las condiciones definidas para envío. Los documentos enviados se clasificarán automáticamente según su tipo, visualizándose bajo los subprocesos Formulación, Incapacidad o Historia Clínica, según corresponda.

Rango de días a filtrar 

Variable DiasCorreoIntelig 

Variable DiasCorreoIntelig modificada 

Rango máximo de días para filtrar