Introducción

El presente manual ha sido elaborado con el propósito de orientar a los usuarios en el uso de la funcionalidad de Segunda Firma, implementada en los procesos de formulación clínica para garantizar la validación y aprobación de registros realizados por profesionales que requieren supervisión. Esta funcionalidad permite que determinadas formulaciones sean revisadas y avaladas por un médico tutor antes de considerarse aprobadas dentro del sistema. 

El documento tiene como objetivo describir el proceso de configuración y utilización de esta funcionalidad, incluyendo la activación de parámetros, la asignación de roles, el registro de formulaciones, la validación por parte del tutor y la visualización de las firmas correspondientes en la impresión de los registros. 

Está dirigido al personal asistencial y administrativo responsable de la configuración y gestión de los procesos clínicos dentro de la plataforma. Su alcance comprende las actividades relacionadas con la validación de formulaciones de medicamentos, insumos, procedimientos, hemoderivados, nutrición, actividades/dieta y servicios médicos. 

La correcta aplicación de esta funcionalidad contribuye al fortalecimiento de los controles clínicos, promoviendo la trazabilidad, la seguridad de la información y el cumplimiento de los procesos de supervisión definidos por la institución. A lo largo del documento se presentan las instrucciones necesarias para la configuración y operación de la herramienta.

Funcionamiento General 

La funcionalidad de segunda firma permite que las formulaciones registradas por usuarios que requieren supervisión sean revisadas y aprobadas por un médico tutor antes de quedar aprobadas en el sistema.

Esta validación aplica a los siguientes tipos de formulación:

Cuando el usuario tiene asignado el indicador Requiere tutor, la formulación queda pendiente de aprobación. El médico tutor, mediante el botón Validar, revisa y aprueba los productos formulados según corresponda.

Activación de Indicador

Para el correcto funcionamiento de la funcionalidad, debe activarse el indicador IndRequiereTutor.

Ingrese por la ruta: Configuración > General > Tablas Básicas.

Ruta

Al ingresar, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Ingrese por la ruta: Historia clínica > Esquemas de historia clínica.

Seleccione el ícono de búsqueda. 

Filtre o busque la actividad en la que se realizará la configuración. Para este caso, seleccione Formulación y haga clic en la opción Seleccione.

Dentro de los ítems listados, ubique el indicador que desea habilitar. En este caso, corresponde a IndRequiereTutor.

Active la casilla de verificación del indicador correspondiente.

Haga clic en el botón Guardar .

Configuración de usuarios

Siga la ruta: Configuración > General > Creación Usuarios Software.

Ruta

Al ingresar, el sistema mostrará la pantalla correspondiente. En la sección Datos Usuarios del Sistema, seleccione el indicador Tutor para los usuarios que estarán autorizados para validar formulaciones.

Seleccione el indicador Requiere tutor para los usuarios cuyas formulaciones deben ser validadas por un tutor.

Registro de Formulación

Una vez configurados los permisos, ingrese por la ruta: Gestión Clínica > Registros Clínicos > Pacientes.

Ruta

Al ingresar, el sistema mostrará la pantalla correspondiente. Seleccione el paciente, ubique el menú lateral, haga clic en Mis Actividades y seleccione la opción Formulación.

Registre la formulación según el tipo de producto que corresponda:

Guarde el registro.

Validación por el Médico Tutor

El médico tutor debe ingresar al registro para aprobar las formulaciones pendientes de validación

Validación desde Formulación

Ingrese por la ruta: Gestión Clínica > Registros Clínicos > Pacientes

Ruta

Al ingresar, el sistema mostrará la pantalla correspondiente. Seleccione el paciente, ubique el menú lateral, haga clic en Mis Actividades y seleccione la opción Formulación

Identifique el botón Validar, visible únicamente para usuarios con el indicador Tutor.

Al hacer clic en el botón, el sistema mostrará una ventana con los productos formulados que requieren validación.

Seleccione los elementos que se van a validar y confirme la aprobación .

Una vez validada la formulación, el sistema actualiza el estado del registro como avalado.

Validación desde Histórico de Atenciones (Demostración)

También es posible realizar la validación desde el histórico del paciente.

Ingrese por la ruta: Gestión Clínica > Registros Clínicos > Pacientes.

Seleccione el paciente correspondiente y abra la pestaña Histórico de Atenciones.

Ubique la atención donde se encuentra la formulación registrada por el usuario que requiere tutor.

Ingrese al registro. El sistema mostrará el botón Validar en la parte superior.

Al hacer clic en este botón, se desplegará la lista de productos formulados pendientes de validación.

Seleccione los productos y confirme la validación.

Una vez aprobados, el sistema actualizará el estado del registro y reflejará la validación tanto en la formulación como en el histórico.

Impresión del Registro

Después de la validación, la impresión del registro incluirá la información correspondiente a las firmas.

Al imprimir el registro desde la pantalla de Formulación o desde el Histórico de Atenciones, el documento mostrará ambas firmas junto con el nombre, tipo y número de documento, registro médico y especialidad correspondientes.

Impresión Historia Clínica