Introducción

Este manual está dirigido a usuarios administrativos, personal de soporte y profesionales responsables de la configuración clínica dentro del sistema iMedical. En particular, está orientado a quienes realizan la parametrización de los formularios dinámicos utilizados en la historia clínica, asegurando que su estructura, campos y asociaciones funcionen correctamente dentro de los procesos asistenciales.

El documento abarca el proceso completo de configuración de formularios dinámicos, describiendo las secciones disponibles en la pantalla de trabajo, los campos que deben diligenciarse y la forma adecuada de estructurar los formularios que serán utilizados en la historia clínica. Incluye la creación y configuración del formulario, el registro de campos de detalle, la selección del tipo de dato, la asociación del formulario con una actividad clínica y la gestión de versiones mediante las funciones de guardar, publicar y generar nuevas versiones. Su propósito es guiar al usuario en cada paso para asegurar que los formularios se configuren correctamente y evitar inconsistencias en la información almacenada y visualizada en el sistema.

Ruta de acceso

Siguiendo la ruta: Configuración > General > Configuración Formularios Dinámicos 

Ruta

Una vez ingresada la ruta, se encuentra la siguiente pantalla 

Esta pantalla funciona para configurar el formato de la estructura que se va a necesitar en la historia clínica.

Formularios dinámicos

Sección Configuración Formularios

• Nombre: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre del formulario
• Orden: Campo numérico para diligenciar el número de orden en que van a quedar los formularios en la historia clínica.
• Nombre Tabla: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre de la tabla. Este nombre debe ser congruente con el nombre del formulario. Tenga en cuenta que este queda guardado en la base de datos del sistema para que posteriormente se puedan realizar los guardados de la consulta. 

Campos completos

Una vez completos los campos, active las casillas de verificación: "Habilitado, Masculino, Femenino y No Determinado"

Casillas de verificación

• Independiente, Actividad Propia y Embebida: Active alguna o algunas de estas casillas de verificación según la clasificación del formulario.

Casillas de verificación

Para el proceso del formulario que va a estar dentro de las actividades de historia clínica, siempre debe estar activa la casilla de verificación "Embebida". Esto quiere decir que los documentos o formularios dinámicos van a quedar incluidos dentro de la consulta. 

Las casillas de "Independiente" y "Actividad Propia", solamente se configuran para que dentro del módulo de Registros Clínicos se visualice únicamente la opción, pero es un formulario que no va a quedar asociado al paciente sino dentro de un proceso de registro de historia clínica que se requiera. 

 Casilla de verificación Embebida

Sección Campos Detalle

• Título: Campo alfanumérico para diligenciar el título del formulario. El campo no acepta caracteres especiales.
• Orden: Campo numérico para diligenciar el número de orden en que se va a generar el detalle

Active las casillas de verificación: "Habilitado, Masculino, Femenino y No Determinado"

• Tipo de Dato: Campo desplegable de única selección donde debe elegir el tipo de dato a usar.

Tipo de dato

• Agrupación: Se usa para generar un título en el formulario. Para este tipo de dato no se habilita el campo "Nombre Columna" para los demás tipos de datos, sí.
• Boolean: Se selecciona para que al momento de la impresión de la historia clínica se visualice la opción de "Si"
• Calculo numérico: Se usa para hacer el registro únicamente por la base de datos. Esta solicitud se debe realizarse mediante IMedical.
• Calculo Texto: Este tipo de dato se utiliza para generar un valor de texto de forma automática dentro del formulario.
• Expresión: Se usa para realizar cálculos.
• Fecha: Al momento de seleccionar este tipo de dato se tiene que identificar si es: "Fecha actual por defecto, Solo Fecha Anteriores y Solo Fecha Futuras". Marque la opción que considere mediante la casilla de verificación de cada una.  

• Hora: Al momento de seleccionar este tipo de dato se puede elegir la Hora del sistema mediante la casilla de verificación o diligenciarla de forma manual. 

Hora

• Lista de selección: Al momento de seleccionar este tipo de dato se habilita una nueva opción de Lista Origen. Esta lista origen es la que se crea en la pantalla de formularios dinámicos, si quiere conocer este proceso, consulte el siguiente manual:  Tablas Básicas - Creación de listas especiales.pdf

Lista de selección

• Lista de selección con búsqueda: Al momento de seleccionar este tipo de dato se habilita una nueva opción de Lista Origen. Esta lista origen es la que se crea en la pantalla de formularios dinámicos, si quiere conocer este proceso, consulte el siguiente manual:  Tablas Básicas - Creación de listas especiales.pdf

Lista de selección con búsqueda

• Numero decimal: Al momento de seleccionar este tipo de dato se tiene que identificar: "Longitud, Cantidad decimales, Valor mínimo, Valor máximo (9.999) y Valor por defecto". Tenga en cuenta que los campos en negrilla son de diligenciamiento obligatorio.

Numero decimal

• Numero entero: Al momento de seleccionar este tipo de dato se tiene que identificar: "Longitud, Valor mínimo, Valor máximo (9.999) y Valor por defecto". Tenga en cuenta que los campos en negrilla son de diligenciamiento obligatorio.

Numero entero

• Texto corto: Al momento de seleccionar este tipo de dato se tiene que identificar: "Longitud (máximo 999 caracteres) y Valor por defecto". Tenga en cuenta que los campos en negrilla son de diligenciamiento obligatorio.

Texto corto

• Texto largo: Al momento de seleccionar este tipo de dato se tiene que identificar: "Longitud (máximo 9.999 caracteres) y Valor por defecto". Tenga en cuenta que los campos en negrilla son de diligenciamiento obligatorio.

Texto largo

• Nombre Columna: Campo alfanumérico para diligenciar el nombre de la columna, este no permite el uso de caracteres especiales, a excepción del guion bajo (_). Tenga en cuenta que este nombre queda guardado en la base de datos del sistema ya que este hace referencia a la tabla que queda creada. Este campo NO se habilita cuando se selecciona el tipo de dato "Agrupación".

Campos completos

Una vez completos los campos requeridos, de clic en el botón "Agregar" 

EJEMPLO:

Detalle agregado

Tenga en cuenta que, algunos tipos de dato traen la opción de "Campo Obligatorio". Active la casilla de verificación para que ese campo que está creando sea de diligenciamiento obligatorio. 

Sección Asociar Formulario en Actividad

El objetivo de esta sección es indicar toda la información recolectada en la sección "Campos Detalle" hacia cual o cuales actividades se va a visualizar y asociar dentro de un formulario dinámico:

• Actividad: Campo desplegable de única selección que permite elegir la actividad.

Actividad

Una vez seleccionada la actividad, active la casilla de verificación "Habilitado" y después de clic en el botón "Agregar"

Asociar formulario

Hecho esto, la actividad aparecerá asociada para el formulario:

Actividad asociada

Por último, de clic en el icono de Guardar 

Guardado exitoso

Sección Información Adicional sobre la Funcionalidad

Información adicional

Si el usuario desea agregar, modificar o eliminar algún dato o información sobre un formulario dinámico ya creado, lo puede realizar, pero debe tener en cuenta que ese cambio que realizó va a generar una nueva versión de ese formulario dentro del sistema.

Dicho esto, de clic en el botón "Publicar" 

Publicar

Al hacer esto, en el campo "Nombre Tabla" se visualizará la información de la versión.

Versión

Si desea agregar, modificar o eliminar algún dato o información sobre el formulario, de clic en el botón "Generar Versión".

Generar versión

Hecho el cambio, de clic en el icono de Guardar  y despues en "Publicar". Es muy importante que siempre después de realizar algún cambio publique la nueva versión, o si no el formulario no se guardara en el sistema ni en la actividad asociada. 

Publicar

Si desea buscar algún formulario dinámico ya creado, de clic en el icono Buscar 

Buscar

Hecho esto se habilita la pestaña, donde puede buscar el formulario que desee. Puede filtrarlo por medio del nombre. 

Filtro

Al encontrar el formulario, de clic en el icono Seleccionar 

Seleccionar

Una vez dado clic en el icono, el sistema trae toda la información sobre el formulario dinámico seleccionado.

Formulario seleccionado

NOTA: Se debe tener mucho cuidado con los datos o información que se edita en los formularios, ya que una configuración mal hecha o no publicada, genera inconsistencias al momento de la consulta y éstas no se van a guardar y también afectará las bases de datos.